Ponha a sua próxima apresentação aos clientes ou colegas ao virar da esquina e pense em incluir uma apostila? Óptima ideia! Embora muitas pessoas associem apostilas a palestras, elas são uma ferramenta testada e comprovada no ambiente corporativo, permitindo que seu público tenha uma compreensão mais profunda e duradoura de sua apresentação. Quer se trate de uma reunião de negócios ou de um curso de treinamento, uma folha de apoio sublinhará seus pontos e apoiará sua apresentação quando feita corretamente. No entanto, pode ser complicado decidir o que incluir, o formato, como estruturar uma folha de apoio e em que ponto da apresentação distribui-la. Este post no blog tem como objetivo trazer luz para a escuridão; vamos dissecar o que faz um folheto realmente bom e como criar com confiança o seu.
O que é um folheto?
Como o nome sugere, um folheto é qualquer tipo de documento que um orador entrega aos participantes durante uma palestra, apresentação, conferência ou reunião. Ela permite ao seu público ter uma visão clara dos pontos principais, ou resumir o que eles ouviram depois.
Uma folha de apoio não é apenas um resumo de títulos de slides; pode ser muito mais detalhada, resumindo cada tópico individual e servindo como referência para conceitos centrais e insights centrais.
Qual é o Ponto Essencial de uma Folha de Apoio?
Em resumo, a sua folha de apoio deve fornecer valor acrescentado. Ela combina os aspectos mais importantes da sua apresentação em forma de texto útil. Pode não só resumir os seus argumentos, mas também aliviar a pressão sobre os seus slides: factos e números densos podem ser relegados para segundo plano na folha de apoio, permitindo que a sua apresentação em PowerPoint seja escorregadia e profissional. As apostilas oferecem três vantagens principais para o seu público, dependendo de quando são distribuídas:
- os participantes podem seguir o que é dito durante a apresentação
- os ouvintes podem adicionar as suas próprias notas
- o seu público obtém um amplo esboço das suas ideias
Um folheto não só significa que você pode criar uma apresentação limpa e desordenada, mas permite ao seu público compreender melhor os seus pontos e lembrá-los depois. É também muito útil para transmitir os seus argumentos a qualquer pessoa que possa ter perdido a verdadeira apresentação.
Criar uma Folha de Apoio Eficaz
É óbvio, então, que uma folha de apoio pode ser muito útil para o seu público, para a sua apresentação e para si próprio. Uma vez que você saiba o que fazer, eles podem ser relativamente simples de produzir. Claro que isso ainda leva tempo, e você precisa permitir isso. Reunir uma folha de apoio no último momento não só é stressante como pode ser contraproducente, pois prejudica o seu profissionalismo e nunca passa despercebido.
TIP: Para variar, porque não começar a sua apresentação com uma folha de apoio? Ao tirar o essencial do caminho primeiro, você pode então desenvolver sua apresentação passo a passo usando a apostila como base. As vantagens disso são que o seu público tem uma compreensão firme dos seus argumentos e um texto detalhado para se referir, e você pode entregar uma apresentação nítida e profissional.
Clear and Concise: How to Structure a Handout
Como a maioria das coisas relativas ao design, o lema “menos é mais” se aplica muito eficazmente às apostilas. Em termos concretos, isto significa: não utilizar frases inteiras e fazer uso de pontos-chave, abreviaturas, setas e símbolos. Idealmente, a sua esmola não deve consistir em mais do que duas páginas A4.
Além de informações importantes da sua apresentação, uma folha de apoio deve incluir o seguinte:
- informação básica, provavelmente no canto superior esquerdo da folha de apoio, como a localização da apresentação e o nome e título do orador
- a data, provavelmente no canto superior direito
- um cabeçalho conciso – de preferência o título da sua apresentação – centrado
- números de página no rodapé
- uma estrutura clara, com base nos títulos individuais da apresentação
- uma disposição de página consistente usando uma fonte padrão como Arial ou Times New Roman
A estrutura da sua folha de apoio deve seguir a estrutura da sua apresentação, especialmente se você der a folha de apoio durante a sua apresentação. É melhor limitar os seus pontos aos que suportam o seu argumento principal. Mantenha os subitens na folha de apoio tão simples quanto possível e não entre em muitos detalhes. Para que a sua folha de apoio seja visualmente apelativa, ajuda a pensar na fonte. Além de usar fontes claras e padrão, como mencionado acima, tente manter o tamanho da fonte nos cabeçalhos e rodapés uniforme e menor do que na parte principal.
TIP: Crie uma área para o seu público fazer as suas próprias anotações na sua folha de apoio. Ou alargue a margem direita ou deixe algumas linhas de espaço sob o seu último ponto.
Conteúdo da Folha de Apoio – Curta e ao Ponto
Decidiu o layout da sua folha de apoio, introduziu os pontos-chave e criou um esboço. Agora é hora de expandir em pontos individuais e criar o conteúdo principal da sua Folha de Apoio. Antes de o fazer, concentre-se no seu público-alvo: quanto conhecimento de fundo você pode assumir que eles têm sobre o tema da sua apresentação? Tendo o seu público em mente significa que você adapta a folha de apoio ao nível deles, evitando termos técnicos em que eles se distrairiam do seu ponto, incluindo-os quando você é confrontado com um público com conhecimento em uma determinada disciplina, É muito importante condensar as declarações centrais da sua apresentação em pontos-chave, em vez de incluir um fluxo de texto que distrairia. Desta forma, você mantém toda a atenção do seu público.
TIP: Para despertar a curiosidade do seu público logo no início da sua apresentação, você poderia incluir uma citação otimista, um provérbio ou uma pergunta (que você poderia escolher fazer algo provocante) como uma introdução – isto pode formar o primeiro parágrafo da sua folha de apoio.
Embora a principal coisa sobre as folhas de apoio seja que elas devem ser curtas e concisas, elas ainda devem ser compreensíveis quando lidas fora do contexto da sua apresentação. Se isto for esquecido, eles não podem funcionar como uma ajuda à memória do seu público depois.
Informação adicional na sua folha de apoio
Os elementos principais de uma folha de apoio, como acima mencionado, podem ser complementados por informação adicional à sua escolha. Isto pode até incluir imagens ou gráficos. Dependendo do tópico, um elemento visual pode realmente esclarecer e complementar o seu argumento principal e unir as coisas. Como regra geral, no entanto, compensa manter imagens e gráficos nos seus slides de apresentação porque ocupam demasiado espaço na folha de apoio. Os custos e benefícios precisam ser pesados em cada caso individual.
Também é uma boa idéia incluir informações de contato na apostila; um endereço de e-mail é o mínimo. Dependendo do tipo e propósito da apresentação, você também pode fornecer seu endereço comercial e número de telefone. Se a sua folha de apoio consiste em várias páginas, ajuda a colocar os seus dados de contacto no cabeçalho para que eles apareçam em cada página. Pode ser útil incluir uma pequena bibliografia na sua folha de apoio se estiver a utilizar citações ou informações de outras fontes. Desta forma, você também pode fazer um link para sites relevantes ou para outras leituras sobre o seu tópico que possam ser interessantes para o seu público.
TIP: No final da sua folha de apoio você pode incluir perguntas ou sugestões para estimular a discussão. Isto é particularmente útil se você desejar conduzir uma sessão de perguntas e respostas após sua apresentação.
Simples e Rápido: Criar uma Folha de Apoio com PowerPoint
Quando o tempo é essencial, o PowerPoint tem uma funcionalidade que lhe permite criar uma folha de apoio em minutos. Usando a função “Criar folha de apoio”, você pode transferir uma apresentação do PowerPoint para o Microsoft Word, adaptá-la lá e otimizá-la para impressão. Com apenas alguns cliques, você pode escolher quais slides de apresentação devem aparecer na folha de apoio. O número de slides também pode ser facilmente ajustado e você pode cortar o texto ou expandi-lo conforme necessário. Você também pode decidir se a folha de apoio deve incluir uma margem de nota, um cabeçalho e/ou um rodapé. A sua apresentação em PowerPoint permanece intacta durante todo este processo. Para além da opção de imprimir a folha de apoio, pode também guardá-la directamente no Word como um documento Word ou PDF – uma forma simples de disponibilizar a folha de apoio digitalmente ao seu público.
Quando é a melhor altura para distribuir a sua folha de apoio?
Não existe uma altura perfeita. Para ajudá-lo a decidir o tempo para a sua apresentação em particular, ajuda a entender como os horários influenciam a sua audiência:
- Folha de Apoio antes da apresentação: Neste caso, você tem que esperar que pelo menos parte da sua audiência tenha folheado a folha de apoio e lido antes, o que significa que em qualquer momento eles sabem o que vem a seguir. Isto pode às vezes significar que a concentração do seu público está dividida, então você precisa considerar cuidadosamente se esta opção é apropriada.
- Folha de apoio durante a apresentação: Distribua a sua folha de apoio no ponto em que é útil como suporte, seja em termos de ilustração visual ou como um meio de enfatizar o seu argumento.
- Folha de apoio após a apresentação: Se você escolher esta opção, não se esqueça de incluir seus dados de contato. Se você estiver enviando uma folha de apoio eletronicamente, o PDF é uma boa escolha. Dependendo da situação e do destinatário, pode ser aconselhável adicionar os direitos autorais no rodapé.
Seja qual for o momento escolhido, uma folha de apoio bem preparada pode ser uma ferramenta eficaz para apoiar a sua apresentação, funcionando como um guia e um auxiliar de memória tanto para si como para o seu público. Usado correctamente, pode aumentar o interesse e a atenção do seu público, e permitir-lhe dar uma apresentação clara e profissional.
Ajude a criar uma grande folha de apoio ou mesmo uma apresentação? Teremos todo o prazer em ajudar, usando a nossa longa experiência como agência de apresentação. Estamos sempre felizes em apoiá-lo!
