Ferramentas Online para Planejar uma Reunião Familiar

Planejar uma reunião familiar é um grande trabalho, mas alguém tem que fazer isso – e na sua família, pode ser você. Se assim for, dê o primeiro passo importante: Abra o seu navegador de internet. A ajuda que você quer pode estar a apenas alguns cliques de distância – e mais confiável do que o seu primo Fred (abençoado seja o seu coração).

Uma gama completa de ferramentas online gratuitas e convenientes facilita o planejamento familiar, do início ao fim, desde reunir a lista de convidados até compartilhar filmagens de vídeo de valor incalculável depois.

Em muitos casos, você pode usar plataformas online que você já conhece bem, tais como Google Drive , Google Maps e Pinterest. Mesmo que você tenha que aprender um novo site ou aplicativo, você provavelmente encontrará outros grandes usos para ele muito depois que a sua reunião familiar terminar.

Criando a sua lista de convidados

Quando você começa a gerar a sua lista de convidados, você pode descobrir que o seu livro de endereços (se você ainda tiver um) está tristemente desatualizado. Você pode não ter acompanhado uma prima desde que ela foi para a escola, entrou para o exército, casou-se, divorciou-se, ou aceitou aquele emprego em Topeka…ou foi em Toledo?

Antes de encontrar novas informações de contato para todos, crie uma lista mestra de todos que você quer convidar. Isto é fácil de fazer no Google Drive. De , clique em New > Google Sheets para criar uma planilha em branco. Crie colunas para nome e diferentes tipos de informações de contato, já que você provavelmente estará alcançando diferentes pessoas de diferentes maneiras, desde mídias sociais até e-mails tradicionais (imagem A). Se você precisar, encontre um tutorial no YouTube usando o Google Sheets.

I sugere adicionar uma coluna para o método de contato primário, como e-mail, e-mail ou Facebook. Dessa forma, quando você estiver pronto para enviar mensagens, você pode ordenar essa coluna para agrupar os métodos de contato, depois facilmente endereçar todos os envelopes ou enviar um e-mail em grupo. (Você pode copiar e colar uma coluna de endereços de e-mail diretamente em um e-mail do Gmail.)

Compartilhar este arquivo com quem quer que esteja ajudando você a coletar informações de contato. O Google Drive salva suas alterações instantaneamente; os colaboradores as verão mesmo que tenham o arquivo aberto ao mesmo tempo. Agora é hora de reunir as informações de contato atuais de todos. Ferramentas online para experimentar:

Facebook

Facebook é um bom lugar para começar, já que cerca de 70% dos usuários adultos de mídias sociais estão nele. Envie uma mensagem aos seus parentes para pedir a sua forma preferida de contacto. (Pode ou não ser no Facebook.) Percorra as suas mensagens para se lembrar do nome do seu cônjuge ou neto. Navegue na lista de amigos deles para encontrar mais parentes.

Messenger

Even se você não usar o Facebook, você pode acessar o Messenger do Facebook ou o aplicativo Messenger (iOS, Android): 1,3 bilhões de pessoas ao redor do mundo conversam desta maneira.

Whitepages

Considerando investir em um teste ou assinatura de um mês de Whitepages para encontrar parentes esquivos. Este é um equivalente online das listas telefônicas impressas. Ele pode ajudá-lo a recuperar endereços e números de telefone (telemóvel e telefone fixo). As entradas até mesmo às vezes listam outros membros atuais ou passados da família, ajudando-o a confirmar que você tem a pessoa certa.

Navegador Web

Or você pode mantê-lo simples, usando seu navegador web favorito para procurar parentes há muito perdidos. Digite um nome e tudo o que você sabe sobre alguém: emprego, escola, localização, até mesmo um hobby. Você pode acontecer em um perfil no LinkedIn, listando em um site da empresa ou algo que eles tenham postado em um site de fã ou hobby. Não tem a certeza se um familiar faleceu? Google seu nome, cidade e a palavra obituário para ver se aparece um.

Inviting Your Relatives

O(s) modo(s) de convidar formalmente parentes para a sua reunião familiar dependerá dos seus métodos de contato preferidos. Considere usar ferramentas de eventos online como:

Facebook Events

Facebook events are one option, especially if your family has sufficient members who frequently use Facebook. Crie um evento privado no Facebook e convide-os a todos. Você também pode convidar usuários que não utilizam o Facebook por e-mail.

Evite

Convidar facilita a criação de convites eletrônicos e enviá-los por e-mail ou texto. Acompanhe os RSVPs e, se quiser, peça aos participantes que se inscrevam para trazer algo (como para uma refeição de potluck). Você pode até mesmo solicitar contribuições financeiras diretamente no convite para ajudar a cobrir os custos da reunião. O convite tem vários desenhos de reunião de família, alguns gratuitos e outros que requerem pagamento ou assinatura.

Paperless Post

Paperless Post é outro site de convite freemium com toneladas de designs de classe e personalizáveis (incluindo designs que incorporam sua própria foto de família). Envie um anúncio “Save the Date” e acompanhe com detalhes em um convite. Reúna RSVPs e recolha endereços de correio para qualquer comunicação posterior. Por uma taxa, você também pode solicitar versões impressas desses convites para serem enviadas – perfeito para parentes que não estejam online.

Remember, convites para eventos online não serão efetivos se o seu parente não se comunicar dessa forma. Algumas pessoas irão verificar os e-mails, mas podem não se sentir confortáveis ao clicar no seu site de convites. Portanto, considere incluir uma forma alternativa de contato na mensagem que eles receberão por e-mail. Por exemplo, se o seu familiar não se comunicar por e-mail: “RSVP clicando aqui ou ligando para 555-123-4567.”
Utilize o site do seu evento para acompanhar com os não-respondedores; procure outra forma se eles ainda não responderem. Lembre-se que esses sites só rastreiam RSVPs para aqueles que você convidou através da plataforma, então adicione uma coluna à planilha do seu mestre de participantes para rastrear todos os RSVPs.

Picking the Place

Se a tia Pat voluntariou seu quintal novamente, você não terá que decidir sobre o local de uma reunião. Caso contrário, você pode querer ir online e começar a pesquisar locais.

Vacation House

Aluguel de uma casa de férias inteira é uma boa opção para grupos menores, se você gosta do conceito de tudo incluído, espaço compartilhado (estacionamento, cozinha e refeitório, espaço interno de reunião e quartos). Locais de reserva de aluguel como AirBnB, HomeAway e Vrbo listam muitas casas grandes; faça uma busca por localização e o número de hóspedes.

Campgrounds e parques de estacionamento

Campgrounds e parques de estacionamento são mais rústicos, mas podem incluir atrações ao ar livre. Os parques de grupo podem ser óptimos para uso diurno, mesmo que o seu grupo inteiro não queira acampar. Sites de busca como Campendium, Campground Reviews e GoCampingAmerica.com para locais e amenidades.

Locais de Aluguel

Parques com pavilhões, centros de festas e até mesmo espaços de aluguel em igrejas ou centros comunitários também são ótimas sedes de reuniões. Pesquise no seu web browser a frase aluguel de festas, aluguel de eventos ou até mesmo aluguel de salas de igrejas, além da cidade e do estado. Locais Únicos até mesmo realizarão buscas assistidas por aqueles espaços fora do radar que possam funcionar para o seu grupo.

Dizer aos convidados para reservar seus próprios alojamentos lhe poupará muito tempo, aborrecimentos e possivelmente dinheiro. (Alguns hotéis exigem depósitos para fazer reservas para grupos.) Na área de chat do seu convite online, você pode recomendar hotéis perto do local do evento. Encoraje os convidados que queiram socializar 24 horas por dia, 7 dias por semana, a partilhar as informações da reserva entre si para que possam conversar durante o buffet do pequeno-almoço ou o hot-tubbing da noite.

Certifique-se de que os seus convidados chegam ao local certo, fornecendo-lhes o melhor endereço GPS para o seu evento. Considere copiar o URL do Google Maps mostrando o destino e colá-lo em seu evento e-invitation.

Tip: Crie uma conta Google (se você ainda não tem uma) para aproveitar as ferramentas online gratuitas e o armazenamento em nuvem. A partir de www.google.com, clique em Entrar e depois em Criar Conta. Siga as instruções. As ferramentas de colaboração e o espaço de armazenamento online que você terá no Google Drive simplificam o processo de planejamento.

Figuring Out the Food

Professional event planners (and your Uncle Saul) will tell you that an abundance of good food makes any get-together worth worthwhile. Se você estiver usando um centro de festas ou caterer, eles podem fornecer toda a ajuda que você precisa. Até mesmo terceirizar uma grande refeição pode ser uma ajuda: Pense num buffet, onde cada pessoa pega na sua própria conta e pode comer o que quiser. Use o Google Maps para localizar estes serviços (procure restaurantes perto de Springfield, IL ou restaurantes de buffet em Portland, OU, por exemplo).

Se a sua reunião é mais um caso de “faça você mesmo”, procure inspirações de menu online e calculadoras de comida. Websites que vão desde Pinterest ao seu restaurante favorito ou loja de comida a granel podem oferecer receitas fáceis e sugestões de culinária para uma multidão. As calculadoras de comida podem ajudá-lo a determinar quantas comidas desleixadas e misturas de “Punch Festa do Ananás” pode comprar. Experimente estas ferramentas online grátis:

Calculate This Food

Calculate This Food oferece tanto ideias de menu como calculadoras de comida. A calculadora de porções de carne é especialmente útil, assim como os cálculos de porções para refeições específicas, como barra de batata, barra de nachos e churrasco no quintal.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes tem um guia “Family Reunion Ideas for Meal Planning” que contém uma lista de ideias de refeições para alimentar um grupo. Você também encontrará estratégias inteligentes e dicas para realizar um plano alimentar mais organizado e confiante.

Pinteresse

Pinteresse tem muitas sugestões de comida para a reunião familiar. Digite alimentos de reunião familiar alimentando uma multidão na caixa de busca para encontrar tópicos como “entrees for 50” ou “easy sheet-pan sobremesas”

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner tem uma calculadora de porções voltada para o planejamento de festas de fim de ano. Use-o para calcular quantidades de sopa, hors d’oeuvres, dips e muito mais. Whole Foods também tem um centro temático de receitas inspiradoras para férias.

Potluck Online Tools

Hosting a potluck? A ferramenta de registro de refeição do Evite ou uma aplicação como PotluckHub pode garantir que você tenha toppings para a barra de nachos – e que alguém traga os garfos de plástico. O truque com o PotluckHub Party Planner é que os participantes devem estar dispostos a fazer o download e usar o aplicativo. Alternativamente, compartilhe um documento do Google para inscrições no menu.

Acing the Activities

Alguns participantes da reunião familiar ficam felizes apenas de sentar e visitar. Mas muitos grupos apreciam alguma forma de entretenimento. Considere usar ferramentas online para encontrar:

Atividades e jogos

Procurar interesse e Google para idéias que apelariam para as idades e interesses do seu grupo. Coloque uma inscrição de show de talentos na pasta Google Drive. Crie um Kahoot, um jogo de trivialidades personalizado que os parentes podem jogar em seus dispositivos móveis. (Envie ao seu sobrinho técnico uma lista de perguntas sobre a história da família e peça-lhe para criar o jogo, e depois faça um par entre os adolescentes que se interessam por telefones e os avós que não têm talento). Ou traga um serviço de foto ou video-loteca, mágico ou outro animador, encontrando talentos locais no Thumbtack.

Atrações locais

Preencher o tempo entre os eventos de reunião com atividades opcionais na cidade. Comece no TripAdvisor; clique em Coisas a Fazer e, em seguida, digite um local. Você encontrará classificações e descrições de atrações em diferentes categorias, tais como grátis, ao ar livre e coisas para fazer com as crianças. O Google também pode ser um bom recurso: Faça uma pesquisa, por exemplo: “coisas para fazer em Albuquerque NM.”

Service

Se o voluntariado é uma boa maneira de aproximar a sua família, procure oportunidades no VolunteerMatch ou no JustServe. Mesmo que você não veja uma atividade específica, contate organizações em potencial para ver se há algo que você poderia fazer por elas, dado o tempo e os recursos do seu grupo.

Fundando as Festas

A menos que você tenha um fundo de reunião bem estabelecido, você precisará descobrir como pagar por tudo. Você também vai querer manter o controle das despesas. Considere manter uma Folha do Google para acompanhar cada despesa e quem pagou por ela. Coloque a Ficha do Google em uma pasta de despesas onde você pode enviar recibos.

“Taxa de cobertura”

Se uma pessoa estiver fazendo a maior parte ou todo o planejamento, talvez seja mais fácil ter uma “taxa de cobertura” para cada participante. É fácil cobrar isso com ferramentas de pagamento pessoal online como Google Pay, PayPal, Venmo ou Zelle. Se for você quem está coletando o dinheiro, você pode enviar pedidos de pagamento (com lembretes de acompanhamento para aquela tia esquecida). Inclua um endereço para pagamento por cheque em uma nota com seu pedido, caso prefiram pagar dessa forma.

Fundraisers

Algumas famílias dependem de campanhas de arrecadação de fundos durante seu evento, como leilões de artesanato, sorteios de 50-50, jogos de adivinhação ou vendas de arrecadação de fundos. Mais uma vez, os serviços online podem ajudar com alguns destes.

T-shirts

Por exemplo, algumas famílias gostam de fazer t-shirts. Obter os tamanhos certos e cobrar o pagamento pode ser uma dor de cabeça. Por que não simplificar o processo e transformar as camisetas em uma campanha de arrecadação de fundos? Sites de impressão de vestuário personalizados, tais como Tinta Personalizada, permitem que você desenhe sua camiseta no site. Eles recolhem encomendas e pagamentos – com uma comissão monetária para o seu grupo.

Livros de receitas

Livros de receitas da família passam para baixo receitas adoradas e fazem uma grande angariação de fundos, também. Reunir receitas de familiares já é trabalho suficiente, por isso obtenha algum apoio para publicá-las. A Cookbook Publishers imprimiu um belo livro desenhado pela minha sogra para a 50ª reunião da sua família. Explore designs e preços, e solicite um kit informativo gratuito em seu site. Se você é um completo do-it-yourselfer, modelo de livro de receitas do Google e explorar opções que podem funcionar para você.

Sharing the Experience

Someone’s sempre usando uma câmera em uma reunião de família – pegando irmãos selfies, gravação de vídeo ridículas antics durante a corrida de três pernas e muito mais. Aqui estão algumas ideias para partilhar fotos e vídeos com todos:

Página do Facebook

A minha família alargada tem uma página privada no Facebook para a qual todos os participantes da reunião estão convidados. Durante as reuniões, pedimos àqueles que tiram fotos e vídeos para publicá-las na nossa página. (Considere oferecer um prêmio para melhor upload.) Isso também lembra aqueles que não puderam comparecer ao que estão perdendo!

Google Tools

Se sua família se saiu bem trabalhando com uma pasta compartilhada do Google, continue a tirar o máximo proveito dela compartilhando fotos lá.
Utilize um serviço gratuito de compartilhamento de fotos como o Google Photos , também acessível através do aplicativo Google Photos. Ou poste seus vídeos – especialmente aquela doce entrevista de história oral que você fez com a vovó-privada no YouTube e compartilhe o link com os participantes.

Custom Video Narratives

Crie narrativas de vídeo personalizadas do seu evento com o Adobe Spark gratuito ou com um serviço freemium como o Animoto. Compilar as melhores fotos em um “slide show”, e adicionar aquele vídeo clipe curto do Tio Saul cantando durante o show de talentos. Você pode até adicionar algumas fotos favoritas de antepassados compartilhados ou reuniões anteriores.

Com tantas ótimas ferramentas online para sua próxima reunião familiar, realizar seu próximo evento pode ser mais fácil do que você pensava. Você pode até ser capaz de se sentar e apreciar o Kahoot e alguns copos de Punch Party Pineapple.

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