Don't Repita você mesmo: Faça Mais com o Princípio do SECO

Todos nós acenamos com a cabeça quando alguém diz que precisamos de trabalhar mais espertos, não mais duros. Mas o que significa isso, em termos práticos?

Programadores de computadores têm uma resposta com um conceito que usam para escrever código mais eficiente: Don’t Repeat Yourself (DRY). Você não precisa ser um programador para usar o mesmo princípio em seu trabalho diário, então vamos dar uma olhada em como aplicá-lo em suas tarefas diárias.

O que é DRY?

O termo “não se repita” foi cunhado em 1999 por Andy Hunt e Dave Thomas em seu livro The Pragmatic Programmer. Eles o definiram como “Cada pedaço de conhecimento deve ter uma representação única, inequívoca e autorizada dentro de um sistema”

Na engenharia de software, DRY é o princípio de reduzir a repetição no código, referindo-se a um único código fonte – ou “snippet”- de código reutilizável sempre que você precisar dele.

Imagine que você programou um aplicativo que joga uma bola para o seu cachorro uma vez por hora ao longo do dia. Ao invés de escrever o código inteiro para localizar a bola, pegar a bola e jogá-la 24 vezes (uma vez a cada hora), você escreve o código uma vez e lhe dá um nome, como throw.ball. Então, tudo que você precisa fazer é digitar throw.ball cada vez.

Além de economizar esforço antecipadamente, isso também significa menos espaço para erro humano: Se você escrever a mesma coisa 24 vezes, você é obrigado a fazer asneira pelo menos uma vez. Além disso, se você decidir, por exemplo, que seu aplicativo precisa jogar um osso ao invés de uma bola, você só precisa mudar o código uma vez, ao invés de 24 vezes.

Esse é um exemplo de codificação, mas todos nós instintivamente evitamos a repetição onde há uma solução óbvia. Nós deixamos os sites armazenarem cookies no nosso computador para lembrar as nossas preferências. Criamos listas de reprodução das nossas músicas favoritas, em vez de escolher do zero a cada vez. E carregamos contatos em nosso telefone ao invés de digitar números para cada texto.

Mas como podemos evitar a repetição e poupar tempo quando se trata do nosso trabalho? Tudo começa com uma descoberta de onde você está se repetindo.

Descubra onde você se repete

Se você já experimentou um sistema de produtividade, muito disto vai soar familiar. Sistemas como o Getting Things Done (GTD) e o Zen to Done seguem um processo semelhante. A diferença aqui é que estamos nos aproximando do processo com foco em duplicação desnecessária.

O primeiro passo é registrar suas atividades diárias – você precisará fazer isso por pelo menos uma semana, mas idealmente por um mês. À medida que você acompanha seu tempo, você estará registrando tarefas de rotina, mas você não quer perder as tarefas que aparecem com menos frequência ou não tão regularmente.

• Adicionar tarefas que são prováveis mas não planejadas, como lidar com uma reclamação do cliente.

• Não se esqueça das tarefas anuais (ou mensais, se você estiver apenas acompanhando por uma semana): coisas como relatórios, auditorias, inspeções, faturas, manutenção e mais.

• Ask outros para suas tarefas rotineiras. Isso vai ajudá-lo a preencher as lacunas.

Neste ponto, você tem uma visão em alta altitude das suas tarefas. Agora é hora de saber quais tarefas são as principais candidatas a DRY. Isto pode ser completado em qualquer aplicativo que você tenha usado para rastrear suas tarefas. Você pode criar tags ou etiquetas para cada categoria na sua lista de tarefas ou aplicativo de controle de tempo, adicionar as categorias como colunas adicionais em uma planilha, ou simplesmente anotá-las com caneta e papel.

Sugerimos que você se concentre em quatro áreas-chave, anotando quaisquer tarefas que se enquadrem em uma ou mais das seguintes categorias.

1. Pain points. Olhando através da sua lista, há provavelmente um punhado de tarefas que lhe dão a volta ao estômago como um pretzel. Talvez você tenha medo de escrever o relatório mensal ou enviar lembretes aos clientes que pagam com atraso. Vá com o seu instinto neste aqui. Se produzir uma reação física de pânico e repulsa, ou se você se encontrar procrastinando sempre que esta tarefa surgir, marque-a.

2. Bottlenecks. Quais são as tarefas que atrasam o resto do seu dia? Talvez você tenha que enviar um e-mail a todos os chefes de departamento e esperar pelas respostas deles antes de começar a trabalhar em um relatório. Ou talvez você precise importar novos dados de clientes antes de executar as análises nas quais você está interessado.

3. Tarefas que consomem tempo. Aqui é onde os resultados do seu controle de tempo vêm a calhar. Você passa horas de cada dia limpando sua caixa de entrada ou respondendo perguntas de clientes? Se você é como a maioria das pessoas, você provavelmente subestimou o tempo que algumas de suas tarefas levam.

4. Tarefas repetitivas. Procure por tarefas repetidas que seguem um padrão semelhante cada vez que as executa. Pense como Henry Ford; ele viu que construir carros era um processo repetível e inventou o método de linha de montagem móvel, revolucionando a produção. Pode não estar a construir um produto físico, mas é provável que esteja a produzir algo. Pode ser tão simples como uma atualização da rede social, ou tão complexo como um novo aplicativo. Procure os passos que são quase idênticos cada vez, para que você possa construir sua própria linha de montagem.

Com todas as suas tarefas categorizadas, você pode agora ver num relance quais são os principais candidatos para o tratamento DRY. Por definição, as tarefas rotuladas como repetitivas são as mais susceptíveis de beneficiar do tratamento DRY. Se uma tarefa não for repetitiva, elimine-a da sua lista. Uma vez feito isso, atenção prioritária deve ser dada às tarefas que atingem mais categorias.

Vejam o exemplo na imagem acima, eu pontuei cada tarefa 0-5 (sendo 5 a mais alta) para cada uma das quatro categorias. Depois totalizei cada tarefa – as que obtiveram as pontuações mais altas são as que são primordiais para o tratamento DRY.

Repetição preliminar no trabalho

Agora você tem uma idéia clara de quais tarefas se beneficiariam do tratamento DRY, então é hora de eliminar a repetição.

Tip 1: Criar templates

A pedra angular do uso de DRY na sua vida profissional é o humilde template. Sempre que você criar algo, seja um e-mail, um documento comercial ou um infográfico, pense se há algo lá que você poderia guardar para uso futuro. O tempo gasto na criação de um modelo irá poupar-lhe exponencialmente mais tempo no caminho.

Aqui estão as áreas mais maduras para os modelos:

Emails

Com uma média estimada de 31 e-mails comerciais enviados por dia, a caixa de entrada é o centro do universo do trabalhador do conhecimento. Mas isso também significa que é provável que você esteja enviando os mesmos e-mails repetidamente.

Simplesmente levantando toda a informação pessoal, você pode criar o seu próprio template e guardá-lo para uso futuro. Para mais detalhes sobre como usar os modelos dentro de vários aplicativos de e-mail, leia sobre como automatizar sua caixa de entrada.

Comunicações internas

Se você enviar atualizações semanais ao seu gerente, criar especificações para vários interessados, ou escrever bilhetes no seu bug tracker, você provavelmente gasta muito tempo reinventando a roda. Navegue pelas suas comunicações mais recentes e procure por padrões – até mesmo um modelo de ossos nus irá poupar-lhe o incómodo da formatação de cada vez.

Documentos externos

Propostas, contratos, facturas – todos eles parecem bastante semelhantes. Ao remover as informações específicas para seus clientes e parceiros, você terá um modelo para trabalhar e pode ajustá-lo para cada caso de uso.

Apresentações

Se você der mais de uma apresentação por ano, faça você mesmo um modelo de apresentação. Mesmo que cada apresentação seja muito diferente, o esqueleto pode ser o mesmo.

Tip 2: Encontre os aplicativos certos

Existe um aplicativo que possa fazer o trabalho para você?

A resposta é quase certamente sim.

Por exemplo, talvez você tenha escrito suas propostas em um processador de texto e as tenha enviado por e-mail como um anexo. Acontece que existe uma grande quantidade de software de propostas que irá agilizar o processo, enviando propostas lindamente desenhadas para os seus clientes e deixando-o saber uma vez que elas tenham sido revistas. E embora nada o impeça de criar um modelo de fatura no Google Docs ou Microsoft Word, o software de faturação cuidará de toda a repetição, como numerar automaticamente suas faturas, acompanhar o que foi pago e tornar suas declarações de impostos muito mais simples.

O mesmo vale basicamente para qualquer coisa, desde agendar reuniões até criar pesquisas.

Então, se você descobrir que, mesmo com os melhores modelos, ainda está gastando regularmente tempo significativo ajustando-os manualmente, é hora de considerar o uso de um aplicativo. A ferramenta certa para o trabalho certo pode significar a diferença entre um trabalho fácil ou martelar um prego com uma chave de fendas.

Tip 3: Automatize suas tarefas repetitivas

Após você ter seu conjunto de aplicativos DRY escolhido, você notará algo: a maioria deles são construídos para fazer uma coisa bem feita. E ter uma ferramenta dedicada para fazer um trabalho específico faz muito sentido. Mas seu trabalho raramente é tão simples assim, e você pode se encontrar pulando de aplicativo para aplicativo no seu fluxo de trabalho diário.

Com o Zapier, os aplicativos que você mais usa podem conversar uns com os outros. Usando fluxos de trabalho automatizados chamados Zaps, você pode enviar dados automaticamente entre os aplicativos, removendo trabalho manual de muitas de suas tarefas diárias.

Dependente das tarefas pontuadas mais altas em sua avaliação DRY, você pode querer criar seu próprio fluxo de trabalho, mas aqui estão algumas idéias para começar:

Gerenciamento de projetos

Comunicações internas

Gerenciamento de arquivos

Automação é a ferramenta final para DRY. Ela permite que você terceirize todas as suas tarefas repetitivas para uma máquina para que você possa se concentrar nos projetos que exigem esse seu cérebro humano.

Você provavelmente já está pensando em todas as tarefas que você pode cortar com seu arsenal de templates, aplicativos e Zaps. Mas não se precipite. Em vez de brainstorming hacks antes do tempo, baseie o seu DRY na realidade das suas tarefas.

E não se esqueça de manter o controle de como ele está funcionando. Você está economizando tempo? Você está se sentindo menos estressado? Ou os seus novos processos, de alguma forma, acabaram por levar mais tempo? Você automatizou algo que deveria ter sido mais personalizado?

Na codificação, DRY pode significar a diferença entre aplicações pesadas, quebradas e suaves e eficientes. Se você implementar os mesmos princípios em seu trabalho, você pode gastar mais tempo no que importa, enquanto os modelos e robôs lidam com o resto.

Image of hands typing code from Free-Photos via . Imagem de anotações em mãos do StartupStockPhotos via . Imagem de uma pessoa olhando para o quadro de avisos da StartupStockPhotos via . Desenho animado de eficiência de xkcd.