> Quando habilitado por uma organização que implantou o Office 365, o Microsoft Flow fornece aos usuários finais a capacidade de criar fluxos de trabalho automatizados entre aplicativos e muitos serviços diferentes usando conectores. Os aplicativos Microsoft e uma lista cada vez maior de serviços de terceiros estão disponíveis para serem interligados. O Microsoft Flow permite que os funcionários criem fluxos de trabalho simples a mais complexos que podem fornecer eficiências para as empresas em torno de suas necessidades de fluxo de trabalho. É uma opção de usuário final, que na maioria dos casos não requer um desenvolvedor para fluxos de trabalho.
Neste post de blog mostrarei como você pode usar um simples Microsoft Flow para conectar um Formulário Microsoft que captura dados e depois preencher as informações coletadas em uma Lista do SharePoint. A lista do SharePoint no meu exemplo é uma lista que faz parte de um grupo do Office 365. Se você não está familiarizado com os Formulários Microsoft, é um aplicativo muito fácil de usar que está incluído na sua assinatura do Office 365. Se ativado em sua organização, você pode facilmente criar enquetes, questionários e questionários. Com recursos de ramificação, é possível criar alguns formulários de coleta de dados com aparência muito profissional.
Microsoft Forms pode não ter alguns recursos mais avançados; o SurveyMonkey ou TypeForm fornece alguns recursos que podem ser úteis. Uma coisa que é certa com o Office 365, é a mudança. Tenho certeza de que veremos um aumento nos recursos dos Formulários no futuro. O Microsoft Flow tem centenas de conectores, portanto, é possível conectar um formulário SurveyMonkey ou um TypeForm à sua lista do SharePoint se precisar de alguns dos recursos avançados agora. Os formulários de exemplo que mostro neste post são todos preenchidos na mesma lista do SharePoint.
Eu costumo destacar a importância da governança para Grupos do Office 365 em PMEs. Embora o Office 365 seja um conjunto de ferramentas para a colaboração dos utilizadores, uma total liberdade para todos e a capacidade geral para a criação de Grupos não é uma boa prática.
Nos exemplos que estou a usar neste post, a história de fundo é um pedido para um Grupo do Office 365. O Formulário coleta informações sobre a solicitação do Grupo, e o Fluxo puxará os resultados e os armazenará em uma lista do SharePoint que a TI poderia então rever e aprovar.
TIP: Recomendo que você selecione usuários específicos que possam revisar, aprovar e, em seguida, criar um grupo solicitado. A Microsoft fornece alguns detalhes sobre por que você pode querer controlar quem cria os Grupos do Office 365. Este artigo mostra-lhe como desactivar a capacidade padrão de qualquer pessoa criar um Grupo Office 365.
Passo 1: Crie o seu Formulário Microsoft
O vídeo abaixo, irá guiá-lo através de um processo simples de criação de um Formulário Microsoft. Os formulários terão de ser activados na sua organização. Após criarmos o From, podemos criar uma lista do SharePoint que estará alinhada com os campos do formulário e no Passo 3, vamos conectar o Formulário à Lista usando o Microsoft Flow.
Este é o meu Formulário Microsoft Embedded.
Um link para o meu Formulário Microsoft de amostra.
Criar um Formulário Microsoft é bastante simples. Você pode adicionar imagens personalizadas e usar templates para ter uma aparência muito profissional. O próximo formulário que você vê abaixo é um TypeForm, também bastante fácil de criar. Eu tenho incorporado uma versão nesta página da web. Nos próximos passos, vou conectar o Formulário Microsoft e o TypeForm a uma lista do SharePoint usando o Microsoft Flow.
Um link para o meu TypeForm de amostra.
Passo 2: Criar uma Lista SharePoint
Agora que você tenha seu Formulário pronto, você precisa ter sua Lista SharePoint preparada para capturar os dados que seu Microsoft Flow sincronizará com sua Lista a partir de seu Formulário. Como já foi mencionado anteriormente neste post, vou criar uma Lista que vive dentro de um site do Grupo Office 365 já existente. No meu exemplo aqui, estarei criando uma nova Lista e criando as Colunas que correspondem aos campos do Formulário.
Passo 3: Vincule um Formulário à Lista do SharePoint
Agora você tem um Formulário Microsoft, no meu caso um TypeForm também, e uma lista do SharePoint no site do seu Grupo, você pode conectar os dados que são coletados em seus formulários e puxar esses dados para a sua Lista do SharePoint usando um Fluxo Microsoft.
Microsoft Forms e TypeForm, bem como outros serviços de formulário, fornecem algumas opções para conexão, visualização e relatórios sobre os dados coletados e geralmente permitem que você exporte esses dados para o Excel. Neste exemplo, estamos movendo os dados coletados nos campos do meu formulário para uma lista do SharePoint para automatizar um processo. Minha Lista de SharePoint está funcionando como uma descarga de dados do Excel para capturar os dados das perguntas nos formulários. O poder do SharePoint é realmente o que você pode fazer depois que os dados vivem na lista. Eu não entrei em detalhes neste post, mas eu poderia criar fluxos adicionais que acionam depois que os dados são preenchidos na lista do SharePoint. Pense no processo de Aprovação, ou talvez um item definido como urgente seja empurrado para o canal de uma Equipe. Há muitas opções disponíveis.
Neste próximo vídeo eu estarei usando o Microsoft Flow. Por padrão a Microsoft habilita o Flow e PowerApps em locatários do Office 365, o pensamento é, se um usuário tem acesso para criar uma lista, por que não fornecer um método para melhor trabalhar com os dados dessa lista e um meio melhor para coletar e trabalhar com seus dados de outras fontes de dados.
É possível que esses recursos tenham sido desativados para sua organização. O PowerApps é uma ferramenta para criar aplicativos móveis e fornece um meio de modificar seus formulários do SharePoint. Usando o PowerApps, você pode mudar a aparência e a sensação que os usuários têm ao adicionar itens diretamente a uma lista do SharePoint. O PowerApps é considerado um substituto para os formulários InfoPath. Se você tem formulários InfoPath atuais que gostaria de converter para PowerApps, eu recomendaria que você começasse com este post no blog. Você não precisa usar o PowerApps, e neste post eu não estou, mas se você estiver pensando fora da caixa, pode haver benefícios ou razões para alavancar o PowerApps para este ou um Fluxo similar que você constrói.
Nestes três passos, nós coletamos dados de um aplicativo web Microsoft 365 (Formulários Microsoft) e eu não mostrei, mas eu também me conectei ao meu TypeForm, esse processo foi o mesmo, mas começou com um conector para TypeForm vs. Formulários Microsoft. Criamos uma lista básica do SharePoint em um site do Grupo Office 365 e usamos um Microsoft Flow para coletar esses dados e depois preencher as informações para a lista do SharePoint.
Microsoft Flow vai mudar como os usuários podem automatizar seu fluxo de trabalho, de uma forma simples e fácil. Não é perfeito, então eu gostaria de compartilhar o Feedback Honesto com algumas limitações do Microsoft Flow. O fluxo, juntamente com muitas das ferramentas do Office 365, continua a melhorar mensalmente. Se você quer se tornar um Profissional, não deixe de monitorar a Comunidade de Fluxo da Microsoft para obter dicas.