Os pagamentos atrasados são uma ocorrência comum para as pequenas empresas, mas através de uma gestão consistente das contas a receber, você pode chicotear todos os seus clientes em pagadores confiáveis e pontuais. Além de estar organizado, a forma como você escreve sua carta vencida é o passo mais importante para ser bem sucedido. Como especialistas em cobrança de pagamentos e gerenciamento de contas a receber, aqui estão nossas principais dicas!
Active Reminder
Ate 15-7 dias antes do vencimento do pagamento, envie ao seu cliente um lembrete amigável e educado. Aborde este e-mail ou carta como uma “visita de cortesia”.
Begin com “Para sua conveniência” para significar que este não é um e-mail incômodo, apenas um gesto útil. Todos sabemos como a vida dos pequenos negócios pode ser atarefada!
Cuidado pessoal e amigável, e inclua um link para a fatura e opções de pagamento.
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Exemplo Linguagem:
Dear Jan,
Para sua conveniência, eu queria lhe enviar um lembrete rápido de que o pagamento da Fatura 453 está prestes a vencer (data).
Pode pagar através do nosso website (link) ou PayPal (link).
Espero que tenha um maravilhoso descanso da semana, e espero que volte a fazer negócios consigo em breve!
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Todos os melhores,
Michael
Primeira carta de vencimento passado
No primeiro dia em que um pagamento estiver vencido, envie o seu primeiro email de cobrança. É importante que o cliente saiba que você está ciente de sua inadimplência e, em geral, bem no topo de suas Contas a Receber. Com o tempo, esta política de acção imediata irá treinar os seus clientes para dar prioridade às suas facturas. A maioria dos pagamentos vencidos é simplesmente devido à desorganização ou preferência por prazos de pagamento mais longos – e não por malícia. Como tal, a sua primeira carta vencida deve ser firme, mas ainda assim cordial. Use uma linguagem mais formal para significar a sua intenção séria e para evitar que o atraso no pagamento se torne um problema pessoal. Para evitar defensividade ou tensão, aborde o assunto delicadamente dizendo “sua conta conosco agora aparece como vencida”. Certifique-se de incluir a fatura que você está referindo, a data de vencimento e um breve lembrete sobre a sua política de pagamento. “Como você sabe, nossos termos de pagamento são 30 dias a partir da data da fatura”. A primeira carta vencida é o momento perfeito para trazer à tona quaisquer taxas atrasadas que sua empresa possa avaliar para o total. Inclua sempre as opções de pagamento nas suas cartas vencidas para que possam ser actualizadas o mais rapidamente possível. Acompanhe este lembrete de pagamento com uma chamada. Se possível, grave a conversa para manter um registo exacto. Se nenhuma resposta vier do primeiro e-mail, reenvie-a no prazo de 45-50 dias.
Example Language:
Dear Jan,
Este é um lembrete de pagamento amigável, pois sua conta conosco agora aparece como vencida.
Gostaríamos de trazer a(s) seguinte(s) factura(s) à sua atenção imediata:
Factura # Data de vencimento Valor
Opções de pagamento: o nosso website (link) ou PayPal (link)
Gostaríamos muito que nos informasse o estado deste pagamento. Por favor não hesite em nos ligar se você tiver alguma dúvida sobre o saldo devido em sua conta.
Como você sabe, nossos termos de pagamento são 30 dias a partir da data de emissão da fatura e uma taxa de atraso de 5% é avaliada para sua conta se o pagamento não for recebido dentro de 40 dias da data de emissão.
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Perdão pela sua atenção a este assunto e ao seu negócio continuado.
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Sinceramente,
Michael
60 Dias vencidos Carta Vencida
Quando uma factura está entre 60-90 dias vencida, a probabilidade de uma cobrança bem sucedida pode cair drasticamente. É muito importante enviar uma série forte de e-mails e acompanhar diligentemente com chamadas durante este período de tempo. Uma factura com mais de 60 dias de atraso é menos provável que seja devido a uma simples desorganização, é mais provável que exista um problema subjacente. É importante que esta carta passada seja firme, inclua palavras em negrito, e linguagem formal. Inclua funcionários adicionais da empresa no e-mail, incluindo o administrador mais graduado para o qual você pode encontrar um e-mail. Considere também enviar e-mails individuais para outros membros do departamento.
Sua linha de assunto pode começar com “IMPORTANTE” ou “Requer Atenção Imediata” ou “Ação Necessária”.
Em vez de tomar a abordagem de “alerta”, seja direto: “estamos escrevendo para informá-lo de que sua conta está agora com 60 dias de atraso”. Inclua frases como “atenção imediata” ou “assunto urgente”.
Deixe que eles saibam que você vai ligar e continuar o processo de acompanhamento. É útil lembrá-los de que você também é um negócio, portanto inclua linguagem como “nossas necessidades financeiras trimestrais exigem que todas as contas sejam pagas na totalidade”. Lembre ao cliente que, devido à política comercial, você não será capaz de conduzir negócios contínuos com um cliente que está vencido no momento, ou tem duas incidências de estar vencido há mais de 60 dias.
Dada a probabilidade reduzida de sucesso na cobrança após 90 dias, e-mails de acompanhamento para a sua carta vencida há 60 dias devem incluir ofertas para elaborar um plano de pagamento ou para ajudá-los a encontrar opções de crédito através da Fundera ou Kabbage.
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Linguagem de exemplo
NÚMERO IMPORTANTE
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Dear Jan,
Isso é para informá-lo que sua conta agora é 60 dias PAST DUE para a fatura #345.
Este assunto requer sua atenção imediata. Por favor, envie o pagamento o mais rápido possível.
Factura # Data de vencimento Valor + 5% de taxa de atraso, data de avaliação
Opções de pagamento: nosso site (link) ou PayPal (link)
Por favor, informe-nos sobre o estado actual deste pagamento. Se você tiver alguma dúvida sobre esta fatura ou sobre o saldo devido em sua conta, por favor, ligue imediatamente para nós.
Perdemos continuar a contactá-lo para resolver este assunto.
Como indicado no contrato, os termos de pagamento são 30 líquidos. Por favor note que, de acordo com a nossa política comercial, não podemos fazer negócios contínuos com um cliente que esteja vencido no momento, ou que tenha mais de 60 dias vencidos mais de uma vez.
Sincerely,
Michael
90 Days Past Due Letter
Faturas que estão entre 90 e 120 dias vencidos são significativamente mais difíceis de cobrar. Seus lembretes de pagamento para faturas nesta categoria devem ser bastante firmes, formais e utilizar táticas para chamar sua atenção como texto em negrito ou fontes ampliadas. Diga as consequências das suas acções e as suas inúmeras tentativas de entrar em contacto. Inclua funcionários adicionais da empresa no e-mail, incluindo o administrador mais graduado que você pode encontrar um e-mail para.
Exemplo Linguagem:
Requerimentos de AÇÃO IMEDIATA
Dear Jan,
Esta é uma carta importante e requer sua atenção imediata. Apesar de lhe termos enviado vários lembretes, não recebemos qualquer resposta sua sobre a sua séria conta no passado. Sentimos que lhe demos muito tempo e temos sido mais do que pacientes consigo. Portanto, sentimos que não há outro recurso a não ser anular esta dívida dos nossos livros, reportando-a como uma “perda de crédito malparado” para o I.R.S. através de um arquivo 1099-C. Você pode evitar isso, remetendo hoje o pagamento do valor total devido. Se não recebermos o seu pagamento nos próximos cinco dias, teremos de tomar medidas.
Por favor, contacte-nos imediatamente se pretender estabelecer um plano de reembolso.
As seguintes facturas requerem a sua atenção imediata:
Factura #Data de vencimento + 5% Taxa de atraso, data de avaliação
Opções de pagamento: o nosso website (link) ou PayPal (link)
Como indicado no contrato, os termos de pagamento são líquidos 30. Por favor note que, de acordo com a nossa política comercial, não podemos fazer negócios contínuos com um cliente que esteja vencido no momento, ou que tenha mais de 60 dias vencidos mais de uma vez. Esperamos sinceramente que você considere seriamente este assunto.
Sinceramente,
Michael
Final Past Due Letter
Para faturas vencidas há mais de 120 dias, ainda há alguma chance de cobrança e, portanto, o envio de comunicação adicional ainda vale a pena. Inclua as conseqüências de suas ações (remissão de dívidas ruins, credit score), bem como a linguagem que lhes permita saber que você estará tomando as ações apropriadas para denunciar sua grave delinqüência: agência de cobrança e o BBB.
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Utilize linguagem arrojada como “grave” e “delinqüente”. Continue incluindo funcionários adicionais da empresa nos e-mails.
Exemplo Idioma:
NÚMERO: A SUA CONTA É SEVERAMENTE DELINQUENTE DELINQUENTE
Dear Jan,
Esta é uma carta importante e requer a sua atenção imediata. Apesar de lhe termos enviado vários lembretes, não recebemos qualquer resposta sua sobre a sua séria conta no passado. Sentimos que lhe demos muito tempo e temos sido mais do que pacientes consigo. Portanto:
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Sentimos que não há outro recurso senão colocar a sua conta nas mãos da nossa agência de cobrança.
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Esta acção afectará a classificação de crédito da sua empresa.
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Podemos também reportar isto ao I.R.S. como “bad debt loss” com o formulário 1099-C se o pagamento não for recebido.
Por favor, contacte-nos imediatamente se desejar estabelecer um plano de reembolso.
A(s) factura(s) seguinte(s) está(ão) seriamente vencida(s):
Factura # Data de vencimento + 5% Taxa de atraso, data de avaliação
Opções de pagamento: o nosso website (link) ou PayPal (link)
Como indicado no contrato, os termos de pagamento são 30 líquidos. Por favor, note que, de acordo com a nossa política comercial, não podemos fazer negócios contínuos com um cliente que esteja vencido no momento, ou que tenha mais de 60 dias vencidos mais de uma vez. Esperamos sinceramente que você considere seriamente este assunto.
Sinceramente,
Michael
Você pode usar nossa ferramenta de cobrança para enviar automaticamente lembretes de pagamento altamente eficazes para seus clientes (o Gerente de Contas a Receber da FG).
Ele rastreia os e-mails que você envia em um histórico de contato com o cliente e registra quaisquer ligações telefônicas. Você poderá ver se o cliente abriu ou clicou no seu e-mail. Os e-mails no FG Receivables Manager também têm visualizações detalhadas das faturas e a capacidade de receber pagamentos.