Se você está planejando um evento, há uma etapa essencial para que esse evento aconteça: criar o orçamento do evento. Felizmente, é uma ação repetida para que você possa facilmente criar uma estrutura básica para o seu orçamento, editá-lo ao longo do caminho e usar ferramentas que você provavelmente já tem que fazer com que ele venha junto. Pode parecer assustador e finito criar um orçamento de evento, mas desde que você faça um que seja realista e que seja construído em caso de emergência, você estará pronto.
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- Use Spreadsheets – nós recomendamos se você seguir este caminho para usar uma Planilha do Google, pois é muito fácil para qualquer um que precise de acesso ver uma versão constantemente atual do seu orçamento.
- Potencialmente olhe para o software de orçamentação de eventos – Se você está criando orçamentos que são muito complexos
- Adicionar itens para cada detalhe
- Saber os seus prazos – quando os pagamentos são devidos (estar atrasado pode incorrer em um custo extra)
- Adicionar valores esperados e custos reais para que você possa ver se você está acima do orçamento
Para que você está fazendo o orçamento?
O primeiro passo para criar o seu orçamento de evento é calcular cada parte do seu evento que pode potencialmente incorrer em um custo. Ao incluir cada parte do evento, você é capaz de obter um orçamento mais preciso versus um orçamento que simplesmente inclui as partes maiores de um evento. Esta é uma etapa preliminar que você pode continuar a refinar ao longo do caminho enquanto fala com os fornecedores e obter uma visão mais precisa do seu orçamento.
Ferramentas de orçamentação não precisam ser fantasiosas – você pode iniciar esta etapa tão rapidamente quanto abrir uma Folha do Google vazia e inserir itens de orçamento, para economizar tempo você pode pular a criação do orçamento do seu evento do zero e fazer o download da nossa planilha de orçamento do evento na parte inferior.
Se você decidir construir seu próprio início criando algumas colunas:
Item
Isso é para cada item individual no seu orçamento do evento. Ao listar itens no orçamento do seu evento, seja o mais específico possível. Decomponha cada item individual pelo qual você estará pagando. Não junte os itens. Por exemplo, agrupar álcool e comida juntos pode parecer fazer sentido, mas pode causar alguns problemas. Isso pode causar problemas se você precisar fazer alterações ou cortar um item no planejamento. Digamos que você queira adicionar mais $100 ao item da linha de alimentos e álcool. Para onde iria esse dinheiro? A chave é ser o mais detalhado possível ao criar o orçamento do seu evento e manter cada item separado. Quanto mais detalhado melhor.
Descrição
Descrições são absolutamente necessárias para o orçamento do seu evento! Adicione uma descrição detalhada ao item que você vai precisar para o seu evento. Esta é uma coluna importante para incluir no caso do seu orçamento precisar ser aprovado por alguém da sua organização que pode não saber o que é cada item. Se essa pessoa não estiver diretamente envolvida no planejamento, ela não saberá o quanto o item é essencial ou não essencial para que o seu evento aconteça. Ao adicionar uma descrição, você pode esclarecer por que ela é necessária e o que é obrigatório.
Montante necessário
Quantidades desempenham um grande papel no orçamento. O aumento das quantidades pode drenar rapidamente o seu orçamento. Por outro lado, eliminar quantidades desnecessárias de algo pode rapidamente reabastecer o seu orçamento. Rastrear o que você acha que vai precisar antes do evento, bem como anotar as quantidades reais que você usou irá ajudá-lo a moldar o seu futuro orçamento de eventos.
Custo Estimado
Embora os custos vão variar, simplesmente saber um número de um estádio pode ajudá-lo a entender que tipo de orçamento você precisa para o seu evento. No próximo passo, vamos tratar de como obter o custo estimado o mais próximo possível do custo real para obter um orçamento preciso.
Custo Real
Apenas como o nome sugere, esta coluna é onde você vai rastrear o custo real do item. Este passo é crucial para futuras sessões de orçamentação para compreender como os custos estão a aumentar (ou a diminuir). Servirá como referência ao planejar o evento para os próximos anos.
Como pesquisar os custos do orçamento do evento
Agora que você tenha o início de um orçamento do evento, você pode se concentrar em aproximar seus custos estimados dos custos reais. Pesquisar preços ajudará a pintar um quadro de como será o seu orçamento real.
Look Into Past Events
Se você já organizou este evento anteriormente, você pode olhar para trás para o montante que foi gasto em eventos anteriores. Veja os itens que foram utilizados, e o entorpecimento dos convidados que compareceram. Se você espera que o evento se expandirá no ano corrente, é importante manter tudo proporcional em seu orçamento, usando multiplicadores. Os dados históricos ajudarão a estabelecer um orçamento de referência.
Encontre os Fornecedores
Você pode ir um passo além, obtendo detalhes do orçamento diretamente do site dos fornecedores ou telefonando para eles. A maioria dos vendedores são capazes de fornecer números gerais para lhe dar uma melhor idéia do orçamento que você está procurando.
Chamar fornecedores e vendedores para obter preços nem sempre é o processo mais rápido, mas pode ajudá-lo a obter uma estimativa realista dos custos. Uma vez conectado com um fornecedor, dê-lhes o máximo de detalhes sobre as necessidades do seu evento e peça o custo e o que este custo inclui. Pode haver custos que você pode ter deixado de fora como gratificações, taxas de serviço ou impostos. Certifique-se de que o fornecedor lhe forneça a discriminação de custos o mais completa possível. Examine cada item para cada cotação dos fornecedores e descubra quais fornecedores funcionarão melhor para o seu evento. É claro, sempre escolha o fornecedor que se encaixa na sua visão, orçamento e você gosta de trabalhar com ele. Não escolha alguém só porque é o lance mais baixo.
Time to Get Real: Estimating The Costs
Agora você tem uma idéia geral do que esperar quando se trata de custos, é hora de descobrir os itens. Leve-se através do ciclo de vida do seu evento: quais são algumas das coisas que lhe podem custar dinheiro pelo caminho? Não se limite apenas aos itens grandes como o seu local, comida e bebida, e AV (embora estes façam parte da lista). Você precisa pensar em custos menores como impostos, taxas, gratuidade, marketing e viagens. Pequenos custos podem acabar devorando seu orçamento se você não os contabilizar no front end.
Aqui estão algumas coisas a considerar para itens da linha de orçamento:
- Custos de viagem para o seu evento: Existe um bloco de salas para o seu evento? Quanto será necessário para voar com toda a sua equipa? E uma vez que você chegue lá, será uma viagem de táxi de $100 para o local do evento? Qual é a diária diária para as refeições diárias da sua equipa?
- Alimentos e Bebidas: Há um mínimo que você vai pagar para contratar um determinado fornecedor para o seu evento? Quais são as taxas de serviço e as gratificações? O seu evento é mais adequado para um bar a dinheiro ou um bar com um barman? Se sim, quantos bares você deveria ter? (Dica profissional: use uma ferramenta como o Social Tables’ Pocket Planner para usar quantidades aprovadas pelo CIC para alimentos e bebidas.
- AV: Dê uma olhada na sua citação AV: quais componentes você absolutamente precisa versus o que é um bom para ter? Existem partes do acordo AV que podem ter um custo adicional como taxas de danos ou per diems? Quais são algumas taxas AV a ter em conta? O que você não deve cortar o orçamento OU sempre planejar quando se trata de necessidades AV? O seu fornecedor interno de AV inclui taxas que você deve estar ciente?
- Locação de locais: Que local/aluguel de espaços/ custos ocultos existem? Você poderia ser cobrado após o fato de danos ao espaço?
- Os diferentes espaços poderiam ter custos diferentes?
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- Hoteis de luxo
- Balas
- Balas
>Apartamentos pequenos de descanso
- Espaços de reunião com pacotes com tudo incluído com F&B, AV, wi-fi e suporte no local
- Os diferentes espaços poderiam ter custos diferentes?
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Não todos esses itens de linha encontrarão seu caminho no seu orçamento, mas vale a pena ter em mente se você planejar uma variedade de eventos.
Quanto deve ser incluído num fundo de “dia chuvoso”
- Ponha o seu orçamento para quaisquer custos inesperados (eu normalmente construo em 15% só por precaução)
- Quais são os maiores custos variáveis?
- Custos de cancelamento: ninguém gosta de cancelar um evento, mas se tiver de o fazer, o que é que pode potencialmente custar-lhe no final?
- Cenários de cancelamento! Pense sobre as piores coisas que poderiam acontecer e planeje de acordo.
Dicas para fazer um orçamento
Não procrastinar a criação do seu orçamento. Pode parecer uma tarefa assustadora, mas é um primeiro passo vital na sua jornada de planejamento de eventos. Se você não tem certeza de quando isso deve acontecer, confira nosso guia de cronograma de eventos.
Definir o foco do seu evento. Você quer que as pessoas saiam se lembrando do ambiente elétrico, ou quer que elas saiam se lembrando da comida deliciosa? Qual é o seu objectivo? Por que você está realizando o evento? Atribua os seus fundos de acordo com as suas prioridades.
Quantos mais detalhes você acrescentar, mais preciso será o seu orçamento. Ignorar um pequeno item pode ser a diferença entre estar abaixo ou acima do orçamento.
Cuidado que às vezes o custo de um elemento é dependente do custo de outro. Por exemplo, os custos do seu AV podem mudar dependendo do local escolhido. Isto é especialmente verdade se o seu local exigir pessoal do sindicato.
Explorar todas as opções de local. Alguns locais mais novos estão se transformando em lojas de eventos de uma só parada, que ajudam a eliminar a ida e volta de fornecedores de vários eventos. Estes novos locais podem potencialmente poupar-lhe uma quantia significativa de dinheiro a longo prazo! Para não falar no tempo. Basta ter certeza de que este tamanho único se encaixa perfeitamente na sua visão para o seu evento.
Não subestime um item para fazer o seu orçamento parecer bonito. Subpreçando algo pode ficar bem no papel (ou na tela), mas acabará levando à perda de dinheiro quando o evento ganhar vida.
Utilize o seu fundo de dia chuvoso apenas para emergências. Pode ser tentador usar a sua rede de segurança para adicionar alguma extravagância ao seu menu ou para adicionar alguma decoração extra. No entanto, mergulhar nos seus fundos de reserva por frivolidades pode deixá-lo numa confusão se ocorrer uma verdadeira catástrofe.
Faça a sua pesquisa. Se você colocar na hora de pesquisar locais, empresas de catering e empresas de AV, você pode acabar economizando muito dinheiro. Pode ser aborrecido, mas você encontra as melhores ofertas quando compara todas as suas opções.
Certifique-se de que todos estão na mesma página. Depois de criar o seu orçamento, certifique-se de que o compartilha com todos os envolvidos no evento. Você pode saber quanto você quer gastar, mas o resto da sua equipe pode ter uma idéia diferente. Você precisa da equipe inteira na mesma página.
Não tenha medo de gastar. Você nem sempre tem que ir com a opção mais barata se você tiver dinheiro para isso. Sim, você pode ser recompensado por mostrar ao seu chefe um recibo que está incrivelmente abaixo do orçamento, mas a qualidade de um item também é importante! Adicionando um pouco de dinheiro extra aqui e pode haver a diferença entre um evento medíocre e uma experiência incrível. Invista em fornecedores que você sabe que vão ajudar a elevar o seu evento.
Gastar dinheiro pode ser uma parte estressante do planejamento do evento. Ninguém gosta de ver o dinheiro ganho com muito esforço voar para fora da conta bancária! No entanto, este stress pode ser aliviado com a criação de uma simples folha de cálculo do orçamento e fazer o seu trabalho de casa. Sentar-se e ligar os números não só lhe permite ver visualmente para onde vai e vem o seu dinheiro, como também o obriga a pensar no foco do seu evento. Vai ajudá-lo a definir prioridades durante o planejamento. É preciso investir mais dinheiro em AV? Há dinheiro suficiente para uma boa refeição?
Conclusão
Sem este elemento crítico, você pode acabar ficando muito despreparado para o seu próximo evento. No entanto, desde que siga os simples passos acima e tenha em mente todas as nossas pequenas dicas e truques, você pode estar bem encaminhado para criar o melhor evento (mais econômico) do ano.