Como agendar o seu dia para uma produtividade óptima

Veja o nosso guia completo sobre como criar uma agenda para tirar o máximo partido dos seus dias.

Todos temos as mesmas vinte e quatro horas todos os dias. Então porque é que as pessoas bem sucedidas fazem tanto nas suas vinte e quatro horas enquanto outras lutam para realizar as tarefas numa lista básica de tarefas?

Uma resposta é a gestão do tempo. Muitas pessoas têm dificuldade em usar o seu tempo de forma eficiente ao longo do dia. Mas se for você, não se preocupe. Usando dicas de produtividade e criando e mantendo uma programação diária eficiente, você pode fazer mais e fazer melhor a cada dia.

Porquê Programar o Seu Dia é Importante

Como Programar o Seu Dia

• Definir o Seu Porquê
• Definir Prioridades
• Estimar o Tempo que uma Tarefa Demorará
• Trabalhar de forma mais Inteligente, Não Mais Difícil

Tipos de Técnicas de Agendamento

• Criar uma Rotina Manhã Produtiva
• Anular a Troca de Tarefas
• Tarefas em Lote
• Expectar o Inesperado
• Tecnologia de Alavancagem
• Papel de Memória
• Coma o Sapo
• Avalie e Pivot

Porquê Agendar o Seu Dia é Importante

O tempo é um recurso finito para todos nós. Deixar o seu número limitado de dias e horas ao acaso não é uma gestão de recursos responsável. Em vez disso, use um horário e colha as recompensas:

• Reduzir o tempo perdido: A menos que você esteja colocando “Passe 2 horas em Mídias Sociais e Videogames” no seu horário diário, então usar o seu horário evita que você perca tempo com coisas que não estão na agenda.
• Incrementar a Felicidade: Até a ciência concorda. Seguir uma agenda torna-o mais feliz!
• Impromover a Produtividade: Faz-se mais quando se segue um horário.
• Reduzir o Stress: A programação cria mais certezas que reduzem o stress – e isso melhora a saúde. Win-win!
• Facilitate Collaboration: Sempre que estás a trabalhar com uma equipa, um horário mantém-vos todos na mesma página, no mesmo lugar e ao mesmo tempo.

Como agendar o vosso dia

É claro que agendar o vosso dia é valioso. No entanto, você não pode simplesmente jogar coisas no seu calendário de gatinhos bonitos e esperar por uma vida produtiva.

Em vez disso, você precisa de uma estratégia para que você possa programar a produtividade e fazer o trabalho importante de forma eficiente. Aqui estão alguns princípios orientadores para o ajudar a usar um calendário para dias eficientes.

Sejamos realistas. Nem tudo o que fazemos em um dia é divertido. Há definitivamente tarefas que simplesmente não queremos fazer. Podemos contar com a coragem e determinação para passar a energia, mas isso pode sugar a energia. Em vez disso, encontre a motivação interna definindo seu porquê.

O porquê de cada um é diferente, mas é o significado e o propósito por trás de tudo o que fazemos. Este conceito foi popularizado por Simon Sinek em seu livro Start With Why (Comece com o Porquê). Sinek demonstra que “porquê” pode realmente motivar indivíduos e empresas a alcançar seus objetivos.

Seu porquê deveria ser maior que “Porque eu tenho que ser”, ou “Porque alguém me disse para ser”. Para um indivíduo, pode haver uma razão para proporcionar uma vida segura e feliz aos seus filhos. Para as empresas, um porquê pode ser mais parecido com: “Para ajudar as pessoas a ter sucesso”

Então, tudo o que você faz como pessoa ou como empresa deve estar ao serviço disso.

Existem literalmente milhões de maneiras que você poderia gastar cada dia. E você não pode fazer tudo. Sem prioridades, você pode se encontrar gastando tempo em tarefas que não o levam a lugar algum. E se você é um líder ou gerente de equipe, você quer definir prioridades para sua equipe, para que eles saibam o que é importante, também.

Então você tem que descobrir o que realmente precisa ser feito para atingir seus objetivos em serviço ao seu porquê. Primeiro, escreva tudo o que você puder pensar. Depois, elimine tudo o que não esteja relacionado com o seu porquê. Depois ponha as suas prioridades em ordem de importância.

Guardar uma direcção para entrar é tão importante como ir. Uma viagem sem destino pode ser interessante, mas sem um destino em mente, quem sabe onde você vai parar.

Após você ter descoberto o que precisa fazer, descubra quanto tempo vai demorar. E não estamos falando de quanto tempo vai demorar em terra de fantasia. Você precisa saber quanto tempo realmente leva para fazer a coisa.

Um dos erros mais comuns de programação que as pessoas cometem não é estimar corretamente quanto tempo uma tarefa ou projeto levará. “Se você sobrestimar ou subestimar o tempo que isso realmente levará, é mais provável que você jogue fora todo o seu cronograma. Pior ainda, você pode perder um prazo ou desperdiçar tempo valioso para você e as principais partes interessadas, como funcionários e clientes”

Então, você precisa ser real consigo mesmo e encorajar sua equipe a fazer o mesmo. Tire uma semana ou duas e acompanhe o seu tempo. Quanto tempo você leva para escrever 1.000 palavras ou responder e-mails? Então, você pode planejar seu horário de forma realista, melhorando suas chances de sucesso.

Tim Ferriss, autor da Semana de Trabalho de 4 Horas, está em alguma coisa. Na era da agitação, às vezes sentimos que temos que ir o tempo todo. Mas e se usássemos o nosso tempo de tal forma que nos permitisse trabalhar menos? Então estaríamos em algo também.

Ferriss defende uma estratégia de trabalho mais inteligente usando sistemas que tornam “impossível comportar-se mal”. Então ele não tem que confiar no recurso finito da força de vontade. Assim, estabelecer sistemas produtivos é um passo chave para Ferriss.

Outras formas de trabalhar de forma mais inteligente envolvem a identificação dos seus tempos mais produtivos do dia e depois agendar tarefas chave para esse período de tempo. Para muitos de nós, os níveis de energia são mais altos pela manhã. No entanto, se você é uma verdadeira coruja noturna, sinta-se livre para aproveitar esse tempo para fazer as coisas.

Você também precisa ser estratégico. Sim, há muitas maneiras de alcançar o seu objectivo. Ao escolher o caminho a seguir, tenha em conta o risco-benefício do que está a fazer. Você pode ligar para 100 pessoas e conseguir um sim. Ou você pode chamar a frio as dez pessoas certas para o mesmo benefício.

Tipos de Técnicas de Agendamento

Não há uma solução de tamanho único para criar a programação mais produtiva. Mas estas técnicas de agendamento podem ajudá-lo no seu caminho.

Comece o seu dia de folga com uma rotina matinal que reforça a produtividade.

De acordo com Hal Elrod, autor de The Miracle Morning, “Como você acorda todos os dias e sua rotina matinal (ou falta dela) afeta dramaticamente seus níveis de sucesso em cada área da sua vida. Manhãs focadas, produtivas, bem sucedidas geram dias focados, produtivos, bem sucedidos”

Elrond deu a volta à sua vida acordando às 5 da manhã para passar o tempo em silêncio, meditando, lendo e se exercitando. Isto deu o tom para seus dias e ele foi capaz de sair de uma dívida esmagadora e alcançar novos níveis de sucesso.

Sua manhã perfeita pode parecer diferente da de Elrond, mas faz sentido reservar tempo cedo a cada dia para determinar o curso do resto do dia.

Multi-tarefas pode parecer eficiente. Afinal de contas, você está fazendo mais de uma vez, certo? Errado. Na verdade, embora você esteja fazendo mais de uma vez, você não está realmente conseguindo fazer mais. Está a fazer menos.

Na verdade, o verdadeiro custo da multi-tarefa pode ser até 40% da sua produtividade. Cada vez que você se move entre tarefas, o seu cérebro leva tempo para mudar. Além disso, as pessoas são mais propensas a erros quando se muda de tarefa. E quanto mais complexa a tarefa, maiores são as perdas.

Então, faz sentido fazer apenas uma coisa de cada vez. Isto permite que você se concentre verdadeiramente no que está fazendo. Então você pode fazê-lo de forma mais eficiente.

Quando estiver agendando o seu dia, evite a troca de tarefas, se possível. Dê a si mesmo tempo suficiente para completar as tarefas de uma só vez. Oh, e quando o estiveres a fazer? Não verifique seu e-mail.

Vimos como a troca de tarefas pode impactar a produtividade. Entretanto, todos nós temos mais de uma coisa a fazer em um dia. Assim, você pode minimizar o efeito da mudança de tarefa através de lotes de tarefas e usando a programação de blocos.

Você pode definir “tarefas semelhantes” de várias maneiras. Mas a chave é que as tarefas devem ter uma característica unificadora que as torne mais eficientes quando feitas em conjunto. Pense em fazer recados. Faz mais sentido ir a qualquer lugar em uma determinada localização geográfica.

Simplesmente, você pode fazer tarefas em lote em termos da mentalidade necessária para fazê-las. Por exemplo, tarefas administrativas têm um tipo de mentalidade, mas tarefas criativas como escrever um post de blog ou código de depuração requerem algo completamente diferente. Mas agrupando tarefas por mentalidade, você pode reduzir o impacto da troca total de engrenagens.

Elon Musk usa o famoso “task batching” para ter certeza de que ele faz tudo pelo seu negócio e ainda passar tempo com a sua família. Task batching é o processo de agendar como tarefas em conjunto para que você possa fazê-las mais eficientemente.

Você não pode prever o futuro, mas você pode ter certeza de que algo inesperado acontecerá em algum momento. Você não sabe o que é ou quando vai acontecer, mas está lá fora. E um cronograma produtivo levará isso em conta.

Provavelmente isso já aconteceu com você. Você identificou o seu porquê e criou as suas prioridades e tarefas. Você programou as tarefas-chave para o seu tempo mais produtivo. Você era uma estrela do rock de produtividade.

Então, de repente, surge uma emergência. Você empurra tudo para o lado para resolver essa tarefa urgente. O seu horário eficiente morre de morte dolorosa.

Também não tem de ser um projecto urgente. Pode ser um miúdo doente a manter um membro da equipa em casa. Pode ser uma emergência meteorológica a manter todos em casa. Pode ser uma paragem inesperada do servidor, atrasando o ritmo de todos. As pequenas coisas podem matar a produtividade tão eficazmente quanto as grandes coisas. E francamente, são mais comuns.

Just como se fosse uma gestão inteligente de dinheiro ter um fundo de poupança de emergência, você também deveria ter um fundo de tempo de emergência. É claro que não pode acumular tempo, mas pode construir uma almofada de tempo na sua agenda. Assim, quando o inesperado surge, você está pronto.

Tecnologia é realmente boa na programação. Afinal, em um nível básico, uma programação é apenas uma planilha de cálculo. Mas a tecnologia de agendamento pode ir muito além de uma simples grade.

Ferramentas como o calendário do Google ajudam a agendar tarefas recorrentes, tarefas de código de cores, definir lembretes e até mesmo compartilhar calendários entre as equipes. Tudo isso aumenta a eficiência da sua agenda. Além disso, eles evitam que você esqueça aquela reunião de clientes.

No entanto, você também pode fazer muito mais. Use um aplicativo para iPhone para acessar o seu calendário em movimento. Elimine os telefonemas e e-mails para agendar reuniões, permitindo que outros agendem reuniões directamente no seu calendário.

As possibilidades são infinitas!

Como a tecnologia está a aumentar o seu jogo de agendamento, não desconte o valor do papel neste mundo digital. Planificadores de papel, revistas de balas, listas de afazeres e outras ferramentas analógicas podem ser igualmente úteis.

Na verdade, a planificadora líder da indústria de planificação Erin Condren’s Lifeplanner recebeu o selo de aprovação Good Housekeeping como uma ferramenta de produtividade. E sistemas de notebooks como o Ryder XXX Bullet Journal também têm tendência para serem ferramentas de produtividade.

De fato, nada bate uma boa e antiquada lista de afazeres para manter os indivíduos no caminho certo. Escrever coisas para baixo poupa-lhe o trabalho de se lembrar delas. E a recompensa de riscar coisas da sua lista pode ser altamente motivacional.

De acordo com Mark Twain, “Se é o seu trabalho comer um sapo, é melhor fazer isso logo pela manhã. E se é o seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro”

Usando esta lógica, um método de programação é colocar as tarefas mais difíceis, mais importantes em primeiro lugar. E se você tem mais de uma dessas tarefas, você deve fazer a mais difícil antes das mais fáceis.

Para usar este método, você deve ser capaz de identificar a sua prioridade chave para o dia. Em última análise, a prioridade deve ser singular, uma vez que não podemos fazer duas coisas ao mesmo tempo. (Veja Troca de Tarefas!)

As tarefas mais difíceis são muitas vezes as mais propensas a procrastinação. Afinal, a maioria de nós realmente não quer comer um sapo. Por isso, fazê-las logo pela manhã evita que você as empurre o dia todo. Além disso, uma vez terminadas, você tem tempo livre para fazer tarefas mais divertidas.

Aferir a produtividade pode ser um alvo em movimento. E você pode ter uma programação perfeita, mas então tome tempo para avaliar os resultados dos seus esforços. Você e a sua equipa estão a ser pessoas verdadeiramente produtivas?

Aqui estão algumas questões chave a colocar a si e à sua equipa para avaliar a eficácia do seu horário:

• Você está a cumprir os prazos?
• As estimativas de tempo estão correctas?
• Imperturbações imprevistas interferem com os prazos?
• Você se sente sob a pressão do relógio?
• Trabalhou o nosso horário de reuniões?

Após ter reunido os seus dados, você pode tomar decisões informadas sobre para onde ir a partir daqui. Os prazos em falta podem indicar um orçamento de tempo pobre, um problema que é facilmente resolvido no próximo mês, sprint, ou trimestre. Reuniões extras podem ser eliminadas. Mais acolchoamento pode ser adicionado para acomodar problemas imprevistos.

Conclusão

Existem tantos truques e ferramentas para horários produtivos criativos que realmente funcionam no local de trabalho e em casa. Se você não estiver tentando, você pode estar jogando dinheiro pela janela. E não podemos pensar em nada menos produtivo que isso!

Quais são as suas melhores dicas e rotinas de produtividade?