Uma carta de reconhecimento é tanto um recibo como uma ferramenta de relações públicas. Seu objetivo é informar ao leitor que itens solicitados em uma comunicação prévia, geralmente uma consulta ou uma carta de pedido, foram recebidos.
O escopo pode ser realmente bastante breve, apenas o suficiente para completar um ciclo de comunicação empresarial. Confirmar o dia em que um item chegou ou expressar alguma apreciação por ter um pedido satisfeito pode ser tudo o que é necessário.
Lembrar, o que conta é o pensamento. Uma carta de reconhecimento é uma cortesia profissional rotineiramente estendida por pessoas bem sucedidas na construção e manutenção de relações comerciais produtivas.
Identifique seu leitor
Uma carta de reconhecimento deve ser endereçada a uma pessoa que requer um recibo para um item enviado. Se você não souber o nome do remetente, você pode encontrá-lo no fechamento complementar de uma carta anterior; uma consulta original ou uma carta de encomenda, por exemplo. Esse nome deve ser colocado no cabeçalho interno e na saudação do seu aviso de recepção. Também deve ser incluído na linha superior do envelope.
Lembrar que as pessoas fazem negócios com as pessoas primeiro, os negócios depois. Quando você se dirige ao seu leitor pelo nome, você reconhece sua importância e valor como um ser humano individual.
Establish Your Objective
O objetivo de uma carta de agradecimento é informar ao leitor que os itens esperados foram, de fato, recebidos. Você deve ser breve.
No corpo o escritor deve mencionar um ponto específico, esclarecendo para o leitor que é uma parte importante de seu objetivo geral, deixando-o saber que mais discussão será esperada em sua próxima reunião.
Determine Your Scope
O escopo de uma carta de agradecimento pode ser bastante breve, uma ou duas linhas, cujo objetivo é notificar o leitor que um pedido foi atendido. Quando um diálogo contínuo é necessário, o âmbito pode ser alargado para incluir novas informações.
No corpo o escritor deve fornecer o nome do seu assistente, uma segunda pessoa de contacto com quem ele pode falar caso ela não esteja disponível para atender a sua chamada. Isto estabelece uma linha de comunicação que indica o seu sério interesse em explorar uma nova relação comercial.
Organizar a sua carta
Organizar a sua carta de reconhecimento estabelecerá uma ordem lógica para apresentar as suas informações. Você já começou esta tarefa estabelecendo um objetivo e determinando seu escopo. Volte a consultá-los. Juntos eles incluem muito do conteúdo que se tornará o corpo da sua carta.
Um simples esboço irá organizá-lo. Comece por criar uma lista de pontos relevantes e coloque-os na ordem sequencial que melhor irá ajudar o seu leitor. compreenda o seu reconhecimento. Estes pontos tornar-se-ão a espinha dorsal do seu rascunho; o seu esboço tornar-se-á uma lista de verificação.
Draft Your Letter
Trabalhar a partir de um esboço é a forma mais simples de redigir uma carta de agradecimento. Você já se organizou criando uma lista. Consulte-a e transforme cada fragmento em uma frase completa e completa expressando um único pensamento ou idéia.
Para que seus pensamentos e idéias sejam transmitidos de forma coesa, escreva com a voz mais natural possível. Tente escrever seu rascunho rapidamente e depois leia-o em voz alta. Concentre-se em comunicar o seu objectivo ao seu leitor. Certifique-se de que o âmbito da sua carta contém toda a informação relevante incluída na sua lista organizacional.
Cuidado de que está a escrever um rascunho. Por enquanto você pode ignorar a ortografia, gramática, pontuação, frase e estrutura de parágrafos. Esses são detalhes técnicos que você prestará atenção na etapa final quando revisar e rever seu trabalho.
Fechar sua carta
Uma carta de reconhecimento deve fechar de forma profissional. Uma vez que seu último parágrafo seja escrito, assine entre um fechamento de cortesia como “Sinceramente” ou “Obrigado” e seu nome impresso.
Se você está escrevendo em conjunto com um dever oficial, coloque seu título abaixo do nome impresso. Informações adicionais, como comentários de ditado, notificação de anexos, anexos e cópias enviadas a outros indivíduos, devem ser colocadas abaixo da linha do título.
Review and Revise Your Acknowledgement Letter
Reviewing and revising your acknowledgement letter is the final step in the writing process. Você verificará seu rascunho nesta etapa, certificando-se de que seu objetivo é claro e seu escopo é conciso. Coloque-se no lugar do leitor enquanto examina o rascunho. Pergunte-se, como destinatário, se você é capaz de compreender o pedido rapidamente e se foi incluída informação suficiente para permitir uma resposta atempada.
Localize primeiro os erros óbvios. Verifique a ortografia, a estrutura das frases e os erros gramaticais. Lembre-se de que uma voz passiva não é tão comandante quanto uma voz ativa. Você quer que sua carta seja forte, então escreva com uma voz ativa.
O importante a ter em mente é a coesão geral de toda a unidade. Procure precisão, clareza e uma sensação de completude. Pergunte-se se as transições entre parágrafos estão a funcionar e se o seu ponto de vista, tom e estilo são consistentes ao longo do texto.
Examine cuidadosamente as suas escolhas de palavras. Palavras ambíguas levam a confusão. Jargões e termos abstratos podem não ser entendidos de forma alguma e afetos, clichês e linguagem banal não servem a nenhum propósito real e irão obscurecer seu objetivo. Você quer ajudar seu leitor a entender exatamente o que você quer, então remova tudo o que não for útil.
E finalmente, se você não tiver escrito uma abertura ou uma conclusão agora é a hora. A introdução precisa levar ao corpo de sua carta uma declaração firme sobre o assunto do seu reconhecimento e informações de apoio suficientes para manter o leitor lendo. Seus comentários finais precisam reiterar seu objetivo com uma pergunta que exija uma ação.