Dyskusje panelowe to podstępny biznes. Mogą być bardzo dobre lub bardzo złe, a wszystko zależy od moderatora.
Nie panikuj jednak. Jeśli nigdy nie moderowałeś panelu, a zostałeś o to poproszony, oto twoje źródło mądrości.
Poprosiliśmy trzech naszych kolegów – którzy wszyscy są doświadczonymi moderatorami paneli – o przygotowanie listy istotnych wskazówek, które pozwolą ci przeprowadzić dynamiczną, wywierającą duży wpływ dyskusję panelową. Wszystkie są sprawdzone i przetestowane. Spróbuj i przetestuj je również.
Dokładnie zbadaj temat
Aby być naprawdę dobrym moderatorem, musisz w pełni zrozumieć kontekst. Dlatego przed panelem zagłęb się w temat i zapoznaj się z nim. Nie pozwól, aby cokolwiek cię zaskoczyło.
Jeśli to możliwe, przejrzyj opublikowane prace swoich prelegentów, abyś mógł lepiej odnieść się do ich argumentów lub odnieść się do ich pracy podczas dyskusji panelowej.
Poza tym, dobrze jest być na bieżąco z tym, co jest trendy w branży. Przeszukiwanie Twittera lub przeczytanie kilku nowych wpisów na blogach wpływowych osób nie zaszkodzi.
Spotkaj się z prelegentami przed panelem
Wskocz na rozmowę wstępną ze wszystkimi prelegentami (lub wykonaj indywidualne połączenia) tydzień lub dwa wcześniej, aby omówić przebieg dyskusji panelowej.
Pytaj ich o perspektywę, jaką planują wnieść do dyskusji. Pomoże ci to lepiej zrozumieć ich punkty widzenia i przygotować bardziej dopasowane pytania.
Jak powiedziała nasza Dyrektor ds. Marki i Komunikacji oraz doświadczony moderator, Kursha Woodgate:
„Wcześniejsza dyskusja pomaga moderatorowi uzyskać tło na temat każdego z uczestników i nadaje rozmowie bardziej naturalny przepływ.”
Jeśli czas lub napakowane kalendarze na to nie pozwalają, spotkajmy się przynajmniej w dniu panelu. Synchronizacja w ostatniej chwili jest wciąż lepsza niż pierwsze spotkanie na żywo na scenie.
Skuteczne zarządzanie czasem
Zawsze zaczynaj na czas i kończ na czas. Brzmi łatwo, ale przy napiętym harmonogramie i gadatliwych panelistach może to być nie lada wyzwanie.
Po pierwsze, stwórz szczegółową agendę: ustal realistyczne ramy czasowe na rozpoczęcie, wprowadzenie i własne pytania, biorąc jednocześnie pod uwagę pytania publiczności.
Przejrzyj agendę z prelegentami przed rozpoczęciem dyskusji panelowej. Powiedz im, ile czasu (w przybliżeniu) mają na każdą odpowiedź i poinformuj ich, że będziesz im przerywać, jeśli będą się spóźniać.
Zainspiruj się prezentacjami keynote i trzymaj licznik zegarowy w widocznym miejscu, aby zarówno ty, jak i paneliści wiedzieli, ile czasu ci zostało.
Zacznij od mocnego otwarcia
Dobrze przygotowane i dopracowane intro działa jak teaser dla publiczności i kick-starter dla panelistów.
Nasz szef działu Partnerstw Strategicznych i doświadczony moderator panelu, Juraj Pal, radzi:
„Po przywitaniu się z publicznością dzielę się z nią celami panelu i powodem, dla którego zdecydowaliśmy się go zorganizować. Pomaga to ustawić scenę i kontekst zarówno dla publiczności, jak i dla prelegentów.”
Miłym sposobem na rozpoczęcie panelu jest przeprowadzenie ankiety na rozgrzewkę.
Zaproś publiczność do oddania głosu, a kiedy uzyskasz wystarczającą liczbę głosów, zaproś panelistów do skomentowania wyników. Jest to wciągające i rozpoczyna dialog pomiędzy prelegentami a publicznością.
„Lubię zadawać pytania takie jak: 'Jednym słowem, co przychodzi Ci na myśl, kiedy ktoś mówi 'spotkanie firmowe’? Zestaw skojarzeń zaczyna płynąć, co daje mi duży wgląd w umysły słuchaczy. Lubię wykorzystywać wyniki, aby poznać puls uczestników oraz jako pomost do głównego tematu panelu”, mówi Juraj Pal.
Dodatkowa wskazówka: Przygotuj krótkie wprowadzenia dla każdego z panelistów i włącz je do swojego wstępu. Nie pozwól panelistom przedstawiać się, aby uniknąć długich i nudnych biografii.
Bądź ściśle neutralny
Nigdy nie opowiadaj się po żadnej ze stron ani nie wyrażaj własnych opinii. W dyskusji zadaniem panelistów jest przedstawianie i kształtowanie argumentów, natomiast Twoim, jako moderatora, jest zapewnienie, że dyskusja panelowa przebiega sprawnie, a publiczność czerpie z niej jak najwięcej.
„Unikaj zwrotów takich jak: „To świetna uwaga”, „Genialne” czy „Interesujące”. Jesteś tam, aby ułatwić rozmowę, a nie mówić publiczności, co uważasz za fajne, a co nie.
Takie uwagi pochodzące od moderatora mogą być sugestywne, a chcesz, aby publiczność tworzyła swoje własne opinie na podstawie tego, co słyszy,” zauważył Juraj Pal.
W zamian przytakuj lekko lub powiedz: „Dziękuję ci, Linda, za to”, co brzmi neutralnie i spokojnie.
Wprowadź pytania od publiczności w trakcie debaty
Nawet jeśli masz starannie przygotowany zestaw własnych pytań, nie trzymaj się sztywno swojego toku myślenia.
To, co naprawdę czyni rozmowę dynamiczną, to pytania od publiczności. W końcu to one są głównym powodem, dla którego zebrałeś panel.
Użyj platformy Q&A do crowdsource’owania pytań od uczestników w czasie rzeczywistym i włącz przedłożone pytania do dyskusji panelowej. Istnieją dwa sposoby, w jakie możesz to zrobić.
„Pierwszy z nich to wstawianie napływających pytań do przepływu w sposób ciągły.
Ta opcja jest trudniejsza, ponieważ wymaga dobrych umiejętności wielozadaniowych: Musisz obserwować przychodzące pytania, jednocześnie słuchając tego, co mówią paneliści. Jednakże, dobrze przeprowadzony, ten styl sprawia, że dyskusja jest bardzo wciągająca i integrująca.
Jako druga opcja, możesz zbierać pytania przez cały czas, a następnie odnieść się do nich w dedykowanym okienku Q&A.
To działa dobrze w większości przypadków, ale ryzykujesz utratę publiczności, która musi czekać na główną dyskusję, zanim dotrzesz do ich pytań. To dylemat do rozwiązania dla każdego panelu, który prowadzisz”, mówi Juraj Holub, główny projektant spotkań w Slido.
Nie bój się przerywać panelistom
Paneliści mogą łatwo stać się zbyt pochłonięci rozmową i zagarnąć mikrofon. W takim przypadku, musisz taktownie ich odciąć, aby utrzymać dyskusję panelową w ruchu.
Oczywiście, może to być trudne, ponieważ nie chcesz być niegrzeczny lub urazić mówców.
„Ustalenie oczekiwań jest tutaj naprawdę ważne. Poznanie panelistów przed właściwą debatą pomaga im być bardziej wyrozumiałymi, jeśli ich skrócisz. Pomaga to również zbudować trochę rapportu, abyś robił to bardziej komfortowo, a paneliści bardziej prawdopodobne, aby to zaakceptować”, zauważył Kursha.
Podążaj za wzorcem zdania ludzi i wtrącaj się w razie potrzeby. „Przejdź do łagodnych stwierdzeń wzmacniających, takich jak 'Więc to, co mówisz, to…’, lub przekaż głos innemu paneliście z 'Dziękuję, Mike. Jane, wiem, że ty też masz tu pewne doświadczenie…”.
Subtelna mowa ciała również działa magicznie. Spróbuj wykonać gest ręką, który wygląda tak, jakbyś chciał coś powiedzieć, albo spójrz paneliście w oczy i weź głęboki oddech, jakbyś chciał coś powiedzieć” – radzi Kursha.
Zakończ panel energicznym pytaniem
Gdy czas panelu dobiega końca, upewnij się, że sensownie zamknąłeś dyskusję. Mocne zakończenie jest tak samo ważne jak mocne otwarcie.
Postaw ostatnie, podsumowujące pytanie i zaproś panelistów do odpowiadania na nie po kolei.
Aby dyskusja panelowa nie ciągnęła się przez kolejne dziesięć minut, zadaj pytanie, które zachęca do szybkich, rzeczowych odpowiedzi. Zainspiruj się debatami politycznymi, w których moderator zaprasza uczestników do podsumowania swoich argumentów w krótkim oświadczeniu końcowym.
Spróbuj czegoś w rodzaju: „Ponieważ prawie skończył nam się czas, w ciągu 30 sekund, jakie jest główne przesłanie, które chciałbyś, aby publiczność zabrała ze sobą?”. Albo: „Jaka jest ostatnia rada, którą chciałbyś dać publiczności?”. Pamiętaj, aby zwracać uwagę na czas trwania odpowiedzi każdego panelisty.
W końcowych kilku sekundach podziękuj zarówno mówcom, jak i publiczności za ich udział.
Zawiń
Choć moderowanie panelu może być trudne, nagrodą za dobrze wykonaną pracę będzie wciągająca, dynamiczna rozmowa, która jest wartościowa zarówno dla publiczności, jak i dla samych panelistów.
Mamy nadzieję, że znalazłeś te wskazówki przydatne i że pomogą ci one przybić piątkę twojej pierwszej dyskusji panelowej. Powodzenia!