Witanie nowego klienta lub kontrahenta. Przykładowy list.
Inne rzeczy do rozważenia przy pisaniu listów powitalnych do klientów
Listy powitalne
Listy powitalne to listy napisane w celu uprzejmego powitania i wprowadzenia innych osób do organizacji. Mogą być wysyłane do nowych uczniów w szkole, nowych pracowników w firmie, uczestników konferencji, itp. Głównym celem listów powitalnych jest podniesienie morale odbiorców i poinformowanie ich, że są teraz ważną częścią zespołu. Listy te są uważane za gest uprzejmości i najmilszy sposób na pokazanie odbiorcy, że doceniamy jego obecność, wysiłki lub zainteresowanie. Listy powitalne mogą również zawierać pewne ważne informacje, których odbiorcy mogą jeszcze nie być świadomi.
Pisząc listy powitalne, Twoim celem jest sprawienie, aby odbiorca poczuł się „jak w domu”. Dlatego musisz być tak przyjazny, jak to tylko możliwe. Zacznij od oficjalnego przedstawienia organizacji odbiorcy. Grzecznie podziękuj i pogratuluj mu/jej, że stał się częścią zespołu. Zapewnij odbiorcę, że podjął właściwą decyzję wybierając Twoją organizację. Upewnij się, że zwracasz się do odbiorcy po imieniu. Bądź zwięzły i zawrzyj tylko niezbędne informacje. Zamknij list, ponownie dziękując odbiorcy i podpisz go swoim nazwiskiem i tytułem.
Listy do klientów
Listy do klientów to listy pisane przez firmy do osób lub organizacji, które kupują towary i usługi od tych firm. Listy te mogą być adresowane do konkretnych klientów lub do wszystkich klientów, w zależności od problemu. Jeśli jesteś właścicielem firmy, wiele razy może się zdarzyć, że będziesz musiał napisać do swoich klientów. Na przykład, możesz chcieć wysłać listy z przeprosinami za błędy w rozliczeniach, listy windykacyjne do tych, którzy są Ci winni pieniądze, listy uzupełniające po wizytach pierwszych klientów, listy marketingowe promujące wydarzenia konferencyjne itp. Stałe pisanie do klientów jest niezbędne, ponieważ sprawia, że klienci czują się docenieni i wzmacnia relacje między firmą a klientem.
Wszystkie listy do klientów są formalne. Dlatego powinieneś zachować profesjonalny ton. Zwracaj się do klienta po imieniu zamiast „Drogi ceniony kliencie”. Podziękuj danej osobie za to, że jest Twoim klientem. Przekaż wiadomość jasno i zwięźle, bez mieszania informacji. Oddziel ważne informacje i oznacz je podtytułami. Nie zniechęcaj klienta szczegółowymi warunkami umowy. Zamiast tego umieść je na innej stronie. Poinformuj odbiorcę, jak może się z Tobą skontaktować i jak przestać otrzymywać listy. Zakończ list pozytywną uwagą. Napisz swoje imię i nazwisko oraz podpisz ręcznie list.
.