Po włączeniu w organizacji, która wdrożyła Office 365, Microsoft Flow zapewnia użytkownikom końcowym możliwość tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy między aplikacjami i wieloma różnymi usługami za pomocą konektorów. Do łączenia dostępne są aplikacje firmy Microsoft i stale rosnąca lista usług innych firm. Microsoft Flow pozwala pracownikom tworzyć zarówno proste, jak i bardziej złożone przepływy pracy, które mogą usprawnić pracę przedsiębiorstw w zakresie ich potrzeb związanych z przepływem pracy. Jest to opcja dla użytkownika końcowego, która w większości przypadków nie wymaga dewelopera do przepływów pracy.
W tym wpisie na blogu pokażę, jak można użyć prostego przepływu Microsoft Flow do połączenia formularza Microsoft, który przechwytuje dane, a następnie wypełnić zebrane informacje do listy SharePoint. Lista SharePoint w moim przykładzie jest listą, która jest częścią grupy Office 365. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z Microsoft Forms, jest to bardzo łatwa w użyciu aplikacja, która jest dołączona do subskrypcji Office 365. Jeśli jest włączona w Twojej organizacji, możesz łatwo tworzyć ankiety, sondaże i quizy. Dzięki możliwościom rozgałęziania, możesz tworzyć bardzo profesjonalnie wyglądające formularze do zbierania danych.
Microsoft Forms może brakować niektórych bardziej zaawansowanych funkcji; SurveyMonkey lub TypeForm zapewnia niektóre funkcje, które mogą okazać się pomocne. Jedną z rzeczy, która jest pewna w Office 365, jest zmiana. Jestem pewien, że zobaczymy wzrost funkcji Forms w przyszłości. Microsoft Flow posiada setki konektorów, więc możesz podłączyć formularz SurveyMonkey lub TypeForm do swojej listy SharePoint, jeśli potrzebujesz zaawansowanych funkcji już teraz. Przykładowe formularze, które pokazuję w tym poście, wszystkie wypełniają się do tej samej listy SharePoint.
Często podkreślam znaczenie wokół zarządzania dla grup Office 365 w małych i średnich przedsiębiorstwach. Podczas gdy Office 365 jest zestawem narzędzi do współpracy użytkowników, całkowita dowolność i ogólna zdolność do tworzenia grup nie jest najlepszą praktyką.
W przykładach, których używam w tym poście, historia wsteczna jest prośbą o Grupę Office 365. Formularz zbiera informacje o żądaniu Grupy, a Przepływ wyciąga wyniki i przechowuje je na liście SharePoint, którą IT może następnie przejrzeć i zatwierdzić.
TIP: Zalecam wybranie określonych użytkowników, którzy mogą przeglądać, zatwierdzać, a następnie tworzyć żądaną grupę. Microsoft podaje kilka szczegółów, dlaczego możesz chcieć kontrolować, kto tworzy Grupy Office 365. W tym artykule przedstawiono sposób wyłączenia domyślnej możliwości tworzenia grup usługi Office 365 przez dowolną osobę.
Krok 1: Utwórz swój formularz Microsoft Form
Następny film wideo przeprowadzi Cię przez prosty proces tworzenia formularza Microsoft Form. Formularze będą musiały być włączone w Twojej organizacji. Po utworzeniu formularza From, możemy utworzyć listę SharePoint, która będzie zgodna z polami formularza, a w kroku 3, połączymy formularz z listą za pomocą Microsoft Flow.
To jest mój osadzony Formularz Microsoft.
Łącze do mojego przykładowego Formularza Microsoft.
Tworzenie formularza Microsoft Form jest całkiem proste. Możesz dodać niestandardowe obrazy i użyć szablonów, aby mieć bardzo profesjonalny wygląd. Następny formularz, który widzisz poniżej to TypeForm, również dość łatwy do stworzenia. Jego wersję osadziłem na tej stronie. W następnych krokach, będę łączył zarówno Microsoft Form jak i TypeForm z listą SharePoint za pomocą Microsoft Flow.
Łącznik do mojego przykładowego TypeForm.
Krok 2: Utwórz listę SharePoint
Teraz, gdy masz już gotowy formularz, musisz przygotować listę SharePoint, aby przechwycić dane, które Twój Microsoft Flow zsynchronizuje z listą z Twojego formularza. Jak wspomniano wcześniej w tym poście, zamierzam utworzyć listę, która żyje w ramach istniejącej witryny grupy Office 365. W moim przykładzie utworzę nową listę i utworzę kolumny, które będą pasowały do pól formularza.
Krok 3: Połącz formularz z listą SharePoint
Teraz, gdy masz formularz Microsoft, w moim przypadku również TypeForm i listę SharePoint w witrynie grupy, możesz połączyć dane, które są zbierane na formularzach i wyciągnąć te dane do listy SharePoint za pomocą przepływu Microsoft.
Microsoft Forms i TypeForm, jak również inne usługi formularzy zapewniają pewne opcje łączenia się, przeglądania i raportowania zebranych danych i zazwyczaj pozwalają na eksport tych danych do Excela. W tym przykładzie przenosimy dane zebrane w polach mojego formularza na listę SharePoint, aby zautomatyzować pewien proces. Moja lista SharePoint działa jak zrzut danych Excela, aby złapać dane z pytań na formularzach. Moc SharePoint jest naprawdę to, co można zrobić po dane żyje w liście. Nie zagłębiam się w szczegóły w tym poście, ale mógłbym stworzyć dodatkowe przepływy, które uruchamiają się po tym, jak dane są wypełniane na liście SharePointa. Pomyśl o procesie zatwierdzania, lub może element zdefiniowany jako pilny zostanie wypchnięty na kanał zespołu. Jest wiele dostępnych opcji.
W tym kolejnym filmie będę używał Microsoft Flow. Domyślnie Microsoft włącza Flow i PowerApps na serwerach Office 365, myślenie jest takie, że jeśli użytkownik ma dostęp do tworzenia listy, dlaczego nie zapewnić mu metody lepszej pracy z danymi z tej listy i lepszych środków do zbierania i pracy z danymi z innych źródeł danych.
Możliwe, że te funkcje zostały wyłączone dla Twojej organizacji. PowerApps jest narzędziem do tworzenia aplikacji mobilnych i dostarcza środków do modyfikacji Twoich Formularzy SharePoint. Używając PowerApps możesz zmienić wygląd i sposób działania użytkowników podczas dodawania elementów bezpośrednio do listy SharePoint. PowerApps jest uważany za zamiennik dla formularzy InfoPath. Jeśli posiadasz aktualne formularze InfoPath, które chciałbyś przekonwertować do PowerApps, polecam zacząć od tego wpisu na blogu. Nie musisz używać PowerApps, a w tym poście nie jestem, ale jeśli myślisz nieszablonowo, mogą istnieć korzyści lub powody, aby wykorzystać PowerApps dla tego lub podobnego przepływu, który budujesz.
W tych trzech krokach, zebraliśmy dane zarówno z aplikacji internetowej Microsoft 365 (Microsoft Forms) i nie pokazałem, ale również połączyłem się z moim TypeForm, ten proces był taki sam, ale zaczął się od złącza do TypeForm vs Microsoft Forms. Stworzyliśmy podstawową listę SharePoint w witrynie Office 365 Group i użyliśmy przepływu Microsoft Flow, aby zarówno zebrać te dane, a następnie wypełnić informacje do listy SharePoint.
Microsoft Flow zmieni sposób, w jaki użytkownicy mogą zautomatyzować ich przepływ pracy, w prosty i łatwy sposób. Nie jest idealny, więc chciałbym podzielić się szczerą opinią na temat ograniczeń Microsoft Flow. Przepływ, podobnie jak wiele innych narzędzi Office 365, jest co miesiąc udoskonalany. Jeśli chcesz stać się profesjonalistą, upewnij się, że monitorujesz społeczność Microsoft Flow, aby uzyskać wskazówki.