Ile razy korzystaliście z programów Microsoft Word, Excel lub Outlook i myśleliście: „Chciałbym, żeby ten program potrafił to zrobić”, „to” oznacza rozsądne funkcje, które z jakiegoś powodu nie były zawarte w produktach sprzedawanych przez Microsoft? Twoje życzenie zostało spełnione, dzięki produktowi o nazwie Kutools, który dodaje wiele funkcji brakujących w pakiecie Microsoft Office Suite.
Odkryłem Kutools z frustracji. Tak wiele razy mogę sobie przypomnieć moją frustrację na życzenie, że Word, Excel lub PowerPoint może zrobić coś, co wydawało się oczywistą potrzebą, ale nie było zawarte w programie. Prawie za każdym razem, gdy szukałem rozwiązania, w wynikach wyszukiwania pojawiały się programy o nazwie Kutools, dostępne w odpowiednio nazwanej witrynie ExtendOffice.
W końcu zdecydowałem się wypróbować Kutools. Teraz całe moje biuro korzysta z tego produktu. Chociaż Kutools nie robi wszystkiego, co byśmy chcieli, dodaje tak wiele funkcji i opcji, że aż trudno uwierzyć, że programiści z Microsoftu albo je wszystkie pominęli, albo sprawili, że funkcje są tak trudne do znalezienia, że nigdy ich nie używasz.
Jak Kutools pomaga
Co mam na myśli? Co powiesz na to, gdy połączyłeś wiele list w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel? Niektóre były sformatowane wszystkimi wielkimi literami, inne małymi, a niektóre wydawały się być sformatowane przez gremliny? Wszystko, co chciałeś zrobić, to zmienić przypadek, aby pierwsza litera każdego słowa była wielka. Word może to zrobić, ale Excel nie.
A może kiedykolwiek chciałeś zaszyfrować grupę komórek lub arkusz kalkulacyjny w Excelu? Albo czy ograniczona zdolność Excela do filtrowania danych Cię frustruje?
Również rozważ frustracje związane z Microsoft Word. Czy nie byłoby miło zmienić nazwę dokumentu lub dodać pole wyboru za pomocą jednego kliknięcia? Albo pomyśl o dokumentach, które stworzyłeś w innych programach, które zawierają losowe przerwy, wcięcia i inne irytujące rzeczy w Wordzie. Czy nie byłoby pomocne, aby móc usunąć wszystkie podziały sekcji, a nawet wszystkie te podziały, za pomocą jednego kliknięcia?
Innym częstym zarzutem dotyczącym wszystkich dokumentów pakietu Microsoft Office jest to, że każdy z nich otwiera się w osobnym oknie, podczas gdy otwieranie ich w zakładkach byłoby o wiele łatwiejsze. Skoro już przy tym jesteśmy, czy nie byłoby jeszcze lepiej, gdybyśmy mogli również zmienić styl zakładek, tak aby łatwiej było je zobaczyć?
To tylko niewielka próbka wszystkich dodanych narzędzi i funkcji dostępnych w ExtendOffice i Kutools. Ponadto po zakupie pakietu Kutools instalowane są dwie zakładki na wstążkach programów Excel i Word, jedna o nazwie Kutools, druga o nazwie Enterprise w programie Word lub Kutools Plus w programie Excel.
Zakładka Kutools zawiera funkcje specyficzne dla programu. Jak wyjaśnia witryna ExtendOffice, Kutools for Excel łączy ponad 300 zaawansowanych funkcji i narzędzi w jeden niezwykle poręczny dodatek, który pozwoli zaoszczędzić czas i wysiłek. Podobnie, Kutools for Word jest równie potężnym dodatkiem, który zawiera wiele czasochłonnych operacji, które użytkownicy Worda wykonują cały czas.
And There’s More
Kutools for Outlook jest równie pomocny. Na przykład, wielu użytkowników Outlooka nie posiada serwera Exchange, więc trudno jest tworzyć wiadomości „poza biurem”. Nie z Kutools dla Outlooka, który to ułatwia. Kutools dla programu Outlook może również tworzyć automatyczne kopie kalki lub ślepe kopie kalki, może usuwać zduplikowane kontakty i zadania, a także ma możliwość umożliwienia użytkownikom odpowiadania lub przesyłania dalej wielu wiadomości e-mail jednocześnie.
Jeśli to nie wystarczy, aby wzbudzić Twoje zainteresowanie, rozważ panel Kutools, który rozszerza i wyświetla Word AutoText, ułatwiając tworzenie, kategoryzowanie i używanie AutoText, Zakładek i Podpisów. Dla użytkowników programu Excel, panel Nawigacja Kutools jest pełen przydatnych funkcji. Sekcja Skoroszyt & Arkusz wyświetla wszystkie otwarte skoroszyty i arkusze kalkulacyjne, a sekcja AutoText umożliwia łatwe tworzenie wykresów, clipartów, formuł, obrazów i zakresów danych. Inne sekcje ułatwiają wyświetlanie pełnego zakresu nazw i kolumn oraz sprawiają, że korzystanie z funkcji Znajdź i zamień jest proste.
Ponieważ w naszym biurze używamy Worda i Outlooka bardziej niż Excela, regularnie komentujemy, jak wiele funkcji Kutools ma dla tych programów. Na przykład, uwielbiamy funkcję Konwertuj listę na tekst, która konwertuje wypunktowaną lub numerowaną listę (która może się automatycznie zmienić po dodaniu akapitu) na tekst, eliminując irytującą skłonność Worda do zmiany numeracji akapitów, które mają pozostać ponumerowane, takich jak sekcje briefu lub umowy, które zostały sfinalizowane. Funkcja ta ułatwia również dodawanie tekstu pod numerowanymi nagłówkami bez przypadkowego numerowania innych akapitów.
Karty Enterprise lub Kutools Plus zawierają szeroką gamę dodatkowych funkcji. Na przykład w programie Word można zarządzać dokumentami, konwertować jeden lub więcej dokumentów z formatu .doc na .docx, pracować z problemami dotyczącymi hiperłączy i rozwiązywać je lub eliminować krótkie ostatnie wiersze, które często powodują, że dokumenty programu Word drukują ostatnią stronę z tylko jednym wierszem tekstu. W programie Excel karta Kutools Plus zawiera liczne dodatkowe opcje programu Excel, w tym takie, które znacznie upraszczają filtrowanie i analizowanie danych arkusza kalkulacyjnego.
ExtendOffice oferuje pięć produktów: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word oraz Classic Menu for Office. Office Tab umożliwia korzystanie z zakładek w pakiecie Microsoft Office, dzięki czemu programy te mogą wyświetlać dokumenty i arkusze kalkulacyjne w formacie zakładek stosowanym w przeglądarkach internetowych. Co ważne, opcję tę można wyłączyć z poziomu Centrum zakładek pakietu Office lub wybiórczo zdecydować się na otwarcie dokumentu z wcześniejszymi zakładkami w jego własnym oknie. Wreszcie, dla użytkowników, którzy tęsknią za czasami sprzed paska wstążki, Klasyczne menu przywraca wygląd i menu pakietu Office 2003. Witryna ExtendOffice zawiera również pomocne Tips and Tricks, jak również samouczki demonstrujące wiele funkcji programów.
Koszt
Różne produkty Kutools są licencjonowane w oparciu o liczbę zakupionych licencji użytkownika, ze znacznymi zniżkami dla większych zakupów ilościowych. W chwili pisania tej kolumny, pojedyncze licencje Kutools dla Excela, Worda lub Outlooka kosztują $39 każda, Office Tab – $29, Office Tab Enterprise – $39, Classic Menu for Office – $29.50, Classic Menu for Office Enterprise – $35, a Classic Menu for Office Home and Business – $25. Istnieją również znaczne zniżki dostępne dla licencji wieloproduktowych.
Dopóki projektanci Microsoftu nie włączą tych bardzo potrzebnych funkcji do swoich produktów, Kutools Suite jest doskonałą i stosunkowo niedrogą alternatywą, która pozwoli zaoszczędzić czas, a czas to pieniądz.
.