Nie'nie powtarzaj się: Get More Done with the DRY Principle

Wszyscy przytaknęliśmy, gdy ktoś powiedział, że musimy pracować mądrzej, a nie ciężej. Ale co to oznacza w praktyce?

Programiści komputerowi mają odpowiedź w postaci koncepcji, której używają do pisania bardziej wydajnego kodu: Don’t Repeat Yourself (DRY). Nie musisz być koderem, aby używać tej samej zasady w swojej codziennej pracy, więc przyjrzyjmy się, jak zastosować ją w codziennych zadaniach.

Czym jest DRY?

Termin „nie powtarzaj się” został ukuty w 1999 roku przez Andy’ego Hunta i Dave’a Thomasa w ich książce The Pragmatic Programmer. Zdefiniowali go jako „Każdy fragment wiedzy musi mieć pojedynczą, jednoznaczną, autorytatywną reprezentację w systemie.”

W inżynierii oprogramowania, DRY jest zasadą redukcji powtórzeń w kodzie, odwołując się do pojedynczego źródła lub „wycinka” kodu wielokrotnego użytku, gdy tylko go potrzebujesz.

Wyobraź sobie, że zaprogramowałeś aplikację, która rzuca piłkę dla twojego psa raz na godzinę przez cały dzień. Zamiast pisać cały kod lokalizujący piłkę, podnoszący piłkę i rzucający piłkę 24 razy (raz na każdą godzinę), piszesz kod raz i nadajesz mu nazwę, taką jak throw.ball. Następnie wszystko, co musisz zrobić, to wpisać throw.ball za każdym razem.

Oprócz oszczędzania wysiłku z góry, oznacza to również mniej miejsca na błędy ludzkie: Jeśli napiszesz to samo 24 razy, na pewno przynajmniej raz coś zepsujesz. Dodatkowo, jeśli zdecydujesz, na przykład, że Twoja aplikacja musi rzucać kością zamiast piłką, wystarczy, że zmienisz kod raz, a nie 24 razy.

To przykład z kodowania, ale wszyscy instynktownie unikamy powtórzeń, gdy istnieje oczywiste rozwiązanie. Pozwalamy stronom internetowym przechowywać ciasteczka na naszym komputerze, aby zapamiętały nasze preferencje. Tworzymy listy odtwarzania naszych ulubionych utworów, zamiast wybierać je za każdym razem od nowa. I ładujemy kontakty do naszego telefonu zamiast wpisywać numery do każdego tekstu.

Ale jak możemy uniknąć powtórzeń i zaoszczędzić czas, jeśli chodzi o naszą pracę? Wszystko zaczyna się od ustalenia, gdzie się powtarzasz.

Discover Where You Repeat Yourself

Jeśli kiedykolwiek próbowałeś systemu produktywności, wiele z tego będzie brzmiało znajomo. Systemy takie jak Getting Things Done (GTD) czy Zen to Done podążają za podobnym procesem. Różnica polega na tym, że podchodzimy do tego procesu z laserowym naciskiem na niepotrzebne powielanie.

Pierwszym krokiem jest rejestrowanie codziennych czynności – musisz to robić przez co najmniej tydzień, ale najlepiej przez miesiąc. Śledząc swój czas, będziesz rejestrować rutynowe zadania, ale nie chcesz przegapić zadań, które pojawiają się rzadziej lub nie tak regularnie.

• Dodaj zadania, które są prawdopodobne, ale nieplanowane, takie jak rozpatrywanie skargi klienta.

• Nie zapomnij o zadaniach rocznych (lub miesięcznych, jeśli śledzisz tylko przez tydzień): rzeczy takie jak raporty, audyty, inspekcje, fakturowanie, konserwacja i inne.

• Pytaj innych o ich rutynowe zadania. Pomoże Ci to wypełnić luki.

W tym momencie masz widok z góry na swoje zadania. Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się, które zadania są najlepszymi kandydatami do DRY. Można to zrobić w dowolnej aplikacji, której użyłeś do śledzenia swoich zadań. Możesz utworzyć tagi lub etykiety dla każdej kategorii w swojej liście rzeczy do zrobienia lub aplikacji do śledzenia czasu, dodać kategorie jako dodatkowe kolumny w arkuszu kalkulacyjnym lub po prostu zanotować je długopisem i papierem.

Sugerujemy, abyś skupił się na czterech kluczowych obszarach, notując wszystkie zadania, które należą do jednej lub więcej z poniższych kategorii.

1. Bolesne punkty. Przeglądając swoją listę, prawdopodobnie istnieje garść zadań, które skręcają żołądek jak precel. Może boisz się napisać miesięczny raport lub wysłać przypomnienia do późno płacących klientów. W tej kwestii kieruj się swoim przeczuciem. Jeśli powoduje fizyczną reakcję paniki i wstrętu, lub znajdziesz się prokrastynacji zawsze to zadanie przychodzi, tag go.

2. Bottlenecks. Które zadania wstrzymują resztę Twojego dnia? Może musisz wysłać e-maile do wszystkich kierowników działów i czekać na ich odpowiedzi, zanim będziesz mógł rozpocząć pracę nad raportem. A może musisz zaimportować dane nowych klientów przed uruchomieniem interesujących Cię analiz.

3. Zadania czasochłonne. Tu przydadzą się wyniki Twojego time-trackingu. Czy spędzasz godziny każdego dnia na czyszczeniu skrzynki odbiorczej lub odpowiadaniu na pytania klientów? Jeśli jesteś jak większość ludzi, prawdopodobnie nie doceniłeś, ile czasu zajmują niektóre z Twoich zadań.

4. Powtarzalne zadania. Szukaj powtarzających się zadań, które przebiegają według podobnego schematu za każdym razem, gdy je wykonujesz. Pomyśl jak Henry Ford; zobaczył, że budowanie samochodów to powtarzalny proces i wymyślił metodę ruchomej linii montażowej, która zrewolucjonizowała produkcję. Być może nie budujesz fizycznego produktu, ale są szanse, że coś produkujesz. Może to być tak proste, jak aktualizacja sieci społecznościowej, lub tak skomplikowane, jak nowa aplikacja. Szukaj kroków, które są niemal identyczne za każdym razem, dzięki czemu możesz zbudować własną linię montażową.

Mając wszystkie swoje zadania skategoryzowane, możesz teraz zobaczyć na pierwszy rzut oka, które z nich są pierwszymi kandydatami do leczenia metodą DRY. Z definicji, zadania oznaczone jako powtarzalne są najbardziej prawdopodobne do skorzystania z DRY. Jeśli zadanie nie jest powtarzalne, wyeliminuj je ze swojej listy. Gdy już to zrobisz, priorytetową uwagę należy poświęcić tym zadaniom, które trafiają w najwięcej kategorii.

Patrząc na przykład na powyższym obrazku, oceniłem każde zadanie od 0 do 5 (5 to najwyższa wartość) w każdej z czterech kategorii. Następnie zsumowałem każde zadanie – te z najwyższymi wynikami są tymi, które są najlepsze do leczenia DRY.

Eliminate Repetition at Work

Teraz masz jasny pomysł, które zadania skorzystałyby z DRY, więc nadszedł czas, aby wyeliminować powtórzenia.

Porada 1: Twórz szablony

Kamieniem węgielnym stosowania DRY w życiu zawodowym jest skromny szablon. Za każdym razem, gdy coś tworzysz, niezależnie od tego, czy jest to e-mail, dokument biznesowy czy infografika, zastanów się, czy jest tam coś, co mógłbyś zachować do wykorzystania w przyszłości. Czas spędzony na tworzeniu szablonu pozwoli Ci zaoszczędzić wykładniczo więcej czasu w dół drogi.

Oto obszary, które są najbardziej podatne na szablony:

Emaile

Przy szacowanej średniej 31 maili biznesowych wysyłanych dziennie, skrzynka odbiorcza jest centrum wszechświata pracownika wiedzy. Ale oznacza to również, że prawdopodobnie wysyłasz w kółko te same e-maile.

Po prostu usuwając wszystkie informacje osobiste, możesz stworzyć własny szablon i zapisać go do wykorzystania w przyszłości. Aby uzyskać więcej szczegółów na temat korzystania z szablonów w różnych aplikacjach poczty elektronicznej, przeczytaj o automatyzacji skrzynki odbiorczej.

Komunikacja wewnętrzna

Jeśli wysyłasz cotygodniowe aktualizacje do swojego menedżera, tworzysz specyfikacje dla różnych interesariuszy lub piszesz bilety w swoim bug trackerze, prawdopodobnie spędzasz dużo czasu na wymyślaniu koła na nowo. Przejrzyj swoje ostatnie komunikaty i poszukaj wzorców – nawet prosty szablon pozwoli Ci zaoszczędzić kłopotów z formatowaniem za każdym razem.

Dokumenty zewnętrzne

Propozycje, umowy, faktury – wszystkie wyglądają bardzo podobnie. Usuwając informacje specyficzne dla klientów i partnerów, będziesz mieć szablon do pracy i będziesz mógł go dostosować do każdego przypadku użycia.

Prezentacje

Jeśli prowadzisz więcej niż jedną prezentację rocznie, stwórz sobie szablon prezentacji. Nawet jeśli każda prezentacja jest zupełnie inna, szkielet może być taki sam.

Porada 2: Znajdź odpowiednie aplikacje

Czy istnieje aplikacja, która może wykonać tę pracę za Ciebie?

Odpowiedź prawie na pewno brzmi tak.

Na przykład, być może pisałeś swoje propozycje w edytorze tekstu i wysyłałeś je e-mailem jako załącznik. Jak się okazuje, istnieje całe bogactwo oprogramowania propozycji, które usprawni proces, wysyłając pięknie zaprojektowane propozycje do klientów i informując Cię, gdy zostaną one sprawdzone. I choć nic nie stoi na przeszkodzie, by stworzyć szablon faktury w Google Docs lub Microsoft Word, oprogramowanie do fakturowania zadba o wszystkie powtarzające się czynności, takie jak automatyczne numerowanie faktur, śledzenie tego, co zostało zapłacone i ułatwi rozliczenia podatkowe.

To samo dotyczy w zasadzie wszystkiego, od planowania spotkań do tworzenia ankiet.

Jeśli więc stwierdzisz, że nawet z najlepszymi szablonami, nadal regularnie spędzasz znaczny czas ręcznie dostosowując je, czas rozważyć użycie aplikacji. Właściwe narzędzie do właściwego zadania może oznaczać różnicę między łatwą pracą a wbijaniem gwoździa śrubokrętem.

Porada 3: Zautomatyzuj powtarzające się zadania

Gdy już wybierzesz swój zestaw aplikacji DRY, zauważysz coś: Większość z nich jest stworzona do robienia jednej rzeczy dobrze. A posiadanie dedykowanego narzędzia do wykonywania konkretnej pracy ma wiele sensu. Ale Twoja praca rzadko jest tak prosta i może się okazać, że będziesz przeskakiwał z aplikacji do aplikacji w codziennym przepływie pracy.

Zapier, aplikacje, których używasz najczęściej, mogą ze sobą rozmawiać. Używając zautomatyzowanych przepływów pracy zwanych Zaps, możesz automatycznie przesyłać dane między aplikacjami, usuwając ręczną pracę z wielu codziennych zadań.

Zależnie od tego, które zadania uzyskały najwyższy wynik w ocenie DRY, możesz chcieć stworzyć swój własny przepływ pracy, ale oto kilka pomysłów, od których możesz zacząć:

Zarządzanie projektem

Komunikacja wewnętrzna

Zarządzanie plikami

Automatyzacja jest ostatecznym narzędziem DRY. Pozwala Ci zlecić wszystkie powtarzające się zadania maszynie, dzięki czemu możesz skupić się na projektach, które wymagają Twojego ludzkiego mózgu.

Prawdopodobnie już myślisz o wszystkich zadaniach, które możesz ograniczyć dzięki swojemu arsenałowi szablonów, aplikacji i Zapsów. Ale nie daj się wyprzedzić. Zamiast burzy mózgów na temat hacków z wyprzedzeniem, oprzyj DRY na rzeczywistości swoich zadań.

I pamiętaj, aby na bieżąco sprawdzać, jak to działa. Czy oszczędzasz czas? Czy czujesz się mniej zestresowany? A może Twoje nowe procesy w jakiś sposób zajęły więcej czasu? Czy zautomatyzowałeś coś, co powinno być bardziej spersonalizowane?

W kodowaniu, DRY może oznaczać różnicę między topornymi, zepsutymi aplikacjami a gładkimi, wydajnymi. Jeśli wdrożysz te same zasady w swojej pracy, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na to, co istotne, podczas gdy szablony i roboty zajmą się resztą.

Zdjęcie rąk wpisujących kod z Free-Photos via . Obraz dłoni robiącej notatki od StartupStockPhotos via . Obrazek osoby patrzącej na tablicę ogłoszeń od StartupStockPhotos via . Kreskówka o wydajności z xkcd.