Narzędzia online do planowania zjazdu rodzinnego

Planowanie zjazdu rodzinnego to duża praca, ale ktoś musi to zrobić – a w twojej rodzinie, to możesz być ty. Jeśli tak, to zrób pierwszy ważny krok: Otwórz swoją przeglądarkę internetową. Pomoc, której potrzebujesz, może być tylko kilka kliknięć dalej – i bardziej niezawodna niż twój kuzyn Fred (pobłogosław jego serce).

Pełen zakres bezpłatnych, wygodnych narzędzi online ułatwia planowanie zjazdu rodzinnego od początku do końca, od zbierania listy gości do udostępniania bezcennych nagrań wideo po jego zakończeniu.

W wielu przypadkach, możesz użyć platform online, które już dobrze znasz, takich jak Google Drive , Google Maps i Pinterest. Nawet jeśli musisz nauczyć się nowej strony lub aplikacji, prawdopodobnie znajdziesz dla niej inne świetne zastosowania długo po tym, jak twoje rodzinne spotkanie dobiegnie końca.

Tworzenie listy gości

Gdy zaczniesz generować swoją listę gości, może się okazać, że twoja książka adresowa (jeśli nadal ją masz) jest niestety nieaktualna. Być może nie nadążasz za kuzynką odkąd poszła do szkoły, wstąpiła do wojska, wyszła za mąż, rozwiodła się lub podjęła pracę w Topece… a może w Toledo?

Przed znalezieniem świeżych informacji kontaktowych dla każdego, stwórz główną listę wszystkich, których chcesz zaprosić. Jest to łatwe do zrobienia w Google Drive. Od , kliknij Nowy > Arkusze Google, aby utworzyć pusty arkusz kalkulacyjny. Utwórz kolumny dla nazwy i różnych rodzajów informacji kontaktowych, ponieważ prawdopodobnie będziesz docierać do różnych ludzi na różne sposoby, od mediów społecznościowych do tradycyjnej poczty (obraz A). Jeśli potrzebujesz, znajdź na YouTube tutorial na temat korzystania z Google Sheets.

Proponuję dodać kolumnę dla głównej metody kontaktu, takiej jak poczta, e-mail lub Facebook. W ten sposób, gdy będziesz gotowy do wysłania wiadomości, możesz posortować tę kolumnę, aby pogrupować metody kontaktu razem, a następnie łatwo zaadresować wszystkie koperty lub wysłać grupową wiadomość e-mail. (Możesz skopiować i wkleić kolumnę z adresami e-mail bezpośrednio do wiadomości e-mail w Gmailu.)

Podziel się tym plikiem z kimkolwiek, kto może Ci pomóc w zbieraniu informacji kontaktowych. Dysk Google natychmiast zapisuje Twoje zmiany; współpracownicy zobaczą je nawet wtedy, gdy będą mieli otwarty plik w tym samym czasie. Teraz nadszedł czas na zebranie aktualnych informacji kontaktowych wszystkich osób. Narzędzia online, które warto wypróbować:

Facebook

Facebook to dobre miejsce, aby zacząć, ponieważ około 70 procent dorosłych użytkowników mediów społecznościowych jest na nim. Wyślij wiadomość do swoich krewnych, aby zapytać ich o preferowaną formę kontaktu. (To może, ale nie musi być Facebook.) Przewiń ich posty, aby przypomnieć sobie imię współmałżonka lub wnuka. Przejrzyj ich listę znajomych, aby znaleźć więcej krewnych.

Messenger

Nawet jeśli nie używasz Facebooka, możesz skorzystać z komunikatora Messenger lub aplikacji Messenger (iOS, Android), aby się z nimi skontaktować: 1,3 miliarda ludzi na całym świecie czatuje w ten sposób.

Whitepages

Rozważ zainwestowanie w próbną lub jednomiesięczną subskrypcję Whitepages, aby znaleźć nieuchwytnych krewnych. Jest to internetowy odpowiednik drukowanych książek telefonicznych. Może pomóc Ci wyszukać adresy i numery telefonów (komórkowych i stacjonarnych). Wpisy zawierają nawet czasami listę innych obecnych lub przeszłych członków gospodarstwa domowego, pomagając ci potwierdzić, że masz właściwą osobę.

Przeglądarka internetowa

Możesz też zachować prostotę, używając swojej ulubionej przeglądarki internetowej do wyszukiwania dawno niewidzianych krewnych. Wpisz imię i nazwisko oraz wszystko, co o kimś wiesz: pracę, szkołę, lokalizację, a nawet hobby. Może się zdarzyć, że trafisz na profil LinkedIn, wpis na stronie firmowej lub coś, co ktoś zamieścił na stronie dla fanów lub hobbystów. Nie jesteś pewien, czy ktoś z Twoich krewnych już nie żyje? Wyszukaj w Google ich nazwisko, miasto i słowo „nekrolog”, aby sprawdzić, czy taki się pojawi.

Zaproszenie krewnych

Sposób(y), w jaki formalnie zaprosisz krewnych na spotkanie rodzinne, będzie zależał od preferowanych przez nich metod kontaktu. Rozważ użycie narzędzi wydarzeń online, takich jak:

Wydarzenia na Facebooku

Wydarzenia na Facebooku są jedną z opcji, szczególnie jeśli twoja rodzina ma wystarczającą liczbę członków, którzy często używają Facebooka. Utwórz prywatne wydarzenie na Facebooku i zaproś ich wszystkich. Możesz zaprosić użytkowników spoza Facebooka przez e-mail, too.

Evite

Evite ułatwia tworzenie e-zaproszeń i wysyłanie ich przez e-mail lub tekst. Możesz śledzić zgłoszenia i, jeśli chcesz, poprosić uczestników, aby zapisali się na przyniesienie czegoś (np. posiłku z karty). Możesz nawet poprosić o datki finansowe bezpośrednio w zaproszeniu, aby pomóc w pokryciu kosztów zjazdu. Evite ma kilka ładnych projektów zjazdów rodzinnych, niektóre darmowe, a niektóre wymagające płatności lub subskrypcji.

Paperless Post

Paperless Post to kolejna darmowa witryna z zaproszeniami z tonami klasycznych, konfigurowalnych projektów (w tym projektów, które zawierają twoje własne zdjęcie rodzinne). Wyślij ogłoszenie „Save the Date” i uzupełnij je o szczegóły w zaproszeniu. Zbierz RSVP i adresy pocztowe do dalszej komunikacji. Za opłatą, można również poprosić o drukowane wersje tych zaproszeń do wysłania pocztą – idealne dla krewnych, którzy nie są online.

Pamiętaj, zaproszenia online nie będą skuteczne, jeśli twój krewny nie komunikuje się w ten sposób. Niektórzy ludzie będą sprawdzać pocztę elektroniczną, ale mogą nie czuć się komfortowo klikając na stronę z zaproszeniem. Dlatego rozważ włączenie alternatywnej formy kontaktu w wiadomości, którą otrzymają pocztą elektroniczną. Na przykład: „RSVP klikając tutaj lub dzwoniąc pod numer 555-123-4567”.
Użyj swojej strony internetowej wydarzenia, aby śledzić z osobami, które nie odpowiedziały; dotrzeć w inny sposób, jeśli nadal nie odpowiadają. Pamiętaj, że te strony śledzą tylko RSVP dla tych, których zaprosiłeś przez platformę, więc dodaj kolumnę do głównego arkusza kalkulacyjnego uczestników, aby śledzić wszystkie RSVP.

Wybieranie miejsca

Jeśli ciocia Pat ponownie zgłosiła się na ochotnika na swoim podwórku, nie będziesz musiał decydować o lokalizacji zjazdu. W przeciwnym razie, możesz chcieć udać się do Internetu i zacząć badać miejsca.

Dom wakacyjny

Wynajem całego domu wakacyjnego jest dobrą opcją dla mniejszych grup, jeśli podoba ci się koncepcja all-inclusive, wspólnej przestrzeni (parking, kuchnia i jadalnie, wewnętrzna przestrzeń do spotkań i sypialnie). Strony rezerwacji wynajmu takie jak AirBnB, HomeAway i Vrbo wymieniają wiele dużych domów; uruchom wyszukiwanie według lokalizacji i liczby gości.

Pola namiotowe i parki RV

Pola namiotowe i parki RV są bardziej rustykalne, ale mogą zawierać atrakcje na świeżym powietrzu. Miejsca grupowe mogą być świetne do wykorzystania w ciągu dnia, nawet jeśli cała grupa nie chce obozować. Przeszukaj strony takie jak Campendium, Campground Reviews i GoCampingAmerica.com pod kątem lokalizacji i udogodnień.

Miejsca do wynajęcia

Parki z pawilonami, centra imprezowe, a nawet miejsca do wynajęcia w kościołach lub domach kultury również stanowią świetną siedzibę zjazdu. Wyszukaj w swojej wyszukiwarce internetowej frazę party rentals, event rentals lub nawet church hall rentals, plus miasto i państwo. Unique Venues będzie nawet uruchomić wspomagane wyszukiwania dla tych off-the-radar przestrzeni, które mogą pracować dla Twojej grupy.

Mówiąc gości do rezerwacji własnych kwater będzie zaoszczędzić dużo czasu, kłopotów i ewentualnie pieniędzy. (Niektóre hotele wymagają depozytów, aby utrzymać rezerwacje grupowe.) W obszarze czatu twojego zaproszenia online, możesz polecić hotele w pobliżu miejsca imprezy. Zachęcaj gości, którzy chcą się socjalizować 24/7 do dzielenia się informacjami o rezerwacjach ze sobą, aby mogli rozmawiać nad bufetem śniadaniowym lub wieczornym hot-tubbing.

Be sure your guests get to the right location by supplying them with the best GPS address for your event. Rozważ skopiowanie adresu URL Google Maps pokazującego miejsce docelowe i wklej go w swoim e-zaproszeniu na imprezę.

Tip: Załóż konto Google (jeśli jeszcze go nie masz), aby korzystać z bezpłatnych narzędzi online i pamięci masowej w chmurze. Na stronie www.google.com kliknij przycisk Zaloguj się, a następnie Utwórz konto. Postępuj zgodnie z instrukcjami. Narzędzia do współpracy i przestrzeń dyskowa online, które będziesz mieć w usłudze Dysk Google, upraszczają proces planowania.

Wytyczanie jedzenia

Profesjonalni planiści imprez (i twój wujek Saul) powiedzą ci, że obfitość dobrego jedzenia sprawia, że każde spotkanie jest warte zachodu. Jeśli korzystasz z usług centrum przyjęć lub firmy cateringowej, mogą oni zapewnić całą potrzebną pomoc. Nawet zlecanie na zewnątrz jednego dużego posiłku może być pomocne: Pomyśl o bufecie, gdzie każda osoba podnosi swoją własną kartę i może jeść to, na co ma ochotę. Użyj Google Maps, aby zlokalizować te usługi (wyszukaj firmy cateringowe w pobliżu Springfield, IL lub restauracje bufetowe w Portland, OR, na przykład).

Jeśli twój zjazd jest bardziej do-it-yourself affair, poszukaj inspiracji menu online i kalkulatorów żywności. Strony internetowe, począwszy od Pinteresta, a skończywszy na ulubionej restauracji lub sklepie z żywnością masową, mogą oferować łatwe przepisy i sugestie dotyczące gotowania dla tłumu. Kalkulatory żywności mogą pomóc Ci ustalić, ile sloppy joes i mieszanek „Pineapple Party Punch” należy kupić. Wypróbuj te darmowe narzędzia online:

Calculate This Food

Calculate This Food oferuje zarówno pomysły menu jak i kalkulatory żywności. Kalkulator porcji mięsa jest szczególnie pomocny, podobnie jak kalkulatory porcji dla konkretnych posiłków, takich jak bar z ziemniakami, bar z nacho i podwórkowe BBQ.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes posiada przewodnik „Family Reunion Ideas for Meal Planning”, który zawiera zapierającą dech w piersiach listę pomysłów na posiłki dla całej grupy. Znajdziesz tam również inteligentne strategie i wskazówki dotyczące realizacji bardziej zorganizowanego, pewnego planu żywieniowego.

Pinterest

Pinterest ma mnóstwo sugestii dotyczących jedzenia na zjazd rodzinny. Wpisz jedzenie na zjazd rodzinny karmiące tłum w polu wyszukiwania, aby znaleźć tematy takie jak „przystawki dla 50 osób” lub „łatwe desery na patelni.”

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner posiada kalkulator służący do planowania imprez wakacyjnych. Użyj go do obliczenia ilości zupy, przystawek, dipów i innych. Whole Foods ma również wakacyjne centrum inspirujących przepisów.

Narzędzia online

Gospodarowanie potluck? Narzędzie do zapisywania posiłków Evite lub aplikacja taka jak PotluckHub może zapewnić, że masz dodatki do baru nacho – i że ktoś przyniesie plastikowe widelce. Sztuczka z PotluckHub Party Planner polega na tym, że uczestnicy muszą być chętni do pobrania i korzystania z aplikacji. Alternatywnie, podziel się dokumentem Google dla podpisów menu.

Wprowadzanie działań

Niektórzy uczestnicy zjazdów rodzinnych są szczęśliwi, po prostu siedząc i odwiedzając. Ale wiele grup docenia jakąś formę rozrywki. Rozważ użycie narzędzi internetowych, aby znaleźć:

Zajęcia i gry

Przeszukaj Pinterest i Google w poszukiwaniu pomysłów, które odwołałyby się do wieku i zainteresowań twojej grupy. Umieść zapisy na pokaz talentów w folderze Google Drive. Stwórz Kahoot, niestandardową grę z ciekawostkami, w którą krewni mogą grać na swoich urządzeniach mobilnych. (Wyślij swojemu obeznanemu z technologią siostrzeńcowi listę pytań dotyczących historii rodziny i poproś go o stworzenie gry, a następnie połącz w pary nastolatków korzystających z telefonów i dziadków nieposiadających urządzeń). Albo wprowadź usługę foto- lub wideo-budki, magika lub innego animatora, znajdując lokalne talenty na Thumbtack.

Lokalne atrakcje

Wypełnij przestoje między imprezami zjazdowymi opcjonalnymi zajęciami w mieście. Zacznij od TripAdvisor; kliknij opcję Rzeczy do zrobienia, a następnie wpisz lokalizację. Znajdziesz tam zbierane przez tłum oceny i opisy atrakcji w różnych kategoriach, takich jak darmowe, na świeżym powietrzu i atrakcje dla dzieci. Google może być również dobrym źródłem informacji: Uruchom wyszukiwanie takie jak: „rzeczy do zrobienia w Albuquerque NM.”

Service

Jeśli wolontariat jest dobrym sposobem na zbliżenie rodziny, poszukaj możliwości na VolunteerMatch lub JustServe. Nawet jeśli nie widzisz konkretnej działalności, skontaktuj się z potencjalnymi organizacjami, aby sprawdzić, czy jest coś, co mógłbyś dla nich zrobić, biorąc pod uwagę czas i zasoby twojej grupy.

Fundowanie uroczystości

Bez dobrze ustanowionego funduszu zjazdowego, będziesz musiał wymyślić, jak za wszystko zapłacić. Będziesz także chciał śledzić wydatki. Rozważ prowadzenie arkusza Google, aby śledzić każdy wydatek i kto za niego zapłacił. Umieść Arkusze Google w folderze Wydatki, do którego możesz wrzucać paragony.

„Cover Charge”

Jeśli jedna osoba robi większość lub wszystkie z planowania, to może być najłatwiej mieć „cover charge” dla każdego uczestnika. Łatwo ją zebrać za pomocą narzędzi do płatności osobistych online, takich jak Google Pay, PayPal, Venmo lub Zelle. Jeśli to Ty zbierasz pieniądze, możesz wysyłać prośby o zapłatę (z przypomnieniami dla zapominalskiej cioci). Dołącz adres do płatności czekiem w notatce z prośbą, na wypadek gdyby woleli zapłacić w ten sposób.

Fundraisers

Niektóre rodziny polegają na fundraiserach podczas ich imprezy, takich jak aukcje rzemieślnicze, loterie 50-50, zgadywanie gier lub sprzedaż fundraiserów. Ponownie, usługi online mogą pomóc z niektórymi z nich.

Koszulki

Na przykład, niektóre rodziny lubią mieć zrobione koszulki. Uzyskanie odpowiednich rozmiarów i zebranie płatności może być bólem głowy. Dlaczego nie uprościć tego procesu i nie zamienić koszulek w zbiórkę pieniędzy? Strony internetowe do drukowania odzieży na zamówienie, takie jak Custom Ink, pozwalają zaprojektować koszulkę na stronie. Oni zbierają zamówienia i płatności – z pieniężnym zwrotem dla twojej grupy.

Książki kucharskie

Rodzinne książki kucharskie przekazują ukochane przepisy i robią też świetny fundraiser. Zbieranie przepisów od krewnych to już wystarczająco dużo pracy, więc postaraj się o wsparcie przy ich wydawaniu. Cookbook Publishers wydrukowało piękną książkę zaprojektowaną przez moją teściową na 50 zjazd jej rodziny. Zapoznaj się z projektami, cenami i poproś o bezpłatny zestaw informacyjny na ich stronie internetowej. Jeśli jesteś zupełnym majsterkowiczem, wyszukaj w Google szablon książki kucharskiej i zbadaj opcje, które mogą Ci się przydać.

Dzielenie się doświadczeniem

Ktoś zawsze używa aparatu na zjeździe rodzinnym – robi sobie selfies z rodzeństwem, nagrywa śmieszne wybryki podczas wyścigu na trzech nogach i nie tylko. Oto kilka pomysłów na dzielenie się zdjęciami i filmami ze wszystkimi:

Strona na Facebooku

Moja dalsza rodzina ma prywatną stronę na Facebooku, na którą zaproszeni są wszyscy uczestnicy zjazdu. Podczas zjazdów prosimy tych, którzy robią zdjęcia i nagrywają filmy, aby umieszczali je na naszej stronie. (To także przypomina tym, którzy nie mogli uczestniczyć w zjeździe, co tracą!

Narzędzia Google

Jeśli Twoja rodzina dobrze radzi sobie z pracą we wspólnym folderze Google, kontynuuj korzystanie z niego, udostępniając tam zdjęcia.
Korzystaj z bezpłatnej usługi udostępniania zdjęć, takiej jak Zdjęcia Google, dostępnej także za pośrednictwem aplikacji Zdjęcia Google. Lub opublikuj swoje filmy – zwłaszcza ten słodki wywiad z babcią – prywatnie na YouTube i udostępnij link uczestnikom.

Niestandardowe narracje wideo

Stwórz niestandardowe narracje wideo z wydarzenia za pomocą darmowego Adobe Spark lub usługi freemium, takiej jak Animoto. Skompiluj najlepsze zdjęcia w „pokaz slajdów” i dodaj krótki klip wideo, w którym wujek Saul śpiewa podczas pokazu talentów. Możesz nawet dodać kilka ulubionych zdjęć wspólnych przodków lub poprzednich zjazdów.

Z tak wieloma wspaniałymi narzędziami online dla twojego następnego zjazdu rodzinnego, przeprowadzenie twojego następnego wydarzenia może być łatwiejsze niż myślałeś. Możesz nawet być w stanie usiąść i cieszyć się Kahoot i kilkoma szklankami Punchu Ananasowego Party.

.