List z podziękowaniem jest zarówno potwierdzeniem odbioru, jak i narzędziem public relations. Jego celem jest poinformowanie czytelnika, że elementy wymagane we wcześniejszej komunikacji, zwykle zapytanie lub list z zamówieniem, zostały otrzymane.
Zakres może być w rzeczywistości dość krótki, wystarczy, aby zakończyć cykl komunikacji biznesowej. Potwierdzenie dnia, w którym dana rzecz dotarła lub wyrażenie uznania za spełnienie prośby może być wszystkim, co jest konieczne.
Pamiętaj, liczy się myśl. List z podziękowaniem jest profesjonalną uprzejmością rutynowo rozszerzoną przez ludzi sukcesu w budowaniu i utrzymywaniu produktywnych relacji biznesowych.
Identify Your Reader
An acknowledgement letter should be addressed to a person who requires a receipt for an item sent. Jeśli nie znasz nazwiska nadawcy, możesz je znaleźć w komplementarnym zamknięciu poprzedniego listu, na przykład w oryginalnym zapytaniu lub liście z zamówieniem. Nazwę tę należy umieścić w nagłówku i w pozdrowieniu podziękowania. Powinno być również umieszczone w górnej linii koperty.
Pamiętaj, że ludzie robią interesy najpierw z ludźmi, a dopiero potem z firmami. Kiedy zwracasz się do czytelnika po imieniu, uznajesz jego znaczenie i wartość jako indywidualnej istoty ludzkiej.
Określ swój cel
Celem listu z podziękowaniem jest poinformowanie czytelnika, że oczekiwane elementy zostały faktycznie otrzymane. You should be brief.
In the body the writer should mention a specific point, clarifying for the reader that it is an important part of her overall objective, letting him know that further discussion will be expected in their upcoming meeting.
Determine Your Scope
The scope of an acknowledgement letter can be quite brief, a line or two, the objective of which is to notify the reader that a request has been satisfied. Kiedy wymagany jest ciągły dialog, zakres może być rozszerzony o nowe informacje.
W ciele pisarz powinien podać nazwisko swojego asystenta, drugiej osoby kontaktowej, z którą może rozmawiać, jeśli nie będzie dostępna, aby odebrać jego telefon. To ustanawia linię komunikacji, która wskazuje na jej poważne zainteresowanie w badaniu dalszych relacji biznesowych.
Organizacja Twój list
Organizacja twój list z podziękowaniem ustanowi logiczny porządek, w którym przedstawić swoje informacje. Zacząłeś już to zadanie od ustalenia celu i określenia zakresu. Odwołaj się do nich. Razem zawierają one dużą część treści, która stanie się treścią Twojego listu.
Prosty konspekt pozwoli Ci się zorganizować. Zacznij od stworzenia listy istotnych punktów i ułóż je w kolejności, która najlepiej pomoże Twojemu czytelnikowi. zrozum podziękowania. Te punkty staną się szkieletem twojego projektu; twój konspekt stanie się listą kontrolną.
Przygotuj swój list
Praca z konspektem jest najprostszym sposobem na przygotowanie listu z podziękowaniami. Zorganizowałeś się już tworząc listę. Odwołaj się do niej i zamień każdy fragment w pełne i kompletne zdanie wyrażające jedną myśl lub pomysł.
Aby Twoje myśli i pomysły były przekazywane w spójny sposób, pisz jak najbardziej naturalnie brzmiącym głosem. Spróbuj szybko napisać swój projekt, a następnie przeczytaj go na głos. Skoncentruj się na przekazaniu czytelnikowi swojego celu. Upewnij się, że zakres Twojego listu zawiera wszystkie istotne informacje zawarte w Twojej liście organizacyjnej.
Pamiętaj, że piszesz wstępny projekt. Na razie możesz zignorować ortografię, gramatykę, interpunkcję, strukturę zdań i akapitów. To są szczegóły techniczne, na które zwrócisz uwagę w ostatnim etapie, kiedy będziesz przeglądał i poprawiał swoją pracę.
Zamknij swój list
List z podziękowaniem powinien być zamknięty w profesjonalny sposób. Po napisaniu ostatniego akapitu, podpisz się pomiędzy komplementem, takim jak „Z poważaniem” lub „Dziękuję”, a wydrukowanym imieniem i nazwiskiem.
Jeśli piszesz w związku z oficjalnym obowiązkiem, umieść swój tytuł poniżej wydrukowanego imienia i nazwiska. Dodatkowe informacje, takie jak uwagi do dyktowania, powiadomienia o załącznikach, załączniki i kopie wysłane do innych osób powinny być umieszczone pod linią tytułu.
Przeglądanie i poprawianie listu z podziękowaniami
Przeglądanie i poprawianie listu z podziękowaniami jest ostatnim krokiem w procesie pisania. W tym kroku sprawdzisz swój projekt, upewniając się, że twój cel jest jasny, a zakres zwięzły. Analizując wstępny projekt, należy postawić się w sytuacji czytelnika. Zadaj sobie pytanie, jako odbiorca, czy jesteś w stanie zrozumieć wniosek szybko i czy wystarczająco dużo informacji zostały zawarte, aby umożliwić terminową odpowiedź.
Spójrz na oczywiste błędy pierwszy. Sprawdź pisownię, strukturę zdania i błędy gramatyczne. Pamiętaj, że głos bierny nie jest tak rozkazujący jak czynny. Chcesz, aby Twój list był mocny, więc pisz głosem aktywnym.
Ważną rzeczą, o której należy pamiętać, jest ogólna spójność całej jednostki. Zwróć uwagę na dokładność, jasność i poczucie kompletności. Zadaj sobie pytanie, czy przejścia między akapitami działają i czy twój punkt widzenia, ton i styl są spójne w całym tekście.
Przeanalizuj dokładnie swoje wybory słów. Dwuznaczne słowa prowadzą do zamieszania. Żargon i abstrakcyjne terminy mogą nie być w ogóle rozumiane, a afekty, komunały i banalny język nie służą prawdziwemu celowi i zaciemniają twój cel. Chcesz pomóc czytelnikowi zrozumieć dokładnie, co to jest, że chcesz, więc usunąć wszystko, co nie jest pomocne.
I wreszcie, jeśli nie napisał otwarcie lub wniosek teraz jest czas. Wstęp musi prowadzić do treści listu z mocnym oświadczeniem na temat przedmiotu podziękowania i wystarczającą ilością informacji uzupełniających, aby czytelnik czytał dalej. Twoje uwagi końcowe muszą powtórzyć Twój cel z pytaniem, które wzywa do działania.
.