Wydział płac i godzin Departamentu Pracy oraz Fair Labor Standards Act nakazują firmom prowadzenie dokumentacji płacowej i innej dokumentacji pracowniczej. Internal Revenue Service wymaga również przechowywania dokumentacji płacowej dla wszystkich obecnych pracowników przez minimum sześć lat po zakończeniu zatrudnienia. Pracodawcy muszą śledzić rekompensatę i czas wolny.
Jakie zapisy dotyczące wypłaty są wymagane od pracodawców?
Normalnie zachować większość zapisów wymaganych przez prawo w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, więc przestrzeganie nie powinno zająć dużo w drodze dodatkowych kroków. Przejrzyj zapisy, które już masz, aby upewnić się, że jesteś w zgodzie z wymaganiami IRS i FLSA.
Rekordy mogą być utrzymywane w dowolnej formie, w tym elektronicznie. Dla wszystkich pracowników nie zwolnionych i tych objętych wymaganiami płacy minimalnej, będziesz potrzebował:
- Informacje osobowe, w tym imię i nazwisko pracownika, adres domowy, zawód, płeć, oraz datę urodzenia, jeżeli jest poniżej 19 roku życia
- Godzinę i dzień rozpoczęcia tygodnia pracy
- Całkowitą liczbę godzin przepracowanych każdego dnia roboczego i każdego tygodnia pracy
- Całkowitą liczbę dziennych lub tygodniowychzarobki
- Regularna stawka godzinowa za każdy tydzień, w którym przepracowano nadgodziny
- Całkowite wynagrodzenie za nadgodziny w tygodniu roboczym
- Całkowite wynagrodzenie wypłacone w każdym okresie rozliczeniowym
- Data wypłaty i okres rozliczeniowy.
Pracownicy nie zwolnieni
Pracownicy nie zwolnieni muszą być wypłacane co najmniej minimalne wynagrodzenie i otrzymać nadgodziny za wszelkie godziny przepracowane ponad 40 tygodniowo. Począwszy od 30 listopada 2016 r., pracownik może być zwolniony, jeśli jest on wypłacany co najmniej 455 dolarów tygodniowo na podstawie wynagrodzenia i jeśli wykonuje pewne obowiązki zawodowe. Te obowiązki są zazwyczaj administracyjne, wykonawcze, lub w zarządzaniu.
Płaca w czasie prostym to ta, która jest zarobiona w ciągu pierwszych 40 godzin w tygodniu roboczym.
Pracownicy zwolnieni
Rejestry wymagane dla pracowników zwolnionych różnią się od tych dla pracowników niezwolnionych, a specjalne informacje są wymagane dla pracowników gospodarstw domowych, dla pracowników pracujących w ramach nietypowych ustaleń płacowych, dla pracowników, którym zapewniono zakwaterowanie lub inne udogodnienia, oraz dla pracowników otrzymujących edukację wyrównawczą. Jeśli którykolwiek z Twoich pracowników należy do tych kategorii, skonsultuj się z prawnikiem.
Formularze, które należy przechowywać
Oprócz rejestrów wypłat, należy przechowywać kilka innych dokumentów dla każdego pracownika.
- Podpisana kopia jego formularza W-4 pokazująca federalne potrącenia. Pracownicy mogą zmienić ten formularz w dowolnym momencie, więc upewnij się, że trzymasz najnowszy formularz na wierzchu.
- Kopia każdego formularza, na którym pracownik autoryzował potrącenia z wynagrodzenia, w tym świadczenia i specjalne darowizny, takie jak United Way lub inne organizacje charytatywne.
- Kopia oryginalnego formularza zgłoszeniowego pracownika i wszelkich dokumentów uzupełniających, takich jak CV lub transkrypty.
- Zapisy dotyczące zmian w poziomach płac, w tym awansów lub degradacji, oraz powody tych działań.
Jaki jest najlepszy sposób przechowywania dokumentacji wypłaty?
Paycheck rekordy, w tym te dokumentujące wszystkie godziny, przepracowane, zmiany w statusie płacowym, a stawki płac powinny być przechowywane w oddzielnym pliku dla każdego pracownika.
Musisz również prowadzić dokumentację wszystkich zmian dokonanych w wynagrodzeniu pracownika i świadczeń, w tym zgody pracowników. Musisz mieć pisemną zgodę w pliku dla każdego potrącenia z wynagrodzenia pracownika, z wyjątkiem podatków FICA i garnishments.
Kto ma prawo do wglądu w dokumentację pracowniczą?
Większość firm przechowuje dokumentację pracowniczą w ograniczonym obszarze i zezwala na dostęp tylko osobom, które mogą potrzebować przejrzeć je ze względu na ich rangę zatrudnienia lub stanowisko. Wyznacz, którzy pracownicy firmy mogą zobaczyć dokumentację pracowniczą. Dostęp jest zwykle ograniczony do tych w dziale zasobów ludzkich i menedżerów i kadry kierowniczej powyżej pewnego poziomu.
Zapisy pracowników nigdy nie powinny być usuwane z pokoju rekordu. W bardzo małej firmie, możesz chcieć trzymać te zapisy w swoim osobistym biurze, lub w biurze księgowego, jeśli ma on swoją własną wydzieloną przestrzeń. Pracownicy powinni mieć możliwość wglądu do swoich własnych zapisów, ale możesz chcieć, aby ktoś pozostał w pokoju z pracownikiem, gdy przegląda swoją dokumentację.
Jeśli masz więcej niż kilku pracowników, możesz chcieć ustanowić politykę dostępu do akt osobowych, aby pracownicy działu kadr wiedzieli, jak reagować na prośby.
Różne federalne i państwowe audytorzy mogą mieć dostęp do dokumentacji pracowniczej w celu przeprowadzenia audytu. Można zażądać nakazu przed umożliwieniem audytorowi dostępu do dokumentacji pracowniczej.
Adwokaci reprezentujący pracowników w procesach sądowych mogą uzyskać dostęp w pewnych szczególnych przypadkach. Urzędnik najwyższego szczebla lub pełnomocnik firmy powinien zweryfikować wniosek pełnomocnika przed zezwoleniem na przeglądanie dokumentacji, a nakaz lub wezwanie do sądu może być konieczne w tym przypadku, jak również.
.