Jak zaplanować swój dzień, aby uzyskać optymalną produktywność

Zobacz nasz pełny przewodnik po tym, jak stworzyć harmonogram, aby uzyskać jak najwięcej ze swoich dni.

Wszyscy mamy te same dwadzieścia cztery godziny każdego dnia. Dlaczego więc ludzie sukcesu robią tak wiele w ciągu swoich dwudziestu czterech godzin, podczas gdy inni zmagają się z realizacją zadań na podstawowej liście rzeczy do zrobienia?

Jedną z odpowiedzi jest zarządzanie czasem. Wiele osób ma problem z efektywnym wykorzystaniem czasu w ciągu dnia. Ale jeśli tak jest w twoim przypadku, nie martw się. Korzystając z porad dotyczących produktywności oraz tworząc i trzymając się efektywnego harmonogramu dnia, możesz robić więcej i lepiej każdego dnia.

Dlaczego planowanie dnia jest ważne

Jak zaplanować swój dzień

• Zdefiniuj swój powód
• ustaw priorytety
• Oszacuj, jak długo potrwa zadanie
• Pracuj mądrzej, Not Harder

Types of Scheduling Techniques

• Create a Productive Morning Routine
• Avoid Task Switching
• Batch Tasks
• Expect the Unexpected
• Expect the Unexpected
• Create a Productive Morning Routine
• Avoid Task Switching
• Batch Tasks
• Expect the Unexpected
• Skorzystaj z możliwości, jakie daje Ci praca w grupie
• Wykorzystaj technologię
• Pamiętaj o papierze
• Zjedz żabę
• Oceń i zmień kierunek

Dlaczego planowanie dnia jest ważne

Czas jest ograniczonym zasobem dla nas wszystkich. Pozostawienie swojej ograniczonej liczby dni i godzin przypadkowi nie jest odpowiedzialnym zarządzaniem zasobami. Zamiast tego, użyj harmonogramu i czerpać nagrody:

• Reduce Wasted Time: Chyba że jesteś umieszczenie „Spędzić 2 godziny na Social Media i gier wideo” na swoim harmonogramie dziennym, a następnie przy użyciu harmonogramu utrzymuje cię od marnowania czasu na rzeczy, które nie są na agenda.
• Wzrost Happiness: Nawet nauka się zgadza. Po harmonogram czyni cię szczęśliwszym!
• Poprawa produktywności: Dostaniesz więcej zrobić, gdy po harmonogram.
• Reduce Stress: Scheduling tworzy więcej pewności, która zmniejsza stres – a to poprawia zdrowie. Win-win!
• Ułatwić współpracę: Za każdym razem pracujesz z zespołem, harmonogram utrzymuje cię na tej samej stronie w tym samym miejscu w tym samym czasie.

Jak zaplanować swój dzień

Jasne jest, że planowanie swój dzień jest cenne. Jednak nie można po prostu rzucić rzeczy na kalendarz Cute Kittens i nadzieję na produktywne życie.

Zamiast tego, trzeba strategii, dzięki czemu można zaplanować na wydajność i dostać ważną pracę zrobić skutecznie. Oto kilka zasad przewodnich, które pomogą Ci korzystać z harmonogramu dla efektywnych days.

Let’s face it. Nie wszystko, co robimy w ciągu dnia jest przyjemne. Są zdecydowanie zadania, których po prostu nie chcemy robić. Możemy polegać na sile i determinacji, ale to może wysysać energię. Zamiast tego znajdź wewnętrzną motywację, określając swoje dlaczego.

Każde dlaczego jest inne, ale jest to znaczenie i cel, który stoi za wszystkim, co robimy. Koncepcja ta została spopularyzowana przez Simona Sinek’a w jego książce Start With Why. Sinek pokazuje, że „dlaczego” może naprawdę zmotywować jednostki i firmy do osiągnięcia swoich celów.

Twoje dlaczego powinno być większe niż „Bo muszę” lub „Bo ktoś mi kazał”. Dla jednostki, tam dlaczego może być, aby zapewnić bezpieczne i szczęśliwe życie dla swoich dzieci. Dla firm, dlaczego może wyglądać bardziej jak, „Aby pomóc ludziom odnieść sukces.”

Potem, wszystko co robisz jako osoba lub jako firma powinno być w służbie tego dlaczego.

Są dosłownie miliony sposobów, na które mógłbyś spędzić każdy dzień. I nie możesz robić wszystkiego. Bez priorytetów może się okazać, że spędzasz czas na zadaniach, które do niczego Cię nie prowadzą. A jeśli jesteś liderem zespołu lub menedżerem, chcesz ustalić priorytety dla swojego zespołu, aby wiedzieli, co jest ważne, zbyt.

Musisz więc dowiedzieć się, co naprawdę musisz zrobić, aby osiągnąć swoje cele w służbie swojemu dlaczego. Najpierw wypisz wszystko, co przychodzi ci do głowy. Następnie wyeliminuj wszystko, co nie jest związane z twoim celem. Następnie ułóż swoje priorytety w kolejności ważności.

Mieć kierunek, w którym chcesz iść, jest tak samo ważne jak iść. Podróż bez celu może być interesująca, ale bez celu w umyśle, kto wie, gdzie skończysz.

Gdy już ustalisz, co musisz zrobić, ustal, jak długo to potrwa. I nie mówimy tu o tym, jak długo to potrwa w krainie fantazji. Musisz wiedzieć, jak długo to naprawdę zajmie Ci zrobić rzecz.

Jednym z najczęstszych błędów planowania ludzie robią nie jest prawidłowo szacując, jak długo zadanie lub projekt zajmie. „Jeśli over-lub-niedoszacowania na jak długo to faktycznie zajmie, jesteś bardziej prawdopodobne, aby rzucić cały swój harmonogram off. Co gorsza, możesz przegapić termin lub zmarnować cenny czas dla siebie i kluczowych interesariuszy, takich jak pracownicy i klienci.”

Więc, musisz stać się prawdziwy ze sobą i zachęcić swój zespół, aby zrobić to samo. Weź tydzień lub dwa i śledzić swój czas. Jak długo zajmuje ci napisanie 1000 słów lub odpowiadanie na e-maile? Następnie, można zaplanować swój harmonogram realistycznie, zwiększając swoje szanse na sukces.

Tim Ferriss, autor 4-godzinnego tygodnia pracy jest na coś. W dobie zgiełku, czasami czujemy się tak, jakbyśmy musieli iść iść iść cały czas. Ale co by było, gdybyśmy wykorzystali nasz czas w taki sposób, który pozwolił nam pracować mniej? Wtedy bylibyśmy na coś, too.

Ferriss opowiada się za pracy mądrzejszy strategii przy użyciu systemów, które sprawiają, że „niemożliwe do niewłaściwego zachowania.” Wtedy nie musi polegać na skończonym zasobie siły woli. Tak więc, ustanowienie produktywnych systemów jest kluczowym krokiem dla Ferriss.

Inne sposoby, aby pracować mądrzej obejmują identyfikację najbardziej produktywne razy w ciągu dnia, a następnie planowanie kluczowych zadań dla tego okresu czasu. Dla wielu z nas poziom energii jest najwyższy w godzinach porannych. Jeśli jednak jesteś prawdziwą nocną sową, nie krępuj się skorzystać z tego czasu, aby załatwić swoje sprawy.

Trzeba też być strategicznym. Tak, istnieje wiele sposobów, aby osiągnąć swój cel. Przy wyborze, która ścieżka do podjęcia, czynnik w ryzyko i korzyści z tego, co robisz. Można zimno zadzwonić 100 osób i dostać jeden tak. Albo można zimno zadzwonić prawo dziesięć osób dla tej samej korzyści.

Types of Scheduling Techniques

Nie ma jeden rozmiar pasuje wszystkie rozwiązania do tworzenia najbardziej produktywny harmonogram. Ale te techniki planowania może pomóc Ci wzdłuż swojej ścieżki.

Zacznij swój dzień w prawo z poranną rutyną, która wzmacnia produktywność.

Według Hala Elroda, autora Cudownego poranka, „Jak budzisz się każdego dnia i twoja poranna rutyna (lub jej brak) dramatycznie wpływa na poziom sukcesu w każdym pojedynczym obszarze twojego życia. Skoncentrowane, produktywne, udane poranki generują skoncentrowane, produktywne, udane dni.”

Elrond odwrócił swoje życie budząc się o 5 rano, aby spędzić czas w ciszy, medytując, czytając i ćwicząc. To nadało ton jego dniom i był w stanie wyciągnąć się spod przygniatającego długu i osiągnąć nowe poziomy sukcesu.

Twój idealny poranek może wyglądać inaczej niż Elronda, ale ma sens, aby odłożyć na bok czas wcześnie każdego dnia, aby określić przebieg reszty dnia.

Wielozadaniowość może wydawać się skuteczna. Po tym wszystkim, jesteś coraz więcej zrobić na raz, prawda? Nieprawda. W rzeczywistości, chociaż robisz więcej na raz, nie jesteś naprawdę coraz więcej zrobić. Robisz mniej.

W rzeczywistości, prawdziwy koszt wielozadaniowości może wynosić do 40% Twojej produktywności. Za każdym razem, gdy przechodzisz między zadaniami, Twój mózg potrzebuje czasu, aby się przełączyć. Dodatkowo, ludzie są bardziej podatni na błędy podczas przełączania zadań. A im bardziej złożone zadanie, tym większe straty.

Więc, sensowne jest robienie tylko jednej rzeczy na raz. Pozwala to naprawdę skupić się na tym, co robisz. Wtedy możesz to zrobić bardziej efektywnie.

Gdy planujesz swój dzień, unikaj przełączania zadań, jeśli to możliwe. Daj sobie wystarczająco dużo czasu, aby ukończyć zadania za jednym zamachem. Aha, a kiedy już to robisz? Nie sprawdzaj poczty elektronicznej.

Widzieliśmy, jak przełączanie zadań może wpłynąć na produktywność. Jednak każdy z nas ma więcej niż jedną rzecz do zrobienia w ciągu dnia. Możesz więc zminimalizować efekt przełączania zadań poprzez grupowanie zadań i używanie harmonogramu blokowego.

Możesz zdefiniować „podobne zadania” na wiele sposobów. Ale kluczem jest to, że zadania powinny mieć cechę jednoczącą, która czyni je bardziej wydajnymi, gdy są wykonywane razem. Pomyśl o bieganiu na posyłki. To ma więcej sensu, aby przejść wszędzie w pewnej lokalizacji geograficznej.

Podobnie, można grupować zadania pod względem sposobu myślenia wymaganego do ich wykonania. Na przykład, zadania administracyjne wymagają jednego rodzaju sposobu myślenia, ale kreatywne zadania, takie jak pisanie postów na blogu lub debugowanie kodu wymagają czegoś zupełnie innego. Ale grupując zadania według sposobu myślenia, możesz zmniejszyć wpływ całkowitego przełączania biegów.

Elon Musk słynnie używa podziału zadań, aby upewnić się, że dostaje wszystko zrobione dla swojej firmy i nadal spędzać czas z rodziną. Podział zadań jest procesem planowania jak zadania razem tak można zrobić je bardziej efektywnie.

Nie można przewidzieć przyszłości, ale można być całkiem pewni, że coś nieoczekiwanego się stanie w pewnym momencie. Nie wiesz, co to jest lub kiedy to nadchodzi, ale to jest tam. I produktywny harmonogram weźmie to pod uwagę.

To prawdopodobnie stało się z tobą. Ty identyfikowałeś twój dlaczego i tworzyłeś twój priorytety i zadania. Ty planowałeś kluczowe zadania w twój najbardziej produktywny czas. Byłeś gwiazdą rocka produktywności.

Teraz nagle pojawia się nagły wypadek. Ty pchasz wszystko na bok, aby zająć się tym pilnym zadaniem. Twój efektywny harmonogram umiera bolesną śmiercią.

To nie musi być pilny projekt, albo. To może być chore dziecko trzymające członka zespołu w domu. Może to być nagły wypadek pogodowy, który zatrzymuje wszystkich w domu. Może to być nieoczekiwany przestój serwera spowalniający tempo pracy wszystkich. Te małe rzeczy mogą zabić produktywność tak samo skutecznie, jak te duże. I szczerze mówiąc, są one bardziej powszechne.

Tak jak to jest inteligentne zarządzanie pieniędzmi, aby mieć awaryjny fundusz oszczędnościowy, należy również mieć fundusz czasu awaryjnego. Oczywiście, nie można magazynować czasu, ale można zbudować poduszkę czasową w swoim harmonogramie. W ten sposób, gdy nieoczekiwane pojawia się, jesteś gotowy.

Technologia jest naprawdę dobra w planowaniu. W końcu, na podstawowym poziomie, harmonogram jest tylko arkusz kalkulacyjny. Ale technologia planowania może wykraczać daleko poza prostą siatkę.

Narzędzia takie jak kalendarz Google pomagają zaplanować powtarzające się zadania, kodować zadania kolorami, ustawiać przypomnienia, a nawet udostępniać kalendarze wśród zespołów. Wszystkie te funkcje zwiększają wydajność Twojego harmonogramu. Plus trzymają cię od zapomnienia, że spotkanie klienta.

Jednakże, można również zrobić o wiele więcej. Użyj aplikacji iPhone, aby uzyskać dostęp do kalendarza w podróży. Wyeliminować z powrotem i dalej rozmowy telefoniczne i e-maile do planowania spotkań, pozwalając innym zaplanować spotkania prawo w kalendarzu.

Możliwości są nieograniczone!

Jak dobre, jak technologia jest w upping swoją grę planowania, nie dyskontować wartość papieru w tym cyfrowym świecie. Papierowe plannery, bullet journale, listy rzeczy do zrobienia i inne analogowe narzędzia mogą być równie przydatne.

W rzeczywistości, Lifeplanner liderki branży plannerów Erin Condren otrzymał pieczęć Good Housekeeping jako narzędzie produktywności. A systemy notatników takie jak Ryder XXX Bullet Journal są również trendy jako narzędzia produktywności.

Oczywiście, nic nie pobije dobrej, staromodnej listy rzeczy do zrobienia, aby utrzymać jednostki na torze. Pisanie rzeczy w dół oszczędza Ci kłopotów z ich zapamiętaniem. A nagroda z przekroczenia rzeczy z listy może być bardzo motywujące.

According to Mark Twain, „If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. A jeśli jest to twoja praca, aby jeść dwie żaby, to najlepiej jeść największy jeden pierwszy.”

Używając tej logiki, jedna metoda planowania jest umieścić najtrudniejsze, najważniejsze zadania najpierw. A jeśli masz więcej niż jedno takie zadanie, należy zrobić trudniejsze jeden przed łatwiejsze ones.

Aby korzystać z tej metody, musisz być w stanie zidentyfikować swój kluczowy priorytet na dzień. Ostatecznie, priorytet powinien być pojedynczy, ponieważ nie możemy robić dwóch rzeczy naraz. (Zobacz Task Switching!)

Trudniejsze zadania są często najbardziej podatne na prokrastynację. W końcu większość z nas naprawdę nie chce zjeść żaby. Więc robienie ich z samego rana powstrzymuje cię od odsuwania ich na cały dzień. Plus, gdy są one wykonane, masz wolny czas, aby zrobić więcej zadań zabawy.

Scheduling dla wydajności może być ruchomym celem. I może masz doskonały harmonogram, ale więc poświęć czas na ocenę wyników swoich wysiłków. Czy ty i twój zespół jesteście naprawdę produktywnymi ludźmi?

Oto kilka kluczowych pytań, które należy zadać sobie i swojemu zespołowi, aby ocenić skuteczność harmonogramu:

• Czy dotrzymujesz terminów?
• Czy oszacowania czasu są prawidłowe?
• Czy nieprzewidziane problemy zakłóciły harmonogram?
• Czy czułeś się pod presją zegara?
• Czy nasz harmonogram spotkań zadziałał?

Po zebraniu danych możesz podjąć świadomą decyzję, co dalej. Przegapione terminy mogą wskazywać na słabe budżetowanie czasu, problem, który można łatwo rozwiązać w następnym miesiącu, sprincie lub kwartale. Można wyeliminować zbędne spotkania. Więcej padding można dodać, aby pomieścić nieprzewidziane issues.

Conclusion

Istnieje tak wiele sztuczek i narzędzi dla kreatywnych produktywnych harmonogramów, które naprawdę działają w miejscu pracy i w domu. Jeśli nie dajesz im spróbować, może być wyrzucanie pieniędzy przez okno. I nie możemy myśleć o niczym mniej produktywnym niż to!

Jakie są twoje najlepsze produktywności wskazówki i rutyny?