Późne płatności są częstym zjawiskiem dla małych firm, ale poprzez konsekwentne zarządzanie należnościami, można ubić wszystkich swoich klientów do wiarygodnych, na czas płatników. Oprócz tego, że jest zorganizowany, jak słowa zaległych list jest najważniejszym krokiem do sukcesu. Jako eksperci w zbieraniu płatności i zarządzaniu należnościami, oto nasze najważniejsze wskazówki!
Aktywne przypomnienie
Około 15-7 dni przed terminem płatności, wyślij klientowi przyjazne i uprzejme przypomnienie. Podejdź do tego e-maila lub listu jak do „uprzejmego wezwania”.
Zacznij od słów „Dla Państwa wygody”, aby zaznaczyć, że nie jest to dokuczliwy e-mail, a jedynie pomocny gest. Wszyscy wiemy, jak zajęci mogą być mali przedsiębiorcy!
Zachowaj osobisty i przyjazny charakter e-maila oraz umieść w nim link do faktury i opcji płatności.
Przykładowy język:
Drogi Janie,
Dla Twojej wygody, chciałem wysłać Ci szybkie przypomnienie, że płatność za fakturę nr 453 ma być wymagalna (data).
Możesz zapłacić za pośrednictwem naszej strony internetowej (link) lub PayPal (link).
Mam nadzieję, że masz wspaniałą resztę tygodnia, i czekam na zrobienie interesów z Tobą ponownie wkrótce!
Wszystkiego najlepszego,
Michael
Pierwszy list przeterminowany
Pierwszego dnia, kiedy płatność jest przeterminowana, wyślij swój pierwszy e-mail do kolekcji. Ważne jest, aby dać klientowi znać, że jesteś świadomy ich zaległości i ogólnie rzecz biorąc, że jesteś na szczycie swojej Accounts Receivable. Z czasem, ta polityka natychmiastowego działania sprawi, że klienci będą traktować Twoje faktury priorytetowo. Większość zaległych płatności wynika po prostu z dezorganizacji lub preferencji dłuższych terminów płatności – nie ze złośliwości. W związku z tym, Twój pierwszy list z zaległymi płatnościami powinien być stanowczy, ale wciąż serdeczny. Użyj bardziej formalnego języka, aby zaznaczyć swój poważny zamiar i zapobiec sytuacji, w której zaległa płatność staje się kwestią osobistą. Aby uniknąć defensywy lub napięcia, należy delikatnie poruszyć tę kwestię, mówiąc: „Twoje konto u nas wydaje się teraz przeterminowane”. Pamiętaj, aby podać fakturę, na którą się powołujesz, datę jej wymagalności oraz krótkie przypomnienie o polityce płatniczej. „Jak wiadomo, nasze warunki płatności wynoszą 30 dni od daty wystawienia faktury”. Pierwszy list z informacją o przeterminowaniu to idealny moment, aby wspomnieć o wszelkich opłatach za zwłokę, które Twoja firma może doliczyć do całości. Zawsze podawaj opcje płatności w swoich listach, aby można było jak najszybciej podjąć działania. Po tym przypomnieniu o płatności zadzwoń. Jeśli to możliwe, nagraj rozmowę, aby zachować dokładny zapis. Jeśli nie ma odpowiedzi na pierwszy e-mail, wyślij go ponownie po 45-50 dniach.
Przykładowy język:
Drogi Janie,
Jest to przyjazne przypomnienie o płatności, ponieważ Twoje konto u nas jest już przeterminowane.
Chcielibyśmy zwrócić Twoją natychmiastową uwagę na następujące faktury:
Faktura # Data Kwota należna
Możliwości płatności: nasza strona internetowa (link) lub PayPal (link)
Będziemy bardzo wdzięczni, jeśli poinformujesz nas o statusie tej płatności. Proszę nie wahaj się do nas zadzwonić, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące salda należnego na Twoim koncie.
Jak wiesz, nasze warunki płatności wynoszą 30 dni od daty wystawienia faktury, a opłata za opóźnienie w wysokości 5% jest naliczana na Twoim koncie, jeśli płatność nie zostanie otrzymana w ciągu 40 dni od daty wystawienia.
Dziękuję bardzo za uwagę poświęconą tej sprawie i za dalszą współpracę.
Z poważaniem,
Michael
60-dniowy list przeterminowany
Gdy faktura jest przeterminowana o 60-90 dni, prawdopodobieństwo pomyślnego jej odebrania może drastycznie spaść. Bardzo ważne jest, aby w tym okresie czasu wysłać silną serię e-maili i pilnie śledzić rozmowy telefoniczne. Faktura, która jest przeterminowana o 60+ dni, jest mniej prawdopodobne, że wynika z prostej dezorganizacji, bardziej prawdopodobne jest, że istnieje problem leżący u jej podstaw. Ważne jest, aby ten list był stanowczy, zawierał pogrubione słowa i formalny język. Włącz dodatkowych pracowników firmy na e-mail, w tym najwyższego rangą administratora można znaleźć e-mail dla. Również rozważyć wysłanie indywidualnych e-maili do innych członków działu.
Twoja linia tematu może rozpocząć się od „WAŻNE” lub „Wymaga natychmiastowej uwagi” lub „Action Needed”.
Zamiast podejmowania „alert” podejście, być bezpośrednie: „piszemy poinformować, że konto jest teraz 60 dni po terminie”. Włącz zwroty takie jak „natychmiastowa uwaga” lub „pilna sprawa”.
Pozwól im wiedzieć, że będziesz dzwonić i kontynuować proces follow-up. Pomocne jest przypomnienie im, że jesteś również firmą, więc włącz język, taki jak „nasze kwartalne potrzeby finansowe wymagają, aby wszystkie rachunki były opłacone w całości”. Przypomnij klientowi, że ze względu na politykę biznesową, nie będziesz w stanie prowadzić dalszej działalności z klientem, który jest obecnie przeterminowany, lub ma dwa przypadki bycia 60+ dni przeterminowane.
Zważywszy na zmniejszone prawdopodobieństwo udanej kolekcji po 90 dniach, follow up e-maile do 60 dni przeterminowanego listu powinny zawierać oferty pracy na plan płatności lub pomóc im znaleźć opcje kredytowe przez Fundera lub Kabbage.
Przykładowy język
WAŻNA INFORMACJA
Drogi Janie,
Niniejszym informujemy, że Twoje konto jest przeterminowane o 60 dni za fakturę nr 345.
Ta sprawa wymaga Twojej natychmiastowej uwagi. Prosimy o jak najszybsze uregulowanie płatności.
Faktura nr Data Kwota do zapłaty + 5% opłaty za zwłokę, ustalona data
Możliwości płatności: nasza strona internetowa (link) lub PayPal (link)
Proszę o poinformowanie nas o aktualnym statusie tej płatności. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej faktury lub salda należnego na Twoim koncie, prosimy o niezwłoczny kontakt telefoniczny.
Będziemy kontynuować kontakt z Tobą w celu rozwiązania tej sprawy.
Jak stwierdzono w umowie, warunki płatności są netto 30. Proszę zauważyć, że zgodnie z naszą polityką biznesową, nie jesteśmy w stanie kontynuować współpracy z klientem, który jest obecnie przeterminowany lub który był przeterminowany 60+ dni więcej niż jeden raz.
Sincerely,
Michael
90 Days Past Due Letter
Faktury, które są przeterminowane od 90 do 120 dni, są znacznie trudniejsze do odebrania. Twoje przypomnienia o płatności dla faktur z tej kategorii powinny być dość stanowcze, formalne i wykorzystywać taktyki, aby zwrócić ich uwagę, takie jak pogrubiony tekst lub powiększone czcionki. Przedstaw konsekwencje swoich działań i liczne próby skontaktowania się z klientem. Włącz dodatkowych pracowników firmy do e-maila, włączając w to najwyższego rangą administratora, dla którego możesz znaleźć e-mail.
Przykładowy język:
Wymaga natychmiastowego działania
Drogi Janie,
To jest ważny list i wymaga Twojej natychmiastowej uwagi. Pomimo wysłania kilku monitów, nie otrzymaliśmy od Ciebie żadnej odpowiedzi na temat Twojego poważnie przeterminowanego konta. Uważamy, że daliśmy Ci wystarczająco dużo czasu i byliśmy bardziej niż cierpliwi. Dlatego uważamy, że nie ma innego wyjścia, jak tylko odpisać ten dług z naszych ksiąg, zgłaszając go jako „stratę z tytułu nieściągalnych długów” do I.R.S. poprzez wypełnienie formularza 1099-C. Możesz tego uniknąć wpłacając dzisiaj całą należną kwotę. Jeśli nie otrzymamy płatności w ciągu najbliższych pięciu dni, będziemy musieli podjąć działania.
Proszę skontaktować się z nami natychmiast, jeśli chciałbyś ustalić plan spłaty.
Następujące faktury wymagają natychmiastowej uwagi:
Faktura # Data Kwota do zapłaty + 5% Opłata za zwłokę, oszacowana data
Opcje płatności: nasza strona internetowa (link) lub PayPal (link)
Jak stwierdzono w umowie, warunki płatności są netto 30. Proszę pamiętać, że zgodnie z naszą polityką biznesową, nie jesteśmy w stanie kontynuować współpracy z klientem, który jest obecnie przeterminowany lub który był 60+ dni przeterminowany więcej niż jeden raz. Mamy szczerą nadzieję, że poważnie rozważy Pan tę kwestię.
Sincerely,
Michael
Final Past Due Letter
W przypadku faktur przeterminowanych o ponad 120 dni, nadal istnieje szansa na odzyskanie należności, dlatego też wysyłanie dodatkowej korespondencji jest nadal opłacalne. Uwzględnij konsekwencje ich działań (odpisy na poczet złych długów, ocena kredytowa), jak również język informujący ich, że podejmiesz odpowiednie działania, aby zgłosić ich poważne zaległości: agencja windykacyjna i BBB.
Użyj pogrubionego języka, takiego jak „poważne” i „zaległe”. Kontynuuj włączanie dodatkowych pracowników firmy do e-maili.
Przykładowy język:
POWIADOMIENIE: TWOJE KONTO JEST NADZWYCZAJNIE NIEWYPŁACALNE
Drogi Janie,
To jest ważny list i wymaga Twojej natychmiastowej uwagi. Pomimo wysłania kilku monitów, nie otrzymaliśmy od Ciebie żadnej odpowiedzi na temat Twojego poważnie przeterminowanego konta. Wydaje nam się, że daliśmy Ci wystarczająco dużo czasu i byliśmy bardziej niż cierpliwi wobec Ciebie. W związku z tym:
-
Uważamy, że nie ma innego wyjścia, jak tylko oddać Pana/Pani konto w ręce naszej firmy windykacyjnej.
-
To działanie wpłynie na rating kredytowy Pana/Pani firmy.
-
Możemy również zgłosić to do I.R.S. jako „stratę z tytułu nieściągalnych długów” z formularzem 1099-C, jeśli płatność nie zostanie otrzymana.
Proszę skontaktować się z nami natychmiast, jeśli chcesz ustalić plan spłaty.
Następująca faktura(y) jest poważnie przeterminowana:
Faktura # Data Kwota do zapłaty + 5% Opłata za zwłokę, ustalona data
Możliwości płatności: nasza strona internetowa (link) lub PayPal (link)
Jak stwierdzono w umowie, warunki płatności są netto 30. Proszę pamiętać, że zgodnie z naszą polityką biznesową, nie jesteśmy w stanie kontynuować współpracy z klientem, który jest obecnie przeterminowany lub który był 60+ dni przeterminowany więcej niż jeden raz. Mamy szczerą nadzieję, że poważnie rozważysz tę sprawę.
Sincerely,
Michael
Możesz użyć naszego narzędzia do automatycznego wysyłania wysoce skutecznych przypomnień o płatnościach do swoich klientów (FG Receivables Manager).
Śledzi ono e-maile, które wysyłasz w historii kontaktów z klientami i rejestruje wszelkie rozmowy telefoniczne. Będziesz mógł sprawdzić, czy klient otworzył lub kliknął twoją wiadomość e-mail. E-maile w FG Receivables Manager posiadają również szczegółowe widoki faktur i możliwość przyjmowania płatności.
.