Jeśli planujesz wydarzenie, jest jeden krok, który jest niezbędny, aby to wydarzenie się wydarzyło: tworzenie budżetu wydarzenia. Na szczęście jest to czynność powtarzalna, więc możesz łatwo stworzyć podstawowe ramy budżetu, edytować je po drodze i używać narzędzi, które prawdopodobnie już posiadasz, aby wszystko się zgrało. Tworzenie budżetu na wydarzenie może wydawać się zniechęcające i skończone, ale tak długo, jak robisz jeden, który jest realistyczny i buduje w wyściółce w przypadku zagrożenia, będziesz wszystko gotowe.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Użyj arkuszy kalkulacyjnych – zalecamy, jeśli pójdziesz tą drogą, aby użyć arkusza Google, ponieważ jest to bardzo łatwe dla każdego, kto potrzebuje dostępu, aby zobaczyć stale aktualną wersję budżetu.
- Potencjalnie spójrz na oprogramowanie do budżetowania imprez – Jeśli tworzysz budżet, który jest bardzo złożony
- Dodaj pozycje liniowe dla każdego szczegółu
- Znaj swoje terminy – kiedy płatności są należne (spóźnienie może spowodować dodatkowe koszty)
- Dodaj oczekiwane kwoty i rzeczywiste koszty, abyś mógł zobaczyć, czy przekroczyłeś budżet
Co budżetujesz?
Pierwszym krokiem do stworzenia budżetu imprezy jest określenie każdej części imprezy, która może potencjalnie ponieść koszty. Poprzez uwzględnienie każdej części wydarzenia, jesteś w stanie uzyskać bardziej dokładny budżet w porównaniu do takiego, który po prostu zawiera większe kawałki wydarzenia. Jest to wstępny krok, który możesz kontynuować, aby udoskonalić po drodze, gdy rozmawiasz ze sprzedawcami i uzyskać bardziej dokładne informacje o swoim budżecie.
Narzędzia budżetowe nie muszą być wymyślne – możesz rozpocząć ten krok tak szybko, jak otwarcie pustego arkusza Google i wprowadzenie pozycji budżetowych, aby zaoszczędzić czas, możesz pominąć tworzenie budżetu imprezy od podstaw i pobrać nasz arkusz kalkulacyjny budżetu imprezy na dole.
Jeśli zdecydujesz się stworzyć swój własny zacznij od stworzenia kilku kolumn:
Item
To jest dla każdej indywidualnej pozycji w twoim budżecie imprezy. Wymieniając pozycje w budżecie imprezy, bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe. Rozbij każdą pojedynczą pozycję, za którą będziesz płacić. Nie łącz pozycji razem. Na przykład, grupowanie alkoholu i jedzenia razem może wydawać się sensowne, ale może powodować pewne problemy. Może to spowodować problemy, jeśli trzeba dokonać zmian lub wyciąć pozycję w dół drogi w planowaniu. Powiedzmy, że chcesz dodać dodatkowe 100 dolarów do pozycji jedzenie i alkohol. Na co poszłyby te pieniądze? Kluczem jest bycie tak szczegółowym jak to tylko możliwe podczas tworzenia budżetu imprezy i utrzymanie każdej pozycji oddzielnie. Im więcej szczegółów tym lepiej.
Opis
Opisy są absolutnie konieczne dla twojego budżetu imprezy! Dodaj szczegółowy opis do przedmiotu, którego będziesz potrzebował na swoje wydarzenie. Jest to ważna kolumna do uwzględnienia w przypadku, gdy Twój budżet musi być zatwierdzony przez kogoś w Twojej organizacji, kto może nie wiedzieć, co każda pozycja jest. Jeśli ta osoba nie jest bezpośrednio zaangażowana w planowanie, nie będzie wiedziała, jak istotna lub nieistotna jest dana pozycja, aby wydarzenie mogło się odbyć. Poprzez dodanie opisu możesz zapewnić jasność, dlaczego jest to potrzebne i co jest must-have.
Amount Needed
Ilości odgrywają dużą rolę w budżetowaniu. Zwiększanie ilości może szybko wyczerpać budżet. Z drugiej strony, eliminując niepotrzebne ilości czegoś, można szybko uzupełnić budżet. Śledzenie tego, co myślisz, że będziesz potrzebował przed wydarzeniem, jak również odnotowywanie rzeczywistych ilości, których użyłeś, pomoże ci uformować to, jak wyglądają twoje przyszłe budżety na wydarzenia.
Oszacowany koszt
Choć koszty będą się różnić, po prostu znając przybliżoną liczbę, może pomóc ci zrozumieć, jakiego rodzaju budżetu potrzebujesz na swoje wydarzenie. W następnym kroku zajmiemy się tym, jak uzyskać szacowany koszt tak blisko rzeczywistego kosztu, jak to możliwe, aby uzyskać dokładny budżet.
Aktualny koszt
Tak jak sugeruje nazwa, ta kolumna jest miejscem, gdzie będziesz śledzić rzeczywisty koszt elementu. Ten krok jest kluczowy dla przyszłych sesji budżetowych, aby zrozumieć, jak koszty rosną (lub maleją). To będzie służyć jako odniesienie podczas planowania imprezy na lata.
How To Research Event Budget Costs
Now, że masz początki budżetu imprezy, można skupić się na coraz szacunkowe koszty bliżej do rzeczywistych kosztów. Badanie cen pomoże namalować obraz tego, jak będzie wyglądał twój rzeczywisty budżet.
Look Into Past Events
Jeśli gościłeś to wydarzenie wcześniej, możesz spojrzeć wstecz na kwotę, która została wydana na poprzednie wydarzenia. Spójrz na pozycje linii, które zostały wykorzystane, a liczba gości, którzy uczestniczyli. Jeśli spodziewasz się, że impreza będzie się rozwijać w bieżącym roku, ważne jest, aby zachować proporcje w budżecie poprzez zastosowanie mnożników. Dane historyczne pomogą w ustaleniu budżetu referencyjnego.
Reach Out to Vendors
Możesz pójść o krok dalej, uzyskując szczegóły budżetu bezpośrednio ze strony internetowej sprzedawców lub dzwoniąc do nich. Większość sprzedawców jest w stanie podać ogólne liczby, aby dać Ci lepsze wyobrażenie o budżecie, którego szukasz.
Calling sprzedawców i dostawców, aby uzyskać wycenę nie zawsze jest najszybszy proces, ale może pomóc uzyskać realistyczne oszacowanie kosztów. Gdy już połączysz się ze sprzedawcą, podaj im jak najwięcej szczegółów dotyczących Twoich potrzeb związanych z imprezą i poproś o podanie kosztu i tego, co ten koszt obejmuje. Mogą być koszty, które pominąłeś, takie jak napiwki, opłaty za usługi lub podatek. Upewnij się, że sprzedawca daje tak dokładne podziału kosztów, jak to możliwe. Przejdź przez każdą pozycję linii dla każdego cytatu od sprzedawców i dowiedzieć się, które sprzedawcy będą działać najlepiej dla Twojej imprezy. Oczywiście, zawsze wybieraj sprzedawcę, który pasuje do Twojej wizji, budżetu i lubisz z nim pracować. Nie wybieraj kogoś tylko dlatego, że mają najniższą ofertę.
Czas na realizację: Szacowanie kosztów
Teraz, gdy masz ogólny pomysł na to, czego się spodziewać, jeśli chodzi o koszty, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jakie są pozycje w budżecie. Zapoznaj się z cyklem życia imprezy: jakie są niektóre z rzeczy, które mogą cię kosztować po drodze? Nie zatrzymuj się tylko na dużych wydatkach, takich jak miejsce, jedzenie i napoje oraz sprzęt audio-wizualny (choć i te znajdą się na liście). Musisz pomyśleć o mniejszych kosztach, takich jak podatki, opłaty, napiwki, marketing i podróże. Małe koszty mogą skończyć się pożeraniem Twojego budżetu, jeśli nie uwzględnisz ich na początku.
Oto kilka rzeczy do rozważenia dla pozycji budżetowych:
- Koszty podróży na Twoje wydarzenie: Czy istnieje blokada pokoi na Twoje wydarzenie? Ile będzie kosztował przelot całego zespołu? A kiedy już tam dotrzesz, czy będzie to przejazd taksówką za 100 USD do miejsca imprezy? Jaka jest dzienna stawka za posiłki dla Twojego zespołu?
- Żywność i napoje: Czy jest jakieś minimum, które trzeba zapłacić, aby wynająć konkretnego cateringowca na imprezę? Jakie są opłaty za obsługę i napiwki? Czy Twoje wydarzenie jest bardziej odpowiednie dla baru gotówkowego czy baru z barmanem? Jeśli tak, to ile barów powinieneś mieć? (Pro tip: użyj narzędzia takiego jak Social Tables’ Pocket Planner, aby użyć zatwierdzonych przez CIC ilości jedzenia i napojów.
- AV: Przyjrzyj się swojej wycenie AV: które elementy są absolutnie potrzebne, a co jest miłym dodatkiem? Czy istnieją elementy umowy AV, które mogą pociągnąć za sobą dodatkowe koszty, takie jak opłaty za zniszczenia lub diety? Na jakie opłaty AV należy uważać? Czego nie powinieneś wykreślać z budżetu LUB zawsze planować, jeśli chodzi o potrzeby AV? Czy Twój wewnętrzny dostawca usług AV zawiera opłaty, o których powinieneś wiedzieć?
- Wynajem miejsc: Jakie są względy/ ukryte koszty związane z wynajmem miejsca/ przestrzeni? Czy możesz zostać obciążony po fakcie za uszkodzenie przestrzeni?
- Czy różne przestrzenie mogą mieć różne koszty?
- Luksusowe hotele
- Sale balowe
- Małe sale konferencyjne
- Przestrzenie konferencyjne z pakietami all-inclusive z F&B, AV, wi-fi i wsparciem na miejscu
- Czy różne przestrzenie mogą mieć różne koszty?
- Marketing: Jakie będą koszty event marketingu? Czy jest ustalony budżet na reklamy na Facebooku, marketing tradycyjny, prezenty i nagrody konkursowe?
- Produkcja wideo i fotografia: W jaki sposób Twój kamerzysta lub fotograf obciąży Cię za uwiecznienie wydarzenia? Co jest z nim zawarte? Czy otrzymasz dostęp do surowych plików, czy tylko do produktu końcowego? Czy możesz wykorzystać te produkty do promocji przyszłego wydarzenia?
- Koszt Internetu: Ile będzie kosztować uzyskanie dodatkowego zasięgu wifi w twoim miejscu vs. w miejscach publicznych?
Nie wszystkie z tych pozycji znajdą swoją drogę do twojego budżetu, ale warto o nich pamiętać, jeśli planujesz różne wydarzenia.
Jak dużo powinno być zawarte w funduszu „deszczowego dnia”
- Załóż swój budżet na wszelkie nieoczekiwane koszty (ja zwykle wbudowuję 15% na wszelki wypadek)
- Jakie są największe koszty zmienne?
- Opłaty za odwołanie: nikt nie lubi odwoływać imprezy, ale jeśli musisz, co potencjalnie może cię kosztować odwołanie w końcu?
- Najgorsze scenariusze! Pomyśl o absolutnie najgorszych rzeczach, które mogą się zdarzyć i zaplanuj odpowiednio.
Top 10 Tips For Making A Budget
Do not procrastinate creating your budget. To może wydawać się zniechęcające zadanie, ale jest to ważny pierwszy krok w podróży planowania zdarzeń. Jeśli nie jesteś pewien kiedy to powinno nastąpić sprawdź nasz przewodnik po osi czasu wydarzenia.
Zdefiniuj cel swojej imprezy. Czy chcesz, aby ludzie wychodzili wspominając elektryczną atmosferę, czy chcesz, aby wychodzili wspominając pyszne jedzenie? Jaki jest twój cel? Dlaczego organizujesz to wydarzenie? Przydziel swoje fundusze zgodnie z priorytetami.
Im więcej szczegółów dodasz, tym dokładniejszy będzie Twój budżet. Ignorowanie jednej małej pozycji może być różnicą pomiędzy byciem pod lub nad budżetem.
Pamiętaj, że czasami koszt jednego elementu jest zależny od kosztu innego. Na przykład, koszty AV mogą się zmienić w zależności od miejsca, które wybierzesz. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli miejsce wymaga personelu związkowego.
Zbadaj wszystkie opcje miejsca. Niektóre nowsze miejsca przekształcają się w sklepy z jednym punktem obsługi klienta, które pomagają wyeliminować powrót i powrót w pozyskiwaniu wielu dostawców usług związanych z imprezami. Te nowsze miejsca mogą potencjalnie zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy na dłuższą metę! Nie wspominając już o czasie. Upewnij się tylko, że to uniwersalne podejście pasuje do twojej wizji wydarzenia.
Nie zaniżaj ceny przedmiotu, aby twój budżet wyglądał ładnie. Niedocenianie czegoś może wyglądać dobrze na papierze (lub ekranie), ale ostatecznie doprowadzi do utraty pieniędzy, gdy wydarzenie wejdzie w życie.
Używaj swojego funduszu deszczowego tylko w nagłych wypadkach. To może być kuszące, aby użyć swojej siatki bezpieczeństwa, aby dodać trochę ekstrawagancji do swojego menu lub dodać trochę dodatkowego wystroju. Jednakże, zanurzając się w swoje fundusze zapasowe dla frywolności może zostawić cię w zgiełku, jeśli prawdziwa katastrofa uderza.
Rób swoje badania. Jeśli umieścić w czasie podczas badania miejsc, firm cateringowych i AV firm, może skończyć się oszczędzając dużo pieniędzy. To może być żmudne, ale można znaleźć najlepsze oferty, gdy porównać wszystkie opcje.
Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie. Po utworzeniu budżetu, upewnij się, że podzielisz się nim z każdym zaangażowanym w wydarzenie. Możesz wiedzieć, ile chcesz wydać, ale reszta twojego zespołu może mieć inny pomysł. Musisz mieć cały zespół na tej samej stronie.
Nie bój się wydawać. Nie zawsze musisz iść z najtańszą opcją, jeśli masz na to pieniądze. Tak, możesz zostać nagrodzony za pokazanie swojemu szefowi paragonu, który jest niewiarygodnie poniżej budżetu, ale jakość przedmiotu jest również ważna! Dodając trochę dodatkowych pieniędzy tu i tam może być różnica między przeciętnym wydarzeniem i niesamowite doświadczenie. Zainwestuj w sprzedawców, o których wiesz, że pomogą podnieść rangę twojego wydarzenia.
Wydawanie pieniędzy może być stresującą częścią planowania wydarzenia. Nikt nie lubi patrzeć jak ich ciężko zarobione pieniądze wylatują z konta bankowego! Jednakże, ten stres może być złagodzony poprzez stworzenie prostego arkusza kalkulacyjnego budżetu i odrobienie pracy domowej. Siedząc i wstukując liczby, nie tylko zobaczysz wizualnie, skąd i dokąd idą pieniądze, ale także zmusi cię to do zastanowienia się nad celem imprezy. Pomoże Ci to ustalić priorytety podczas planowania. Czy więcej pieniędzy trzeba przeznaczyć na AV? Czy jest wystarczająco dużo pieniędzy, aby zaspokoić ładny posiłek?
Wniosek
Bez tego krytycznego elementu, może skończyć się byciem dziko nieprzygotowanym do następnego wydarzenia. Jednakże, tak długo jak podążasz za prostymi krokami powyżej i pamiętasz o wszystkich naszych małych wskazówkach i trikach, możesz być na dobrej drodze do stworzenia najlepszego (najbardziej efektywnego kosztowo) wydarzenia w roku.