Co to jest EDI 850?

Co to jest EDI 850?

Dokument EDI 850 jest dokumentem zamówienia zakupu dla zestawu transakcji ANSI X12 w technologii EDI. Jest to standardowy format elektronicznego zamówienia zakupu w przypadku korzystania z formatu EDI. EDI to skrót od Electronic Data Interchange (Elektroniczna Wymiana Danych). Dokument ten jest używany do złożenia zamówienia na towary lub usługi. Zestaw transakcji obejmuje:

• Zamawiane pozycje i ich ceny
• Zamawiane ilości
• Informacje rozliczeniowe
• Informacje o wysyłce
• Wszelkie instrukcje dotyczące wysyłki
• Dane przewoźnika

Informacje są zorganizowane w elementy i segmenty określone w zestawie transakcji EDI 850. Jest bardzo ważne, aby przestrzegać specyfikacji EDI 850, ponieważ dokument zamówienia zakupu będzie wysyłany, odbierany i interpretowany przez komputer. Nieprzestrzeganie tych specyfikacji zgodnie z przyjętymi standardami spowoduje problemy z przesyłaniem i odbiorem – być może spowoduje błędy lub uniemożliwi dotarcie dokumentu do dostawcy.

Różne elementy danych i segmenty występujące w zamówieniu zakupu 850 obejmują:

• ISA jest nagłówkiem kontroli wymiany. Oznacza początek jednej lub więcej grup funkcjonalnych i segmentów kontrolnych.
• ISA01 – kwalifikator informacji o autoryzacji. Kod 00 oznacza, że w I02 nie występują informacje o autoryzacji.
• ISA02 – Authorization Information
• ISA03 – Security Information Qualifier. Code 00 indicates that no security information present in I01.
• ISA04 – Security Information
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. U” wskazuje, że amerykańska wspólnota EDI ASC X12, TDCC i UCS jest odpowiedzialna za standard kontroli stosowany w komunikacie.
• ISA12 – Numer wersji kontroli wymiany. Kod „0400” określa standard wydany jako ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Kod „0” oznacza, że nie zażądano potwierdzenia.
• ISA15 – Wskaźnik użycia. Code 'P’ indicates that the interchange envelope contains production data.
• ISA16 – Component Element Separator

GS Reprezentuje nagłówek grupy funkcjonalnej. Oznacza on początek grupy funkcjonalnej i dostarcza informacji kontrolnych.

• GS01 – Identyfikator kodu funkcjonalnego. Kod „PO” oznacza zamówienie zakupu.
• GS02 – Kod nadawcy aplikacji
• GS03 – Kod odbiorcy aplikacji
• GS04 – Data
• GS05 – Czas
• GS06 – Numer kontrolny grupy
• GS07 – Kod agencji odpowiedzialnej to X, który reprezentuje akredytowany komitet normalizacyjny X12
• GS08 – Kod wersji/odnowienia/kod identyfikacyjny branży. Kod 004010 wskazuje, że projekt standardów zatwierdzony do publikacji przez ASC X12 Procedures Review Board do października 1997.

ST (nagłówek zestawu transakcji) oznacza początek zestawu transakcji i jest używany do ustawienia numeru kontrolnego. Na przykład: ST*850*05210 oznacza zlecenie zakupu o numerze kontrolnym 05210. 850 oznacza zestaw transakcji zamówienia zakupu.

BEG rozpoczyna początek transakcji zamówienia zakupu. Oznacza początek tego zestawu transakcji i podaje daty i numery identyfikacyjne. 00 oznacza nowe zamówienie zakupu, a SA oznacza, że jest to samodzielne zamówienie. Będzie również zawierać numer zamówienia zakupu i datę wydania.

N9 przedstawia identyfikację referencyjną. PO” oznacza zamówienie zakupu. Obejmuje również numer zamówienia zakupu.

DTM oznacza kwalifikator daty/czasu. Jest on używany do określenia odpowiednich dat i godzin, w tym daty i godziny utworzenia transakcji.

MSG reprezentuje tekst wiadomości zawierający instrukcje dotyczące wysyłki i wszelkie inne specjalne instrukcje.

N1 reprezentuje wiele elementów danych, w tym kody identyfikatorów podmiotów, nazwy, kwalifikatory kodów identyfikacyjnych i kody identyfikacyjne.

N3 reprezentuje informacje adresowe dla organizacji.

N4 jest lokalizacją geograficzną i zawiera miasto, stan i kod pocztowy.

PER jest kontaktem administracyjnym.

PO1 reprezentuje dane pozycji zamówienia zakupu, w tym numer linii, zamawianą ilość, jednostkę miary i cenę. IN oznacza numer pozycji. VC oznacza numer katalogowy sprzedawcy. SN oznacza numer seryjny.

Segment PID zawiera opis produktu.

Segment REF jest identyfikacją referencyjną służącą do określenia informacji identyfikujących.

SDQ odnosi się do ilości docelowej i jest używany do określenia szczegółów dotyczących miejsca przeznaczenia i ilości.

CTT (sumy transakcji) pokazuje liczbę pozycji wiersza i liczbę zamówionych jednostek.

SE (transaction set trailer) wyszczególnia liczbę segmentów w zamówieniu i numer kontrolny zestawu transakcyjnego.

GE wskazuje koniec grupy funkcjonalnej i dostarcza informacji kontrolnych.

IEA reprezentuje zwiastun kontrolny wymiany, który określa liczbę grup funkcjonalnych biorących udział w wymianie i numery kontrolne przypisane przez nadawcę.

Zestaw 850 jest wersją formatu EDI materialnego zamówienia zakupu w firmowym systemie zakupów. W procesie komunikacji EDI kupujący przygotowuje zamówienie i uzyskuje jego zatwierdzenie. Po zatwierdzeniu, następuje proces tłumaczenia EDI, aby przekształcić zamówienie zakupu na język zrozumiały dla komputera, przed wysłaniem go do dostawcy.

„Zamówienie zakupu EDI 850 jest podobne do papierowego dokumentu zamówienia zakupu. Różnica polega na tym, że komputer obsługuje całą transmisję, aby usprawnić operacje łańcucha dostaw i nie ma potrzeby otrzymywania zamówień przez e-mail lub faks i ponownego wprowadzania informacji do wielu systemów. To redukuje błędy i uwalnia zasoby.”

Jak działa transmisja EDI

Obaj kupujący i dostawca muszą używać tego samego systemu EDI, aby transmisja przebiegła pomyślnie. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jakiego systemu używasz i wybrać dostawców, którzy używają tego samego systemu.

System komputerowy kupującego wysyła EDI 850 bezpośrednio do swojego partnera handlowego przez Internet za pomocą protokołu transferu plików (FTP) lub za pomocą Value-Added Network, lub VAN. VAN służy jako pośrednik między partnerem handlowym w celu ułatwienia komunikacji. VAN kupującego łączy się z VAN dostawcy, aby rozpocząć transmisję. VAN upewnia się, że EDI 850 jest wysyłany i odbierany. Dokument jest zabezpieczony podczas całego procesu transmisji za pomocą różnych zabezpieczeń, takich jak hasła, szyfrowanie i identyfikatory użytkowników. EDI 850 pozostaje autentyczny poprzez serię procedur sprawdzania i edycji w całym procesie bezpieczeństwa.

Transmisja jest krytycznym krokiem i znaczące błędy mogą wystąpić, gdy używane są niewłaściwe metody komunikacji.

Exchanging an EDI 850 Purchase Order Workflow

Gdy kupujący wysyła EDI zamówienie zakupu do dostawcy, jest to wskazanie, że kupujący chce kupić wymienione towary i usługi od dostawcy. Kiedy dostawca otrzyma zamówienie zakupu, zweryfikuje dokument pod kątem specyfikacji EDI 850 i odpowie swoim własnym dokumentem EDI, 855 Purchase Order Acknowledgement.

Jeśli nabywca musi dokonać zmiany w zamówieniu zakupu po jego wysłaniu i otrzymaniu przez dostawcę, ale zanim zamówienie zostanie zrealizowane, może utworzyć i wysłać EDI 860: Purchase Order Change Request – Buyer Initiated. Mogą to być następujące rzeczy:

• Dodatkowe pozycje
• Zmiana pozycji
• Zmiana dat
• Zmiana ilości
• Zmiana ceny
• Reschedule

Gdy kupujący potwierdzi zmianę zamówienia, w odpowiedzi wyśle EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change. To powiadomi kupującego o fakcie, że sprzedający akceptuje lub odrzuca zmiany kupującego. Jeśli sprzedawca potrzebuje, mogą również użyć 865 do żądania zmian w oryginalnym PO, z innym kodem niż ten, który jest używany do potwierdzenia zamówienia.

Gdy EDI 850 jest odbierany przez sprzedawcę, jest tłumaczony do formatu użytkowego. Oprogramowanie tłumaczące EDI służy jako interfejs między dokumentem a infrastrukturą komputera. Oprogramowanie tłumaczące weźmie dokument EDI i przetłumaczy go na format użyteczny dla systemu komputerowego. Następnie mapper jest używany do zmiany pliku, poprzednio dokumentu EDI, do formatu, który jest zgodny z systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) sprzedawcy. W tym momencie EDI 850 nie jest już dokumentem EDI, a teraz jest użytecznym zamówieniem zakupu (tak jak ten, z którym kupujący zaczął przed tłumaczeniem na format EDI), że firma może przetwarzać zgodnie z ich workflow.

Potwierdzenie zamówienia zakupu ostrzega kupującego, że sprzedawca potwierdził odbiór zamówienia zakupu. Dokument ten eliminuje konieczność dzwonienia, wysyłania wiadomości e-mail lub faksowania do sprzedawcy w celu upewnienia się, że zamówienie zostało odebrane.

W przypadku, gdy oryginalne zamówienie zakupu nie zostało zaakceptowane w takiej formie, jak w przypadku braku towaru w magazynie, a dostawca wprowadził do niego zmiany, potwierdzenie zamówienia zakupu zawiera te zmiany. Dokument EDI 855 zawiera:

• Numer zamówienia zakupu
• Przewidywaną datę wysyłki
• Przewidywaną datę dostawy
• Numer dostawcy
• Numery pozycji lub numery części
• Opis pozycji
• Ceny jednostkowe

Po przygotowaniu zamówienia system dostawcy utworzy i wyśle dokument EDI 856 Advance Ship Notice.

Dokument ten zawiera:

• Informacje o poziomie wysyłki, takie jak informacje o przewoźniku i numer śledzenia
• Informacje o poziomie zamówienia, takie jak numery zamówień zakupu
• Informacje o poziomie pozycji, takie jak pozycje i ilości
• Informacje o poziomie opakowania, takie jak kody kreskowe na opakowaniach pozycji

Kupujący otrzyma pozycje i sprawdzi zamówienie, aby upewnić się, że wszystko jest tam tak, jak powinno być.

Dostawca wyśle fakturę EDI 810, która zawiera:

• Zamówione pozycje i ich koszt
• Zamówione ilości
• Warunki płatności
• Wszelkie oferowane rabaty
• Dane dotyczące rozliczenia i wysyłki

Faktura EDI 810 jest konwertowana na fakturę, którą może wykorzystać system zarządzania zleceniami zakupu i system księgowy nabywcy, aby umożliwić działowi zobowiązań dokonanie płatności na rzecz dostawcy.