La différence entre les pourboires et les frais de service peut être déroutante pour les employeurs, mais il est essentiel qu’ils fassent la bonne distinction. Le fait qu’une gratification soit un pourboire ou des frais de service a une incidence sur la façon dont les employeurs calculent les salaires de leurs employés et sur la façon dont les revenus sont déclarés par les employeurs et les employés à des fins fiscales. Une erreur dans la caractérisation de ces deux formes de rémunération peut exposer les employeurs à des sanctions en vertu du Fair Labor Standards Act (FLSA) et de l’Internal Revenue Code (IRC). Pour aider les employeurs, l’IRS a publié le 25 avril 2017 une fiche d’information actualisée (FS-2017-08) soulignant les principales différences entre les pourboires et les frais de service.
Quand une gratification est-elle un pourboire ?
L’IRS énonce quatre exigences pour qu’une gratification soit considérée comme un pourboire :
- Le paiement effectué doit être libre de toute contrainte ;
- Le client doit avoir le droit illimité de déterminer le montant ;
- Le paiement ne doit pas faire l’objet de négociations ou être dicté par la politique de l’employeur ; et
- Le client a le droit de déterminer qui reçoit le paiement.
En clair, pour être un pourboire, la gratification doit être totalement discrétionnaire, c’est-à-dire que, le client décide (1) de fournir ou non la gratification et (2) de la quantité de gratification à fournir.
Formes de pourboires
Les pourboires peuvent apparaître sous deux formes : les pourboires en espèces et les pourboires autres qu’en espèces.
Les pourboires en espèces sont des pourboires monétaires reçus par le client, que ce soit sous forme d’espèces réelles ou de frais de crédit/débit. Les pourboires en espèces comprennent également les pourboires monétaires reçus d’autres employés dans le cadre d’un accord de partage des pourboires. Par exemple, les serveurs et les serveuses partagent souvent une partie de leurs pourboires avec les hôtesses, les serveurs et les barmans. Les employés qui reçoivent des pourboires directement du client sont appelés « employés à pourboire direct ». Les employés qui reçoivent des pourboires d’autres employés, tels que les hôtesses, les serveurs et les barmen de service dans le scénario ci-dessus, sont appelés « employés à pourboire indirect ».
Les pourboires non monétaires sont des pourboires non monétaires, tels que des laissez-passer, des billets ou d’autres biens et marchandises.
Déclaration des pourboires
Les employés : Les employés doivent déclarer tous les pourboires reçus dans leur revenu brut à des fins fiscales. Cela comprend les pourboires en espèces et la valeur de tout pourboire autre qu’en espèces. Les employés sont également tenus de déclarer les pourboires en espèces (à l’exception des pourboires d’un mois donné dont le total est inférieur à 20 $) à leur employeur. Toutefois, l’obligation de déclaration des employés exclut les pourboires autres qu’en espèces. Par exemple, si un client laisse à une serveuse un bijou coûteux, la serveuse doit inclure le pourboire dans son revenu brut, mais n’est pas tenue de le déclarer comme pourboire à son employeur.
Employeurs : Les employeurs sont tenus de conserver les « rapports de pourboire » des employés afin de retenir sur les salaires les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare sur les pourboires déclarés. En outre, les employeurs doivent payer leur part des taxes de sécurité sociale et de Medicare en fonction du total des salaires versés aux employés au pourboire ainsi que du revenu au pourboire déclaré.
Crédit de pourboire : Dès qu’un employé reçoit un pourboire d’un client, le pourboire va dans la poche de l’employé et ne peut jamais devenir la propriété de l’employeur. Cependant, le FLSA permet aux employeurs de prendre un « crédit de pourboire » sur leur obligation de salaire minimum, égal à la différence entre le salaire minimum fédéral (7,25 $) et le salaire en espèces requis (2,13 $), ou 5,12 $ (le crédit de pourboire maximum qu’un employeur peut réclamer). Tout crédit de pourboire réclamé par un employeur ne peut jamais dépasser le montant réel des pourboires reçus par l’employé. En outre, le crédit de pourboire ne peut pas être appliqué à moins que l’employé n’ait été informé que l’employeur prend un crédit de pourboire.
Quand un pourboire est-il un frais de service?
La fiche d’information de l’IRS nous rappelle que les « pourboires automatiques », ou les pourboires imposés au client, ne sont pas des pourboires. En termes simples, un pourboire inclus dans une facture n’est pas un pourboire. Parmi les exemples de frais de service, citons un pourboire de 18 % imposé à une table de 10 personnes ou plus, des frais d’événement imposés à un client qui loue tout ou partie d’un restaurant pour un dîner de répétition, des frais de service de bouteilles ou même des droits de bouchon.
Les employeurs peuvent conserver ces frais de service ou en verser une partie à leurs employés. S’ils sont distribués à un employé, les frais de service constituent des salaires autres que les pourboires versés à l’employé et doivent être traités comme des salaires réguliers aux fins de retenue d’impôt et de déclaration.
Questions relatives aux heures supplémentaires
Les sommes distribuées aux employés pour les frais de service peuvent être utilisées pour satisfaire aux obligations de l’employeur en matière de salaire minimum et d’heures supplémentaires en vertu de la FLSA. Les heures supplémentaires doivent être payées sur la base du taux de rémunération normal de l’employé, y compris tous les frais de service, commissions, primes et autres énumérations reçues. Dans certaines circonstances, un employeur peut être en mesure de demander un crédit de pourboire supplémentaire pour les heures supplémentaires. Lorsque l’employeur prend un crédit de pourboire, les heures supplémentaires doivent être calculées sur le salaire minimum complet, et non sur le paiement du salaire en espèces le plus bas.
Les employeurs devraient se familiariser avec la fiche d’information FS-2017-08 de l’IRS ainsi que la fiche d’information 15 de la FLSA, concernant les employés au pourboire, afin de garantir la conformité avec les exigences fédérales en matière de calcul des salaires et de déclaration des revenus. Un tableau utile identifiant les différences entre les pourboires et les frais de service est affiché ci-dessous.
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Type de gratification/compensation |
Tip |
Frais de service |
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Source |
Client . (Discrétionnaire) ou Autre employé (Pool de pourboires) |
Employeur/Restaurant (Imposé) |
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Formulaires/Exemples |
En espèces, Débits ou crédits (pourboires en espèces) Billets, laissez-passer, marchandises, marchandises (pourboires autres qu’en espèces) |
Gratifications automatiques Frais de banquet/événement Frais de bouteille/bouchon |
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Exigences de déclaration |
L’employé doit déclarer les pourboires en espèces à l’employeur et tous les pourboires comme un revenu L’employeur doit retenir le revenu des pourboires sur les salaires |
S’ils sont distribués à l’employé, déclaré comme salaire ordinaire (sans pourboire) |
A propos des auteurs
Annette A. Idalski est actionnaire et présidente de la pratique Emploi et travail chez Chamberlain Hrdlicka (Atlanta). Elle défend des employeurs dans tout le pays contre des procès à plusieurs plaignants et à un seul plaignant concernant le statut d’entrepreneur indépendant, la conformité en matière de salaire et d’heures, la discrimination présumée concernant le sexe, la race, l’âge et les handicaps, le harcèlement sexuel, les clauses restrictives, les actions de dénonciation et les questions de travail traditionnelles. Elle peut être jointe au (404) 658-5386 ou par courriel à [email protected].
Mary Claire Smith est avocate au sein du département Travail et Emploi de Chamberlain Hrdlicka. Elle défend les employeurs devant les tribunaux fédéraux et d’État et dans le cadre de procédures administratives impliquant des réclamations pour discrimination, harcèlement, représailles, questions relatives au salaire et aux heures de travail, ainsi que des réclamations pour invalidité et congé en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA). Vous pouvez la joindre au (404) 658-5474 ou par courriel à [email protected].
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