Qu’est-ce qu’un EDI 850 ?

Qu’est-ce qu’un EDI 850 ?

L’EDI 850 est le document de commande pour l’ensemble de transactions ANSI X12 utilisant la technologie EDI. C’est le format standard pour un bon de commande électronique lorsqu’on utilise le format EDI. EDI est l’abréviation de Electronic Data Interchange. Ce document est utilisé pour passer une commande de biens ou de services. L’ensemble de transactions comprend :

• Les articles demandés et leurs prix respectifs
• Les quantités commandées
• Les informations de facturation
• Les informations d’expédition à
• Les éventuelles instructions d’expédition
• Les détails du transporteur

L’information est organisée en éléments et segments comme spécifié dans l’ensemble de transactions EDI 850. Il est essentiel d’adhérer aux spécifications de l’EDI 850 car le document de commande sera envoyé, reçu et interprété par un ordinateur. Ne pas adhérer à ces spécifications selon les normes acceptées créera des problèmes de transmission et de réception – pouvant causer des erreurs ou empêcher le document d’arriver chez le fournisseur.

Les divers éléments et segments de données que l’on retrouve dans un bon de commande 850 comprennent :

• ISA est l’en-tête de contrôle d’échange. Il marque le début d’un ou plusieurs groupes fonctionnels et segments de contrôle.
• ISA01 – Qualificateur d’information d’autorisation. Le code 00 indique qu’aucune information d’autorisation n’est présente dans I02.
• ISA02 – Information d’autorisation
• ISA03 – Qualificateur d’information de sécurité. Le code 00 indique qu’aucune information de sécurité n’est présente dans I01.
• ISA04 – Information de sécurité
• ISA05 – Qualificateur d’ID d’échange
• ISA06 – ID émetteur d’échange.
• ISA07 – Qualificateur d’ID d’échange
• ISA08 – ID du récepteur d’échange
• ISA09 – Date d’échange
• ISA10 – Heure d’échange
• ISA11 – Identifiant des normes de contrôle d’échange. Le code ‘U’ indique que la communauté EDI américaine de l’ASC X12, du TDCC et de l’UCS est responsable de la norme de contrôle utilisée par le message.
• ISA12 – Numéro de version du contrôle des échanges. Le code ‘0400’ indique que la norme publiée est ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Numéro de contrôle d’échange
• ISA14 – Accusé de réception demandé. Le code ‘0’ indique qu’aucun accusé de réception n’a été demandé.
• ISA15 – Indicateur d’utilisation. Le code ‘P’ indique que l’enveloppe d’échange contient des données de production.
• ISA16 – Séparateur d’éléments de composants

GS représente l’en-tête du groupe fonctionnel. Il marque le début d’un groupe fonctionnel et fournit des informations de contrôle.

• GS01 – Identificateur de code fonctionnel. Le code « PO » indique un bon de commande.
• GS02 – Code de l’expéditeur de l’application
• GS03 – Code du récepteur de l’application
• GS04 – Date
• GS05 – Heure
• GS06 – Numéro de contrôle du groupe
• GS07 – Le code de l’organisme responsable est X qui représente le comité de normalisation accrédité X12
• GS08 – Code d’identification de la version/révision/industrie. Le code 004010 indique que les projets de normes approuvés pour publication par le comité de révision des procédures ASC X12 jusqu’en octobre 1997.

ST (en-tête de l’ensemble de transactions) marque le début de l’ensemble de transactions et est utilisé pour définir un numéro de contrôle. Par exemple : ST*850*05210 indique un bon de commande avec un numéro de contrôle de 05210. 850 indique l’ensemble de transactions de commande d’achat.

BEG commence le début de la transaction de commande d’achat. Il marque le début de cet ensemble de transactions et fournit des dates et des numéros d’identification. 00 indique un nouveau bon de commande, et SA indique qu’il s’agit d’une commande autonome. Il comprendra également le numéro du bon de commande et la date d’émission.

N9 représente l’identification de référence. ‘PO’ indique un ordre d’achat. Il comprend également le numéro du bon de commande.

DTM représente le qualificatif de date/heure. Il est utilisé pour spécifier les dates et les heures pertinentes, y compris la date et l’heure de création de la transaction.

MSG représente le texte du message pour contenir les instructions d’expédition et toute autre instruction spéciale.

N1 représente plusieurs éléments de données, y compris les codes d’identification d’entité, les noms, les qualificatifs de code d’identification et les codes d’identification.

N3 représente les informations d’adresse de l’organisation.

N4 est l’emplacement géographique et comprend la ville, l’état et le code postal.

PER est le contact administratif.

PO1 représente les données d’article de commande, y compris le numéro de ligne, la quantité commandée, l’unité de mesure et le prix. IN représente le numéro d’article. VC représente le numéro de catalogue du fournisseur. SN représente le numéro de série.

Le segment PID comprend la description du produit.

Le segment REF est l’identification de référence pour spécifier les informations d’identification.

SDQ se réfère à la quantité de destination et est utilisé pour spécifier les détails quant à la destination et la quantité.

CTT (totaux de transaction) montre le nombre d’articles de ligne et le nombre d’unités commandées.

SE (trailer d’ensemble de transactions) détaille le nombre de segments dans la commande et le numéro de contrôle de l’ensemble de transactions.

GE indique la fin d’un groupe fonctionnel et fournit des informations de contrôle.

IEA représente le trailer de contrôle d’échange, qui spécifie le nombre de groupes fonctionnels impliqués dans l’échange et les numéros de contrôle attribués par l’expéditeur.

Le 850 est la version en format EDI du bon de commande tangible dans le système d’achat de l’entreprise. Au cours du processus de communication EDI, l’acheteur prépare la commande et la fait approuver. Après l’approbation, le processus de traduction EDI se produit pour couvrir le bon de commande dans le langage que l’ordinateur comprend, avant de l’envoyer au fournisseur.

« Le bon de commande EDI 850 est similaire au document de commande papier. La différence est que l’ordinateur s’occupe de toute la transmission pour rationaliser les opérations de la chaîne d’approvisionnement et qu’il n’est pas nécessaire de recevoir les commandes par e-mail ou par fax et de ressaisir les informations dans plusieurs systèmes. Cela réduit les erreurs et libère des ressources. »

Comment fonctionne la transmission EDI

L’acheteur et le fournisseur doivent tous deux utiliser le même système EDI pour que la transmission se fasse avec succès. C’est pourquoi il est important de savoir quel système vous utilisez et de choisir des fournisseurs qui utilisent le même.

Le système informatique de l’acheteur envoie l’EDI 850 directement à son partenaire commercial sur Internet avec le protocole de transfert de fichiers (FTP) ou en utilisant un réseau à valeur ajoutée, ou RVA. Le RVA sert d’intermédiaire entre le partenaire commercial pour faciliter la communication. Le RVA de l’acheteur se connecte au RVA du fournisseur pour lancer la transmission. Le RVA s’assure que l’EDI 850 est envoyé et reçu. Le document est sécurisé tout au long du processus de transmission grâce à diverses fonctions de sécurité, comme les mots de passe, le cryptage et les identifiants d’utilisateur. L’EDI 850 reste authentique grâce à une série de procédures de vérification et d’édition tout au long du processus de sécurité.

La transmission est une étape critique et des erreurs importantes peuvent se produire lorsque des méthodes de communication inappropriées sont utilisées.

Échange d’un bon de commande EDI 850 Workflow

Lorsqu’un acheteur envoie le bon de commande EDI au fournisseur, cela indique que l’acheteur souhaite acheter les biens et services listés au fournisseur. Lorsque le fournisseur reçoit le bon de commande, il valide le document par rapport aux spécifications EDI 850 et répond avec son propre document EDI, le 855 Accusé de réception de commande.

Si l’acheteur a besoin d’apporter une modification au bon de commande après qu’il ait été envoyé et reçu par le fournisseur, mais avant que la commande ait été remplie, il peut créer et envoyer et EDI 860 : Demande de modification du bon de commande – initiée par l’acheteur. Les éléments inclus ici peuvent être :

• Articles supplémentaires
• Changement d’articles
• Changement de dates
• Changement de quantité
• Changement de prix
• Réorganisation

Une fois que l’acheteur aura accusé réception de la modification du bon de commande, il enverra un EDI 865 Accusé de réception de bon de commande avec modification en réponse. Cela alertera l’acheteur sur le fait que le vendeur qu’ils acceptent ou rejettent les changements de l’acheteur. Si le vendeur en a besoin, il peut aussi utiliser le 865 pour demander des changements à la commande originale, avec un code différent de celui qui est utilisé pour accuser réception de la commande.

Lorsque l’EDI 850 est reçu par le vendeur, il est traduit dans un format utilisable. Le logiciel de traduction EDI sert d’interface entre le document et l’infrastructure de l’ordinateur. Le logiciel de traduction va prendre le document EDI et le traduire dans un format utilisable par le système informatique. Ensuite, un mappeur est utilisé pour changer le fichier, anciennement le document EDI, en un format compatible avec le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) du fournisseur. À ce stade, l’EDI 850 n’est plus un document EDI, mais un bon de commande utilisable (tout comme celui avec lequel l’acheteur a commencé avant de le traduire au format EDI) que l’entreprise peut traiter selon son flux de travail.

L’accusé de réception du bon de commande avertit l’acheteur que le vendeur a confirmé la réception du bon de commande. Ce document supprime la nécessité pour l’acheteur d’appeler, d’envoyer un courriel ou une télécopie au vendeur pour s’assurer que la commande a bien été reçue.

Dans le cas où le bon de commande original n’a pas été accepté tel quel, comme dans le cas d’articles en rupture de stock, et que le fournisseur y a apporté des modifications, l’Accusé de réception du bon de commande inclut ces modifications. Le document EDI 855 comprend :

• Numéro de commande
• Date d’expédition prévue
• Date de livraison prévue
• Numéro du fournisseur
• Numéros d’articles ou numéros de pièces
• Description de l’article
• Prix unitaires

Une fois la commande préparée, le système du fournisseur créera et enverra un document EDI 856 Avis préalable d’expédition.

Ce document comprend :

• Des informations au niveau de l’expédition, telles que les informations sur le transporteur et le numéro de suivi
• Des informations au niveau de la commande, telles que les numéros de commande
• Des informations au niveau des articles, telles que les articles et les quantités
• Des informations au niveau de l’emballage, telles que les codes-barres sur l’emballage des articles

L’acheteur recevra les articles et vérifiera la commande pour s’assurer que tout est là comme il se doit.

Le fournisseur enverra une facture EDI 810, qui comprend :

• Les articles commandés et leur coût
• Les quantités commandées
• Les conditions de paiement
• Les éventuelles remises offertes
• Les détails de facturation et d’expédition

La facture EDI 810 est convertie en une facture que le système de gestion des commandes et de comptabilité de l’acheteur peut utiliser, pour permettre au service des comptes créditeurs d’effectuer le paiement au fournisseur.

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