La division des salaires et des horaires du ministère du Travail et le Fair Labor Standards Act imposent tous deux aux entreprises de conserver les fiches de paie et autres documents relatifs aux employés. L’Internal Revenue Service exige également que vous conserviez les registres de paie de tous les employés actuels pendant au moins six ans après la fin de leur emploi. Les employeurs doivent garder une trace de la rémunération et des congés.
Quels registres de chèques de paie les employeurs doivent-ils conserver ?
Vous conserveriez normalement la plupart des registres exigés par la loi dans le cadre de vos activités commerciales, de sorte que la conformité ne devrait pas nécessiter beaucoup d’étapes supplémentaires. Passez en revue les registres que vous avez déjà pour vous assurer que vous êtes en conformité avec les exigences de l’IRS et du FLSA.
Les registres peuvent être conservés sous n’importe quelle forme, y compris sous forme électronique. Pour tous les employés non exemptés et ceux couverts par les exigences de salaire minimum, vous aurez besoin :
- Des informations personnelles, notamment le nom de l’employé, son adresse personnelle, sa profession, son sexe, et la date de naissance s’il a moins de 19 ans
- L’heure et le jour où sa semaine de travail commence
- Total des heures travaillées chaque jour ouvrable et chaque semaine de travail
- Total des gains quotidiens ou hebdomadaires au tempstime earnings
- Taux de rémunération horaire normal pour toute semaine où des heures supplémentaires sont effectuées
- Total des heures supplémentaires payées pour la semaine de travail
- Total des salaires payés à chaque période de paie
- Date de paiement et période de paie couverte.
Les employés non exemptés
Les employés non exemptés doivent être payés au moins au salaire minimum et recevoir des heures supplémentaires pour toute heure travaillée au-delà de 40 par semaine. À partir du 30 novembre 2016, un employé pourrait être exempté s’il est payé au moins 455 $ par semaine sur une base salariale et s’il accomplit certaines tâches professionnelles. Ces fonctions sont généralement administratives, exécutives ou de gestion.
La rémunération normale est celle qui est gagnée au cours des 40 premières heures d’une semaine de travail.
Les registres requis pour les employés exemptés diffèrent de ceux des travailleurs non exemptés, et des informations spéciales sont requises pour les employés de maison, pour les employés travaillant dans le cadre d’accords de rémunération peu communs, pour les employés à qui un logement ou d’autres installations sont fournis, et pour les employés recevant une éducation corrective. Si certains de vos travailleurs entrent dans ces catégories, consultez un avocat.
Formulaires que vous devez conserver
En plus des registres de paie, vous devriez conserver quelques autres documents dans le dossier de chaque employé.
- Une copie signée de son formulaire W-4 indiquant la retenue fédérale. Les employés peuvent changer ce formulaire à tout moment, alors assurez-vous de garder le formulaire le plus récent sur le dessus.
- Une copie de tout formulaire sur lequel un employé a autorisé des déductions salariales, y compris les avantages sociaux et les dons spéciaux comme Centraide ou d’autres organismes de bienfaisance.
- Une copie du formulaire de demande original de l’employé et de tout document justificatif tel qu’un curriculum vitae ou des relevés de notes.
- Des dossiers sur les changements de niveaux de rémunération, y compris les promotions ou les rétrogradations, et les raisons de ces actions.
Quelle est la meilleure façon de conserver les dossiers de paie ?
Les registres de paie, y compris ceux qui documentent toutes les heures, travaillées, les changements de statut salarial et les taux de rémunération devraient être conservés dans un dossier distinct pour chaque employé.
Vous devez également conserver les dossiers de toutes les modifications apportées à la rémunération et aux avantages sociaux des employés, y compris les consentements des employés. Vous devez avoir un consentement écrit dans le dossier pour toute déduction du salaire d’un employé, à l’exception des impôts FICA et des saisies-arrêts.
Qui est autorisé à voir les dossiers des employés ?
La plupart des entreprises conservent les dossiers des employés dans une zone restreinte et n’autorisent l’accès qu’aux personnes qui pourraient avoir besoin de les consulter en raison de leur rang d’emploi ou de leur poste. Désignez les employés de l’entreprise qui peuvent voir les dossiers des employés. L’accès est généralement limité à ceux du département des ressources humaines et aux gestionnaires et cadres supérieurs d’un certain niveau.
Les dossiers des employés ne devraient jamais être retirés de la salle des dossiers. Dans une très petite entreprise, vous pourriez vouloir conserver ces dossiers dans votre bureau personnel, ou dans le bureau de votre comptable s’il dispose de son propre espace séparé. Les employés devraient être autorisés à voir leurs propres dossiers, mais vous pourriez demander à quelqu’un de rester dans la pièce avec le travailleur pendant qu’il consulte sa documentation.
Si vous avez plus de quelques employés, vous pourriez vouloir mettre en place une politique d’accès aux dossiers personnels afin que les employés des ressources humaines sachent comment répondre aux demandes.
Divers auditeurs fédéraux et étatiques pourraient être autorisés à accéder aux dossiers des employés à des fins d’audit. Vous pouvez demander un mandat avant d’autoriser un auditeur à accéder aux dossiers des employés.
Les avocats représentant les employés dans des procès pourraient avoir accès dans certains cas spécifiques. Un fonctionnaire de haut niveau ou l’avocat de l’entreprise doit vérifier la demande de l’avocat avant d’autoriser la consultation des dossiers, et un mandat ou une assignation à comparaître pourrait être nécessaire dans ce cas également.