Contrôler votre inventaire – que vous ayez un seul établissement ou des dizaines – peut être une tâche décourageante. Avec des centaines et des milliers de produits qui entrent et sortent de votre site chaque jour, comment garder la trace de tout ? La meilleure solution consiste à organiser votre marchandise via le suivi des lots et les numéros de série pour garder un œil sur vos articles groupés et individualisés.
Avec le logiciel de gestion d’inventaire en nuage de Finale Inventory, vous pouvez superviser chaque actif et réguler la gestion de votre entrepôt. Nos solutions flexibles, sécurisées et pratiques vous aident à reconnaître et à éliminer les problèmes au sein du processus de fabrication tout en restant organisé et en ligne avec les diverses réglementations gouvernementales.
Qu’est-ce que le suivi des lots ?
Qu’est-ce qu’un lot ? Les lots – également appelés numéros de code, numéros de lot ou codes de lot – identifient un nombre particulier de produits dans un seul groupe qui ont des propriétés communes. Un point commun dans le suivi des lots peut être tout ce qui contient le même matériau ou être fabriqué dans le même lot. Il existe une relation un-à-plusieurs, car de nombreux produits peuvent avoir le même ID de lot.
Les numéros de lot combinent des chiffres numériques à un groupe de produits qui ont des points communs, mais il n’y a pas une seule façon d’attribuer les chiffres. Par exemple, les entreprises peuvent attribuer des numéros à leurs lots de produits en fonction du lieu, de la date de fabrication ou de la date d’expiration. Quelle que soit la façon dont vous établissez la séquence de numéros, il s’agit d’un identifiant unique qui ne s’applique qu’à cet ensemble particulier de marchandises. Les produits individuels au sein du lot auront le même numéro de lot, mais vous ne pouvez pas utiliser le numéro de lot sur un autre groupe.
Le suivi des lots vous permet de suivre les produits de votre entreprise de bout en bout ou à travers chaque étape du processus. Depuis les premières étapes de fabrication jusqu’à leur arrivée chez le fournisseur, le distributeur et le client final, vous pouvez suivre les marchandises tout au long de leur parcours.
Les numéros de lot peuvent vous aider à suivre le contrôle de la qualité, les rapports, les rappels et d’autres informations comme les défauts de production. Ils vous aident également à suivre quels clients reçoivent des lots particuliers de produits, ainsi que la date d’achat, le temps de collecte, les dates d’expiration, les dates de fabrication et les informations sur le fournisseur. Grâce à la possibilité de récupérer des détails sur n’importe quel groupe de produits le long de la chaîne d’approvisionnement, vous pouvez rester conforme aux réglementations de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis, de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) et de l’Organisation internationale de normalisation (ISO).
Vous pouvez souvent trouver un numéro de lot de production à l’extérieur de l’emballage d’un article, ainsi que dans vos dossiers et dans le logiciel de gestion des stocks de Finale Inventory.
Le suivi des stocks de lots
Le suivi des stocks de lots est la documentation de la façon dont chaque marchandise entre et sort des stocks de votre entreprise. Il peut catégoriser les matériaux qui entrent dans votre installation pour vous aider à fabriquer un produit, ainsi que les produits finis qui partent vers un fournisseur ou un distributeur.
Lorsque vous enregistrez chaque numéro de lot dans votre système de rapports, cela vous aide à voir les tendances au sein de groupes spécifiques. Cela vous aide également à comprendre le flux de production et à savoir si vous avez généré un bénéfice ou une perte. La détection de modèles communs, comme les retours d’un même lot, peut indiquer un défaut.
Un logiciel de gestion des stocks est essentiel si vous exigez un soutien rationalisé, car il est idéal pour les entreprises multicanaux qui travaillent avec de nombreux fournisseurs et fabricants.
Vous pouvez comprendre l’idée du suivi des stocks à travers trois concepts:
- Codes-barres:Un scanner de codes-barres est un moyen plus précis et plus efficace d’enregistrer votre stock par rapport aux entrées manuelles.
- Logiciel de gestion des stocks : Il est essentiel de s’associer à la bonne solution logicielle qui fonctionnera avec votre scanner de codes-barres et d’autres outils. Le programme de gestion des stocks peut vous tenir au courant des lots individuels et de l’inventaire dans son ensemble.
- Le suivi des lots : Le suivi des lots est un type de logiciel fait spécifiquement pour tracer les numéros de lot et de série.
Lorsque vous savez où se trouvent vos lots de produits pendant les processus de fabrication et de distribution, il est plus facile de gérer différentes situations et vous aide à comprendre diverses tendances.
Quand utiliser le suivi des stocks de lots
Les codes de lots sont idéaux pour les lots de produits que vous fabriquez ou recevez en grande quantité. Il est facile d’attacher le même numéro de code à un groupe de produits similaires et de les stocker ensemble pour un repérage simple. Le suivi des stocks par lot est idéal pour les entreprises qui traitent des produits périssables, des lots de teinture et des articles potentiellement dangereux. Les autres industries qui bénéficient de ce système comprennent les secteurs médical et pharmaceutique, les usines automobiles et les fabricants de produits pour enfants.
Vous pouvez compter sur le suivi des lots pour diverses utilisations :
1. Production de tissus
Le fil et le tissu utilisent le suivi des lots sous la forme de lots de teinture. Un lot de teinture classe le fil, le tissu ou les vêtements en fonction de leur coloration au cours du même processus.
Cependant, la teinture du tissu est une méthode qui ne peut pas toujours garantir la même couleur à chaque fois. Les productions des mêmes couleurs peuvent donner lieu à des nuances différentes, même si elles proviennent du même rouleau de tissu.
Cette occurrence est courante lorsqu’on mélange un nouveau lot de teinture et d’encre pour tenter de recréer une couleur particulière. Des facteurs tels que la température et le temps de teinture peuvent affecter la nuance d’une même couleur entre les différents lots de teinture d’un processus par ailleurs dupliqué. Par conséquent, les fabricants de tissus attribuent à chaque lot un numéro d’identification unique et l’estampillent sur l’étiquette avant l’expédition.
2. Distribution de feux d’artifice
Le Bureau des alcools, du tabac, des armes à feu et des explosifs (ATF) exige que les importateurs identifient et tiennent des registres de tous les feux d’artifice importés pour la distribution. Si un importateur de feux d’artifice apporte des feux d’artifice de présentation aux États-Unis, les produits doivent avoir un suivi de lot sous la forme de la date et de l’équipe de fabrication.
3. Production d’aliments et de boissons
Un fabricant d’aliments pourrait fabriquer 1 000 bouteilles de ketchup dans une équipe de huit heures. Chacune aurait le même identifiant de lot utilisé pour suivre la date de fabrication ou la date de péremption.
Le lait utilise le suivi des lots sous la forme de la « date limite de consommation ». Un lot de lait est un ensemble de récipients individuels qui possèdent les mêmes ingrédients et ont une date de péremption identique parce qu’ils ont été produits ensemble.
Les producteurs appliquent la date de péremption pour vous faire savoir quand le lait aura le meilleur goût et quand les magasins devraient cesser de vendre le carton. Cependant, le lait peut souvent être consommé après sa date de péremption de plusieurs jours.
L’utilisation de l’inventaire des lots est bénéfique pour une gamme de fabricants. Les instances internes, telles que les conformités légales, les rappels de produits et l’assurance qualité, s’appuient également sur les suivis d’inventaire :
- Réglementations légales : La FDA et d’autres organisations exigent le suivi des lots pour les aliments, les médicaments, les armes à feu, les feux d’artifice et les entreprises de vente au détail. Recherchez vos lois locales et étatiques pour vous assurer que vous vous conformez aux différentes normes de suivi des lots.
- Rappels de produits :Les rappels de produits sont typiques – vous ne pouvez souvent pas les éviter. Si un rappel se produit dans votre établissement, vous pouvez facilement appliquer le rappel aux articles ayant le même numéro de lot que l’article défectueux, par opposition au rappel de tous les produits que vous avez fabriqués.
- Assurance qualité : L’attribution de numéros de lot aux marchandises aide votre procédure d’assurance qualité. Si vous trouvez un article défectueux en testant différents lots, vous pouvez localiser son groupe et retirer ces produits de la ligne si aucun d’entre eux ne répond aux normes de votre entreprise. C’est plus facile et plus économique que de démonter toute la ligne de produits.
Quand ne pas utiliser un numéro de lot
Si les produits que vous fabriquez ont une faible probabilité de retour suite à un échec de production, les numéros de lot ne sont pas nécessaires. Par exemple, cela n’aurait pas de sens d’utiliser des codes de lot si vous stockez des produits consommables comme du papier toilette, des serviettes en papier, des stylos et d’autres biens non périssables.
Qu’est-ce que le suivi par numéro de série ?
Qu’est-ce qu’un numéro de série ? La numérotation en série est un ensemble d’identifiants uniques attribués à des articles individuels dans un lot de produits. Vous pouvez avoir un groupe de marchandises avec le même numéro de lot, mais les numéros de série les différencieront les uns des autres. Que signifie un numéro de série, par rapport à un code de lot ? Contrairement aux codes de lot, les numéros de série ont une relation biunivoque, car un numéro unique est attribué à un seul produit. Aucun autre produit ne peut exister avec le même numéro de série.
Les numéros de série peuvent-ils être tracés ?
Le suivi des numéros de série permet de retracer chaque article depuis sa fabrication jusqu’à sa livraison et sa vente. Le numéro d’identification attribué à un produit vous permet de suivre son historique. Ce numéro aide à la tenue des dossiers, à la précision et à la conformité, ce qui est particulièrement crucial pour les industries hautement réglementées qui fabriquent des produits avec des variantes spécifiques.
Si une variation se produit pendant la production de l’un de vos composants, le numéro de série du produit vous aidera à localiser l’élément particulier ayant des problèmes. Cette forme de suivi vous permet également de voir ce qui est en stock tout en identifiant les détails de tout ce qui entre et sort de votre installation. Un numéro de série fournit toutes les informations sur un article individuel, comme sa taille, sa couleur, sa configuration, son poids et des dizaines d’autres spécifications.
Le suivi vous aide même à voir quelles marchandises sont plus populaires que d’autres. Ces tendances peuvent vous aider à stocker et à préparer les futures quantités à fabriquer. Les numéros de série réduisent également les erreurs d’expédition, ce qui est particulièrement critique pour les industries médicales et pharmaceutiques.
À Finale Inventory, nos systèmes de gestion d’inventaire en nuage peuvent s’adapter à divers schémas de codes de série pour une multitude d’entreprises.
Quand utiliser un numéro de série
L’implantation d’une séquence de numéros de série au sein de votre inventaire est idéale lorsque vos produits sont sous garantie ou soutiennent des services après-vente. Si un article est défectueux ou retourné, vous disposerez de données précises et complètes pour soutenir vos clients et vos clients.
Les numéros de série ne prendront pas en charge tous les produits car le processus prend du temps. Il ne serait pas non plus logique d’utiliser des numéros de série pour des articles alimentaires. En revanche, ils sont utiles pour la fabrication de produits technologiques tels que les ordinateurs portables, les téléphones cellulaires, les casques et les tablettes, ainsi que les automobiles et les appareils électroménagers. Comme les consommateurs demandent souvent une assistance avec ces produits, vous pouvez retrouver leur marchandise spécifique pour fournir un service exceptionnel :
1. Appareils ménagers
Les appareils ménagers ont des numéros de série pour permettre aux clients de trouver la bonne pièce de rechange en entrant le numéro sur le site du fabricant. En outre, le numéro de série permet aux entreprises de suivre les demandes de garantie pour chaque unité spécifique.
2. Voitures
Les voitures ont un suivi du numéro de série sous la forme d’un numéro d’identification du véhicule (VIN). Le NIV de la voiture identifie un véhicule spécifique où deux automobiles ne peuvent avoir le même identifiant. Un NIV comporte un total de 17 chiffres et lettres qui distinguent chaque automobile. Vous pouvez utiliser le NIV pour retracer les garanties, les rappels, les immatriculations, la couverture d’assurance et même le vol.
3. Électronique
Un numéro de série identifie les ordinateurs, les téléphones portables et d’autres produits électroniques. La recherche d’un numéro de série spécifique en ligne peut aider les clients à trouver le logiciel et l’assistance nécessaires pour que leur équipement fonctionne de manière optimale.
Les entreprises utilisent souvent les numéros de série sur les produits où il est crucial de suivre les problèmes de garantie et de service après une vente. Vous pouvez consulter la garantie d’un produit via son numéro de série, ce qui permettra également de s’assurer que le produit qui arrive pour une garantie ou un retour est le même que celui que vous avez vendu. Cette mesure de sécurité empêche la fraude.
La compatibilité des produits repose également sur les numéros de série. Ces codes vous permettent de rechercher si un produit particulier est compatible avec un autre. Par exemple, certaines versions mises à jour peuvent avoir plus de compatibilités par rapport aux anciennes.
Comment les numéros de série aident-ils à la gestion des stocks ?
Les numéros de série créent une gestion des stocks plus rationalisée et plus accessible qui aide à une meilleure visibilité et à un regroupement plus serré des produits. Lorsque vous pouvez voir chaque article de votre inventaire à travers le système de gestion, cela facilite la catégorisation. Cela aide également à voir les similitudes entre les marchandises, ainsi que le comportement de groupes particuliers.
Une gestion efficace augmente la productivité et le temps de fonctionnement grâce à une réduction des temps de saisie des données et à une diminution des erreurs d’inventaire. Les numéros de série vous donnent des informations plus précises sur les transferts, les ventes et les commandes parce que chaque bien est suivi pendant le processus de fabrication – souvent par le biais de codes à barres. Le suivi par code-barres lit le numéro de série d’un bien, ce qui réduit ou élimine les erreurs de transcription et de communication lors du suivi des produits pour la fabrication, la commande ou la vente.
Le suivi de chaque produit est idéal lorsque vous devez déterminer quel article a été la cause d’un accident. Le système de suivi aide également les fournisseurs à remarquer les problèmes liés à leurs composants spécifiques afin qu’ils puissent émettre un rappel. Vous pouvez rapidement localiser les produits défectueux et les échanger contre des produits en état de marche.
Par le biais d’un contrôle optimal de l’inventaire et de la qualité, les numéros de série vous donnent l’avantage de calculer le ratio de rotation des stocks de votre usine, qui indique le nombre de fois où vous vendez votre inventaire complet en un an. À partir de là, vous pouvez déterminer la quantité que vous devez commander et stocker sans dépasser ou sous-estimer les quantités extrêmes.
En utilisant la numérotation en série, vous pouvez mieux connaître les tenants et aboutissants de l’ensemble de votre inventaire. Les systèmes de gestion en nuage comprennent des informations vitales qui aident à la planification et à l’ajustement de vos lignes de production. Vous avez également accès à des informations historiques précises sur les produits individuels afin de mieux gérer et prévoir votre inventaire. Chez Finale, notre plateforme de gestion des stocks dispose d’un suivi des codes de série qui peut attribuer des numéros uniques aux produits, ce qui vous permet de rechercher et de trier chaque article en stock.
Quelle est la différence entre les lots et les numéros de série ?
Les fabricants attribuent un numéro de lot à un groupe de produits qui ont une propriété commune. Il existe une relation de un à plusieurs, car plusieurs marchandises peuvent avoir le même ID de lot.
Un numéro de série concerne un article individuel. Ceux-ci ont une relation un-à-un – chaque produit possède un ensemble unique de chiffres. Les numéros de série sont comme les numéros de sécurité sociale aux États-Unis, car ils sont précis et permettent de distinguer des produits similaires.
Les numéros de lot et de série sont tous deux utilisés pour la traçabilité, ainsi que pour le suivi des produits tout au long des processus de réception et de vente. Ils vous font gagner du temps et de l’argent et offrent de nombreux avantages lors du suivi de vos marchandises.
Imaginez chercher dans des boîtes ou des étagères de produits à la recherche d’un article particulier – cela pourrait prendre des lustres. Mais en vous fiant au logiciel de gestion des stocks de Finale Inventory, vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes. Nos solutions vous aident à contrôler votre stock pour éviter le sur ou le sous-stockage.
Comment les numéros de série et les lots sont-ils suivis?
Bien qu’il existe une différence majeure entre les lots et les numéros de série, des outils et des processus similaires sont utilisés pour les suivre. Vous pouvez techniquement suivre les numéros de série et les lots avec un crayon et du papier, mais la grande majorité des entreprises emploient un logiciel de gestion des stocks pour suivre les numéros de série et les lots avec précision. Tous les logiciels ne disposent pas de capacités de suivi des lots et des numéros de série, il est donc crucial de trouver ces réponses au début de votre recherche initiale.
La complexité de l’inventaire apparaît lorsque vous devez conserver un grand nombre de lots ou de séries. Finale Inventory permet de suivre facilement les informations par unité de stock, depuis la réception ou la fabrication jusqu’à l’expédition des produits. Ces informations sont enregistrées en permanence dans le système, ce qui vous permet d’y accéder rapidement pour une traçabilité complète.
Certains mandats exigent que votre entreprise tienne des registres précis pour chaque achat et vente d’identifiant de lot unique ou de numéro de série, notamment pour les fournitures médicales, les feux d’artifice, les fournitures chimiques et les produits pharmaceutiques. Finale Inventory est tout ce dont vous avez besoin pour la documentation de conformité réglementaire. Nous générons une piste d’audit complète des changements de stock et nous suivrons avec précision chaque lot ou série vendu, reçu, fabriqué ou retourné.
Les lots et les numéros de série étant constitués d’une longue combinaison de chiffres, il existe une forte propension à l’erreur humaine pendant le processus de transcription. Par conséquent, la plupart des entreprises tirent parti d’une solution d’inventaire dotée d’une capacité de lecture de codes à barres pour éliminer l’erreur humaine et enregistrer l’identifiant en scannant uniquement l’étiquette de code à barres.
Les étiquettes de code à barres doivent utiliser une solution de lecture. De nombreux produits ont l’identifiant du lot estampillé ou imprimé et n’ont pas le code-barres du lot, il est donc vital de trouver une solution de gestion d’inventaire qui peut imprimer des étiquettes à code-barres.
Finale Inventory est l’une des meilleures entreprises équipées pour imprimer des étiquettes à code-barres. Nous avons créé un système personnalisable qui offre de nombreuses possibilités d’impression de codes-barres. Peu importe la façon dont vous voulez étiqueter le système de numéros de lot ou de série, notre logiciel peut concevoir des catégories personnalisées qui correspondent à vos attentes.
Gagnez un avantage concurrentiel avec Finale Inventory
Un bon logiciel de gestion des stocks est essentiel pour suivre les numéros de lot et de série au sein de vos opérations. Finale Inventory collabore avec vous pour élaborer des solutions qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous serez prêt, nous vous attribuerons un responsable de la relation client qui vous conseillera et vous formera, et qui personnalisera votre logiciel. Nous n’exigeons pas d’engagements à long terme – nous offrons un essai gratuit de 14 jours à toute entreprise qui n’a pas encore essayé notre logiciel.
Voyez notre système de gestion des stocks en nuage ou contactez notre excellente équipe de service à la clientèle par le biais de notre chat en ligne si vous avez des questions. Notre système de gestion des stocks adaptable est là pour soutenir votre entreprise en pleine croissance.