Combien de fois avez-vous utilisé Microsoft Word, Excel ou Outlook et pensé : » J’aimerais que le programme puisse faire ça « , » ça » signifiant des fonctionnalités de bon sens qui, pour une raison ou une autre, n’étaient pas incluses dans les produits vendus par Microsoft ? Votre souhait a été exaucé, avec un produit appelé Kutools qui ajoute dans de nombreuses fonctionnalités manquantes dans la suite Microsoft Office.
J’ai découvert Kutools par frustration. Tant de fois, je peux me rappeler ma frustration à souhaiter que Word, Excel ou PowerPoint puisse faire quelque chose qui semblait être un besoin évident et qui pourtant n’était pas inclus dans le programme. Presque chaque fois que j’ai cherché une solution, les résultats de la recherche ont révélé des programmes appelés Kutools, disponibles sur le site bien nommé ExtendOffice.
Enfin, j’ai décidé d’essayer Kutools. Maintenant, tout mon bureau utilise ce produit. Bien que Kutools ne fasse pas tout ce que nous voulons, il ajoute tellement de fonctionnalités et d’options qu’il est difficile de croire que les programmeurs de Microsoft les ont toutes omises ou ont rendu les fonctionnalités si difficiles à trouver que vous ne finissez jamais par les utiliser.
Comment Kutools aide
Qu’est-ce que je veux dire ? Que diriez-vous lorsque vous avez fusionné plusieurs listes dans une feuille de calcul Microsoft Excel ? Certaines étaient formatées avec toutes les lettres majuscules, d’autres étaient en minuscules et certaines semblaient être formatées par des gremlins ? Tout ce que vous vouliez faire, c’était changer la casse pour mettre la première lettre de chaque mot en majuscule. Word peut le faire, mais pas Excel.
Ou avez-vous déjà voulu crypter un groupe de cellules ou une feuille de calcul dans Excel ? Ou la capacité limitée d’Excel à filtrer les données vous frustre-t-elle ?
En outre, considérez les frustrations de Microsoft Word. Ne serait-il pas agréable de renommer un document ou d’ajouter une case à cocher en un seul clic ? Ou pensez aux documents que vous avez créés à partir d’autres programmes et qui contiennent des coupures, des retraits et autres désagréments aléatoires dans Word. Ne serait-il pas utile de pouvoir supprimer tous les sauts de section, ou même toutes ces coupures, en un seul clic ?
Une autre plainte courante à propos de tous les documents Microsoft Office est que chacun s’ouvre dans une fenêtre séparée, alors que les faire ouvrir dans des onglets serait tellement plus facile. Pendant que vous y êtes, ne serait-ce pas encore mieux si vous pouviez aussi changer le style des onglets pour qu’il soit plus facile pour vous de les voir ?
Ce n’est qu’un petit échantillon de tous les outils et fonctionnalités ajoutés disponibles avec ExtendOffice et Kutools. De plus, lorsque vous achetez Kutools, il installe deux onglets sur les rubans Excel et Word, l’un appelé Kutools, l’autre appelé Enterprise dans Word ou Kutools Plus dans Excel.
L’onglet Kutools contient les fonctionnalités spécifiques au programme. Comme l’explique le site Web d’ExtendOffice, Kutools pour Excel combine plus de 300 fonctions et outils avancés en un add-in incroyablement pratique qui vous fera gagner du temps et des efforts. De même, Kutools for Word est un complément tout aussi puissant qui inclut de nombreuses opérations fastidieuses que les utilisateurs de Word effectuent tout le temps.
Et il y a plus
Kutools for Outlook est tout aussi utile. Par exemple, de nombreux utilisateurs d’Outlook n’ont pas de serveur Exchange, il est donc difficile de créer des messages « hors bureau ». Pas avec Kutools for Outlook, qui rend cela facile. Kutools for Outlook peut également créer des copies carbone automatiques ou des copies carbone aveugles, peut supprimer les contacts et les tâches en double, et a la capacité de permettre aux utilisateurs de répondre ou de transférer plusieurs courriels à la fois.
Si cela ne suffit pas à piquer votre intérêt, considérez alors le volet Kutools, qui développe et affiche l’AutoText de Word, ce qui facilite la création, la catégorisation et l’utilisation de l’AutoText, des signets et des légendes. Pour les utilisateurs d’Excel, le volet de navigation Kutools est rempli de fonctions pratiques. La section Workbook & Sheet affiche tous les classeurs et feuilles de calcul ouverts, tandis que la section AutoText permet de créer facilement des graphiques, des cliparts, des formules, des images et des plages de données. D’autres sections facilitent l’affichage de la gamme complète des noms et des colonnes et rendent l’utilisation de Rechercher et Remplacer simple.
Parce que nous utilisons Word et Outlook plus qu’Excel dans notre bureau, nous commentons régulièrement le nombre de fonctionnalités de Kutools pour ces programmes. Par exemple, nous adorons la fonction Convertir la liste en texte, qui convertit une liste à puces ou numérotée (qui peut changer automatiquement lorsque vous ajoutez un paragraphe) en texte, éliminant ainsi la fâcheuse propension de Word à renuméroter les paragraphes que vous souhaitez voir rester numérotés, comme les sections d’un mémoire ou d’un contrat qui ont été finalisées. Cette fonctionnalité permet également de faciliter l’ajout de texte sous des titres numérotés sans numéroter accidentellement d’autres paragraphes.
Les onglets Entreprise ou Kutools Plus contiennent un large éventail de fonctionnalités supplémentaires. Dans Word, par exemple, vous pouvez gérer des documents, convertir un ou plusieurs documents du format .doc au format .docx, travailler et résoudre les problèmes de liens hypertextes ou éliminer les dernières lignes courtes qui font souvent que les documents Word impriment une page finale avec une seule ligne de texte. Dans Excel, l’onglet Kutools Plus contient de nombreuses options Excel supplémentaires, notamment celles qui simplifient considérablement le filtrage et l’analyse des données des feuilles de calcul.
ExtendOffice propose cinq produits : Kutools pour Excel, Office Tab, Kutools pour Outlook, Kutools pour Word et Classic Menu pour Office. Office Tab permet d’utiliser des onglets dans Microsoft Office, ce qui permet aux programmes d’afficher des documents et des feuilles de calcul au format d’onglet utilisé par les navigateurs Web. Il est important de noter que vous pouvez désactiver cette option à partir du Centre d’onglets d’Office ou choisir d’ouvrir dans sa propre fenêtre un document précédemment muni d’onglets. Enfin, pour les utilisateurs qui regrettent l’époque où le ruban n’existait pas, Classic Menu rétablit l’apparence et les menus d’Office 2003. Le site Web d’ExtendOffice contient également des conseils et des astuces utiles, ainsi que des tutoriels démontrant de nombreuses fonctionnalités des programmes.
Coût
Les différents produits Kutools font l’objet d’une licence basée sur le nombre de licences utilisateur achetées, avec des remises substantielles pour les achats en gros volume. Au moment de la rédaction de cette chronique, les licences uniques de Kutools pour Excel, Word ou Outlook sont à 39 $ chacune, Office Tab à 29 $, Office Tab Enterprise à 39 $, Classic Menu pour Office à 29,50 $, Classic Menu pour Office Enterprise à 35 $ et Classic Menu pour Office Home and Business à 25 $. Des remises substantielles sont également disponibles pour les licences multiproduits.
En attendant que les concepteurs de Microsoft incluent ces fonctionnalités indispensables dans leurs produits, la suite Kutools est une excellente alternative, et relativement peu coûteuse, qui vous fera gagner du temps – et le temps, c’est de l’argent.