Outils en ligne pour planifier une réunion de famille

Planifier une réunion de famille est un gros travail, mais quelqu’un doit le faire – et dans votre famille, ce pourrait être vous. Si c’est le cas, faites le premier pas important : Ouvrez votre navigateur Web. L’aide que vous recherchez n’est peut-être qu’à quelques clics – et plus fiable que votre cousin Fred (béni soit son cœur).

Une gamme complète d’outils en ligne gratuits et pratiques facilite la planification de la réunion de famille du début à la fin, de la collecte de la liste des invités au partage de séquences vidéo inestimables par la suite.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser des plateformes en ligne que vous connaissez peut-être déjà bien, comme Google Drive , Google Maps et Pinterest. Même si vous devez apprendre un nouveau site ou une nouvelle application, vous trouverez probablement d’autres utilisations intéressantes longtemps après la fin de votre réunion de famille.

Création de votre liste d’invités

Lorsque vous commencez à générer votre liste d’invités, vous pouvez constater que votre carnet d’adresses (si vous en avez encore un) est tristement périmé. Vous n’avez peut-être pas gardé le contact avec une cousine depuis qu’elle est partie à l’école, qu’elle s’est engagée dans l’armée, qu’elle s’est mariée, qu’elle a divorcé ou qu’elle a pris cet emploi à Topeka… ou était-ce Toledo ?

Avant de trouver les coordonnées fraîches de tout le monde, créez une liste principale de toutes les personnes que vous voulez inviter. C’est facile à faire dans Google Drive. À partir de , cliquez sur Nouveau >Google Sheets pour créer une feuille de calcul vierge. Créez des colonnes pour le nom et les différents types de coordonnées, car vous serez probablement amené à contacter différentes personnes de différentes manières, des médias sociaux au courrier traditionnel (image A). Si vous en avez besoin, trouvez un tutoriel YouTube sur l’utilisation de Google Sheets.

Je suggère d’ajouter une colonne pour la méthode de contact principale, comme le courrier, l’e-mail ou Facebook. De cette façon, lorsque vous êtes prêt à envoyer des messages, vous pouvez trier cette colonne pour regrouper les méthodes de contact, puis adresser facilement toutes les enveloppes ou envoyer un courriel de groupe. (Vous pouvez copier et coller une colonne d’adresses électroniques directement dans un courriel Gmail.)

Partagez ce fichier avec toute personne susceptible de vous aider à rassembler des informations de contact. Google Drive enregistre vos modifications instantanément ; les collaborateurs les verront même s’ils ont le fichier ouvert en même temps. Il est maintenant temps de rassembler les coordonnées actuelles de chacun. Outils en ligne à essayer :

Facebook

Facebook est un bon point de départ, car environ 70 % des utilisateurs adultes de médias sociaux s’y trouvent. Envoyez un message à vos proches pour leur demander leur forme de contact préférée. (Il peut s’agir ou non de Facebook.) Parcourez leurs publications pour vous rappeler le nom d’un conjoint ou d’un petit-enfant. Parcourez leur liste d’amis pour trouver d’autres parents.

Messenger

Même si vous n’utilisez pas Facebook, vous pouvez utiliser Messenger de Facebook ou l’application Messenger (iOS, Android) pour communiquer : 1,3 milliard de personnes dans le monde discutent de cette façon.

Whitepages

Pensez à investir dans un essai ou un abonnement d’un mois à Whitepages pour trouver des parents insaisissables. Il s’agit d’un équivalent en ligne des annuaires téléphoniques imprimés. Il peut vous aider à retrouver des adresses et des numéros de téléphone (mobile et fixe). Les entrées indiquent même parfois d’autres membres actuels ou passés du foyer, ce qui vous aide à confirmer que vous avez la bonne personne.

Navigateur Web

Ou vous pouvez rester simple en utilisant votre navigateur Web préféré pour rechercher des parents perdus depuis longtemps. Entrez un nom plus tout ce que vous savez sur quelqu’un : travail, école, lieu, même un hobby. Vous pouvez tomber sur un profil LinkedIn, une liste sur le site Web d’une entreprise ou quelque chose qu’ils ont posté sur un site de fans ou de loisirs. Vous ne savez pas si un parent est décédé ? Tapez son nom, sa ville et le mot nécrologie sur Google pour voir si l’un d’entre eux apparaît.

Inviter vos proches

La ou les façons d’inviter officiellement vos proches à votre réunion de famille dépendront de leurs méthodes de contact préférées. Envisagez d’utiliser des outils d’événements en ligne tels que :

Les événements Facebook

Les événements Facebook sont une option, surtout si votre famille compte suffisamment de membres qui utilisent fréquemment Facebook. Créez un événement Facebook privé et invitez-les tous. Vous pouvez également inviter les utilisateurs non-Facebook par courriel.

Evite

Evite permet de créer facilement des invitations électroniques et de les envoyer par courriel ou par texte. Suivez les RSVP et, si vous le souhaitez, demandez aux participants de s’inscrire pour apporter quelque chose (comme pour un repas-partage). Vous pouvez même demander des contributions financières directement dans l’invitation pour aider à couvrir les coûts de la réunion. Evite propose plusieurs modèles de réunions de famille, certains gratuits et d’autres nécessitant un paiement ou un abonnement.

Paperless Post

Paperless Post est un autre site d’invitation freemium avec des designs classieux et personnalisables (y compris des designs qui intègrent votre propre photo de famille). Envoyez une annonce « Save the Date » et poursuivez avec les détails dans une invitation. Recueillez les réponses et les adresses postales pour toute communication ultérieure. Moyennant des frais, vous pouvez également demander des versions imprimées de ces invitations à poster – parfait pour les parents qui ne sont pas en ligne.

N’oubliez pas que les invitations à des événements en ligne ne seront pas efficaces si votre parent ne communique pas de cette façon. Certaines personnes consulteront leur courrier électronique mais ne seront peut-être pas à l’aise pour cliquer sur le site de votre invitation. Pensez donc à inclure une autre forme de contact dans le message qu’ils recevront par e-mail. Par exemple : « RSVP en cliquant ici ou en appelant le 555-123-4567 ».
Utilisez le site Web de votre événement pour assurer le suivi des personnes qui n’ont pas répondu ; contactez-les d’une autre manière si elles ne répondent toujours pas. N’oubliez pas que ces sites ne suivent que les RSVP des personnes que vous avez invitées par le biais de la plateforme, alors ajoutez une colonne à votre feuille de calcul des participants principaux pour suivre tous les RSVP.

Choisir le lieu

Si Tante Pat a de nouveau offert son jardin, vous n’aurez pas à décider du lieu de la réunion. Sinon, vous pouvez vous rendre en ligne et commencer à rechercher des lieux.

Maison de vacances

La location d’une maison de vacances entière est une bonne option pour les petits groupes, si vous aimez le concept d’espace partagé tout compris (parking, cuisine et salles à manger, espace de rassemblement intérieur et chambres). Les sites de réservation de location tels que AirBnB, HomeAway et Vrbo répertorient de nombreuses grandes maisons ; lancez une recherche en fonction de l’emplacement et du nombre d’invités.

Terrains de camping et parcs de VR

Les terrains de camping et les parcs de VR sont plus rustiques mais peuvent inclure des attractions extérieures. Les sites de groupe pourraient être parfaits pour la journée, même si tout votre groupe ne veut pas camper. Recherchez des sites tels que Campendium, Campground Reviews et GoCampingAmerica.com pour connaître les emplacements et les commodités.

Espaces de location

Les parcs avec pavillons, les centres de fête et même les espaces de location dans les églises ou les centres communautaires font également d’excellents quartiers généraux de réunion. Faites une recherche dans votre navigateur Web avec la phrase party rentals, event rentals ou même church hall rentals, plus la ville et l’état. Unique Venues effectuera même des recherches assistées pour ces espaces hors du radar qui pourraient convenir à votre groupe.

Dire aux invités de réserver eux-mêmes leur hébergement vous fera gagner beaucoup de temps, de tracas et peut-être même d’argent. (Certains hôtels exigent des dépôts pour retenir les réservations de groupe.) Dans la zone de discussion de votre invitation en ligne, vous pouvez recommander des hôtels proches du lieu de réunion. Encouragez les invités qui veulent socialiser 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à partager les informations de réservation entre eux afin qu’ils puissent discuter autour du buffet du petit-déjeuner ou du bain à remous du soir.

Soyez sûr que vos invités se rendent au bon endroit en leur fournissant la meilleure adresse GPS pour votre événement. Pensez à copier l’URL de Google Maps indiquant la destination et collez-la dans l’invitation électronique de votre événement.

Tip : Créez un compte Google (si vous n’en avez pas déjà un) pour profiter d’outils en ligne gratuits et du stockage dans le cloud. À partir de www.google.com, cliquez sur Connexion, puis sur Créer un compte. Suivez les instructions. Les outils collaboratifs et l’espace de stockage en ligne dont vous disposerez dans Google Drive simplifient le processus de planification.

Figurer la nourriture

Les organisateurs professionnels d’événements (et votre oncle Saul) vous diront qu’une abondance de bonne nourriture rend toute réunion digne d’intérêt. Si vous faites appel à un centre de fête ou à un traiteur, ils peuvent vous fournir toute l’aide dont vous avez besoin. Même l’externalisation d’un grand repas peut s’avérer utile : Pensez à un buffet, où chaque personne paie sa propre note et peut manger ce qu’elle veut. Utilisez Google Maps pour localiser ces services (recherchez les traiteurs près de Springfield, IL ou les restaurants de buffet à Portland, OR, par exemple).

Si votre réunion est plutôt une affaire de bricolage, cherchez des inspirations de menus en ligne et des calculateurs de nourriture. Des sites Web allant de Pinterest à votre magasin préféré de fournitures pour restaurants ou d’aliments en vrac peuvent offrir des recettes faciles et des suggestions de cuisine pour une foule. Les calculateurs d’aliments peuvent vous aider à déterminer le nombre de sloppy joes et de mélanges de  » Punch de fête à l’ananas  » à acheter. Essayez ces outils en ligne gratuits :

Calculer cette nourriture

Calculer cette nourriture offre à la fois des idées de menus et des calculateurs d’aliments. Le calculateur de portions de viande est particulièrement utile, tout comme les calculs de portions pour des repas spécifiques, tels que le bar à pommes de terre, le bar à nachos et le barbecue dans la cour arrière.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes a un guide « Family Reunion Ideas for Meal Planning » qui contient une liste alléchante d’idées de repas pour nourrir un groupe. Vous trouverez également des stratégies et des conseils intelligents pour réaliser un plan alimentaire plus organisé et plus confiant.

Pinterest

Pinterest a beaucoup de suggestions pour la nourriture de réunion de famille. Saisissez family reunion food feeding a crowd dans la boîte de recherche pour trouver des sujets comme  » entrées pour 50  » ou  » desserts faciles à préparer à la poêle « .

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner possède un calculateur de portions adapté à la planification des fêtes. Utilisez-le pour calculer les quantités de soupe, de hors-d’œuvre, de trempettes et plus encore. Whole Foods a également un hub de recettes inspirantes sur le thème des fêtes.

Outils en ligne pour le potluck

Vous organisez un potluck ? L’outil d’inscription aux repas d’Evite ou une application comme PotluckHub peut vous assurer que vous avez des garnitures pour le bar à nachos – et que quelqu’un apporte les fourchettes en plastique. L’astuce avec PotluckHub Party Planner est que les participants doivent être prêts à télécharger et à utiliser l’application. Alternativement, partagez un document Google pour les signatures de menu.

Acing les activités

Certains participants à la réunion de famille sont heureux de simplement s’asseoir et de visiter. Mais de nombreux groupes apprécient une certaine forme de divertissement. Envisagez d’utiliser des outils en ligne pour trouver :

Des activités et des jeux

Faites des recherches sur Pinterest et Google pour trouver des idées qui correspondraient aux âges et aux intérêts de votre groupe. Mettez une inscription au concours de talents dans le dossier Google Drive. Créez un Kahoot, un jeu de questions-réponses personnalisé auquel les proches peuvent jouer sur leurs appareils mobiles. (Envoyez à votre neveu féru de technologie une liste de questions sur l’histoire de la famille et demandez-lui de créer le jeu, puis associez des adolescents munis d’un téléphone à des grands-pères sans appareil). Ou faites venir un service de photomaton ou de vidéomaton, un magicien ou un autre animateur en trouvant des talents locaux sur Thumbtack.

Les attractions locales

Remplir les temps morts entre les événements de la réunion avec des activités facultatives en ville. Commencez sur TripAdvisor ; cliquez sur Things to Do, puis entrez un lieu. Vous trouverez des évaluations et des descriptions provenant de la foule pour les attractions dans différentes catégories, telles que les activités gratuites, en plein air et les choses à faire avec les enfants. Google peut également être une bonne ressource : Effectuez une recherche du type : « choses à faire à Albuquerque NM. »

Service

Si le bénévolat est un bon moyen de rapprocher votre famille, recherchez des opportunités sur VolunteerMatch ou JustServe. Même si vous ne voyez pas d’activité spécifique, contactez les organisations potentielles pour voir s’il y a quelque chose que vous pourriez faire pour elles, compte tenu du temps et des ressources de votre groupe.

Financement des festivités

À moins que vous n’ayez un fonds de réunion bien établi, vous devrez trouver comment payer pour tout. Vous voudrez également garder une trace des dépenses. Envisagez de garder une feuille Google pour suivre chaque dépense et qui l’a payée. Placez les feuilles Google dans un dossier Dépenses où vous pouvez télécharger les reçus.

« Frais de couverture »

Si une personne fait la plupart ou toute la planification, il peut être plus facile d’avoir des « frais de couverture » pour chaque participant. Il est facile de collecter ces frais avec des outils de paiement personnel en ligne tels que Google Pay, PayPal, Venmo ou Zelle. Si c’est vous qui collectez l’argent, vous pouvez envoyer des demandes de paiement (avec des rappels de suivi pour la tante oublieuse). Incluez une adresse pour le paiement par chèque dans une note avec votre demande, au cas où ils préféreraient payer de cette façon.

Les collectes de fonds

Certaines familles comptent sur des collectes de fonds pendant leur événement, comme des ventes aux enchères d’artisanat, des tombolas 50-50, des jeux de devinettes ou des ventes de collecte de fonds. Là encore, les services en ligne peuvent vous aider pour certaines d’entre elles.

T-shirts

Par exemple, certaines familles aiment faire fabriquer des T-shirts. Obtenir les bonnes tailles et collecter le paiement peut être un casse-tête. Pourquoi ne pas simplifier le processus et transformer les T-shirts en une collecte de fonds ? Les sites Web d’impression de vêtements personnalisés tels que Custom Ink vous permettent de concevoir votre t-shirt sur le site. Ils recueillent les commandes et le paiement – avec une ristourne monétaire pour votre groupe.

Livres de cuisine

Les livres de cuisine familiaux transmettent des recettes bien-aimées et font également une excellente collecte de fonds. Rassembler les recettes des proches est déjà un travail suffisant, alors obtenez un soutien pour les publier. Cookbook Publishers a imprimé un magnifique livre conçu par ma belle-mère pour la 50e réunion de sa famille. Découvrez les modèles et les prix, et demandez un kit d’information gratuit sur leur site Web. Si vous êtes un bricoleur complet, recherchez un modèle de livre de cuisine sur Google et explorez les options qui pourraient vous convenir.

Partager l’expérience

Il y a toujours quelqu’un qui utilise un appareil photo lors d’une réunion de famille – prendre des selfies entre frères et sœurs, enregistrer sur vidéo les pitreries ridicules pendant la course à trois pattes et plus encore. Voici quelques idées pour partager des photos et des vidéos avec tout le monde :

Page Facebook

Ma famille élargie a une page Facebook privée à laquelle tous les participants à la réunion sont invités. Pendant les réunions, nous demandons à ceux qui prennent des photos et des vidéos de les poster sur notre page. (Pensez à offrir un prix pour le meilleur téléchargement.) Cela permet également de rappeler à ceux qui n’ont pas pu assister à ce qu’ils manquent !

Les outils Google

Si votre famille a bien travaillé avec un dossier Google partagé, continuez à en tirer le meilleur parti en y partageant des photos.
Utilisez un service gratuit de partage de photos comme Google Photos , également accessible via l’application Google Photos. Ou publiez vos vidéos – notamment cette adorable interview d’histoire orale que vous avez réalisée avec grand-mère – en privé sur YouTube et partagez le lien avec les participants.

Narratifs vidéo personnalisés

Créez des récits vidéo personnalisés de votre événement avec le logiciel gratuit Adobe Spark ou avec un service freemium comme Animoto. Compilez les meilleures photos dans un « diaporama », et ajoutez ce court clip vidéo de l’oncle Saul qui chante pendant le concours de talents. Vous pourriez même ajouter quelques photos préférées d’ancêtres partagés ou de réunions précédentes.

Avec tant d’excellents outils en ligne pour votre prochaine réunion de famille, la réalisation de votre prochain événement pourrait être plus facile que vous ne le pensiez. Vous pourriez même être en mesure de vous asseoir et de profiter du Kahoot et de quelques verres de Punch de fête à l’ananas.

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