Nous avons tous acquiescé lorsque quelqu’un dit que nous devons travailler plus intelligemment, et non plus durement. Mais qu’est-ce que cela signifie, en termes pratiques ?
Les programmeurs informatiques ont une réponse avec un concept qu’ils utilisent pour écrire un code plus efficace : Don’t Repeat Yourself (DRY). Vous n’avez pas besoin d’être un codeur pour utiliser le même principe dans votre travail de jour, alors regardons comment l’appliquer à vos tâches quotidiennes.
Qu’est-ce que DRY?
Le terme « ne pas se répéter » a été inventé en 1999 par Andy Hunt et Dave Thomas dans leur livre The Pragmatic Programmer. Ils l’ont défini comme suit : « Chaque élément de connaissance doit avoir une représentation unique, non ambiguë et faisant autorité au sein d’un système. »
En génie logiciel, DRY est le principe de réduction des répétitions dans le code, en se référant à une source unique – ou « extrait » – de code réutilisable chaque fois que vous en avez besoin.
Imaginez que vous avez programmé une application qui lance une balle pour votre chien une fois par heure tout au long de la journée. Au lieu d’écrire tout le code pour localiser la balle, la ramasser et la lancer 24 fois (une fois par heure), vous écrivez le code une fois et lui donnez un nom, comme throw.ball. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de taper throw.ball à chaque fois.
En plus d’économiser des efforts au départ, cela signifie également moins de place pour l’erreur humaine : Si vous écrivez la même chose 24 fois, vous allez forcément vous tromper au moins une fois. De plus, si vous décidez, par exemple, que votre application doit lancer un os au lieu d’une balle, il vous suffit de modifier le code une fois, plutôt que 24 fois.
Les codeurs ont le sens de l’humour, ils ont donc également inventé un antonyme pour DRY : WET, qui peut signifier soit We Enjoy Typing, soit Wasting Everyone’s Time, selon la personne à qui vous demandez.
C’est un exemple tiré du codage, mais nous évitons tous instinctivement la répétition lorsqu’il existe une solution évidente. Nous laissons les sites web stocker des cookies sur notre ordinateur pour se souvenir de nos préférences. Nous créons des listes de lecture de nos chansons préférées, plutôt que de les choisir à chaque fois. Et nous chargeons des contacts dans notre téléphone au lieu de taper des numéros pour chaque texte.
Mais comment éviter les répétitions et gagner du temps lorsqu’il s’agit de notre travail ? Tout commence par une détermination des endroits où vous vous répétez.
Découvrez où vous vous répétez
Si vous avez déjà essayé un système de productivité, une grande partie de ceci vous semblera familier. Des systèmes comme Getting Things Done (GTD) et Zen to Done suivent un processus similaire. La différence ici est que nous abordons le processus avec une concentration laser sur la duplication inutile.
La première étape consiste à enregistrer vos activités quotidiennes – vous devrez le faire pendant au moins une semaine, mais idéalement un mois. Au fur et à mesure que vous suivez votre temps, vous consignerez les tâches de routine, mais vous ne voulez pas manquer les tâches qui se présentent moins souvent ou pas aussi régulièrement.
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Ajoutez les tâches probables mais non planifiées, comme le traitement d’une plainte d’un client.
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N’oubliez pas les tâches annuelles (ou mensuelles, si vous ne faites le suivi que pendant une semaine) : des choses comme les rapports, les audits, les inspections, la facturation, la maintenance, et plus encore.
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Demandez aux autres leurs tâches de routine. Cela vous aidera à combler les lacunes.
Si cela vaut la peine d’être fait, cela vaut la peine d’être consigné. Pour faciliter le processus de consignation des tâches, consultez notre sélection des meilleures applications de liste de tâches et des meilleures applications de suivi du temps. Si vous n’êtes pas intéressé par l’adoption d’une nouvelle app pour ce processus, vous pouvez toujours utiliser une feuille de calcul.
À ce stade, vous avez une vue d’altitude de vos tâches. Il est maintenant temps de déterminer quelles tâches sont des candidats de choix pour le DRY. Vous pouvez le faire dans l’application que vous avez utilisée pour suivre vos tâches. Vous pouvez créer des balises ou des étiquettes pour chaque catégorie dans votre liste de tâches ou votre appli de suivi du temps, ajouter les catégories comme colonnes supplémentaires dans une feuille de calcul, ou simplement les noter avec un stylo et du papier.
Nous vous suggérons de vous concentrer sur quatre domaines clés, en prenant note de toutes les tâches qui tombent dans une ou plusieurs des catégories suivantes.
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Points douloureux. En parcourant votre liste, il y a probablement une poignée de tâches qui vous retournent l’estomac comme un bretzel. Peut-être redoutez-vous de rédiger le rapport mensuel ou d’envoyer des rappels à des clients en retard de paiement. Suivez votre instinct sur ce point. Si elle produit une réaction physique de panique et de dégoût, ou si vous vous retrouvez à procrastiner chaque fois que cette tâche se présente, marquez-la.
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Goulots d’étranglement. Quelles sont les tâches qui accaparent le reste de votre journée ? Peut-être devez-vous envoyer un courriel à tous les chefs de service et attendre leurs réponses avant de pouvoir commencer à travailler sur un rapport. Ou peut-être devez-vous importer de nouvelles données clients avant d’exécuter les analyses qui vous intéressent.
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Tâches chronophages. C’est là que les résultats de votre suivi du temps vous sont utiles. Passez-vous des heures de chaque jour à vider votre boîte de réception ou à répondre aux questions des clients ? Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez probablement sous-estimé le temps que prennent certaines de vos tâches.
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Tâches répétitives. Recherchez les tâches répétées qui suivent un schéma similaire chaque fois que vous les effectuez. Pensez à Henry Ford ; il a vu que la construction de voitures était un processus répétable et a imaginé la méthode de la chaîne de montage mobile, révolutionnant ainsi la production. Vous ne construisez peut-être pas un produit physique, mais il y a de fortes chances que vous produisiez quelque chose. Cela peut être aussi simple qu’une mise à jour d’un réseau social, ou aussi complexe qu’une nouvelle application. Recherchez les étapes qui sont presque identiques à chaque fois, afin de pouvoir construire votre propre chaîne de montage.
Avec toutes vos tâches catégorisées, vous pouvez maintenant voir d’un coup d’œil quelles sont les candidates de choix pour le traitement DRY. Par définition, les tâches étiquetées comme répétitives sont les plus susceptibles de bénéficier du DRY. Si une tâche n’est pas répétitive, éliminez-la de votre liste. Une fois que vous avez fait cela, une attention prioritaire devrait être accordée aux tâches qui touchent le plus de catégories.
En regardant l’exemple dans l’image ci-dessus, j’ai noté chaque tâche de 0 à 5 (5 étant le plus élevé) pour chacune des quatre catégories. Ensuite, j’ai fait le total de chaque tâche – celles qui ont les scores les plus élevés sont celles qui sont primordiales pour le traitement DRY.
Éliminer les répétitions au travail
Maintenant, vous avez une idée claire des tâches qui bénéficieraient du DRY, il est donc temps d’éliminer les répétitions.
Tip 1 : Créez des modèles
La pierre angulaire de l’utilisation de DRY dans votre vie professionnelle est l’humble modèle. Chaque fois que vous créez quelque chose, qu’il s’agisse d’un courriel, d’un document d’affaires ou d’une infographie, demandez-vous s’il n’y a pas quelque chose que vous pourriez sauvegarder pour une utilisation future. Le temps passé à créer un modèle vous fera gagner exponentiellement plus de temps par la suite.
Si la tâche semble trop complexe pour un modèle de base, vous pouvez créer une procédure opérationnelle standard (SOP). Passez en revue la tâche et décomposez-la en ses différentes étapes, que vous pouvez ensuite utiliser comme base pour votre propre SOP, ou déléguer la tâche à quelqu’un d’autre.
Voici les domaines qui sont les plus mûrs pour les modèles :
Courriers électroniques
Avec une moyenne estimée de 31 courriers électroniques professionnels envoyés par jour, la boîte de réception est le centre de l’univers du travailleur du savoir. Mais cela signifie également qu’il est probable que vous envoyez les mêmes courriels encore et encore.
Simplement en supprimant toutes les informations personnelles, vous pouvez créer votre propre modèle et le sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Pour plus de détails sur la façon d’utiliser les modèles au sein de diverses apps de messagerie, lisez la section sur l’automatisation de votre boîte de réception.
Communications internes
Si vous envoyez des mises à jour hebdomadaires à votre responsable, créez des spécifications pour diverses parties prenantes ou rédigez des tickets dans votre bug tracker, vous passez probablement beaucoup de temps à réinventer la roue. Parcourez vos communications les plus récentes et recherchez des modèles – même un modèle rudimentaire vous épargnera les tracas du formatage à chaque fois.
Documents externes
Propositions, contrats, factures – ils se ressemblent tous beaucoup. En supprimant les informations spécifiques à vos clients et partenaires, vous disposerez d’un modèle à partir duquel vous pourrez le peaufiner pour chaque cas d’utilisation.
Présentations
Si vous faites plus d’une présentation par an, faites-vous un modèle de présentation. Même si chaque présentation est très différente, le squelette peut être le même.
Vos modèles sont des documents vivants. Si vous remarquez que vous faites le même changement à plusieurs reprises, cela signifie qu’il est temps de mettre à jour le modèle lui-même.
Conseil 2 : Trouvez les bonnes applis
Y a-t-il une appli qui peut faire le travail pour vous ?
La réponse est presque certainement oui.
Par exemple, vous avez peut-être écrit vos propositions dans un traitement de texte et les avez envoyées par courriel en pièce jointe. Il s’avère qu’il existe une multitude de logiciels de proposition qui rationaliseront le processus, en envoyant des propositions magnifiquement conçues à vos clients et en vous informant une fois qu’elles ont été examinées. Et si rien ne vous empêche de créer un modèle de facture dans Google Docs ou Microsoft Word, les logiciels de facturation se chargeront de toutes les répétitions, comme la numérotation automatique de vos factures, le suivi de ce qui a été payé et la simplification de vos déclarations fiscales.
Il en va de même pour pratiquement tout, de la planification de réunions à la création de sondages.
Si vous constatez que, même avec les meilleurs modèles, vous passez régulièrement un temps important à les ajuster manuellement, il est temps d’envisager d’utiliser une application. Le bon outil pour le bon travail peut faire la différence entre un travail facile ou enfoncer un clou avec un tournevis.
Il y a même une application pour les modèles – en quelque sorte. Les expanseurs de texte facilitent la création de divers extraits de texte que vous pouvez utiliser encore et encore, quelle que soit l’application dans laquelle vous êtes.
Conseil 3 : Automatisez vos tâches répétitives
Une fois que vous avez choisi votre suite d’applications DRY, vous remarquerez quelque chose : la plupart d’entre elles sont construites pour faire une chose bien. Et avoir un outil dédié pour faire un travail spécifique a beaucoup de sens. Mais votre travail est rarement aussi simple, et vous pourriez vous retrouver à sauter d’une app à l’autre dans votre flux de travail quotidien.
Avec Zapier, les apps que vous utilisez le plus peuvent se parler entre elles. En utilisant des flux de travail automatisés appelés Zaps, vous pouvez envoyer automatiquement des données entre les apps, en supprimant le travail manuel de plusieurs de vos tâches quotidiennes.
Selon les tâches qui ont obtenu les meilleurs résultats dans votre évaluation DRY, vous voudrez peut-être créer votre propre flux de travail, mais voici quelques idées pour vous aider à démarrer :
Gestion de projet
Communications internes
Gestion des fichiers
L’automatisation est l’outil ultime pour DRY. Elle vous permet d’externaliser toutes vos tâches répétitives à une machine afin que vous puissiez vous concentrer sur les projets qui requièrent votre cerveau humain.
Vous pensez probablement déjà à toutes les tâches que vous pouvez abattre avec votre arsenal de modèles, d’applications et de Zaps. Mais ne prenez pas d’avance sur vous. Au lieu de faire un brainstorming sur les hacks à l’avance, basez votre DRY sur la réalité de vos tâches.
Et assurez-vous de garder un œil sur la façon dont cela fonctionne. Gagnez-vous du temps ? Vous sentez-vous moins stressé ? Ou vos nouveaux processus ont-ils en quelque sorte fini par prendre plus de temps ? Avez-vous automatisé quelque chose qui aurait dû être plus personnalisé ?
Dans le codage, DRY peut faire la différence entre des applications maladroites et cassées et des applications fluides et efficaces. Si vous mettez en œuvre les mêmes principes dans votre travail, vous pouvez passer plus de temps sur ce qui compte, tandis que les modèles et les robots s’occupent du reste.
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