Votre prochaine présentation à des clients ou des collègues est pour bientôt et vous pensez à inclure un polycopié ? Bonne idée ! Bien que de nombreuses personnes associent les polycopiés à des conférences, ils sont un outil éprouvé dans l’environnement de l’entreprise, permettant à votre public une compréhension plus profonde et plus durable de votre présentation. Qu’il s’agisse d’une réunion d’affaires ou d’un cours de formation, un polycopié soulignera vos points et appuiera votre présentation s’il est bien fait. Il peut cependant être difficile de décider de ce qu’il faut inclure, du format, de la manière de structurer un polycopié et du moment de la présentation où le distribuer. Cet article de blog vise à apporter de la lumière dans l’obscurité ; nous allons disséquer ce qui fait un très bon polycopié et comment créer le vôtre en toute confiance.
Qu’est-ce qu’un polycopié ?
Comme son nom l’indique, un polycopié est tout type de document qu’un orateur distribue aux participants lors d’une conférence, d’une présentation, d’une conférence ou d’une réunion. Il permet à votre public d’avoir un aperçu clair des points principaux, ou de résumer ce qu’il a entendu par la suite.
Un polycopié n’est pas seulement un résumé des titres des diapositives ; il peut être beaucoup plus détaillé, résumant chaque sujet individuel et servant de référence pour les concepts fondamentaux et les idées centrales.
Quel est le point essentiel d’un polycopié ?
En un mot, votre polycopié doit apporter une valeur ajoutée. Il réunit les aspects les plus importants de votre présentation sous forme de texte pratique. Il peut non seulement résumer vos arguments, mais aussi alléger la pression sur vos diapositives : les faits et chiffres denses peuvent être mis de côté dans le polycopié, permettant à votre présentation PowerPoint d’être lisse et professionnelle. Les polycopiés offrent trois avantages principaux à votre public, selon le moment où ils sont distribués :
- les participants peuvent suivre ce qui est dit pendant la présentation
- les auditeurs peuvent ajouter leurs propres notes
- votre public obtient un aperçu général de vos idées
Un polycopié signifie non seulement que vous pouvez créer une présentation propre et épurée, mais permet à votre public de mieux comprendre vos points et de s’en souvenir par la suite. Il est également très utile pour transmettre vos arguments à toute personne qui aurait manqué la présentation proprement dite.
Créer un polycopié efficace
Il est donc évident qu’un polycopié peut être très utile pour votre public, votre présentation et vous-même. Une fois que vous savez quoi faire, ils peuvent être relativement simples à produire. Bien sûr, cela prend du temps, et vous devez en tenir compte. Bricoler un polycopié au dernier moment n’est pas seulement stressant, cela peut être contre-productif, car cela nuit à votre professionnalisme et ne passe jamais inaperçu.
TIP : Pour changer, pourquoi ne pas commencer votre présentation par un polycopié ? En vous débarrassant d’abord de l’essentiel, vous pourrez ensuite développer votre présentation étape par étape en utilisant le polycopié comme base. Les avantages de cette méthode sont que votre public a une bonne maîtrise de vos arguments et un texte détaillé auquel se référer, et que vous pouvez délivrer une présentation nette et professionnelle.
Clear et concis : comment structurer un polycopié
Comme pour la plupart des choses concernant le design, la devise « moins est plus » s’applique très efficacement aux polycopiés. Concrètement, cela signifie : renoncez aux phrases entières et utilisez les points clés, les abréviations, les flèches et les symboles. Idéalement, votre polycopié ne devrait pas comporter plus de deux pages A4.
En plus des informations importantes de votre présentation, un polycopié doit comprendre les éléments suivants :
- des informations de base, probablement dans le coin supérieur gauche du polycopié, comme le lieu de la présentation et le nom et le titre de l’orateur
- la date, probablement dans le coin supérieur droit
- un titre concis – de préférence le titre de votre présentation – centré
- des numéros de page dans le pied de page
- une structure claire, basée sur les titres individuels de la présentation
- une mise en page cohérente utilisant une police standard telle que Arial ou Times New Roman
La structure de votre polycopié doit suivre la structure de votre présentation, surtout si vous distribuez le polycopié pendant votre présentation. Il est préférable de limiter vos points à ceux qui soutiennent votre argument principal. Les sous-rubriques du polycopié doivent être aussi simples que possible et ne pas entrer dans les détails. Pour rendre votre document visuellement attrayant, il est utile de penser à la police de caractères. En plus d’utiliser des polices claires et standard, comme mentionné ci-dessus, essayez de garder une taille de police uniforme dans les en-têtes et les pieds de page et plus petite que dans la partie principale.
TIP : Créez une zone pour que votre public puisse prendre ses propres notes sur votre polycopié. Soit vous élargissez la marge de droite, soit vous laissez quelques lignes d’espace sous votre dernier point.
Contenu du polycopié – Court et précis
Vous avez décidé de la mise en page de votre polycopié, saisi les points clés et créé un plan sommaire. Il est maintenant temps de développer les différents points et de créer le contenu principal de votre polycopié. Avant de le faire, concentrez-vous sur votre public cible : quel niveau de connaissances préalables pouvez-vous supposer qu’il possède sur le sujet de votre présentation ? En gardant votre public à l’esprit, vous devez adapter le document à son niveau, en évitant les termes techniques lorsqu’ils risquent de vous déconcentrer, en les incluant lorsque vous êtes face à un public connaissant une discipline particulière. De cette façon, vous conservez toute l’attention de votre auditoire.
TIP : Pour éveiller la curiosité de votre auditoire dès le début de votre présentation, vous pouvez inclure une citation optimiste, un proverbe ou une question (que vous pouvez choisir de rendre quelque peu provocante) en guise d’introduction – cela peut constituer le premier paragraphe de votre polycopié.
Bien que la principale chose à propos des polycopiés soit qu’ils doivent être courts et concis, ils doivent toujours être compréhensibles lorsqu’ils sont lus en dehors du contexte de votre présentation. Si cela est oublié, ils ne peuvent pas agir comme une aide à la mémoire de votre public par la suite.
Informations supplémentaires sur votre polycopié
Les principaux éléments d’un polycopié, tels qu’ils ont été couverts ci-dessus, peuvent être complétés par des informations supplémentaires selon votre choix. Cela peut même inclure des images ou des graphiques. Selon le sujet, un élément visuel peut vraiment clarifier et compléter votre argument principal et lier les choses. En règle générale, cependant, il est préférable de conserver les images et les graphiques sur les diapositives de votre présentation, car ils prennent trop de place sur le document. Les coûts et les avantages doivent être pesés dans chaque cas individuel.
Il est également bon d’inclure des informations de contact sur le polycopié ; une adresse e-mail est le minimum. Selon le type et l’objectif de la présentation, vous pouvez également fournir votre adresse professionnelle et votre numéro de téléphone. Si votre document se compose de plusieurs pages, il est utile de placer vos coordonnées dans l’en-tête afin qu’elles apparaissent sur chaque page. Il peut être utile d’inclure une courte bibliographie dans votre document si vous utilisez des citations ou des informations provenant d’autres sources. De cette façon, vous pouvez également établir un lien vers des sites Web pertinents ou des lectures supplémentaires sur votre sujet qui pourraient être intéressants pour votre public.
TIP : À la fin de vos polycopiés, vous pouvez inclure des questions ou des pistes de réflexion pour stimuler la discussion. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez mener une séance de questions-réponses après votre présentation.
Simple et rapide : Créer un polycopié avec PowerPoint
Lorsque le temps presse, PowerPoint possède une fonction qui vous permet de créer un polycopié en quelques minutes. Grâce à la fonction « Créer un polycopié », vous pouvez transférer une présentation PowerPoint vers Microsoft Word, l’y adapter et l’optimiser pour l’impression. En quelques clics, vous pouvez choisir les diapositives de la présentation qui doivent apparaître sur le polycopié. Le nombre de diapositives peut également être facilement ajusté et vous pouvez couper le texte ou le développer si nécessaire. Vous pouvez également décider si le document doit comporter une marge de notes, un en-tête et/ou un pied de page. Votre présentation PowerPoint reste intacte pendant tout ce processus. En plus de la possibilité d’imprimer le polycopié, vous pouvez également l’enregistrer directement dans Word en tant que document Word ou PDF – un moyen simple de mettre le polycopié à la disposition de votre public sous forme numérique.
Quel est le meilleur moment pour distribuer votre polycopié ?
Le moment idéal n’existe pas. Pour vous aider à décider du moment de votre présentation particulière, il est utile de comprendre comment les moments influencent votre public :
- Document à distribuer avant la présentation : Dans ce cas, vous devez vous attendre à ce qu’au moins une partie de votre public ait feuilleté le polycopié et lu en avant, ce qui signifie qu’à tout moment, ils savent ce qui va suivre. Cela peut parfois signifier que la concentration de votre public est divisée, vous devez donc examiner attentivement si cette option est appropriée.
- Document à distribuer pendant la présentation : Distribuez votre polycopié au moment où il est utile comme support, soit en termes d’illustration visuelle, soit comme moyen de souligner votre argument.
- Polycopié après la présentation : Si vous choisissez cette option, n’oubliez pas d’inclure vos coordonnées. Si vous envoyez un polycopié par voie électronique, le format PDF est un bon choix. Selon la situation et le destinataire, il peut être conseillé d’ajouter le copyright dans le pied de page.
Quel que soit le moment que vous choisissez, un polycopié bien préparé peut être un outil efficace pour soutenir votre présentation, agissant comme un guide et un aide-mémoire pour vous et votre public. Utilisés correctement, ils peuvent accroître l’intérêt et l’attention de votre public, et vous permettre de donner une présentation claire et professionnelle.
Vous avez besoin d’aide pour créer un excellent polycopié ou même une présentation ? Nous serions plus qu’heureux de vous aider, en utilisant notre longue expérience en tant qu’agence de présentation. Nous sommes toujours heureux de vous soutenir !
