Une lettre d’accusé de réception est à la fois un reçu et un outil de relations publiques. Son objectif est de faire savoir au lecteur que les éléments demandés dans une communication préalable, généralement une demande de renseignements ou une lettre de commande, ont été reçus.
La portée peut en fait être assez brève, juste assez pour compléter un cycle de communication commerciale. Confirmer le jour où un article est arrivé ou exprimer une certaine appréciation pour avoir une demande satisfaite peut être tout ce qui est nécessaire.
Rappellez-vous, c’est la pensée qui compte. Une lettre d’accusé de réception est une courtoisie professionnelle couramment offerte par les personnes qui réussissent dans l’établissement et le maintien de relations d’affaires productives.
Identifiez votre lecteur
Une lettre d’accusé de réception doit être adressée à une personne qui exige un reçu pour un article envoyé. Si vous ne connaissez pas le nom de l’expéditeur, vous pouvez le trouver dans la fermeture complémentaire d’une lettre précédente ; une demande originale ou une lettre de commande, par exemple. Ce nom doit figurer dans le titre intérieur et dans la formule de salutation de votre accusé de réception. Il doit également figurer sur la ligne supérieure de votre enveloppe.
N’oubliez pas que les gens font des affaires avec des personnes d’abord, avec des entreprises ensuite. Lorsque vous vous adressez à votre lecteur par son nom, vous reconnaissez son importance et sa valeur en tant qu’être humain individuel.
Établissez votre objectif
L’objectif d’une lettre d’accusé de réception est de faire savoir au lecteur que les éléments attendus ont, en fait, été reçus. Vous devez être bref.
Dans le corps du texte, la rédactrice doit mentionner un point spécifique, en précisant au lecteur qu’il s’agit d’une partie importante de son objectif global, en lui faisant savoir qu’une discussion plus approfondie sera attendue lors de leur prochaine rencontre.
Déterminer votre portée
La portée d’une lettre d’accusé de réception peut être assez brève, une ligne ou deux, dont l’objectif est de notifier au lecteur qu’une demande a été satisfaite. Lorsqu’un dialogue continu est nécessaire, la portée peut être élargie pour inclure de nouvelles informations.
Dans le corps de la lettre, l’écrivain devrait fournir le nom de son assistant, une deuxième personne de contact avec qui il peut parler si elle n’est pas disponible pour prendre son appel. Cela établit une ligne de communication qui indique son intérêt sérieux à explorer une relation d’affaires plus poussée.
Organisez votre lettre
L’organisation de votre lettre d’accusé de réception établira un ordre logique dans lequel présenter vos informations. Vous avez déjà commencé cette tâche en établissant un objectif et en déterminant votre champ d’application. Référez-vous à ces documents. Ensemble, ils comprennent une grande partie du contenu qui deviendra le corps de votre lettre.
Un simple plan vous permettra de vous organiser. Commencez par créer une liste de points pertinents et placez-les dans l’ordre séquentiel qui aidera le mieux votre lecteur. comprenez vos remerciements. Ces points deviendront l’épine dorsale de votre projet ; votre plan deviendra une liste de contrôle.
Rédiger votre lettre
Travailler à partir d’un plan est la façon la plus simple de rédiger une lettre de remerciement. Vous vous êtes déjà organisé en créant une liste. Reportez-vous à celle-ci et transformez chaque fragment en une phrase pleine et entière exprimant une seule pensée ou idée.
Pour que vos pensées et vos idées soient transmises de manière cohérente, écrivez d’une voix aussi naturelle que possible. Essayez de rédiger rapidement votre brouillon, puis lisez-le à haute voix. Concentrez-vous sur la communication de votre objectif à votre lecteur. Veillez à ce que le champ d’application de votre lettre contienne toutes les informations pertinentes figurant dans votre liste d’organisation.
N’oubliez pas que vous rédigez un brouillon. Pour le moment, vous pouvez ignorer l’orthographe, la grammaire, la ponctuation, la structure des phrases et des paragraphes. Ce sont des détails techniques auxquels vous prêterez attention à l’étape finale lorsque vous examinerez et réviserez votre travail.
Fermez votre lettre
Une lettre de remerciement doit se terminer de manière professionnelle. Une fois que votre dernier paragraphe est écrit, signez entre une fermeture élogieuse telle que « Sincèrement » ou « Merci » et votre nom imprimé.
Si vous écrivez dans le cadre d’une fonction officielle, placez votre titre sous le nom imprimé. Les informations supplémentaires telles que les remarques de la dictée, la notification des pièces jointes, les pièces jointes et les copies envoyées à d’autres personnes doivent être placées sous la ligne de titre.
Revoir et réviser votre lettre d’accusé de réception
Revoir et réviser votre lettre d’accusé de réception est la dernière étape du processus de rédaction. Vous vérifierez votre ébauche au cours de cette étape, en vous assurant que votre objectif est clair et que votre portée est concise. Mettez-vous à la place du lecteur lorsque vous examinez le brouillon. Demandez-vous, en tant que destinataire, si vous êtes en mesure de comprendre rapidement la demande et si suffisamment d’informations ont été incluses pour permettre une réponse rapide.
Regardez d’abord les erreurs évidentes. Vérifiez les fautes d’orthographe, de structure de phrase et de grammaire. N’oubliez pas qu’une voix passive n’est pas aussi convaincante qu’une voix active. Vous voulez que votre lettre soit forte, alors écrivez avec une voix active.
La chose importante à garder à l’esprit est la cohésion globale de l’ensemble de l’unité. Recherchez la précision, la clarté et un sentiment d’exhaustivité. Demandez-vous si les transitions entre les paragraphes fonctionnent et si votre point de vue, votre ton et votre style sont cohérents tout au long du texte.
Examinez attentivement vos choix de mots. Les mots ambigus prêtent à confusion. Le jargon et les termes abstraits peuvent ne pas être compris du tout et les affectations, les clichés et le langage banal ne servent à rien et obscurcissent votre objectif. Vous voulez aider votre lecteur à comprendre exactement ce que vous voulez, alors supprimez tout ce qui n’est pas utile.
Et enfin, si vous n’avez pas rédigé d’introduction ou de conclusion, c’est le moment. L’introduction doit mener au corps de votre lettre avec une déclaration ferme sur le sujet de votre accusé de réception et suffisamment d’informations justificatives pour que le lecteur continue à lire. Votre conclusion doit réitérer votre objectif avec une question qui appelle à une action.
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