Réaliser que vous devez faire une contribution non élective qualifiée (QNEC) ou une contribution équivalente qualifiée (QMAC) n’est pas un moment amusant.
Peut-être que vous avez fait les calculs et que vous avez réalisé que vous allez presque certainement échouer votre test ADP ou ACP. Peut-être que vous passez en revue la paperasse et que vous remarquez un détail qui vous fait sortir de vos gonds. D’une manière ou d’une autre, un employé qui avait le droit de contribuer au 401(k) de votre entreprise n’a pas été notifié ou n’a pas eu la possibilité de le faire.
Dans tous les cas, ce que vous avez trouvé est un problème.
Heureusement, il y a une solution.
Faire un QNEC ou un QMAC peut vous aider à le résoudre (avec un peu de chance avant que des dommages importants ne soient causés). Dans ce post, nous allons passer en revue exactement ce que sont les QNECs/QMACs, comment ils peuvent aider (ou sont nécessaires), comment procéder pour calculer et faire un QNEC/QMAC, et toutes les spécificités importantes, les règles, les délais et les détails que vous devez savoir.
Pour commencer, abordons chacune de ces contributions séparément.
Qu’est-ce qu’une QNEC ?
Une contribution non élective qualifiée (QNEC) est un moyen pour les employeurs de corriger l’échec d’un test de non-discrimination (NDT) ou de compenser l’opportunité perdue par un employé de faire des reports électifs. Fondamentalement, les QNEC sont des cotisations versées au nom de l’employé – généralement un employé non hautement rémunéré (NHCE) – qui sont immédiatement acquises à 100 %. Ces cotisations ne sont pas facultatives, ce qui signifie qu’elles ne sont pas déterminées par le montant du report effectué par l’employé. Aux fins des tests, elles peuvent être traitées de la même manière que les reports électifs ou comme une contribution de l’employeur, ce qui signifie qu’elles peuvent être utilisées pour aider à corriger un test ADP ou ACP raté.
Qu’est-ce qu’une QMAC?
Les cotisations de contrepartie qualifiées (QMAC) sont comme les QNEC, sauf qu’au lieu d’être non électives, ce sont des cotisations de contrepartie, versées en pourcentage du report électif de l’employé. Elles sont généralement utilisées pour vous aider à passer le test ACP – de la même manière que les QNECs sont utilisées pour vous aider à passer le test ADP. Un QMAC peut également être utilisé pour satisfaire le test ADP, en figurant dans le calcul comme un report de l’employé.
Il est important de noter qu’une contribution QNEC ou un QMAC ne peut être utilisé pour satisfaire l’échec d’un des tests, ADP ou ACP, et non les deux. Par conséquent, il pourrait y avoir des circonstances où des mesures supplémentaires doivent être prises, ou les deux types de contribution doivent être faits.
Les QNECs vs les QMACs
Bien que les QMACs soient souvent mentionnés dans le même souffle que les QNECs et utilisés conjointement, ils ont quelques distinctions clés. Nous avons décomposé les principales différences dans le tableau ci-dessous :
| ## QNECs vs. QMACs | |
|---|---|
| QNEC | QMAC |
| Cotisations non électives qualifiées | Cotisations de contrepartie qualifiées |
| Montant basé sur : % de la rémunération de l’employé | Montant basé sur : % du différé facultatif de l’employé |
| Généralement utilisé pour passer le test de non-discrimination ADP | Généralement utilisé pour passer le test de non-discrimination ACP, cependant, peut également être utilisé pour passer le test de non-discrimination de l’ADP |
Comprendre les QNECs/QMACs
Comme nous l’avons dit plus haut, le but d’un QNEC ou d’un QMAC est de corriger une erreur, donc ne vous inquiétez pas trop si vous avez fait une erreur. Nous allons passer en revue les erreurs courantes, ce qu’il faut faire pour les corriger, et les règles importantes pour les QNECs/QMACs. Mais sautons le pas avant d’aller trop vite :
Erreurs courantes : quand devez-vous faire un QNEC/QMAC?
L’administration d’un plan 401(k) n’est pas facile – et avec toutes les pièces mobiles impliquées, les gens font des erreurs. Certaines de ces erreurs courantes d’administration de 401(k) comprennent :
- Les promoteurs de plans peuvent supposer que leur plan 401(k) ne couvre pas les employés atypiques ou à temps partiel (alors qu’il le fait en réalité).
- Lors des calculs de report ou des tests de non-discrimination, les promoteurs de plans peuvent oublier d’inclure les employés admissibles qui n’ont pas effectué de report électif.
- Les promoteurs de régimes peuvent accidentellement ne pas permettre à un employé de faire des reports électifs, (souvent en raison du roulement administratif ou d’autres complications bureaucratiques).
Ces erreurs courantes peuvent entraîner l’échec des tests de non-discrimination, ou la négligence d’inscrire et d’offrir correctement des reports pour un employé admissible.
Si vous avez échoué à votre test ADP (ou si vous pensez que cela pourrait arriver) :
Souvent, lorsqu’une entreprise échoue à ses tests de non-discrimination, les QNECs/QMACs ne sont pas la seule option, ni même la plus courante. Les entreprises utilisent le plus souvent des distributions correctives, des reports qui sont remboursés aux HCE. Toutefois, ces distributions peuvent, de façon inattendue, faire peser sur vos employés un revenu supplémentaire entièrement imposable cette année-là, ce qui n’est pas de nature à réjouir les dirigeants. C’est là qu’intervient un QNEC/QMAC.
Un QNEC/QMAC est un moyen pour le promoteur du régime ou l’employeur de corriger son régime 401(k) sans perturber les chéquiers de ses employés.
Si vous n’avez pas donné à un employé la possibilité d’effectuer des reports électifs (ou si vous voulez vous assurer que cela ne s’est pas produit) :
Dans ce cas, le QNEC/QMAC vise à compenser l’employé pour l’occasion manquée d’effectuer des reports. Le promoteur du régime effectue le paiement correctif, plutôt que l’employé ait à souffrir de l’oubli de l’entreprise.
Coûts des QNEC/QMAC du promoteur de régime
Un QNEC ou un QMAC n’est normalement pas la mesure corrective la plus populaire parce que, eh bien, ils coûtent à l’employeur. Les promoteurs de régime qui choisissent d’utiliser cette voie comme mesure corrective doivent payer la facture d’un test ACP/ADP raté ou d’une bavure bureaucratique, et cela peut être un coût douloureux, surtout lorsqu’il est inattendu.
Le bon côté des choses : Les QNECs/QMACs signifient que les employés restent heureux. Les employés hautement rémunérés n’ont pas à se faire rembourser leurs reports, et tout employé qui n’a pas eu l’occasion de différer reçoit quand même de l’argent sur son compte (et il est acquis à 100 %, ce qui signifie qu’il est à lui dès le départ).
Comment calculer le montant d’une QNEC/QMAC:
Pour un test ADP ou ACP raté:
Si vous avez raté votre test ADP ou ACP et que vous décidez de faire des QNEC/QMAC pour apporter la correction, vous devrez faire des QNEC/QMAC jusqu’au moment où votre régime passe le test. En gros, vous devez rééquilibrer la balance. Voici comment calculer ces montants :
Étape #1:
Regardez votre test ADP ou ACP échoué et comparez vos pourcentages NHCE/HCE aux exigences de réussite/échec énoncées dans le tableau ci-dessous.
| Tableau de calcul du NHCE QNEC | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Employé | Rémunération | Référencement | Contrepartie de l’employeur | ADP | ACP |
| HCE 1 | 160,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0,70% |
| HCE 2 | 135 000 | 12 150 | 1 215 | 9,00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120,000 | $7,200 | $720 | 6.00% | 0.60% |
| Moyenne HCE: | 7,33% | 0.73% | |||
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | 5.00% | 0,50% |
| NHCE 2 | $ 42,000 | $ 2,520 | 1.53% | 6,00% | 0,60% |
| NHCE 3 | $ 39,000 | $ 2,340 | 1,53% | 6,00% | 0.60% |
| NHCE 4 | 39 000 $ | 780 $ | 1,53% | 2.00% | 0,20% |
| NHCE 5 | 35 000 $ | – | 1,53% | 0.00% | 0,00% |
| Moyenne du NHCE: | 3,80% | 0,38% | |||
Voici les seuils acceptables pour passer votre test ADP/ACP.
| Seuils ADP/ACP : | |
|---|---|
| Pourcentage de NHCE | Pourcentage maximum autorisé de HCE |
| 2% ou moins | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| plus de 8% | NHCE % x 1.25 |
Pour cet exemple, nous allons nous concentrer sur le test ADP. Notre ADP NHCE était de 3,80 %, tandis que notre ADP HCE était de 7,33 % – ce qui dépasse le pourcentage maximum autorisé, échouant ainsi au test ADP.
Étape n°2:
Calculez le pourcentage de cotisation que vous devez verser aux NHCE pour équilibrer votre régime et vous aider à passer le test de non-discrimination échoué.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = QNEC requis
Voici notre exemple :
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Note : Si votre NHCE ADP était supérieur à 8%, votre calcul ressemblerait à :
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = % de QNEC requis
Étape #3:
Multipliez le pourcentage de QNEC que vous avez calculé à l’étape 2 par chacune des rémunérations de vos NHCE pour calculer la QNEC totale qui doit être faite à chaque employé.
| Tableau de calcul de la QNEC des NHCE | ||||
|---|---|---|---|---|
| Employé | Compensation | Deferral | QNEC % | QNEC Montant |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 |
| NHCE 2 | $ 42, 000 | $ 2 520 | 1.53% | $ 643 |
| NHCE 3 | $ 39,000 | $ 2,340 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 4 | $ 39,000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 5 | $ 35,000 | – | 1.53% | 536 $ |
| TOTAL QNEC/QMAC: | 3 137 $ | |||
Pour cet exemple, notre QNEC total serait de 3 137 $, distribué au prorata, ou proportionnellement, à nos NHCE.
Si, par contre, vous envisagez un QNEC pour compenser une opportunité de report manquée, votre calcul sera différent.
Retransferts d’employés manqués
Si un employé qui était admissible et disposé à effectuer des reports facultatifs n’a pas pu le faire pour quelque raison que ce soit, vous devez effectuer un CNEQ/CMQ égal à la moitié du montant qu’il aurait reporté, tel que calculé par l’ADP de son groupe respectif – qu’il s’agisse d’un HCE ou d’un NHCE.
Le calcul d’un QNEC/QMAC dans cette situation peut se faire en 2 étapes :
Étape 1 : Calculer le report manqué de l’employé
Donc, pour calculer le montant d’un QNEC/QMAC, vous devez d’abord trouver le report manqué de votre employé. Assurez-vous de savoir à quel groupe (HCE ou NHCE) appartient l’employé en question.
(HCE ou NHCE) Pourcentage de report réel * Rémunération de l’employé
= Report manqué de l’employé
Si, par exemple, le NHCE n°2 (rémunération : 42 000 $) n’a jamais eu l’occasion de cotiser au régime, son calcul du report manqué serait le suivant : 3,80 % * 42 000 $ = 1 596 $
Note : Dans ce calcul, utilisez le pourcentage de report réel du groupe et la rémunération de l’employé pour l’année au cours de laquelle l’employé a été exclu des reports.
Étape 2 : Calcul du montant réel de la QNEC/QMAC
À partir de là, le calcul de la QNEC/QMAC lui-même est une promenade de santé :
Montant du report manqué de l’employé / 2 = montant du QNEC
Dans notre exemple, nous prenons simplement 50% du montant du report manqué : 1 596 $ / 2 = 798 $
Tout cela peut sembler décourageant, mais il y a quelques façons d’éliminer une partie de ce coût dès le départ si vous remplissez les conditions d’une méthode corrective de la sphère de sécurité.
Date limite pour faire des QNECs/QMACs
Dans la plupart des cas, la date limite pour faire des QNECs est la fin de l’année qui suit l’année du régime (12 mois après la date de fin de l’année du régime en question). Pour les années civiles, cette date est le 31 décembre.
Cependant, il existe plusieurs situations dans lesquelles les dates limites et les exigences en matière de QNEC peuvent être flexibles, notamment lors de l’utilisation des méthodes de correction de la sphère de sécurité de l’IRS :
Méthodes de correction de la sphère de sécurité de l’IRS
Délais pour corriger les reports électifs pour les régimes avec cotisations automatiques
Les échecs ne sont pas rares dans les régimes avec des caractéristiques de cotisations automatiques. Les administrateurs de régimes peuvent omettre de mettre en œuvre les cotisations automatiques, ou omettre de mettre en œuvre un choix affirmatif. Dans chacun de ces cas, cependant, les promoteurs et les administrateurs de régimes peuvent éviter de faire des CECQ de 50 % des reports électifs manqués, normalement requis, si les exigences suivantes sont respectées :
- Le manquement ne s’est pas poursuivi plus de 9 ½ mois après la fin de l’année du régime (au cours de laquelle l’erreur s’est initialement produite).
- Les reports électifs corrigés ont recommencé au plus tard à la première date de paie après, (ou à la première date de paie du mois suivant après que l’administrateur ou le promoteur du régime a été informé du problème).
- Dans les 45 jours suivant la correction, l’employé a reçu un avis spécial indiquant qu’il a maintenant la possibilité de cotiser. Cet avis doit contenir les éléments suivants : – Une explication de l’erreur
- Une explication du processus de correction
- Une déclaration selon laquelle la cotisation a été versée pour compenser les occasions de report manquées
- Une déclaration rappelant au participant sa capacité d’augmenter ou de diminuer ses cotisations facultatives
- Les coordonnées de l’administrateur du régime et des promoteurs
Les dates limites pour les cotisations facultatives non…Automatique 401(k) Elective Deferral Failures
L’IRS fournit également des méthodes de correction de la sphère de sécurité pour les échecs de report électif pour les plans sans caractéristiques de contribution automobile qui peuvent signifier réduire le montant de la QNEC, ou de les éviter entièrement.
Si le défaut de report électif se poursuit pendant :
- moins de trois mois : – Aucune QNEC requise pour le report électif manqué.
- L’administrateur du régime doit avoir rapidement corrigé le manquement et avisé le participant touché par l’erreur (voir les exigences en matière d’avis ci-dessus).
- Plus longtemps que trois mois (mais pas au-delà de la fin du deuxième exercice du régime après que l’erreur a été commise) : – QNEC réduit – égal à 25 % du report manqué (plus les cotisations de contrepartie et les gains manqués).
- Encore, l’administrateur du régime doit avoir rapidement corrigé l’erreur et en avoir avisé le participant touché par l’erreur (voir les exigences relatives aux avis ci-dessus).
Programmes correctifs de l’IRS
Faire des QNEC ou des QMAC pour réparer une erreur implique d’utiliser un programme correctif mandaté par l’IRS – un ensemble de directives et d’exigences pour corriger l’erreur. Il existe trois programmes correctifs que l’IRS vous permet d’utiliser : les programmes d’autocorrection, de correction volontaire et d’accord de clôture d’audit.
Le programme correctif que vous utilisez dépend de l’importance de l’erreur et/ou du retard avec lequel vous vous rendez compte que vous devez faire une QNEC ou une QMAC.
Nous allons passer en revue chacun d’eux ci-dessous :
Programme d’autocorrection
Bonnes nouvelles : Le programme d’autocorrection (SCP) vous permet de corriger une erreur dans l’administration de votre plan 401(k) avant qu’elle ne vous morde (ou ne morde vos employés) dans le portefeuille. Le SCP signifie que vous pouvez résoudre le problème sans contacter l’IRS, payer des frais, remplir une demande ou soumettre un rapport.
Dans le cadre du SCP, vous pouvez auto-corriger les erreurs opérationnelles insignifiantes à tout moment (bien que trop tard et vous devrez faire un programme de correction volontaire, ou PCV). Les erreurs « opérationnelles » sont celles qui découlent du non-respect des conditions écrites exactes du plan. Naturellement, étant donné que la plupart des plans 401(k) sont une forêt de petits caractères, les erreurs opérationnelles sont courantes, et le PCV permet donc une correction rapide et facile.
Si vous prenez des mesures correctives au cours de la première année suivant l’année du plan (ou année civile : 01/01/2017 – 31/12/2017), vous pouvez utiliser le SCP pour corriger les erreurs opérationnelles importantes. Après l’année, vous pouvez encore utiliser le PCS pour corriger des erreurs opérationnelles non significatives.
Programme de correction volontaire
Le programme de correction volontaire (PCV) sert à corriger les erreurs dont la gravité est supérieure à celles corrigées par le programme d’autocorrection.
Basiquement, si vous n’êtes pas sous audit, mais que vous avez encore des problèmes importants avec le langage de votre document de plan ou l’administration de votre plan 401(k), vous pouvez demander à corriger l’erreur avec le VCP. Pour ce faire, vous devez envoyer à l’Internal Revenue Service une soumission écrite qui expose les méthodes de correction que vous proposez, et payer les frais de demande de VC. L’IRS examine ensuite votre demande et vos méthodes et prend une décision.
Comme pour le SCP, vous pouvez utiliser le VCP pour corriger les erreurs significatives ou insignifiantes avant la date limite de l’année. Après cette date limite, vous devez corriger les erreurs significatives en utilisant le PCV.
Programme d’accord de clôture d’audit
Le programme d’accord de clôture d’audit signifie que vous êtes en cours d’audit. Les mesures correctives prises dans le cadre de ce programme font partie de l’audit tel que décrit et convenu par l’IRS et l’entreprise. Les pénalités et les sanctions sont basées sur les faits et les circonstances des erreurs d’administration du régime.
Parce qu’ils ne sont pas cotisés par l’employé, les QNEC et les QMAC ne sont pas considérés comme faisant partie du montant maximum distribuable en pendant une période de difficultés financières. En substance, l’argent cotisé par le promoteur du régime dans le cadre d’un QNEC ou d’un QMAC ne peut pas être utilisé dans le cadre d’un retrait pour cause de difficultés financières.
Comment éviter d’avoir besoin de faire des QNECs/QMACs
Alright, donc c’est une tonne d’informations et aucune d’entre elles n’a été « la meilleure nouvelle de tous les temps ». Alors égayons l’ambiance. Les QNECs/QMACs sont longs, déroutants et coûteux. Voici quelques conseils, astuces et stratégies infaillibles pour éviter tous ces tracas en premier lieu :
Passer les tests de non-discrimination avec ces conseils et astuces
Prendre de l’avance sur les tests de non-discrimination est l’un des seuls moyens d’éviter un faux pas. Il est trop tard pour ces conseils si vous devez déjà faire un QNEC ou un QMAC, mais ils peuvent certainement vous éviter un gros mal de tête la prochaine fois.
Faire en sorte que la rémunération soit correcte
Collectionner les rapports de paie et les W2 avant le test.
Soyez sûr que ceux-ci sont à jour et pour votre période calculée.
La période de calcul compte
Que vous soyez sur une année civile ou une année de plan, vous devrez vous assurer que vos données et vos calculs correspondent à cela, ou vous aurez affaire à des inexactitudes majeures.
Vérifiez rigoureusement qui sont les HCE et les employés clés
Les choses changent. Ne supposez pas qu’un NHCE l’année dernière est un NHCE cette année.
Soyez également conscient des circonstances d’emploi spéciales importantes qui pourraient avoir un impact sur la catégorie de groupe, comme les membres de la famille/parents du ou des propriétaires de l’entreprise.
Améliorez les taux de participation et de report de vos employés
Les employés qui ne participent pas au plan 401(k) font baisser les taux de report moyens de leur groupe, ce qui signifie un seuil de contribution plus bas pour vos HCE et un plan plus susceptible d’échouer aux tests.
Naturellement, stimuler les taux de cotisation et d’adhésion de vos HCE signifie un meilleur pourcentage de report réel moyen qui vous aidera à réussir vos tests ACP/ADP à l’avenir, vous permettant d’éviter d’avoir à faire des QNEC ou des QMAC.
OU… Établir un plan 401(k) Safe Harbor
Un plan 401(k) Safe Harbor est un type de conception de plan 401(k) qui vous permet de contourner ces tests de non-discrimination gênants. La raison pour laquelle ces plans sont exempts de tests est que l’IRS exige que les promoteurs de plans Safe Harbor versent des contributions régulières de l’employeur.
Voici les types de contrepartie de l’employeur disponibles via les plans Safe Harbor :
1. Correspondance de base : Correspondance à 100% des reports des employés jusqu’à 3% de leur rémunération, puis correspondance à 50% sur les 2% suivants de leur rémunération.
2. correspondance améliorée : Correspondance de 100 % (ou plus) des reports des employés sur au moins 4 % (maximum : 6 %) de leur rémunération.
3. Correspondance de la sphère de sécurité QACA : Correspondance de 100 % sur le premier 1 % de la rémunération de l’employé, puis une correspondance de 50 % sur les 5 % suivants de sa rémunération.
4. Safe Harbor 3 % non électif : L’employeur verse au moins 3 % de la rémunération de chaque employé, que l’employé verse ou non des cotisations au régime.
Ces régimes vous exemptent des tests ADP et ACP en les rendant effectivement inutiles. En imposant des contributions spécifiques de l’employeur, l’IRS peut être raisonnablement sûr d’un plan 401(k) sain et équitable.
Conclusion
Hélas, nous avons fait un bout de chemin pour démêler les QNEC et les QMAC. Nous avons tout couvert, de la définition de base d’une contribution non élective qualifiée et d’une contribution équivalente qualifiée et de la façon de les calculer, aux programmes correctifs et aux options de sphère de sécurité, jusqu’à la façon d’éviter d’avoir affaire à cela à l’avenir.
Si vous avez des questions sur les QNECs ou les QMACs auxquelles nous n’avons pas répondu ici, n’hésitez pas à nous contacter à [email protected]
OU
Si vous voulez une alternative pour faire des QNECs/QMACs, lisez tout ce que vous devez savoir sur les distributions correctives dans « The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions »
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