Les discussions de groupe sont une affaire délicate. Elles peuvent être soit très bonnes, soit très mauvaises, et tout repose sur le modérateur.
Ne paniquez pas, cependant. Si vous n’avez jamais modéré un panel et qu’on vous a demandé d’en faire un, voici votre source de sagesse.
Nous avons demandé à trois de nos collègues – qui sont tous des modérateurs de panel chevronnés – de dresser une liste de conseils essentiels pour offrir un panel de discussion dynamique et à fort impact. Tous ont été testés et éprouvés. Essayez et testez-les aussi.
Faites des recherches approfondies sur le sujet
Pour être un très bon modérateur, vous devez comprendre parfaitement le contexte. Donc, avant le panel, approfondissez et familiarisez-vous avec le sujet. Ne laissez rien vous surprendre.
S’il y a lieu, passez en revue les articles publiés par vos orateurs afin de mieux comprendre leurs arguments ou de vous référer à leur travail pendant la discussion du panel.
En plus de cela, il est bon d’être à jour sur ce qui est tendance dans le secteur. Parcourir Twitter, ou lire quelques nouveaux articles de blog de personnes influentes, ne peut pas faire de mal.
Rencontrer les intervenants avant le panel
Sauter sur un appel de préparation avec tous les intervenants (ou faire des appels individuels) une semaine ou deux à l’avance, pour discuter du flux de la discussion du panel.
Leur demander la perspective qu’ils prévoient d’apporter à la discussion. Cela vous aidera à mieux comprendre leurs points de vue et à préparer des questions plus adaptées.
Comme l’a dit notre directrice de la marque et de la communication et animatrice expérimentée, Kursha Woodgate :
« Avoir une discussion à l’avance aide le modérateur à obtenir des informations sur chacun des participants et donne à la conversation un déroulement plus naturel. »
Si le temps, ou les calendriers remplis, ne le permettent pas, rencontrez-vous au moins le jour du panel. Une synchronisation de dernière minute est toujours préférable à un premier direct sur scène.
Gérer son temps efficacement
Toujours commencer à l’heure et finir à l’heure. Cela semble facile, mais avec un calendrier serré et des panélistes bavards, cela peut être un véritable défi.
D’abord, créez un ordre du jour détaillé : fixez un délai réaliste pour votre ouverture, les introductions et vos propres questions, tout en tenant compte également des questions du public.
Passez en revue l’ordre du jour avec les intervenants avant le début de la discussion de groupe. Dites-leur combien de temps (approximativement) ils ont pour chaque réponse et faites-leur savoir que vous allez les interrompre s’ils prennent du retard.
S’inspirer des présentations des keynotes et garder le compteur de l’horloge visible, afin que vous et les panélistes sachiez combien de temps il vous reste.
Débutez par une ouverture puissante
Une intro bien répétée et raffinée fonctionne comme un teaser pour le public, et un coup de pouce pour les panélistes.
Notre responsable des partenariats stratégiques et modérateur de panel chevronné, Juraj Pal, conseille :
« Après avoir salué le public, je partage avec lui les objectifs du panel et la raison pour laquelle nous avons décidé de l’organiser. Cela permet de planter le décor et de définir le contexte, tant pour le public que pour les intervenants. »
Une bonne façon de lancer le panel est de lancer un sondage d’échauffement.
Demandez au public de voter, et une fois que vous avez obtenu suffisamment de réponses, invitez les panélistes à commenter les résultats. C’est engageant et cela permet d’entamer un dialogue entre les orateurs et le public.
« J’aime poser des questions telles que : « En un mot, qu’est-ce qui vous vient à l’esprit lorsque quelqu’un dit « réunion d’entreprise » ? ». Un ensemble d’associations commence à circuler, ce qui me donne beaucoup d’indications sur l’esprit de l’auditoire. J’aime utiliser les résultats pour prendre le pouls des participants, et comme une passerelle vers le sujet principal du panel », explique Juraj Pal.
Conseil supplémentaire : préparez de courtes introductions pour chaque panéliste et intégrez-les dans votre ouverture. Ne laissez pas les panélistes se présenter eux-mêmes, pour éviter les biographies longues et ennuyeuses.
Soyez strictement neutre
Ne prenez jamais parti et n’exprimez jamais vos propres opinions. Dans la discussion, c’est au panéliste de fournir et de façonner les arguments, tandis que le vôtre, en tant que modérateur, est de veiller à ce que la discussion de groupe se déroule et que le public en tire le meilleur parti.
« Évitez les phrases telles que « C’est un excellent point », « Brillant » ou « Intéressant ». Vous êtes là pour faciliter la conversation, pas pour dire au public ce que vous pensez être cool ou pas.
Ces remarques venant du modérateur peuvent être suggestives, et vous voulez que le public se fasse sa propre opinion en fonction de ce qu’il entend », a noté Juraj Pal.
Au lieu de cela, hochez légèrement la tête ou dites « Merci, Linda, pour cela », ce qui semble neutre et discret.
Mélangez les questions du public tout au long du débat
Même si vous avez soigneusement préparé une série de vos propres questions, ne vous en tenez pas rigidement à votre flux.
Ce qui rend vraiment une conversation dynamique, ce sont les questions du public. Après tout, ils sont la raison principale pour laquelle vous avez réuni le panel.
Utilisez une plateforme Q&A pour crowdsourcer les questions des participants en temps réel et intégrez les questions soumises dans la discussion du panel. Il y a deux façons d’y parvenir.
« La première consiste à insérer les questions entrantes dans le flux en continu.
Cette option est plus difficile, car elle nécessite de bonnes compétences multitâches : Vous devez regarder les questions entrantes tout en écoutant ce que disent les panélistes. Cependant, bien mené, ce style permet une discussion très engageante et inclusive.
En deuxième lieu, vous pouvez recueillir des questions tout au long de la discussion, puis les aborder dans le créneau dédié aux Q&A.
Cela fonctionne bien dans la plupart des cas, mais vous risquez de perdre le public, qui doit attendre la discussion principale avant que vous n’arriviez à ses questions. C’est un dilemme à résoudre pour chaque panel que vous modérez, partage Juraj Holub, chef concepteur de réunions chez Slido.
N’ayez pas peur de couper la parole aux panélistes
Les panélistes peuvent facilement être trop absorbés par la conversation et monopoliser le micro. Dans ce cas, vous devez leur couper la parole avec tact afin de maintenir le rythme de la discussion du panel.
Evidemment, cela peut être délicat, car vous ne voulez pas être impoli ou offenser les intervenants.
« Définir les attentes est vraiment important ici. Le fait d’avoir rencontré les panélistes avant le débat proprement dit les aide à être plus indulgents si vous les écourtez. Cela permet également d’établir un petit rapport pour que vous soyez plus à l’aise pour le faire, et que les panélistes soient plus susceptibles de l’accepter », a noté Kursha.
Suivez le modèle de phrase des gens et interjectez lorsque cela est nécessaire. « Optez pour des déclarations de renforcement en douceur telles que : « Donc, ce que vous dites est… », ou passez la parole à un autre panéliste en disant : « Merci, Mike. Jane, je sais que vous avez une certaine expérience ici aussi…’.
Un langage corporel subtil fait aussi de la magie. Essayez un geste de la main qui donne l’impression que vous voulez contribuer, ou regardez le panéliste dans les yeux et prenez une profonde respiration comme si vous vouliez dire quelque chose, conseille Kursha.
Concluez le panel avec une question vive
Quand le temps de votre panel est presque écoulé, assurez-vous de clore la discussion de manière significative. Une fin percutante est aussi importante qu’une ouverture percutante.
Posez une dernière question de conclusion et invitez les panélistes à y répondre à tour de rôle.
Pour que la discussion de la table ronde ne s’éternise pas pendant dix minutes de plus, posez une question qui encourage des réponses vives et précises. Inspirez-vous des débats politiques, où un modérateur invite les participants à résumer leurs arguments en une rapide déclaration finale.
Tentez quelque chose comme : « Puisque nous n’avons presque plus de temps, en 30 secondes, quel est le message principal que vous aimeriez que l’auditoire retienne ? ». Ou encore : « Quel est le dernier conseil que vous aimeriez donner à l’auditoire ? ». N’oubliez pas de garder un œil sur la durée de la réponse de chaque panéliste.
Dans quelques secondes finales, remerciez à la fois les orateurs et le public pour leur participation.
Wrap up
Bien que la modération d’un panel puisse être difficile, la récompense d’un travail bien fait sera une conversation engageante, dynamique et précieuse à la fois pour le public et les panélistes eux-mêmes.
Nous espérons que ces conseils vous ont été utiles et qu’ils vous aideront à réussir votre première discussion de panel. Bonne chance !
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