Lorsqu’il est activé par une organisation qui a déployé Office 365, Microsoft Flow offre aux utilisateurs finaux la possibilité de créer des flux de travail automatisés entre des applications et de nombreux services différents à l’aide de connecteurs. Les applications Microsoft et une liste toujours plus longue de services tiers sont disponibles pour être reliées entre elles. Microsoft Flow permet aux employés de créer des flux de travail simples ou plus complexes qui peuvent apporter des gains d’efficacité aux entreprises en matière de flux de travail. C’est une option pour l’utilisateur final qui, dans la plupart des cas, ne nécessite pas de développeur pour les flux de travail.
Dans ce billet de blog, je vais montrer comment vous pouvez utiliser un simple Microsoft Flow pour connecter un formulaire Microsoft qui capture des données et ensuite alimenter les informations recueillies dans une liste SharePoint. La liste SharePoint dans mon exemple est une liste qui fait partie d’un groupe Office 365. Si vous n’êtes pas familier avec Microsoft Forms, il s’agit d’une application très facile à utiliser qui est incluse dans votre abonnement à Office 365. Si elle est activée dans votre organisation, vous pouvez facilement créer des sondages, des enquêtes et des quiz. Avec des capacités de ramification, vous pouvez créer des formulaires de collecte de données d’aspect très professionnel.
Microsoft Forms peut manquer de certaines fonctionnalités plus avancées ; SurveyMonkey ou TypeForm fournit certaines fonctionnalités que vous pouvez trouver utiles. Une chose qui est certaine avec Office 365, c’est le changement. Je suis sûr que nous verrons une augmentation des fonctionnalités de Forms à l’avenir. Microsoft Flow a des centaines de connecteurs, vous pourriez donc connecter un formulaire SurveyMonkey ou un TypeForm à votre liste SharePoint si vous avez besoin de certaines des fonctionnalités avancées maintenant. Les exemples de formulaires que je présente dans ce billet sont tous alimentés dans la même liste SharePoint.
Je souligne souvent l’importance autour de la gouvernance pour les groupes Office 365 dans les PME. Alors qu’Office 365 est une boîte à outils pour la collaboration des utilisateurs, une liberté totale et la capacité générale de création de groupes n’est pas une meilleure pratique.
Dans les exemples que j’utilise dans ce post, l’histoire de fond est une demande pour un groupe Office 365. Le formulaire recueille des informations sur la demande de groupe, et le flux va tirer les résultats et les stocker dans une liste SharePoint que l’IT pourrait ensuite examiner et approuver.
TIP : Je vous recommande de sélectionner des utilisateurs spécifiques qui peuvent examiner, approuver et ensuite créer un groupe demandé. Microsoft fournit quelques détails sur les raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir contrôler qui crée les groupes Office 365. Cet article vous montre comment désactiver la capacité par défaut pour quiconque de créer un groupe Office 365.
Étape 1 : Créer votre formulaire Microsoft
La vidéo ci-dessous, vous guidera à travers un processus simple de création d’un formulaire Microsoft. Les formulaires devront être activés dans votre organisation. Après avoir créé le De, nous pouvons créer une liste SharePoint qui s’alignera avec les champs du formulaire et à l’étape 3, nous connecterons le formulaire à la liste en utilisant Microsoft Flow.
C’est mon formulaire Microsoft Embedded.
Un lien vers mon exemple de formulaire Microsoft.
Créer un formulaire Microsoft est assez simple. Vous pouvez ajouter des images personnalisées et utiliser des modèles pour avoir un aspect très professionnel. Le formulaire suivant que vous voyez ci-dessous est un TypeForm, également assez facile à créer. J’ai intégré une version dans cette page web. Dans les prochaines étapes, je vais connecter à la fois le formulaire Microsoft et le TypeForm à une liste SharePoint en utilisant Microsoft Flow.
Un lien vers mon exemple de TypeForm.
Étape 2 : Créer une liste SharePoint
Maintenant que vous avez votre formulaire prêt, vous devez préparer votre liste SharePoint pour attraper les données que votre Microsoft Flow synchronisera à votre liste à partir de votre formulaire. Comme indiqué précédemment dans ce post, je vais créer une liste qui vit dans un site de groupe Office 365 existant. Dans mon exemple, je vais créer une nouvelle liste et créer les colonnes qui correspondent aux champs du formulaire.
Étape 3 : Lier un formulaire à la liste SharePoint
Maintenant que vous avez un formulaire Microsoft, dans mon cas un TypeForm aussi, et une liste SharePoint sur votre site de groupe, vous pouvez connecter les données qui sont collectées sur vos formulaires et tirer ces données dans votre liste SharePoint en utilisant un flux Microsoft.
Microsoft Forms et TypeForm ainsi que d’autres services de formulaires fournissent quelques options pour se connecter aux données collectées, les visualiser et en faire un rapport et ils vous permettent généralement d’exporter ces données vers Excel. Dans cet exemple, nous déplaçons les données recueillies dans les champs de mon formulaire vers une liste SharePoint afin d’automatiser un processus. Ma liste SharePoint fonctionne comme une décharge de données Excel pour récupérer les données des questions des formulaires. La puissance de SharePoint réside vraiment dans ce que vous pouvez faire une fois que les données se trouvent dans la liste. Je n’entre pas dans les détails dans ce post, mais je pourrais créer des flux supplémentaires qui se déclenchent après que les données sont alimentées dans la liste SharePoint. Pensez au processus d’approbation, ou peut-être qu’un élément défini comme urgent est poussé vers le canal d’une équipe. Il y a beaucoup d’options disponibles.
Dans cette prochaine vidéo, je vais utiliser Microsoft Flow. Par défaut, Microsoft active Flow et PowerApps sur les locataires d’Office 365. La réflexion est la suivante : si un utilisateur a accès à la création d’une liste, pourquoi ne pas lui fournir une méthode pour mieux travailler avec les données de cette liste et un meilleur moyen de collecter et de travailler avec ses données provenant d’autres sources de données.
Il est possible que ces fonctionnalités aient été désactivées pour votre organisation. PowerApps est un outil de création d’applications mobiles et fournit un moyen de modifier vos formulaires SharePoint. À l’aide de PowerApps, vous pouvez modifier l’aspect et le ressenti des utilisateurs lorsqu’ils ajoutent des éléments directement à une liste SharePoint. PowerApps est considéré comme un remplacement des formulaires InfoPath. Si vous avez des formulaires InfoPath actuels que vous souhaitez convertir en PowerApps, je vous recommande de commencer par cet article de blog. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser PowerApps, et dans ce post je ne le fais pas, mais si vous sortez des sentiers battus, il pourrait y avoir des avantages ou des raisons de tirer parti de PowerApps pour ce flux ou un flux similaire que vous construisez.
Dans ces trois étapes, nous avons collecté des données à la fois à partir d’une application web Microsoft 365 (Microsoft Forms) et je n’ai pas montré, mais je me suis également connecté à mon TypeForm, ce processus était le même, mais il a commencé avec un connecteur à TypeForm vs Microsoft Forms. Nous avons créé une liste SharePoint de base sur un site de groupe Office 365 et nous avons utilisé un Microsoft Flow pour à la fois collecter ces données et ensuite alimenter les informations dans la liste SharePoint.
Microsoft Flow va changer la façon dont les utilisateurs peuvent automatiser leur flux de travail, d’une manière simple facile. Ce n’est pas parfait, donc je voudrais partager des commentaires honnêtes avec certaines limites de Microsoft Flow. Flow, comme beaucoup d’autres outils d’Office 365, continue de s’améliorer chaque mois. Si vous voulez devenir un Pro, assurez-vous de surveiller la communauté Microsoft Flow pour obtenir des conseils.