Comment planifier votre journée pour une productivité optimale

Voir notre guide complet sur la façon de créer un horaire pour tirer le maximum de vos journées.

Nous avons tous les mêmes vingt-quatre heures chaque jour. Alors pourquoi les personnes qui réussissent parviennent à faire autant de choses dans leurs vingt-quatre heures alors que d’autres peinent à accomplir les tâches d’une liste de choses à faire basique ?

Une réponse est la gestion du temps. De nombreuses personnes ont du mal à utiliser leur temps efficacement tout au long de la journée. Mais si c’est votre cas, ne vous inquiétez pas. En utilisant des conseils de productivité et en créant et en respectant un programme quotidien efficace, vous pouvez faire plus et mieux chaque jour.

Pourquoi il est important de planifier votre journée

Comment planifier votre journée

• Définissez votre pourquoi
• Définissez des priorités
• Estimez le temps que prendra une tâche
• Travaillez plus intelligemment, pas plus fort

Types de techniques d’ordonnancement

• Créer une routine matinale productive
• Éviter le changement de tâches
• Faire des lots de tâches
• S’attendre à l’inattendu

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• Mettre à profit la technologie
• Souvenir du papier
• Manger la grenouille
• Évaluer et pivoter

Pourquoi il est important de planifier votre journée

Le temps est une ressource limitée pour nous tous. Laisser au hasard votre nombre limité de jours et d’heures n’est pas une gestion responsable des ressources. Au lieu de cela, utilisez un calendrier et récoltez les récompenses :

• Réduire le temps perdu : à moins que vous ne mettiez « Passer 2 heures sur les médias sociaux et les jeux vidéo » sur votre calendrier quotidien, alors l’utilisation de votre calendrier vous empêche de perdre du temps sur des choses qui ne sont pas à l’ordre du jour.
• Augmenter le bonheur : Même la science est d’accord. Suivre un planning vous rend plus heureux !
• Améliorer la productivité : Vous faites plus de choses lorsque vous suivez un calendrier.
• Réduire le stress : La planification crée plus de certitude, ce qui réduit le stress – et cela améliore la santé. Tout le monde y gagne !
• Faciliter la collaboration : Chaque fois que vous travaillez avec une équipe, un calendrier vous permet de rester sur la même page, au même endroit et au même moment.

Comment planifier votre journée

Il est clair que planifier votre journée est précieux. Cependant, vous ne pouvez pas simplement jeter des choses sur votre calendrier Chatons Mignons et espérer avoir une vie productive.

Au lieu de cela, vous avez besoin d’une stratégie pour pouvoir planifier la productivité et faire le travail important efficacement. Voici quelques principes directeurs pour vous aider à utiliser un calendrier pour des journées efficaces.

Faisons-y face. Tout ce que nous faisons dans une journée n’est pas amusant. Il y a certainement des tâches que nous n’avons tout simplement pas envie de faire. Nous pouvons compter sur le cran et la détermination pour passer à travers, mais cela peut saper l’énergie. Au lieu de cela, trouvez une motivation interne en définissant votre pourquoi.

Le pourquoi de chacun est différent, mais c’est le sens et le but derrière tout ce que nous faisons. Ce concept a été popularisé par Simon Sinek dans son livre Start With Why. Sinek démontre que le  » pourquoi  » peut véritablement motiver les individus et les entreprises à atteindre leurs objectifs.

Votre pourquoi devrait être plus grand que  » Parce que je dois le faire  » ou  » Parce que quelqu’un m’a dit de le faire « . Pour un individu, son pourquoi pourrait être d’offrir une vie sûre et heureuse à ses enfants. Pour les entreprises, le pourquoi pourrait ressembler davantage à  » Aider les gens à réussir « .

Puis, tout ce que vous faites en tant que personne ou en tant qu’entreprise devrait être au service de ce pourquoi.

Il y a littéralement des millions de façons dont vous pourriez passer chaque jour. Et vous ne pouvez pas tout faire. Sans priorités, vous pouvez vous retrouver à passer du temps sur des tâches qui ne vous mènent nulle part. Et si vous êtes chef d’équipe ou manager, vous voulez établir des priorités pour votre équipe afin qu’elle sache aussi ce qui est important.

Vous devez donc déterminer ce que vous devez vraiment faire pour atteindre vos objectifs au service de votre pourquoi. D’abord, écrivez tout ce à quoi vous pouvez penser. Puis élimine tout ce qui n’est pas lié à ton pourquoi. Ensuite, mettez vos priorités par ordre d’importance.

Avoir une direction à suivre est tout aussi important que de partir. Un voyage sans destination peut être intéressant, mais sans destination en tête, qui sait où vous finirez.

Une fois que vous avez déterminé ce que vous devez faire, déterminez combien de temps cela prendra. Et nous ne parlons pas du temps que cela prendra dans un pays imaginaire. Vous devez savoir combien de temps il vous faut réellement pour faire la chose.

L’une des erreurs de planification les plus courantes que les gens font est de ne pas estimer correctement la durée d’une tâche ou d’un projet. « Si vous surestimez ou sous-estimez le temps que cela va réellement prendre, vous êtes plus susceptible de déséquilibrer tout votre planning. Pire encore, vous risquez de manquer une échéance ou de perdre un temps précieux pour vous et les principales parties prenantes comme les employés et les clients. »

Donc, vous devez être réaliste avec vous-même et encourager votre équipe à faire de même. Prenez une semaine ou deux et suivez votre temps. Combien de temps vous faut-il pour écrire 1 000 mots ou répondre à des e-mails ? Ensuite, vous pourrez planifier votre emploi du temps de façon réaliste, ce qui améliorera vos chances de réussite.

Tim Ferriss, auteur de la semaine de travail de 4 heures, est sur quelque chose. À l’ère de l’agitation, nous avons parfois l’impression que nous devons aller aller aller tout le temps. Mais que se passerait-il si nous utilisions notre temps d’une manière qui nous permette de travailler moins ? Alors nous serions sur quelque chose, aussi.

Ferriss préconise une stratégie de travail plus intelligente en utilisant des systèmes qui rendent « impossible une mauvaise conduite ». Il n’a alors pas à compter sur la ressource finie qu’est la volonté. Ainsi, l’établissement de systèmes productifs est une étape clé pour Ferriss.

Les autres moyens de travailler plus intelligemment consistent à identifier vos moments les plus productifs de la journée, puis à programmer les tâches clés pour cette période. Pour beaucoup d’entre nous, les niveaux d’énergie sont les plus élevés le matin. Cependant, si vous êtes un véritable oiseau de nuit, n’hésitez pas à profiter de ce moment pour faire avancer les choses.

Vous devez également être stratégique. Oui, il existe de nombreuses façons d’atteindre votre objectif. Lorsque vous choisissez la voie à suivre, tenez compte des risques et des avantages de ce que vous faites. Vous pourriez appeler 100 personnes à froid et obtenir un seul oui. Ou vous pourriez appeler à froid les dix bonnes personnes pour le même bénéfice.

Types de techniques d’ordonnancement

Il n’y a pas de solution unique pour créer l’horaire le plus productif. Mais ces techniques d’ordonnancement peuvent vous aider sur votre chemin.

Démarrez votre journée du bon pied avec une routine matinale qui renforce la productivité.

Selon Hal Elrod, auteur de The Miracle Morning, « la façon dont vous vous réveillez chaque jour et votre routine matinale (ou son absence) affectent considérablement vos niveaux de réussite dans chaque domaine de votre vie. Des matins concentrés, productifs et réussis génèrent des journées concentrées, productives et réussies. »

Elrond a changé sa vie en se levant à 5 heures du matin pour passer du temps en silence, méditer, lire et faire de l’exercice. Cela a donné le ton à ses journées et il a pu s’extraire de dettes écrasantes et atteindre de nouveaux niveaux de réussite.

Votre matinée parfaite pourrait ressembler à celle d’Elrond, mais il est logique de réserver du temps tôt chaque jour pour déterminer le cours du reste de la journée.

Le multitâche peut sembler efficace. Après tout, vous faites plus de choses à la fois, n’est-ce pas ? Faux. En fait, bien que vous en fassiez plus à la fois, vous n’en faites pas vraiment plus. Vous en faites moins.

En fait, le véritable coût du multitâche peut représenter jusqu’à 40 % de votre productivité. Chaque fois que vous passez d’une tâche à l’autre, votre cerveau met du temps à changer. De plus, les gens sont plus enclins à faire des erreurs lorsqu’ils changent de tâche. Et plus la tâche est complexe, plus les pertes sont importantes.

Donc, il est logique de ne faire qu’une seule chose à la fois. Cela vous permet de vous concentrer véritablement sur ce que vous faites. Vous pouvez alors le faire plus efficacement.

Lorsque vous planifiez votre journée, évitez si possible de changer de tâche. Donnez-vous suffisamment de temps pour accomplir les tâches en une seule fois. Oh, et pendant que vous le faites ? Ne vérifiez pas vos courriels.

Nous avons vu comment le changement de tâche peut avoir un impact sur la productivité. Cependant, nous avons tous plus d’une chose à faire dans une journée. Vous pouvez donc minimiser l’effet du changement de tâche en regroupant les tâches et en utilisant la planification par blocs.

Vous pouvez définir les « tâches similaires » de plusieurs façons. Mais la clé est que les tâches doivent avoir une caractéristique unificatrice qui les rend plus efficaces lorsqu’elles sont effectuées ensemble. Pensez à faire des courses. Il est plus logique d’aller partout dans un certain lieu géographique.

De même, vous pouvez classer les tâches en fonction de l’état d’esprit requis pour les réaliser. Par exemple, les tâches administratives nécessitent un certain type d’état d’esprit, mais les tâches créatives comme la rédaction d’un article de blog ou le débogage d’un code nécessitent quelque chose de totalement différent. Mais en regroupant les tâches par état d’esprit, vous pouvez réduire l’impact d’un changement total de vitesse.

Elon Musk utilise de manière célèbre le regroupement des tâches pour s’assurer qu’il fait tout ce qu’il faut pour son entreprise tout en passant du temps avec sa famille. Le regroupement des tâches est le processus qui consiste à planifier des tâches similaires ensemble afin de pouvoir les effectuer plus efficacement.

Vous ne pouvez pas prédire l’avenir, mais vous pouvez être à peu près sûr que quelque chose d’inattendu se produira à un moment donné. Vous ne savez pas ce que c’est ni quand ça va arriver, mais c’est là. Et un planning productif en tiendra compte.

Cela vous est probablement arrivé. Vous avez identifié votre pourquoi et créé vos priorités et vos tâches. Vous avez programmé les tâches clés dans votre temps le plus productif. Vous étiez une rock star de la productivité.

Puis soudain, une urgence survient. Vous mettez tout de côté pour vous occuper de cette tâche urgente. Votre planning efficace meurt d’une mort douloureuse.

Il n’est pas nécessaire que ce soit un projet urgent, non plus. Cela peut être un enfant malade qui garde un membre de l’équipe à la maison. Cela peut être une urgence météorologique qui garde tout le monde à la maison. Cela pourrait être un temps d’arrêt inattendu du serveur ralentissant le rythme de tout le monde. Les petites choses peuvent tuer la productivité tout aussi efficacement que les grandes. Et franchement, elles sont plus courantes.

Tout comme c’est une gestion intelligente de l’argent que d’avoir un fonds d’épargne d’urgence, vous devriez également avoir un fonds de temps d’urgence. Bien sûr, vous ne pouvez pas stocker le temps, mais vous pouvez construire un coussin de temps dans votre calendrier. De cette façon, lorsque l’inattendu se présente, vous êtes prêt.

La technologie est vraiment bonne pour planifier. Après tout, à un niveau de base, un planning n’est qu’une feuille de calcul. Mais la technologie de planification peut aller bien au-delà d’une simple grille.

Des outils tels que Google calendar vous aident à planifier des tâches récurrentes, des codes de couleur, des rappels et même à partager des calendriers entre équipes. Tous ces éléments augmentent l’efficacité de votre emploi du temps. De plus, ils vous empêchent d’oublier cette réunion avec un client.

Cependant, vous pouvez aussi faire beaucoup plus. Utilisez une application iPhone pour accéder à votre calendrier lors de vos déplacements. Éliminez les allers-retours téléphoniques et les courriels pour planifier des réunions en permettant aux autres de planifier des réunions directement dans votre calendrier.

Les possibilités sont infinies!

Aussi bonne que soit la technologie pour améliorer votre jeu de planification, ne négligez pas la valeur du papier dans ce monde numérique. Les planificateurs papier, les bullet journals, les listes de tâches et autres outils analogiques peuvent être tout aussi utiles.

En fait, le Lifeplanner d’Erin Condren, leader de l’industrie des planificateurs, a reçu le sceau d’approbation de Good Housekeeping en tant qu’outil de productivité. Et les systèmes de carnet de notes comme Ryder XXX Bullet Journal sont également tendance en tant qu’outils de productivité.

Bien sûr, rien ne vaut une bonne vieille liste de choses à faire pour garder les individus sur la bonne voie. Le fait d’écrire les choses vous évite d’avoir à vous en souvenir. Et la récompense de rayer des choses de votre liste peut être très motivante.

Selon Mark Twain, « Si votre travail consiste à manger une grenouille, il est préférable de le faire à la première heure le matin. Et si votre travail consiste à manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier. »

En utilisant cette logique, une méthode de planification consiste à mettre les tâches les plus difficiles, les plus importantes en premier. Et si vous avez plus d’une tâche de ce type, vous devriez faire la plus difficile avant les plus faciles.

Pour utiliser cette méthode, vous devez être en mesure d’identifier votre principale priorité pour la journée. En fin de compte, la priorité devrait être singulière, car nous ne pouvons pas faire deux choses à la fois. (Voir Changement de tâche !)

Les tâches les plus difficiles sont souvent les plus sujettes à la procrastination. Après tout, la plupart d’entre nous n’ont vraiment pas envie de manger une grenouille. Donc les faire dès le matin vous évite de les repousser toute la journée. De plus, une fois qu’ils sont faits, vous avez le temps libre pour faire des tâches plus amusantes.

La planification de la productivité peut être une cible mouvante. Et vous pouvez avoir un calendrier parfait mais Donc prendre le temps d’évaluer les résultats de vos efforts. Êtes-vous, vous et votre équipe, des personnes vraiment productives ?

Voici quelques questions clés à vous poser et à poser à votre équipe pour évaluer l’efficacité de votre planning :

• Respectez-vous les délais ?
• Les estimations de temps étaient-elles correctes ?
• Des problèmes imprévus ont-ils interféré avec les délais ?
• Vous êtes-vous senti sous la pression de l’horloge ?
• Notre calendrier de réunions a-t-il fonctionné ?

Une fois que vous aurez rassemblé vos données, vous pourrez prendre des décisions éclairées sur la marche à suivre. Les délais manqués peuvent indiquer une mauvaise budgétisation du temps, un problème qui peut être facilement résolu dans le mois, le sprint ou le trimestre suivant. Les réunions superflues peuvent être éliminées. On peut ajouter plus de rembourrage pour faire face aux problèmes imprévus.

Conclusion

Il existe tellement d’astuces et d’outils pour créer des horaires productifs qui fonctionnent vraiment au travail et à la maison. Si vous ne les essayez pas, vous risquez de jeter de l’argent par la fenêtre. Et nous ne pouvons pas penser à quelque chose de moins productif que cela!

Quels sont vos meilleurs conseils et routines de productivité?

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