Les retards de paiement sont monnaie courante pour les petites entreprises, mais grâce à une gestion cohérente des créances, vous pouvez fouetter tous vos clients pour en faire des payeurs fiables et ponctuels. En plus d’être organisé, la façon dont vous rédigez votre lettre de retard de paiement est l’étape la plus importante pour réussir. En tant qu’experts en recouvrement de paiements et en gestion des créances, voici nos meilleurs conseils!
Rappel actif
Environ 15 à 7 jours avant l’échéance du paiement, envoyez à votre client un rappel amical et poli. Abordez ce courriel ou cette lettre comme un « appel de courtoisie ».
Débutez par « Pour votre commodité » pour signifier qu’il ne s’agit pas d’un courriel harcelant, mais simplement d’un geste utile. Nous savons tous à quel point la vie des petites entreprises peut être occupée !
Gardez le courriel personnel et amical, et incluez un lien vers la facture et les options de paiement.
Exemple de langage :
Dear Jan,
Pour votre commodité, je voulais vous envoyer un rappel rapide que le paiement de la facture 453 est sur le point d’être dû (date).
Vous pouvez payer via notre site Web (lien) ou PayPal (lien).
J’espère que vous passerez un merveilleux reste de la semaine, et j’ai hâte de refaire affaire avec vous bientôt!
All the best,
Michael
Première lettre de retard
Le tout premier jour où un paiement est en retard, envoyez votre premier courriel de recouvrement. Il est important de faire savoir au client que vous êtes au courant de son retard de paiement et que vous gérez bien vos comptes clients. Avec le temps, cette politique d’action immédiate entraînera vos clients à donner la priorité à vos factures. La plupart des retards de paiement sont simplement dus à une désorganisation ou à une préférence pour des délais de paiement plus longs, et non à une malveillance. Par conséquent, votre première lettre de retard de paiement doit être ferme, mais cordiale. Utilisez un langage plus formel pour signifier votre intention sérieuse et pour éviter que le retard de paiement ne devienne un problème personnel. Pour éviter toute défensive ou tension, abordez la question avec délicatesse en disant « votre compte chez nous apparaît maintenant comme étant en souffrance ». N’oubliez pas d’indiquer la facture à laquelle vous faites référence, la date d’échéance et un bref rappel de votre politique de paiement. « Comme vous le savez, nos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date de la facture ». La première lettre d’impayés est le moment idéal pour évoquer les pénalités de retard que votre entreprise peut appliquer au total. Incluez toujours des options de paiement dans vos lettres d’avis d’échéance afin de pouvoir y donner suite le plus rapidement possible. Faites suivre ce rappel de paiement par un appel. Si possible, enregistrez la conversation afin de conserver des traces précises. Si aucune réponse ne vient du premier courriel, envoyez-le à nouveau au bout de 45-50 jours.
Exemple de langage:
Dear Jan,
Ceci est un rappel de paiement amical, car votre compte chez nous apparaît maintenant comme en souffrance.
Nous aimerions porter la ou les factures suivantes à votre attention immédiate :
N° de facture Date Montant dû
Options de paiement : notre site Web (lien) ou PayPal (lien)
Nous apprécierions beaucoup si vous pouviez nous faire connaître le statut de ce paiement. N’hésitez pas à nous appeler si vous avez des questions sur le solde dû sur votre compte.
Comme vous le savez, nos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture et des frais de retard de 5% sont évalués sur votre compte si le paiement n’est pas reçu dans les 40 jours suivant la date d’émission.
Merci beaucoup de l’attention que vous portez à cette question et de la poursuite de votre activité.
Sincèrement,
Michael
La lettre de retard de 60 jours
Lorsqu’une facture est en retard de 60 à 90 jours, les chances de recouvrement réussi peuvent chuter de façon spectaculaire. Il est très important d’envoyer une solide série d’emails et de faire un suivi assidu des appels pendant cette période. Une facture en souffrance depuis plus de 60 jours est moins susceptible d’être due à une simple désorganisation, mais plus probablement à un problème sous-jacent. Il est important que cette lettre de retard soit ferme, qu’elle comporte des mots en gras et un langage formel. Incluez d’autres employés de l’entreprise dans le courriel, y compris l’administrateur le plus haut placé dont vous pouvez trouver l’adresse électronique. Envisagez également d’envoyer des courriels individuels à d’autres membres du service.
Votre ligne d’objet peut commencer par « IMPORTANT » ou « Nécessite une attention immédiate » ou « Action nécessaire ».
Au lieu d’adopter l’approche « alerte », soyez direct : « nous vous écrivons pour vous informer que votre compte est maintenant en retard de 60 jours ». Incluez des expressions comme « attention immédiate » ou « affaire urgente ».
Prévenez-les que vous les appellerez et poursuivrez le processus de suivi. Il est utile de lui rappeler que vous êtes aussi une entreprise, alors incluez des termes tels que « nos besoins financiers trimestriels exigent que tous les comptes soient payés en totalité ». Rappelez au client qu’en raison de la politique de l’entreprise, vous ne pourrez pas poursuivre vos activités avec un client qui est actuellement en retard de paiement, ou qui a deux incidences de 60 jours et plus de retard de paiement.
Compte tenu de la probabilité réduite de recouvrement réussi après 90 jours, les courriels de suivi de votre lettre de retard de paiement de 60 jours devraient inclure des offres pour élaborer un plan de paiement ou pour les aider à trouver des options de crédit par le biais de Fundera ou Kabbage.
Exemple de langage
Avis important
Dear Jan,
Ceci a pour but de vous informer que votre compte est maintenant en retard de 60 jours pour la facture #345.
Cette question requiert votre attention immédiate. Veuillez effectuer le paiement dès que possible.
N° de facture Date Montant dû + 5% de frais de retard, date évaluée
Options de paiement : notre site web (lien) ou PayPal (lien)
Veuillez nous informer de l’état actuel de ce paiement. Si vous avez des questions concernant cette facture ou le solde dû sur votre compte, veuillez nous appeler immédiatement.
Nous continuerons à vous joindre pour résoudre cette question.
Comme indiqué dans le contrat, les conditions de paiement sont net 30. Veuillez noter que, conformément à notre politique commerciale, nous ne pouvons pas faire des affaires continues avec un client qui est actuellement en retard de paiement, ou qui a été en retard de paiement de 60+ jours plus d’une fois.
Sincèrement,
Michael
90 Days Past Due Letter
Les factures qui sont entre 90 et 120 jours en retard de paiement sont significativement plus difficiles à recouvrer. Vos rappels de paiement pour les factures de cette catégorie doivent être assez fermes, formels, et utiliser des tactiques pour attirer leur attention comme du texte en gras ou des polices agrandies. Indiquez les conséquences de leurs actions et vos nombreuses tentatives de prise de contact. Incluez d’autres employés de l’entreprise dans le courriel, y compris l’administrateur le plus haut placé pour lequel vous pouvez trouver un courriel.
Exemple de langage:
Demande d’action immédiate
Dear Jan,
Cette lettre est importante et requiert votre attention immédiate. Malgré plusieurs rappels, nous n’avons reçu aucune réponse de votre part au sujet de votre compte sérieusement en souffrance. Nous pensons vous avoir donné suffisamment de temps et avoir été plus que patients avec vous. Par conséquent, nous estimons qu’il n’y a pas d’autre recours que de radier cette dette de nos livres en la déclarant comme une « perte sur créance irrécouvrable » à l’I.R.S. par le biais d’une déclaration 1099-C. Vous pouvez éviter cela en versant aujourd’hui le montant total de la dette. Si nous ne recevons pas votre paiement dans les cinq prochains jours, nous allons devoir prendre des mesures.
Veuillez nous joindre immédiatement si vous souhaitez mettre en place un plan de remboursement.
La ou les factures suivantes requièrent votre attention immédiate :
N° de facture Date Montant dû + 5% de frais de retard, date évaluée
Options de paiement : notre site Web (lien) ou PayPal (lien)
Comme indiqué dans le contrat, les conditions de paiement sont net 30. Veuillez noter que, conformément à notre politique commerciale, nous ne sommes pas en mesure de faire des affaires continues avec un client qui est actuellement en retard de paiement, ou qui a été en retard de paiement de 60+ jours plus d’une fois. Nous espérons sincèrement que vous prendrez cette question sérieusement en considération.
Sincèrement,
Michael
La lettre finale de retard
Pour les factures en retard de plus de 120 jours, il y a encore une certaine chance de recouvrement et donc l’envoi d’une communication supplémentaire est toujours utile. Incluez les conséquences de leurs actions (radiations de mauvaises créances, pointage de crédit) ainsi qu’un langage leur faisant savoir que vous prendrez les mesures appropriées pour signaler leur grave délinquance : agence de recouvrement et le BBB.
Utilisez un langage gras comme « grave » et « délinquant ». Continuez à inclure d’autres employés de l’entreprise dans les courriels.
Exemple de langage:
NOTICE : VOTRE COMPTE EST GRAVEMENT EN DÉLINQUANCE
Dear Jan,
Cette lettre est importante et requiert votre attention immédiate. Malgré l’envoi de plusieurs rappels, nous n’avons reçu aucune réponse de votre part concernant votre compte gravement en souffrance. Nous estimons vous avoir donné suffisamment de temps et avoir été plus que patients avec vous. Par conséquent :
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Nous estimons qu’il n’y a pas d’autre recours que de mettre votre compte entre les mains de notre agence de recouvrement.
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Cette action affectera la cote de crédit de votre entreprise.
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Nous pourrions également déclarer ceci à l’I.R.S. comme « perte de mauvaise créance » avec le formulaire 1099-C si le paiement n’est pas reçu.
Veuillez nous joindre immédiatement si vous souhaitez mettre en place un plan de remboursement.
La ou les factures suivantes sont sévèrement en retard :
N° de facture Date Montant dû + 5% de frais de retard, date évaluée
Options de paiement : notre site web (lien) ou PayPal (lien)
Comme indiqué dans le contrat, les conditions de paiement sont net 30. Veuillez noter que, conformément à notre politique commerciale, nous ne pouvons pas faire des affaires continues avec un client qui est actuellement en retard de paiement, ou qui a été en retard de paiement de 60+ jours plus d’une fois. Nous espérons sincèrement que vous prendrez cette question sérieusement en considération.
Sincèrement,
Michael
Vous pouvez utiliser notre outil de recouvrement pour envoyer automatiquement des rappels de paiement très efficaces à vos clients (le gestionnaire de créances FG).
Il suit les courriels que vous envoyez dans un historique de contact client et enregistre tous les appels téléphoniques. Vous serez en mesure de voir si le client a ouvert ou cliqué sur votre courriel. Les courriels du gestionnaire de créances FG ont également des vues détaillées des factures et la possibilité de recevoir des paiements.