Planifier un budget
Ceci peut ou non être une partie obligatoire de votre processus de demande ou de proposition, mais même si ce n’est pas le cas, vous devrez quand même l’examiner attentivement et planifier votre budget bien à l’avance.
Une grande partie de votre budget dépendra des activités auxquelles votre club a l’intention de participer, et de la part de ce coût qui incombera au club.
Pour créer un budget, exposez vos coûts estimés en détail. Réfléchissez bien non seulement aux activités ou aux excursions, mais aussi aux fournitures et aux incitations. Votre club fournira-t-il des collations ou des boissons pendant ses réunions ? Avez-vous besoin de fournitures artistiques ou d’équipements sportifs ? Ce sont tous des coûts à souligner dans votre budget.
Puis, considérez les revenus. Comment votre club obtiendra-t-il l’argent dont il a besoin ? Vos membres paient-ils des cotisations ? Si c’est le cas, vous devrez l’avoir articulé clairement au préalable. Une fois que votre club est formé et a une base de membres, il est trop tard pour commencer à demander des cotisations.
Si vous ne collectez pas de cotisations, vous pourriez demander des dons de fournitures aux entreprises locales et organiser des collectes de fonds pour réunir de l’argent pour des activités supplémentaires. Par exemple, vous pourriez organiser une vente de pâtisseries ou vendre des cadeaux faits maison afin de recueillir des fonds pour une excursion. Pour plus d’idées, lisez Comment planifier et réaliser une collecte de fonds efficace pour les activités extrascolaires du lycée de CollegeVine.
En outre, n’oubliez pas qu’il peut être correct de demander aux membres de contribuer aux sorties éducatives, tant que vous vous assurez que le coût n’exclura personne de la participation. Demandez à votre conseiller pédagogique pour plus de conseils sur ce qui est acceptable dans votre école spécifique.
Soumettez votre proposition à votre école
Après avoir travaillé ensemble pour peaufiner la proposition, vous devrez la soumettre officiellement. Les différentes écoles ont des procédures différentes pour cela, donc vous devrez vous assurer que vous connaissez les directives de votre lycée.
Dans certaines écoles, il y a des dates limites spécifiques chaque année pour soumettre les demandes et elles ne sont examinées qu’une ou deux fois par an. Dans d’autres écoles, vous devrez présenter votre proposition de manière formelle au conseil des élèves ou à un panel de responsables de l’école.
Quoi qu’il en soit, soyez certain de mettre en avant votre meilleur atout. Les parties écrites doivent être soigneusement rédigées et refléter votre engagement envers le club. Les présentations orales doivent être pratiquées à l’avance.
Essayez de vous mettre à la place des examinateurs. Anticipez les questions ou préoccupations qu’ils pourraient avoir et répondez-y franchement dans votre demande. En particulier dans le cas d’activités sportives ou de plein air, assurez-vous d’aborder la façon dont vous allez évaluer et minimiser les risques.
Publicisez votre club
Une fois votre proposition ou votre demande approuvée, vous pouvez commencer à attirer un plus grand nombre de membres. Faites la publicité de votre club par tous les moyens autorisés dans votre école. Vous pouvez par exemple afficher des prospectus sur les tableaux d’affichage ou dans les vestiaires. Vous pouvez faire des annonces sur le système de sonorisation de l’école ou lors d’assemblées d’élèves. Vous pourriez même être en mesure de faire paraître une annonce dans le journal des élèves ou d’envoyer une annonce dans le bulletin d’information de l’école.
Une base de membres plus large assurera la force de votre club, mais vous devez aussi faire attention à ne pas le laisser devenir trop grand trop rapidement. Si vous attirez trop de membres, vous pourriez avoir du mal à maintenir la déclaration de mission initiale et à rester fidèle à vos objectifs. Fixez un plafond d’adhésion à l’avance et respectez-le. Vous pouvez toujours lancer une liste d’attente si nécessaire.
Tenir une réunion d’information
Ce sera à vous et aux autres membres fondateurs de vous assurer que le club démarre du bon pied. Pour vous en assurer, soyez très clair lors de la première réunion sur l’engagement et les responsabilités attendus des membres du groupe.
Si certaines activités ne sont pas négociables, comme la participation à cinq heures de bénévolat par mois, exprimez clairement cela à toutes les personnes présentes et assurez-vous qu’elles comprennent que ce n’est pas facultatif.
C’est une bonne idée d’avoir une copie de l’énoncé de mission et une liste des responsabilités des membres disponibles pour distribution. Vous pourriez même envisager de faire signer un contrat aux nouveaux membres afin que l’importance des exigences du club soit convenue par écrit.
Démarrer les réunions régulières du club
Lors de votre première réunion officielle du club, veillez à accueillir et à remercier vos nouveaux membres. Vous avez peut-être eu l’idée initiale derrière le club, mais si ce n’était pas pour vos membres, il n’existerait pas.
Offrez une introduction au club, en présentant la déclaration de mission, en réitérant les responsabilités des membres et en décrivant les plans excitants et amusants que vous avez en réserve pour tout le monde. N’oubliez pas de communiquer que le fait d’appartenir au club comporte à la fois des responsabilités et des avantages.
Droits et responsabilités des délégués
Cela peut se faire lors de votre première réunion de club ou lors de l’une des prochaines, mais dans tous les cas, cela doit se faire assez tôt. Vous et plusieurs membres fondateurs devriez vous réunir à l’avance pour définir les rôles et responsabilités des dirigeants. Ensuite, lors d’une réunion de club, vous pouvez demander des volontaires ou des nominations, selon la façon dont vous avez l’intention de structurer la direction du club.
Si vous organisez une élection pour les rôles de direction, exposez les responsabilités de chacun et permettez aux candidats de planifier une déclaration à faire lors de la prochaine réunion avant le vote. Cela n’a pas besoin d’être une énorme épreuve, mais cela doit être juste et bien organisé.
Préparez-vous à passer le flambeau
Alors que la fin de l’année scolaire approche ou que vous vous rapprochez de la remise des diplômes, vous devez vous assurer que votre club peut continuer sans votre participation. Créer un club au lycée est une grande opportunité non seulement pour vous-même, mais aussi pour les autres élèves et les futurs étudiants qui en bénéficieront.
Pensez à votre club comme à un héritage unique que vous pouvez laisser à votre lycée. En préparant des élèves plus jeunes à en prendre la direction et en transmettant lentement vos responsabilités à d’autres, vous vous assurerez que votre club reste fort et fonctionnel même après votre départ de l’école.
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Pour en savoir plus sur les activités extrascolaires en général, consultez ces excellents posts de CollegeVine:
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