Comment créer le budget de votre événement - Endless Events

Si vous planifiez un événement, il y a une étape qui est essentielle pour que cet événement ait lieu : la création du budget de l’événement. Heureusement, il s’agit d’une action répétée, de sorte que vous pouvez facilement créer un cadre de base pour votre budget, le modifier en cours de route et utiliser des outils que vous avez probablement déjà pour le réaliser. Il peut sembler intimidant et fini de créer un budget d’événement, mais tant que vous en faites un qui est réaliste et construit dans le rembourrage en cas d’urgence, vous serez tout à fait prêt.

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Utiliser des feuilles de calcul – nous recommandons si vous choisissez cette voie d’utiliser une feuille Google car il est très facile pour toute personne qui a besoin d’un accès de voir une version constamment à jour de votre budget.
Potentiellement, regardez dans un logiciel de budgétisation d’événements – Si vous créez des budgets qui sont très complexes
Ajouter des postes de ligne pour chaque détail
Savoir vos délais – quand sont les paiements sont dus (être en retard pourrait entraîner un coût supplémentaire)
Ajouter les montants prévus et les coûts réels afin que vous puissiez voir si vous dépassez le budget

Pour quoi faites-vous votre budget ?

La première étape pour créer le budget de votre événement est de déterminer chaque partie de votre événement qui pourrait potentiellement engendrer un coût. En incluant chaque partie de l’événement, vous êtes en mesure d’obtenir un budget plus précis par rapport à celui qui inclut simplement les plus gros morceaux d’un événement. Il s’agit d’une étape préliminaire que vous pouvez continuer à affiner en cours de route à mesure que vous parlez avec les vendeurs et que vous obtenez une indication plus précise de votre budget.

Les outils de budgétisation n’ont pas besoin d’être fantaisistes – vous pouvez commencer cette étape aussi rapidement que l’ouverture d’une feuille Google vide et la saisie des éléments du budget, pour gagner du temps, vous pouvez sauter la création de votre budget d’événement à partir de zéro et télécharger notre feuille de calcul du budget de l’événement en bas.

Si vous décidez de construire votre propre commencer par créer quelques colonnes:

Item

Ceci est pour chaque élément individuel dans votre budget d’événement. Lorsque vous dressez la liste des postes de votre budget événementiel, soyez aussi précis que possible. Décomposez chaque élément que vous allez payer. Ne regroupez pas les articles. Par exemple, regrouper l’alcool et la nourriture peut sembler logique mais peut poser des problèmes. Cela pourrait poser des problèmes si vous deviez apporter des changements ou supprimer un poste en cours de planification. Supposons que vous souhaitiez ajouter 100 dollars supplémentaires à la ligne « nourriture et alcool ». À quoi cet argent serait-il affecté ? La clé est d’être aussi détaillé que possible lors de la création du budget de votre événement et de garder chaque élément séparé. Plus c’est détaillé, mieux c’est.

Description

Les descriptions sont absolument nécessaires pour le budget de votre événement ! Ajoutez une description détaillée à l’article dont vous aurez besoin pour votre événement. Il s’agit d’une colonne importante à inclure dans le cas où votre budget doit être approuvé par une personne de votre organisation qui peut ne pas savoir ce qu’est chaque poste. Si cette personne n’est pas directement impliquée dans la planification, elle ne saura pas si le poste est essentiel ou non à la réalisation de votre événement. En ajoutant une description, vous pouvez fournir des éclaircissements sur la raison pour laquelle il est nécessaire et ce qui est indispensable.

Montant nécessaire

Les quantités jouent un rôle important dans la budgétisation. L’augmentation des quantités peut rapidement vider votre budget. D’autre part, l’élimination des quantités inutiles de quelque chose peut rapidement reconstituer votre budget. Le suivi de ce que vous pensez avoir besoin avant l’événement ainsi que la notation des quantités réelles que vous avez utilisées vous aideront à mouler ce à quoi ressemblent les budgets de vos futurs événements.

Coût estimé

Alors que les coûts vont varier, le simple fait de connaître un chiffre approximatif peut vous aider à comprendre le type de budget dont vous avez besoin pour votre événement. Dans l’étape suivante, nous aborderons la façon d’obtenir le coût estimé aussi proche du coût réel que possible pour faire un budget précis.

Coût réel

Comme son nom l’indique, cette colonne est celle où vous allez suivre le coût réel de l’élément. Cette étape est cruciale pour les futures sessions de budgétisation afin de comprendre comment les coûts augmentent (ou diminuent). Elle servira de référence lors de la planification de l’événement pour les années à venir.

Comment rechercher les coûts du budget de l’événement

Maintenant que vous avez les débuts d’un budget d’événement, vous pouvez vous concentrer sur le fait de rapprocher vos coûts estimés de vos coûts réels. La recherche de prix aidera à peindre une image de ce à quoi votre budget réel ressemblera.

Regardez dans les événements antérieurs

Si vous avez organisé cet événement auparavant, vous pouvez regarder en arrière le montant qui a été dépensé pour les événements précédents. Regardez les postes de dépenses qui ont été utilisés, et le nombre d’invités qui ont participé. Si vous prévoyez que l’événement prendra de l’ampleur pendant l’année en cours, il est important de garder tout ce qui est proportionnel dans votre budget en utilisant des multiplicateurs. Les données historiques aideront à mettre en place un budget de référence.

Tendre la main aux vendeurs

Vous pouvez aller plus loin en obtenant les détails du budget directement sur le site web des vendeurs ou en les appelant. La plupart des vendeurs sont en mesure de fournir des chiffres généraux pour vous donner une meilleure idée du budget à prévoir.

Appeler les vendeurs et les fournisseurs pour obtenir des prix n’est pas toujours le processus le plus rapide, mais cela peut vous aider à obtenir une estimation réaliste des coûts. Une fois que vous êtes en contact avec un vendeur, donnez-lui le plus de détails possible sur les besoins de votre événement et demandez-lui le coût et ce que ce coût comprend. Il se peut que vous ayez omis certains coûts, comme les pourboires, les frais de service ou les taxes. Assurez-vous que le fournisseur vous donne une ventilation des coûts aussi complète que possible. Passez en revue chaque ligne de chaque devis de vendeur et déterminez quels vendeurs conviennent le mieux à votre événement. Bien entendu, choisissez toujours le fournisseur qui correspond à votre vision, à votre budget et avec lequel vous aimez travailler. Ne choisissez pas quelqu’un juste parce qu’il a l’offre la plus basse.

Il est temps de passer aux choses sérieuses : estimer les coûts

Maintenant que vous avez une idée générale de ce à quoi vous attendre en matière de coûts, il est temps de déterminer les postes. Faites le tour du cycle de vie de votre événement : quels sont les éléments qui pourraient vous coûter de l’argent en cours de route ? Ne vous arrêtez pas aux postes les plus importants, comme le lieu de l’événement, la nourriture et les boissons, et l’audiovisuel (même s’ils doivent figurer sur la liste). Vous devez penser à des coûts plus modestes comme les taxes, les frais, les pourboires, le marketing et les déplacements. Les petits coûts peuvent finir par dévorer votre budget si vous ne les comptabilisez pas dès le départ.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour les postes budgétaires :

Coûts de déplacement pour votre événement : Y a-t-il un bloc de chambres pour votre événement ? Combien faudra-t-il débourser pour faire venir toute votre équipe en avion ? Et une fois sur place, faudra-t-il compter 100 $ de taxi pour se rendre sur les lieux ? Quel est le per diem pour les repas de votre équipe par jour ?
Nourriture et boisson : Y a-t-il un minimum à payer pour engager un traiteur particulier pour votre événement ? Quels sont les frais de service et les pourboires ? Votre événement est-il mieux adapté à un bar payant ou à un bar organisé avec un barman ? Si oui, combien de bars devriez-vous avoir ? (Conseil de pro : utilisez un outil comme le planificateur de poche de Social Tables pour utiliser les quantités approuvées par le CIC pour la nourriture et les boissons.
AV : Jetez un coup d’œil à votre devis AV : quels sont les composants dont vous avez absolument besoin par rapport à ce qui est un » nice-to-have » ? Y a-t-il des éléments de l’accord AV qui pourraient entraîner un coût supplémentaire comme des frais de dommages ou des indemnités journalières ? Quels sont les frais audiovisuels auxquels il faut faire attention ? Quels sont les éléments que vous ne devez pas supprimer du budget OU que vous devez toujours prévoir en ce qui concerne les besoins audiovisuels ? Votre fournisseur AV interne inclut-il des frais dont vous devez être conscient ?
Location de lieux : Quelles sont les considérations relatives à la location du lieu/de l’espace/les coûts cachés ? Pourriez-vous être facturé après coup pour des dommages à l’espace ?
- Des espaces différents pourraient-ils avoir des coûts différents ?
  - Hôtels de luxe
  - Salles de bal
  - Petites salles de réunion
  - Espaces de réunion avec des forfaits tout compris avec F&B, AV, wi-fi et soutien sur place
Marketing : Quels seront les coûts de marketing de l’événement ? Un budget est-il prévu pour les publicités Facebook, le marketing traditionnel, les cadeaux publicitaires et les prix des concours ?
Production vidéo et photographie : Comment votre vidéaste ou votre photographe vous facturera-t-il pour capturer l’événement ? Qu’est-ce qui est inclus dans cette prestation ? Avez-vous accès aux fichiers bruts ou strictement au produit final ? Pouvez-vous utiliser les produits pour de futures promotions de l’événement ?
Le coût de l’Internet : Combien cela coûtera-t-il d’obtenir une couverture wifi supplémentaire dans votre lieu de réunion par rapport aux espaces publics ?

Tous ces postes ne trouveront pas leur place dans votre budget, mais il vaut la peine de les garder à l’esprit si vous planifiez une variété d’événements.

Combien faut-il inclure dans un fonds pour les « jours de pluie »

Plongez votre budget pour tous les coûts inattendus (je construis généralement 15% juste au cas où)
Quels sont les plus grands coûts variables ?
Frais d’annulation : personne n’aime annuler un événement, mais si vous devez le faire, qu’est-ce que l’annulation potentielle pourrait vous coûter au final ?
Scénarios du pire ! Pensez aux pires choses absolues qui pourraient se produire et planifiez en conséquence.

Top 10 Tips For Making A Budget

Ne remettez pas à plus tard la création de votre budget. Cela peut sembler être une tâche intimidante, mais c’est une première étape essentielle dans votre voyage de planification d’événements. Si vous n’êtes pas sûr du moment où cela devrait se produire, consultez notre guide de la chronologie des événements.

Définissez l’objectif de votre événement. Voulez-vous que les gens repartent en se souvenant de l’ambiance électrique, ou qu’ils repartent en se souvenant de la nourriture délicieuse ? Quel est votre objectif ? Pourquoi organisez-vous cet événement ? Affectez vos fonds en fonction de vos priorités.

Plus vous ajoutez de détails, plus votre budget sera précis. Ignorer un petit élément peut faire la différence entre être en dessous ou au-dessus du budget.

N’oubliez pas que parfois le coût d’un élément dépend du coût d’un autre. Par exemple, vos coûts audiovisuels pourraient changer en fonction du lieu que vous choisissez. Cela est particulièrement vrai si votre lieu de réunion nécessite du personnel syndical.

Explorez toutes vos options de lieu de réunion. Certains lieux plus récents se transforment en magasins d’événements à guichet unique qui aident à éliminer les allers-retours dans la recherche de plusieurs fournisseurs d’événements. Ces lieux plus récents pourraient potentiellement vous faire économiser une somme importante d’argent à long terme ! Sans parler du temps. Assurez-vous simplement que cette approche unique correspond à votre vision de l’événement.

Ne sous-évaluez pas un article pour que votre budget soit joli. Sous-tarifer quelque chose peut sembler bon sur le papier (ou à l’écran), mais cela conduira finalement à perdre de l’argent lorsque l’événement prendra vie.

Utilisez votre fonds de secours pour les urgences uniquement. Il peut être tentant d’utiliser votre filet de sécurité pour ajouter une certaine extravagance à votre menu ou pour ajouter un décor supplémentaire. Cependant, puiser dans vos fonds de secours pour des frivolités peut vous laisser dans la panade si une véritable catastrophe survient.

Faites vos recherches. Si vous consacrez du temps à la recherche de lieux, de traiteurs et de sociétés audiovisuelles, vous pourriez finir par économiser beaucoup d’argent. Cela peut être fastidieux, mais vous trouvez les meilleures offres lorsque vous comparez toutes vos options.

S’assurer que tout le monde est sur la même page. Après avoir créé votre budget, assurez-vous de le partager avec toutes les personnes impliquées dans l’événement. Vous savez peut-être combien vous voulez dépenser, mais le reste de votre équipe peut avoir une idée différente. Vous avez besoin que toute l’équipe soit sur la même page.

N’ayez pas peur de dépenser. Vous n’êtes pas toujours obligé d’opter pour l’option la moins chère si vous avez l’argent pour le faire. Oui, vous pouvez être récompensé pour avoir montré à votre patron un reçu qui est incroyablement inférieur au budget, mais la qualité d’un article est également importante ! Ajouter un peu d’argent ici et là peut faire la différence entre un événement médiocre et une expérience incroyable. Investissez dans des vendeurs dont vous savez qu’ils contribueront à élever votre événement.

Dépenser de l’argent peut être une partie stressante de la planification d’un événement. Personne n’aime voir son argent durement gagné s’envoler du compte bancaire ! Cependant, ce stress peut être atténué avec la création d’une feuille de calcul budgétaire simple et en faisant vos devoirs. Le fait de s’asseoir et d’inscrire des chiffres vous permet non seulement de voir visuellement où va et vient votre argent, mais vous oblige également à réfléchir à l’objectif de votre événement. Cela vous aidera à établir des priorités pendant la planification. Faut-il consacrer plus d’argent à l’audiovisuel ? Y a-t-il assez d’argent pour servir un bon repas ?

Conclusion

Sans cet élément critique, vous pouvez finir par être complètement pris au dépourvu pour votre prochain événement. Cependant, tant que vous suivez les étapes simples ci-dessus et que vous gardez à l’esprit tous nos petits conseils et astuces, vous pourriez être sur la bonne voie pour créer le meilleur événement (le plus rentable) de l’année.