Accueillir un nouveau client ou une nouvelle cliente. Lettre type.
Autres éléments à prendre en compte lors de la rédaction de lettres de bienvenue aux clients
Les lettres de bienvenue
Les lettres de bienvenue sont des lettres écrites pour accueillir poliment et présenter d’autres personnes à une organisation. Elles peuvent être envoyées aux nouveaux étudiants d’une école, aux nouveaux employés d’une entreprise, aux participants d’une conférence, etc. L’objectif premier des lettres de bienvenue est de remonter le moral des destinataires et de leur faire savoir qu’ils sont désormais un élément important de l’équipe. Ces lettres sont considérées comme un geste de courtoisie et la plus belle façon de montrer au destinataire que vous appréciez sa présence, ses efforts ou son intérêt pour quelque chose. Les lettres de bienvenue peuvent également contenir certaines informations importantes dont les destinataires ne sont peut-être pas encore au courant.
Lorsque vous rédigez des lettres de bienvenue, votre objectif est de faire en sorte que les destinataires se sentent « comme chez eux ». Par conséquent, vous devez être aussi amical que possible. Commencez par présenter officiellement l’organisation au destinataire. Remerciez-le poliment et félicitez-le de faire partie de l’équipe. Rassurez-le en lui disant qu’il a pris la bonne décision en choisissant votre organisation. Veillez à vous adresser au destinataire par son nom. Soyez bref et n’incluez que les informations nécessaires. Terminez la lettre en remerciant à nouveau le destinataire et signez-la avec votre nom et votre titre.
Lettres aux clients
Les lettres aux clients sont des lettres écrites par les entreprises aux personnes ou aux organisations qui achètent des biens et des services à ces entreprises. Ces lettres peuvent être adressées à des clients spécifiques ou à tous les clients, selon le sujet. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, il vous sera souvent nécessaire d’écrire à vos clients. Par exemple, vous pouvez envoyer des lettres d’excuses pour des erreurs de facturation, des lettres de recouvrement à ceux qui vous doivent de l’argent, des lettres de suivi après les visites des premiers clients, des lettres de marketing pour promouvoir des événements de conférence, etc. Il est essentiel d’écrire constamment à vos clients car cela permet à ces derniers de se sentir valorisés et de renforcer la relation entreprise-client.
Toutes les lettres aux clients sont formelles. Vous devez donc conserver un ton professionnel. Adressez-vous au client par son nom au lieu de « Cher client apprécié ». Remerciez la personne d’être votre client. Transmettez votre message de manière claire et concise sans mélanger les informations. Séparez les informations importantes et indiquez-les par des sous-titres. Évitez de rebuter le client avec des conditions générales détaillées. Placez-les plutôt sur une autre page. Indiquez au destinataire comment vous contacter et comment cesser de recevoir des lettres. Concluez par une remarque positive. Écrivez votre nom et signez la lettre à la main.