Imaginez que vous partez en vacances en Chine. Vous vous documentez sur les destinations spécifiques que vous voulez visiter, et vous apprenez quelques phrases de base en mandarin pour vous déplacer dans les grandes villes. Vous vérifiez même probablement la météo pour vous assurer que vous savez quoi emporter.
Mais si vous allez en Chine pour les affaires, c’est une toute autre affaire.
Faire des affaires en Chine exige que vous appreniez un sous-ensemble très spécifique de la culture du pays. L’étiquette et les coutumes commerciales traditionnelles chinoises sont différentes de celles de la culture occidentale, vous devez donc vous rafraîchir la mémoire si vous envisagez de vous rendre en République populaire à des fins professionnelles. Pourquoi ? Parce que comprendre l’étiquette commerciale chinoise est vital pour éviter de déraper et d’offenser vos partenaires commerciaux chinois (personne ne le souhaite).
Voici 17 pratiques typiques menées dans la culture commerciale chinoise que vous devriez apprendre et mettre en œuvre lors de vos transactions à l’étranger :
1. Comprendre l’importance du visage.
Le sujet du visage est de la plus haute importance lorsque vous faites des affaires en Chine. La meilleure façon d’expliquer ce concept est à travers l’expression « garder la face ». Fondamentalement, dans toutes vos interactions avec les Chinois, vous pouvez gagner ou perdre la face (un peu comme une réputation). Faire des compliments aux autres, par exemple, vous aidera à gagner de la visibilité, tandis qu’exposer un échec vous fera perdre de la visibilité. Notez que la construction de la face peut prendre un certain temps et se produire sur plusieurs réunions.
2. Soyez bien préparé pour votre réunion.
Les Chinois sont souvent très soucieux des détails, ils auront donc fait leurs recherches sur votre entreprise et s’attendront à ce que vous ayez fait de même sur la leur. Il faut donc s’assurer de ne pas programmer une réunion pendant un jour férié chinois non reconnu dans la culture occidentale, et savoir exactement qui prendra les décisions finales concernant la transaction commerciale. Vous voudrez également envoyer tous les besoins en matière de salle de réunion (technique, équipement, etc.) à vos collègues chinois bien avant la réunion proprement dite.
3. Faites des documents imprimés de qualité.
Si vous prévoyez d’apporter des documents à votre réunion, imprimez tout en noir et blanc sur du papier de qualité supérieure ; les couleurs peuvent avoir une signification différente en Chine et en Occident, il est donc préférable de les éviter. Les documents à distribuer et les cartes de visite doivent également comporter des versions chinoises (voir le point 4 ci-dessous). Apportez toujours des copies supplémentaires de documents imprimés pour éviter d’être à court et d’offenser tout collègue chinois qui ne reçoit pas de copie.
4. Décidez si un cadeau est approprié.
Le don de cadeaux est un sujet délicat selon l’étiquette commerciale chinoise. Les fonctionnaires du gouvernement considéreront le don de cadeaux comme de la corruption, ce qui est non seulement considéré comme un manque de respect, mais est aussi carrément illégal dans de nombreux cas. Toutefois, dans le monde des affaires, les politiques en matière de cadeaux sont de plus en plus laxistes ; un cadeau peut donc être accueilli comme un signe de bonne volonté en vue de l’établissement d’une relation commerciale. Faites quelques recherches pour savoir si les cadeaux seraient appropriés ou offensants pour vos homologues chinois particuliers avant de faire des achats (puis lisez les vastes traditions chinoises en matière de cadeaux).
5. Anticipez les différences linguistiques.
Soyez sûr de savoir à l’avance si vos partenaires commerciaux chinois parlent anglais, et trouvez une solution de traduction s’ils ne le font pas. Quant aux documents de réunion ou aux cartes de visite que vous avez pu préparer pour les distribuer, soyez courtois et fournissez une traduction en chinois de ces documents. Faites traduire ces documents bilingues par des professionnels afin de ne pas commettre d’erreurs grossières. Même si les partenaires que vous rencontrez parlent anglais, leurs supérieurs (qui prendront toute décision commerciale finale) peuvent ne pas le faire, et vous voulez qu’ils se sentent respectés, aussi.
6. Habillez-vous pour montrer du respect.
Savoir le code vestimentaire approprié pour votre réunion d’affaires. En Chine, la plupart des représentants du gouvernement et des cadres supérieurs s’habillent de manière formelle pour les réunions, tandis que les employés de niveau intermédiaire ou inférieur peuvent porter des tenues plus décontractées. En cas de doute, portez toujours un costume en signe de respect. Les couleurs sombres et sourdes sont acceptables, tandis que les couleurs vives doivent être évitées, et les femmes ne doivent jamais porter de hauts décolletés, un choix désagréable selon les hommes et les femmes d’affaires chinoises.
7. Arrivez à l’heure.
La ponctualité dans toute situation d’affaires est importante, mais encore plus dans la culture d’affaires chinoise. Être en retard est considéré comme offensant et impoli. Donnez-vous suffisamment de temps pour arriver à la réunion ; si vous rencontrez des problèmes, vous serez reconnaissant pour le coussin de temps.
8. Entrez dans la salle dans le bon ordre.
Les Chinois ont un grand respect pour l’autorité, datant de plusieurs siècles, et donc ils entrent généralement dans la salle dans un ordre hiérarchique. Suivez leur pratique avec vos propres coéquipiers lorsque vous entrez dans la salle. La personne ayant le plus haut niveau d’ancienneté doit entrer en premier, suivie de la personne suivante dans un ordre consécutif.
9. Effectuez des présentations formelles.
Il est typique de la culture commerciale chinoise de hocher la tête ou de s’incliner en guise de salutation (en commençant par les hommes d’affaires de haut niveau) ; cependant, les poignées de main deviennent plus courantes. Laissez votre homologue chinois initier une poignée de main. De même, utilisez les titres appropriés (président, vice-président, etc.) suivis des noms de famille (par exemple Li ou Zhang) lorsque vous vous adressez à vos partenaires commerciaux étrangers. Ceux qui utilisent leur nom complet placeront leur nom de famille avant leur prénom. Les hommes d’affaires chinois diront généralement d’abord le nom de leur entreprise, puis leur titre, et enfin leur nom ; suivez leur exemple.
10. Engagez une petite conversation.
Les Chinois aiment faire des affaires avec des personnes qu’ils connaissent et en qui ils ont confiance, donc même l’art de la petite conversation avant une réunion est considéré comme important. Une plaisanterie typique de la part des Chinois consiste à vous demander si vous avez mangé ou où vous êtes allé récemment. Les sujets de discussion acceptables comprennent presque tout ce qui concerne la culture chinoise (art, histoire, etc.), la météo et les sujets personnels ou familiaux.
11. Comprendre la communication chinoise.
Les mots négatifs comme « non » ne devraient pas être utilisés dans la discussion ; utilisez plutôt une phrase comme « J’aurai besoin de plus de temps pour y réfléchir. » Lorsque les Chinois disent quelque chose comme « c’est bon » ou « pas de problème », ils veulent probablement dire le contraire. De même, les sujets controversés comme la politique doivent être évités, surtout lorsqu’une idée occidentale de la société se heurte à celle des Chinois (leur « sphère d’influence » locale est considérée comme ne vous regardant pas).
12. Évitez les mouvements des mains, le contact corporel et les bruits inutiles.
Les Chinois n’utilisent pas leurs mains pour parler, donc au lieu de pointer avec un index, utilisez une paume ouverte. Ne mettez jamais votre main dans votre bouche – c’est un geste impoli. Les Chinois n’aiment pas non plus les contacts corporels tels que les claques dans le dos ou les attouchements du bras, et considèrent souvent que les bruits tels que les claquements de doigts, les sifflements et même le fait de se moucher avec un mouchoir que vous remettez ensuite dans votre poche sont impolis.
13. Restez calme et posé.
L’étiquette commerciale chinoise comprend le fait de garder votre calme en tout temps, même si vous êtes contrarié ou excité par une situation. Il est également important de maintenir une posture corporelle correcte tout au long des transactions commerciales. Par exemple, en plus des gestes impolis de la main mentionnés ci-dessus, évitez de vous avachir ou de poser vos pieds sur la table.
14. Suivez la structure de réunion acceptée.
L’hôte de la réunion prendra un siège en premier, suivi de tous les autres. Dans de nombreuses situations, les membres de haut niveau des deux parties dirigeront les débats, l’hôte présentant d’abord son point de vue, suivi du membre de haut niveau de votre équipe. Les collègues de niveau inférieur ne fournissent généralement leurs réflexions et plus d’informations que lorsqu’ils sont sollicités.
15. Échangez des cartes de visite.
Faire des affaires en Chine, tout comme en Occident, inclut de donner des cartes de visite. Les Chinois, cependant, utilisent les deux mains pour présenter leurs cartes, et toujours à la personne la plus haut placée en premier ; veillez à copier cette tradition. Regardez poliment les cartes reçues avant de les conserver dans un endroit professionnel (comme une mallette, mais jamais un sac à main ou un portefeuille). Et, comme mentionné précédemment, rendez votre carte de visite bilingue par respect pour vos homologues chinois, avec votre titre professionnel clairement indiqué.
16. Permettez aux Chinois de partir en premier.
Ceci est considéré comme un autre geste de respect de votre part ; attendez que l’hôte termine la réunion et se lève avant de faire de même. Les Chinois quitteront la réunion dans l’ordre dans lequel ils sont arrivés (hiérarchique). Assurez-vous que votre équipe quitte également la réunion dans le bon ordre, au cas où l’un de vos collègues chinois vous surprendrait en train de rompre le rang à la fin des échanges commerciaux.
17. Attendez-vous à attendre une réponse.
Encore une fois, construire des relations personnelles avec des partenaires commerciaux est très important pour les Chinois. Cela signifie qu’ils ne concluront pas immédiatement un accord commercial après une seule réunion. Il est également typique pour les Chinois de prolonger les négociations au-delà des délais, alors ne vous renseignez pas sur les délais ou ne les rappelez pas à vos collègues étrangers.
Faire des affaires en Chine donne à votre entreprise une chance de se développer et de croître, mais vous devez le faire correctement si vous espérez conclure une affaire avec vos collègues étrangers. Si vous suivez ces 17 conseils d’étiquette commerciale chinoise, vous serez sur la bonne voie pour établir un partenariat bénéfique avec l’un des pays les plus puissants de toute l’Asie.
Avez-vous déjà fait des affaires en Chine ? Comment cela s’est-il passé ? N’hésitez pas à partager vos bonnes (ou embarrassantes) histoires dans les commentaires !
