Sukukokouksen suunnittelu on iso urakka, mutta jonkun on tehtävä se – ja sinun perheessäsi se saatat olla sinä. Jos näin on, ota ensimmäinen tärkeä askel: Avaa verkkoselain. Haluamasi apu saattaa olla vain muutaman klikkauksen päässä – ja luotettavampi kuin Fred-serkkusi (siunatkoon hänen sydäntään).
Valikoima ilmaisia ja käteviä online-työkaluja tekee sukukokouksen suunnittelusta helpompaa alusta loppuun, aina vieraslistan keräämisestä korvaamattoman arvokkaan videomateriaalin jakamiseen jälkikäteen.
Monissa tapauksissa voit käyttää verkkoalustoja, jotka saatat tuntea jo hyvin, kuten Google Drive , Google Maps ja Pinterest. Vaikka joudutkin opettelemaan uuden sivuston tai sovelluksen, löydät sille todennäköisesti muita loistavia käyttötapoja vielä kauan sen jälkeen, kun perhejuhla on päättynyt.
Vieraslistan luominen
Kun alat laatia vieraslistaa, saatat huomata, että osoitekirjasi (jos sinulla vielä on sellainen) on valitettavan vanhentunut. Et ehkä ole pitänyt yhteyttä serkkuusi sen jälkeen, kun hän lähti kouluun, liittyi armeijaan, meni naimisiin, erosi tai otti työpaikan Topekassa… vai oliko se Toledossa?
Ennen kuin etsit kaikkien uudet yhteystiedot, laadi pääluettelo kaikista, jotka haluat kutsua. Tämä on helppo tehdä Google Drivessa. Klikkaa New > Google Sheets -painiketta luodaksesi tyhjän laskentataulukon. Luo sarakkeet nimelle ja erilaisille yhteystiedoille, sillä todennäköisesti tavoittelet eri ihmisiä eri tavoin, sosiaalisesta mediasta perinteiseen postiin (kuva A). Tarvittaessa voit etsiä YouTubesta ohjeen Google Sheetsin käytöstä.
Suosittelen lisäämään sarakkeen ensisijaista yhteydenottotapaa varten, kuten posti, sähköposti tai Facebook. Näin kun olet valmis lähettämään viestejä, voit lajitella kyseisen sarakkeen ryhmittelemään yhteystapoja yhteen ja sitten helposti osoitteistaa kaikki kirjekuoret tai lähettää ryhmäsähköpostin. (Voit kopioida ja liittää sähköpostiosoitteita sisältävän sarakkeen suoraan Gmail-sähköpostiin.)
Jaa tämä tiedosto niiden kanssa, jotka voivat auttaa sinua yhteystietojen keräämisessä. Google Drive tallentaa muutokset välittömästi; yhteistyökumppanit näkevät ne, vaikka heillä olisi tiedosto auki samaan aikaan. Nyt on aika kerätä kaikkien nykyiset yhteystiedot. Kokeiltavia verkkotyökaluja:
Facebook on hyvä paikka aloittaa, sillä noin 70 prosenttia aikuisista sosiaalisen median käyttäjistä käyttää sitä. Lähetä sukulaisillesi viestiä ja kysy heidän haluamaansa yhteydenottotapaa. (Se voi olla tai olla olematta Facebook.) Selaa heidän viestejään muistuttaaksesi sinua puolison tai lapsenlapsen nimestä. Selaa heidän kaveriluetteloaan löytääksesi lisää sukulaisia.
Messenger
Kaikket käyttäisikään Facebookia, voit ottaa yhteyttä Facebookin Messengeriin tai Messenger-sovellukseen (iOS, Android): 1,3 miljardia ihmistä ympäri maailmaa keskustelee tällä tavoin.
Whitepages
Harkitse investoimista Whitepagesin kokeilujaksoon tai yhden kuukauden tilaukseen, jos haluat löytää vaikeasti tavoitettavia sukulaisia. Tämä on painettujen puhelinluetteloiden nettivastine. Sen avulla voit hakea osoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet ja lankapuhelimet). Merkinnöissä luetellaan joskus jopa muita nykyisiä tai entisiä kotitalouden jäseniä, mikä auttaa sinua varmistamaan, että olet löytänyt oikean henkilön.
Web-selain
Tai voit pitää asian yksinkertaisena käyttämällä suosikkiselainta kauan kadoksissa olleiden sukulaisten etsimiseen. Syötä nimi sekä kaikki, mitä tiedät jostakin henkilöstä: työ, koulu, asuinpaikka, jopa harrastus. Saatat törmätä LinkedIn-profiiliin, listaukseen yrityksen verkkosivustolla tai johonkin, jonka hän on julkaissut fani- tai harrastussivustolla. Etkö ole varma, onko sukulainen kuollut? Googleta heidän nimensä, paikkakuntansa ja sana muistokirjoitus nähdäksesi, tuleeko sellainen esiin.
Kutsu sukulaiset
Tapa tai tavat, joilla kutsut sukulaiset virallisesti sukujuhliinne, riippuvat siitä, millaisia yhteydenottotapoja he suosivat. Harkitse verkkotapahtumatyökalujen käyttöä, kuten:
Facebook-tapahtumat
Facebook-tapahtumat ovat yksi vaihtoehto, varsinkin jos perheessäsi on riittävästi jäseniä, jotka käyttävät usein Facebookia. Luo yksityinen Facebook-tapahtuma ja kutsu heidät kaikki. Voit kutsua myös muita kuin Facebook-käyttäjiä sähköpostitse.
Evite
Eviten avulla on helppo luoda sähköisiä kutsuja ja lähettää ne sähköpostitse tai tekstiviestillä. Seuraa vastausilmoittautumisia ja pyydä halutessasi osallistujia ilmoittautumaan tuomaan jotakin (esimerkiksi potluck-ateriaa varten). Voit jopa pyytää rahallisia avustuksia suoraan kutsussa, jotta voit auttaa kattamaan jälleennäkemisen kustannuksia. Evitessä on useita söpöjä perhetapaamismalleja, joista osa on ilmaisia ja osa vaatii maksun tai tilauksen.
Paperless Post
Paperless Post on toinen freemium-kutsusivusto, jolla on paljon tyylikkäitä, muokattavia malleja (mukaan lukien malleja, joissa on oma perhekuvasi). Lähetä ”Save the Date” -ilmoitus ja seuraa yksityiskohtia kutsussa. Kerää vastausilmoittautumiset ja postitusosoitteet postitse tapahtuvaa viestintää varten. Voit myös pyytää maksua vastaan painettuja versioita näistä kutsuista postitettavaksi – täydellinen vaihtoehto sukulaisille, jotka eivät ole verkossa.
Muista, että verkkotapahtumakutsut eivät ole tehokkaita, jos sukulaisesi ei kommunikoi sillä tavalla. Jotkut ihmiset tarkistavat sähköpostin, mutta eivät ehkä halua klikata kutsusivustollesi. Harkitse siis vaihtoehtoisen yhteydenottotavan sisällyttämistä viestiin, jonka he saavat sähköpostitse. Esimerkiksi: ”Ilmoittaudu mukaan klikkaamalla tästä tai soittamalla numeroon 555-123-4567.”.
Käytä tapahtumasivustoasi seurataksesi vastaamatta jättäneitä; ota yhteyttä muulla tavoin, jos he eivät vieläkään vastaa. Muista, että näillä sivustoilla seurataan vain niiden vastauksia, jotka olet kutsunut alustan kautta, joten lisää osallistujien päätaulukkoon sarake, jossa seurataan kaikkia vastauksia.
Paikan valitseminen
Jos Pat-täti on taas tarjonnut takapihaansa vapaaehtoiseksi, sinun ei tarvitse päättää kokoontumispaikasta. Muussa tapauksessa kannattaa suunnata nettiin ja alkaa tutkia paikkoja.
Lomamökki
Kokonaisen lomamökin vuokraaminen on hyvä vaihtoehto pienemmille ryhmille, jos pidätte konseptista, joka sisältää kaiken jaetun tilan (pysäköintipaikat, keittiö- ja ruokailutilat, sisätilojen kokoontumistilat ja makuuhuoneet). Vuokrausvaraussivustoilla, kuten AirBnB, HomeAway ja Vrbo, on lueteltu monia suuria taloja; suorita haku sijainnin ja vieraiden määrän mukaan.
Lomapaikat ja asuntoautopuistot
Lomapaikat ja asuntoautopuistot ovat maalaismaisemassa, mutta niissä voi olla ulkoilmanähtävyyksiä. Ryhmäpaikat saattavat olla hyviä päiväkäyttöön, vaikka koko ryhmäsi ei haluaisikaan leiriytyä. Etsi Campendiumin, Campground Reviewsin ja GoCampingAmerica.comin kaltaisilta sivustoilta sijainnit ja mukavuudet.
Vuokratilat
Puistot, joissa on paviljonkeja, juhlakeskuksia ja jopa vuokratiloja kirkoissa tai seurakuntakeskuksissa, sopivat myös loistaviksi jälleennäkemisen päämajoiksi. Etsi nettiselaimellasi hakusanalla party rentals, event rentals tai jopa church hall rentals sekä kaupunki ja osavaltio. Unique Venues tekee jopa avustettuja hakuja, joissa etsitään niitä epävirallisia tiloja, jotka saattaisivat sopia ryhmällesi.
Kertomalla vieraille, että he varaavat majoituksensa itse, säästät paljon aikaa, vaivaa ja mahdollisesti rahaa. (Jotkin hotellit vaativat ennakkomaksuja ryhmävarausten pitämiseksi.) Verkkokutsunne keskustelualueella voitte suositella hotelleja lähellä tapahtumapaikkaa. Kannusta vieraita, jotka haluavat seurustella ympäri vuorokauden, jakamaan varaustiedot keskenään, jotta he voivat jutella aamiaisbuffetissa tai iltaisin poreammeessa.
Varmista, että vieraasi pääsevät oikeaan paikkaan, antamalla heille tapahtumasi paras GPS-osoite. Harkitse Google Mapsin URL-osoitteen kopioimista, jossa näkyy määränpää, ja liitä se tapahtuman sähköiseen kutsuun.
Vinkki: Luo Google-tili (jos sinulla ei vielä ole), jotta voit hyödyntää ilmaisia verkkotyökaluja ja pilvitallennustilaa. Valitse osoitteessa www.google.com Kirjaudu sisään ja sitten Luo tili. Seuraa kehotteita. Google Driven yhteistyövälineet ja verkkotallennustila helpottavat suunnittelua.
Ruoan selvittäminen
Ammattitaitoiset tapahtumasuunnittelijat (ja Saul-setäsi) kertovat sinulle, että runsas ja hyvä ruoka tekee mistä tahansa kokoontumisesta arvokkaan. Jos käytät juhlakeskusta tai pitopalvelua, he voivat tarjota kaiken tarvitsemasi avun. Jopa yhden ison aterian ulkoistamisesta voi olla apua: Ajattele noutopöytää, jossa jokainen maksaa oman laskunsa ja voi syödä, mitä haluaa. Käytä Google Mapsia näiden palvelujen löytämiseen (etsi esimerkiksi pitopalveluja Springfieldin, IL:n lähellä tai buffetravintoloita Portlandissa, OR:ssä).
Jos jälleennäkemisesi on enemmän tee-se-itse-asia, etsi netistä ruokalistainspiraatioita ja ruokalaskureita. Verkkosivustot Pinterestistä suosikkiravintolatarvike- tai irtotavarakauppaan voivat tarjota helppoja reseptejä ja ehdotuksia ruoanlaitosta väkijoukkoa varten. Ruokalaskurit voivat auttaa sinua määrittämään, kuinka monta sloppy joeta ja ”Pineapple Party Punch” -sekoitusta kannattaa ostaa. Kokeile näitä ilmaisia online-työkaluja:
Calculate This Food
Calculate This Food tarjoaa sekä menuideoita että ruokalaskureita. Lihan annoslaskuri on erityisen hyödyllinen, samoin kuin annoslaskelmat tietyille aterioille, kuten perunabaarille, nachobaarille ja takapihan grilliruoalle.
Favorite Family Recipes
Favorite Family Recipesilla on opas ”Perhetapaamisen ideoita ateriasuunnittelua varten”, joka sisältää suussasulavan luettelon ateriaideoista, joilla voi ruokkia ryhmän. Löydät myös fiksuja strategioita ja vinkkejä organisoidumman ja varmemman ruokasuunnitelman toteuttamiseen.
Pinterestillä on runsaasti ehdotuksia perhetapaamisen ruokailuun. Kirjoita hakukenttään perhetapaamisen ruoka ruokkiminen väkijoukolle löytääksesi aiheita, kuten ”entrees for 50” tai ”easy sheet-pan desserts.”
Whole Foods Market Servings Planner
Whole Foods Market Servings Plannerissa on annoslaskuri, joka on suunnattu juhlapyhien suunnitteluun. Käytä sitä keiton, alkupalojen, dippien ja muiden annosten määrien laskemiseen. Whole Foodsilla on myös loma-aiheinen keskittymä inspiroivia reseptejä.
Potluck Online Tools
Hosting a potluck? Eviten ateria-ilmoittautumistyökalulla tai PotluckHubin kaltaisella sovelluksella voit varmistaa, että sinulla on lisukkeita nacho-baariin – ja että joku tuo muovihaarukat. PotluckHub Party Plannerin juju on, että osallistujien on oltava halukkaita lataamaan ja käyttämään sovellusta. Vaihtoehtoisesti voit jakaa Google-dokumentin ruokalistalle ilmoittautumista varten.
Toimintojen järjestäminen
Jotkut perhetapaamisen osanottajat tyytyvät vain istumaan ja vierailemaan. Monet ryhmät arvostavat kuitenkin jonkinlaista viihdettä. Harkitse verkkotyökalujen käyttämistä löytämään:
Toimintaa ja pelejä
Hae Pinterestistä ja Googlesta ideoita, jotka vetoaisivat ryhmäsi ikään ja kiinnostuksen kohteisiin. Laita kykyjenetsintäkilpailuun ilmoittautuminen Google Drive -kansioon. Luo Kahoot, mukautettu tietokilpailupeli, jota sukulaiset voivat pelata mobiililaitteillaan. (Lähetä tekniikkaan perehtyneelle veljenpojallesi luettelo sukuhistoriallisista kysymyksistä ja pyydä häntä luomaan peli, ja yhdistä sitten puhelimella varustautuneet teini-ikäiset ja laitteeton isoisä). Tai hanki valokuva- tai videokoppipalvelu, taikuri tai muu viihdyttäjä etsimällä paikallisia lahjakkuuksia Thumbtackista.
Paikalliset nähtävyydet
Täytä jälleennäkemistapahtumien välissä oleva vapaa-aika valinnaisilla aktiviteeteilla kaupungissa. Aloita TripAdvisorista; valitse Tekemistä ja syötä sitten sijainti. Löydät joukkojen antamia arvioita ja kuvauksia nähtävyyksistä eri kategorioissa, kuten ilmaiset, ulkoilma- ja lasten kanssa tehtävät asiat. Myös Google voi olla hyvä apu: Suorita haku esimerkiksi seuraavasti: ”things to do in Albuquerque NM.”
Service
Jos vapaaehtoistyö on hyvä tapa lähentää perhettäsi, etsi mahdollisuuksia VolunteerMatchista tai JustServestä. Vaikka et löytäisikään tiettyä toimintaa, ota yhteyttä mahdollisiin järjestöihin selvittääksesi, voisitteko tehdä niiden hyväksi jotakin, kun otetaan huomioon ryhmänne aika ja resurssit.”
Juhlien rahoittaminen
Jos teillä ei ole vakiintunutta jälleennäkemisen rahastoa, teidän on keksittävä, miten maksatte kaiken. Haluat myös pitää kirjaa kuluista. Harkitse Google Sheetin pitämistä, jotta voit seurata jokaista menoa ja sitä, kuka sen maksoi. Laita Google-taulukot Kulut-kansioon, johon voit ladata kuitteja.
”Kansimaksu”
Jos yksi henkilö tekee suurimman osan tai kaiken suunnittelusta, voi olla helpointa ottaa ”kansimaksu” jokaiselle osallistujalle. Tämä on helppo kerätä henkilökohtaisten online-maksuvälineiden, kuten Google Payn, PayPalin, Venmon tai Zellen, avulla. Jos keräät rahat itse, voit lähettää maksupyynnöt (ja antaa muistutuksia unohtavalle tädille). Liitä pyyntöön muistiinpanona osoite shekkimaksua varten, jos he haluavat maksaa mieluummin sillä tavalla.
Varainkeruutapahtumat
Jotkut perheet tukeutuvat tapahtuman aikana järjestettäviin varainkeruutapahtumiin, kuten askarteluhuutokauppoihin, 50-50-arpajaisiin, arvausleikkeihin tai varainkeruumyyntiin. Jälleen verkkopalvelut voivat auttaa joissakin näistä.
T-paidat
Jotkut perheet esimerkiksi nauttivat T-paitojen teettämisestä. Oikeiden kokojen hankkiminen ja maksujen kerääminen voi aiheuttaa päänvaivaa. Miksi et yksinkertaistaisi prosessia ja tekisi T-paidoista varainkeruuta? Custom Ink -verkkosivuston kaltaisilla vaatteiden painatussivustoilla voit suunnitella paitasi sivustolla. Ne keräävät tilaukset ja maksun – ja saavat rahallisen palautuksen ryhmällesi.
Keittokirjat
Perheen keittokirjat siirtävät rakkaita reseptejä eteenpäin ja sopivat myös loistavaksi varainkeruutapahtumaksi. Reseptien kerääminen sukulaisilta on jo tarpeeksi työtä, joten hanki tukea niiden julkaisemiseen. Cookbook Publishers painatti anoppini suunnitteleman kauniin kirjan hänen perheensä 50-vuotisjuhlia varten. Tutustu malleihin ja hinnoitteluun ja pyydä ilmainen tietopaketti heidän verkkosivuiltaan. Jos olet täydellinen tee-se-itse-tekijä, googlaa keittokirjamalli ja tutki vaihtoehtoja, jotka saattaisivat sopia sinulle.
Kokemuksen jakaminen
Joku käyttää aina kameraa sukukokouksessa – ottaa sisarusten selfieitä, videokuvaa naurettavia tempauksia kolmijalkajuoksun aikana ja paljon muuta. Tässä muutamia ideoita valokuvien ja videoiden jakamiseen kaikkien kanssa:
Facebook-sivu
Laaja-alaisella suvullani on yksityinen Facebook-sivu, jolle kaikki jälleennäkemisen osallistujat on kutsuttu. Tapaamisten aikana pyydämme niitä, jotka ottavat kuvia ja videoita, lähettämään ne sivullemme. (Harkitse palkinnon tarjoamista parhaalle lataajalle.) Tämä muistuttaa myös niitä, jotka eivät päässeet paikalle, siitä, mitä he ovat menettäneet!
Google-työkalut
Jos perheesi on onnistunut hyvin työskentelemään yhteisessä Google-kansiossa, jatkakaa sen hyödyntämistä jakamalla kuvia siellä.
Käyttäkää ilmaista kuvien jakopalvelua, kuten Google Kuvat , jota voi käyttää myös Google Kuvat -sovelluksen kautta. Tai julkaise videosi – erityisesti se suloinen suullinen historiallinen haastattelu, jonka teit mummon kanssa – yksityisesti YouTubessa ja jaa linkki osallistujien kanssa.
Räätälöidyt videokertomukset
Luo tapahtumastasi räätälöityjä videokertomuksia maksuttomalla Adobe Spark -ohjelmalla tai maksuttomalla palvelulla, kuten Animotolla. Kokoa parhaat kuvat ”diaesitykseksi” ja lisää lyhyt videopätkä, jossa Saul-setä laulaa kykykilpailun aikana. Voit jopa lisätä suosikkikuvia yhteisistä esivanhemmista tai aiemmista jälleennäkemisistä.
Seuraavan sukukokouksen järjestäminen voi olla helpompaa kuin luulitkaan, koska verkossa on niin paljon hienoja työkaluja. Voit ehkä jopa istahtaa alas nauttimaan Kahootista ja muutamasta lasillisesta ananasjuhlaboolia.
Saat koko perheen innostumaan sukututkimuksesta Parasta sukuhistoriaa -projektit e-kirjamme avulla!
Nämä sukututkimusprojektit auttavat sinua käyttämään tutkimuksiasi uusilla ja jännittävillä tavoilla, ja saat vinkkejä ja strategioita sukututkimuksesi julkaisemiseen raportissa tai blogissa, koristeellisten sukupuiden tulostamiseen, tutkimustesi tallentamiseen pilvipalveluun ja moneen muuhun.
OTA NYT