Tervetuloa uusi asiakas tai asiakas. Esimerkkikirje.
Muuta huomioitavaa tervetuliaiskirjeitä asiakkaille kirjoitettaessa
Tervehdyskirjeet
Tervehdyskirjeet ovat kirjeitä, jotka kirjoitetaan kohteliaasti tervehtimään ja esittelemään muita organisaatiolle. Ne voidaan lähettää koulun uusille opiskelijoille, yrityksen uusille työntekijöille, konferenssin osallistujille jne. Tervetulokirjeiden ensisijaisena tavoitteena on kohottaa vastaanottajien moraalia ja kertoa heille, että he ovat nyt tärkeä osa tiimiä. Kirjeitä pidetään kohteliaisuuden eleenä ja hienoimpana tapana osoittaa vastaanottajalle, että arvostat hänen läsnäoloaan, ponnistelujaan tai kiinnostustaan tehdä jotakin. Tervetulokirjeet voivat myös sisältää joitakin tärkeitä tietoja, joista vastaanottajat eivät ehkä ole vielä tietoisia.
Tervehdyskirjeitä kirjoittaessasi tavoitteesi on saada vastaanottajat tuntemaan olonsa ”kotoisaksi”. Siksi sinun on oltava mahdollisimman ystävällinen. Aloita esittelemällä organisaatio virallisesti vastaanottajalle. Kiitä ja onnittele häntä kohteliaasti siitä, että hänestä on tullut osa tiimiä. Vakuuta vastaanottajalle, että hän on tehnyt oikean päätöksen valitessaan organisaatiosi. Muista puhutella vastaanottajaa hänen nimellään. Ole lyhyt ja sisällytä vain tarvittavat tiedot. Päätä kirje kiittämällä vastaanottajaa vielä kerran ja allekirjoita se nimelläsi ja tittelilläsi.
Kirjeet asiakkaille
Kirjeet asiakkaille ovat kirjeitä, joita yritykset kirjoittavat henkilöille tai organisaatioille, jotka ostavat tavaroita ja palveluita näiltä yrityksiltä. Nämä kirjeet voidaan osoittaa tietyille asiakkaille tai kaikille asiakkaille asiasta riippuen. Jos omistat yrityksen, saatat monesti kokea tarpeelliseksi kirjoittaa asiakkaillesi. Voit esimerkiksi haluta lähettää anteeksipyyntökirjeitä laskutusvirheiden vuoksi, perintäkirjeitä niille, jotka ovat sinulle velkaa, seurantakirjeitä ensimmäisten asiakaskäyntien jälkeen, markkinointikirjeitä konferenssitapahtumien mainostamiseksi jne. Jatkuva kirjoittaminen asiakkaille on tärkeää, sillä se saa asiakkaat tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja vahvistaa yrityksen ja asiakkaan välistä suhdetta.
Kaikki kirjeet asiakkaille ovat muodollisia. Siksi sinun tulisi säilyttää ammattimainen sävy. Puhuttele asiakasta hänen nimellään sen sijaan, että sanoisit ”Hyvä arvostettu asiakas”. Kiitä henkilöä siitä, että hän on asiakkaasi. Välitä viestisi selkeästi ja ytimekkäästi sekoittamatta tietoja. Erottele tärkeät tiedot toisistaan ja merkitse ne väliotsikoilla. Vältä lannistamasta asiakasta yksityiskohtaisilla ehdoilla. Laita ne sen sijaan eri sivulle. Kerro vastaanottajalle, miten hän voi ottaa sinuun yhteyttä ja miten hän voi lopettaa kirjeiden vastaanottamisen. Päätä kirje myönteiseen huomautukseen. Kirjoita nimesi ja allekirjoita kirje käsin.