Jos suunnittelet tapahtumaa, on yksi vaihe, joka on olennaisen tärkeä tapahtuman toteuttamisessa: tapahtumabudjetin luominen. Onneksi se on toistuva toiminto, joten voit helposti luoda budjetin peruskehyksen, muokata sitä matkan varrella ja käyttää työkaluja, jotka sinulla todennäköisesti jo on, jotta se saadaan kasaan. Tapahtumabudjetin luominen saattaa tuntua pelottavalta ja rajalliselta, mutta kunhan teet budjetin, joka on realistinen ja johon on rakennettu pehmusteita hätätilanteiden varalle, kaikki on kunnossa.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Käytä laskentataulukkoja – suosittelemme, jos valitset tätä reittiä, käyttämään Google-taulukkoa, koska sen avulla kuka tahansa, joka tarvitsee pääsyn siihen, näkee budjetin jatkuvasti ajantasaisen version.
- Katso mahdollisesti tapahtumabudjetointiohjelmistoa – Jos luot hyvin monimutkaisia budjetteja
- Lisää budjettikohtia jokaista yksityiskohtaa varten
- Tiedä määräajat – milloin maksut erääntyvät (myöhästyminen voi aiheuttaa lisäkustannuksia)
- Lisää odotetut summat ja todelliset kustannukset, jotta näet, jos olet ylittänyt budjetin
Mihin budjetoit?
Tapahtumabudjetin laatimisen ensimmäinen vaihe on selvittää tapahtuman jokainen osa, josta voi mahdollisesti aiheutua kustannuksia. Kun otat mukaan tapahtuman jokaisen osan, saat tarkemman budjetin kuin jos otat mukaan vain tapahtuman suuremmat osat. Tämä on alustava vaihe, jota voit jatkaa hienosäätöä matkan varrella, kun puhut myyjien kanssa ja saat tarkemman kuvan budjetistasi.
Budjetointityökalujen ei tarvitse olla hienoja – voit aloittaa tämän vaiheen niinkin nopeasti kuin avaamalla tyhjän Google Sheet -taulukon ja syöttämällä budjetin kohteet.Säästääksesi aikaa voit jättää tapahtumabudjetin luomisen tyhjästä ja ladata tapahtumabudjetin laskentataulukkolaskentataulukkomme alareunasta.
Jos päätät rakentaa oman aloitat luomalla muutaman sarakkeen:
Kohta
Tämä on jokaiselle yksittäiselle tapahtumabudjettisi erälle. Kun luettelet tapahtumabudjettisi kohteita, ole mahdollisimman tarkka. Erittele jokainen yksittäinen erä, josta maksat. Älä niputa kohteita yhteen. Esimerkiksi alkoholin ja ruoan ryhmittäminen yhteen saattaa vaikuttaa järkevältä, mutta saattaa aiheuttaa ongelmia. Se voi aiheuttaa ongelmia, jos joudut tekemään muutoksia tai karsimaan erän pois suunnittelun edetessä. Sanotaan, että haluaisit lisätä 100 dollaria ylimääräistä ruokaa ja alkoholia koskevaan kohtaan. Mihin nämä rahat menisivät? Tärkeintä on olla mahdollisimman yksityiskohtainen, kun laadit tapahtumabudjettia, ja pitää jokainen erä erillään. Mitä yksityiskohtaisempi, sitä parempi.
Kuvaus
Kuvaukset ovat ehdottoman välttämättömiä tapahtumabudjetissa! Lisää yksityiskohtainen kuvaus kohteeseen, jota tarvitset tapahtumaasi. Tämä on tärkeä sarake, joka kannattaa sisällyttää, jos budjettisi tarvitsee jonkun organisaatiossasi olevan henkilön hyväksynnän, joka ei ehkä tiedä, mikä kukin budjettikohta on. Jos kyseinen henkilö ei ole suoraan mukana suunnittelussa, hän ei tiedä, kuinka olennainen tai epäolennainen erä on tapahtumasi toteuttamisen kannalta. Lisäämällä kuvauksen voit selventää, miksi sitä tarvitaan ja mikä on välttämätöntä.
Tarvittava määrä
Määrillä on suuri merkitys budjetoinnissa. Määrien kasvattaminen voi nopeasti tyhjentää budjetin. Toisaalta tarpeettomien määrien poistaminen jostakin asiasta voi nopeasti täydentää budjettia. Seuranta siitä, mitä luulet tarvitsevasi ennen tapahtumaa, sekä todellisten käyttämiesi määrien merkitseminen auttavat sinua muovaamaan, miltä tuleva tapahtumabudjettisi näyttää.
Arvioidut kustannukset
Vaikka kustannukset vaihtelevat, pelkkä suuntaa-antavan luvun tietäminen voi auttaa sinua ymmärtämään, millaisen budjetin tarvitset tapahtumaasi varten. Seuraavassa vaiheessa käsittelemme sitä, miten saat arvioidut kustannukset mahdollisimman lähelle todellisia kustannuksia, jotta budjetti olisi tarkka.
Todelliset kustannukset
Tässä sarakkeessa seurataan nimensä mukaisesti kohteen todellisia kustannuksia. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä tulevia budjetointikertoja varten, jotta ymmärrät, miten kustannukset kasvavat (tai laskevat). Se toimii viitteenä, kun suunnittelet tapahtumaa tulevina vuosina.
Miten tutkia tapahtumabudjetin kustannuksia
Nyt kun sinulla on tapahtumabudjetin alkeet, voit keskittyä saamaan arvioidut kustannukset lähemmäksi todellisia kustannuksia. Hintojen tutkiminen auttaa piirtämään kuvan siitä, miltä todellinen budjettisi näyttää.
Katsele aiempia tapahtumia
Jos olet järjestänyt tämän tapahtuman aiemmin, voit tarkastella aiempiin tapahtumiin käytettyjä summia. Katso, mitä budjettikohtia käytettiin ja kuinka monta vierasta osallistui. Jos oletat, että tapahtuma laajenee kuluvana vuonna, on tärkeää pitää kaikki suhteutettuna budjetissa käyttämällä kertoimia. Historiatiedot auttavat laatimaan vertailubudjetin.
Ota yhteyttä myyjiin
Voit mennä askeleen pidemmälle hankkimalla budjettitiedot suoraan myyjien verkkosivuilta tai soittamalla heille. Useimmat myyjät pystyvät antamaan yleisiä lukuja, joiden avulla saat paremman käsityksen siitä, millaista budjettia olet etsimässä.
Myyjille ja toimittajille soittaminen hinnoittelun saamiseksi ei ole aina nopein prosessi, mutta se voi auttaa sinua saamaan realistisen arvion kustannuksista. Kun olet ottanut yhteyttä myyjään, kerro hänelle mahdollisimman paljon yksityiskohtia tapahtumasi tarpeista ja kysy hintaa ja sitä, mitä hinta sisältää. Saatat olla jättänyt huomioimatta joitain kuluja, kuten juomarahat, palvelumaksut tai verot. Varmista, että myyjä antaa sinulle mahdollisimman perusteellisen kustannuserittelyn. Käy läpi jokaisen myyjän tarjouksen jokainen kustannuserä ja selvitä, mitkä myyjät sopivat parhaiten tapahtumaasi. Valitse tietysti aina myyjä, joka sopii näkemykseesi ja budjettiisi ja jonka kanssa on mukava työskennellä. Älä valitse jotakuta vain siksi, että hän tarjoaa halvimman tarjouksen.
Aika ryhtyä tositoimiin: Kustannusten arviointi
Nyt kun sinulla on yleiskäsitys siitä, mitä voit odottaa kustannusten osalta, on aika selvittää rivikohdat. Käy läpi tapahtumasi elinkaari: mitkä asiat voivat maksaa sinulle rahaa matkan varrella? Älä pysähdy vain suuriin kustannuksiin, kuten tapahtumapaikkaan, ruokaan ja juomaan sekä AV-tekniikkaan (vaikka nämäkin kuuluvat luetteloon). Sinun on ajateltava myös pienempiä kustannuksia, kuten veroja, maksuja, juomarahoja, markkinointia ja matkustamista. Pienet kustannukset voivat lopulta nielaista budjettisi, jos et ota niitä huomioon etukäteen.
Tässä on muutamia asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon budjettikohdissa:
- Tapahtumaan matkustamisesta aiheutuvat kustannukset: Onko tapahtumaasi varten varattu huoneita? Paljonko koko tiimisi lentäminen maksaa? Ja kun pääsette perille, onko taksimatka tapahtumapaikalle 100 dollarin hintainen? Mikä on joukkueesi aterioiden päiväraha päivässä?
- Ruoka ja juomat: Onko olemassa vähimmäismäärä, jonka maksatte, jotta voitte palkata tietyn pitopalvelun tapahtumaanne? Mitkä ovat palvelumaksut ja juomarahat? Sopiiko tilaisuuteesi paremmin käteisbaari vai isännöity baari, jossa on baarimikko? Jos näin on, kuinka monta baaria pitäisi olla? (Ammattilaisvinkki: käytä Social Tablesin Pocket Plannerin kaltaista työkalua CIC:n hyväksymien ruoka- ja juomamäärien käyttämiseen.
- AV: Tutki AV-tarjoustasi: mitä komponentteja tarvitset ehdottomasti vs. mikä on nice-to-have? Onko AV-sopimuksessa osia, joista voi aiheutua lisäkustannuksia, kuten vahinkomaksuja tai päivärahoja? Mitä AV-maksuja kannattaa varoa? Mitä AV-tarpeiden osalta ei kannata jättää pois budjetista TAI varautua niihin aina? Sisältyykö talon sisäiseen AV-palveluntarjoajaasi maksuja, joista sinun pitäisi olla tietoinen?
- Tapahtumapaikan vuokraus: Mitä tapahtumapaikan/tilan vuokraukseen liittyviä näkökohtia/piilokustannuksia on olemassa? Voisitko saada jälkikäteen maksun tilalle aiheutuneista vahingoista?
- Voisiko eri tiloilla olla erilaiset kustannukset?
- Luksushotellit
- Pallosalit
- Pienet taukotilat
- Kokoustilat, joissa on all-inclusive-paketit, joissa on F&B, AV, wi-fi ja paikan päällä annettava tuki
- Voisiko eri tiloilla olla erilaiset kustannukset?
Kaikki nämä erät eivät sisälly budjettiisi, mutta ne kannattaa pitää mielessä, jos suunnittelet erilaisia tapahtumia.
Paljonko pitäisi varata ”pahan päivän” rahastoon
- Varaa budjettiisi rahaa odottamattomien kustannusten varalle (yleensä varaan 15 % kaiken varalta)
- Mitkä ovat suurimmat muuttuvat kustannukset?
- Peruutusmaksut: Kukaan ei halua peruuttaa tapahtumaa, mutta jos on pakko peruuttaa tilaisuutta, mitä peruuttaminen voi lopulta maksaa?
- Pahimmat vaihtoehdot! Ajattele ehdottomia pahimpia asioita, joita voisi tapahtua, ja suunnittele niiden mukaan.
Top 10 vinkkiä budjetin laatimiseen
Älä viivyttele budjetin laatimista. Se voi tuntua pelottavalta tehtävältä, mutta se on elintärkeä ensimmäinen askel tapahtuman suunnittelussa. Jos et ole varma, milloin tämän pitäisi tapahtua, tutustu tapahtuman aikatauluoppaaseemme.
Määrittele tapahtumasi painopiste. Haluatko, että ihmiset lähtevät muistelemaan sähköistä tunnelmaa vai haluatko, että he lähtevät muistelemaan herkullista ruokaa? Mikä on tavoitteesi? Miksi järjestät tapahtuman? Kohdista varat prioriteettiesi mukaan.
Mitä enemmän yksityiskohtia lisäät, sitä tarkempi budjetti on. Yhdenkin pienen asian huomiotta jättäminen voi olla ero budjetin alittamisen tai ylittymisen välillä.
Pitäkää mielessä, että joskus yhden elementin kustannukset riippuvat toisen elementin kustannuksista. Esimerkiksi AV-kustannukset voivat muuttua valitsemastasi juhlapaikasta riippuen. Tämä pätee erityisesti, jos tapahtumapaikkasi edellyttää ammattiliiton henkilökuntaa.
Tutustu kaikkiin tapahtumapaikkavaihtoehtoihin. Jotkin uudemmat tapahtumapaikat ovat muuttumassa yhden luukun tapahtumakaupoiksi, jotka auttavat poistamaan edestakaisen hankinnan useiden tapahtumatoimittajien väliltä. Nämä uudemmat tapahtumapaikat voivat mahdollisesti säästää huomattavan määrän rahaa pitkällä aikavälillä! Puhumattakaan ajasta. Varmista vain, että tämä yksi koko sopii kaikille -lähestymistapa sopii tapahtumasi visioon.
Älä alihinnoittele kohdetta saadaksesi budjettisi näyttämään kauniilta. Jonkin asian alihinnoittelu saattaa näyttää hyvältä paperilla (tai näytöllä), mutta se johtaa lopulta rahan menetykseen, kun tapahtuma toteutuu.
Käytä sadepäivien rahastoa vain hätätilanteisiin. Saattaa olla houkuttelevaa käyttää turvaverkkoasi lisätäksesi ekstravaganssia ruokalistaan tai lisätäksesi ylimääräistä sisustusta. Vararahastosi käyttäminen kevytmielisyyksiin voi kuitenkin jättää sinut pulaan, jos todellinen katastrofi iskee.
Tee tutkimusta. Jos käytät aikaa tutkiessasi juhlapaikkoja, pitopalveluyrityksiä ja AV-yrityksiä, voit lopulta säästää paljon rahaa. Se voi olla työlästä, mutta löydät parhaat tarjoukset, kun vertaat kaikkia vaihtoehtoja.
Varmista, että kaikki ovat samalla sivulla. Kun olet laatinut budjettisi, varmista, että jaat sen kaikkien tapahtumaan osallistuvien kanssa. Sinä saatat tietää, kuinka paljon haluat kuluttaa, mutta muilla tiimisi jäsenillä saattaa olla eri käsitys. Koko tiimin on oltava samalla sivulla.
Älä pelkää tuhlaamista. Sinun ei aina tarvitse valita halvinta vaihtoehtoa, jos sinulla on siihen rahaa. Kyllä, sinua voidaan palkita siitä, että näytät pomollesi kuitin, joka on uskomattoman paljon alle budjetin, mutta myös tuotteen laatu on tärkeää! Vähän ylimääräistä rahaa sinne ja tänne voi olla ero keskinkertaisen tapahtuman ja uskomattoman kokemuksen välillä. Investoi myyjiin, joiden tiedät parantavan tapahtumaasi.
Rahan tuhlaaminen voi olla stressaava osa tapahtuman suunnittelua. Kukaan ei nauti siitä, että vaivalla ansaitut rahat lentävät ulos pankkitililtä! Tätä stressiä voidaan kuitenkin lievittää laatimalla yksinkertainen budjettitaulukko ja tekemällä kotitehtäviä. Kun istut alas ja kirjoitat numeroita, näet visuaalisesti, mihin rahaa menee ja mistä sitä on tulossa, ja se pakottaa sinut myös miettimään, mihin tapahtumassasi on keskityttävä. Se auttaa sinua priorisoimaan suunnittelun aikana. Pitääkö AV:hen käyttää enemmän rahaa? Riittääkö raha hyvän aterian tarjoiluun?
Johtopäätös
Ilman tätä kriittistä elementtiä saatat päätyä täysin valmistautumattomaksi seuraavaa tapahtumaasi varten. Kunhan kuitenkin noudatat yllä olevia yksinkertaisia vaiheita ja pidät mielessä kaikki pienet vinkkimme ja niksimme, voit olla hyvällä tiellä kohti vuoden parasta (kustannustehokkainta) tapahtumaa.