Kuinka monta kertaa olet käyttänyt Microsoft Wordia, Exceliä tai Outlookia ja miettinyt: ”Toivoisin, että ohjelma osaisi tehdä tuon”, ”tuon” tarkoittaen järkeviä ominaisuuksia, joita ei jostain syystä ole sisällytetty Microsoftin myymiin tuotteisiin? Toiveesi on toteutunut, sillä Kutools-niminen tuote lisää monia Microsoft Office Suite -ohjelmistosta puuttuvia ominaisuuksia.
Löysin Kutoolsin turhautumisesta. Muistan niin monta kertaa turhautumiseni siitä, kun toivoin, että Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa voisi tehdä jotain, joka tuntui ilmeiseltä tarpeelta, mutta ei kuitenkaan sisältynyt ohjelmaan. Lähes joka kerta, kun etsin ratkaisua, hakutuloksista löytyi Kutools-nimisiä ohjelmia, jotka ovat saatavilla sopivasti nimetyltä ExtendOffice-sivustolta.
Lopulta päätin kokeilla Kutoolsia. Nyt koko toimistoni käyttää tuotetta. Vaikka Kutools ei tee kaikkea haluamaamme, se lisää niin paljon ominaisuuksia ja vaihtoehtoja, että on vaikea uskoa, että Microsoftin ohjelmoijat joko jättivät ne kaikki pois tai tekivät ominaisuuksista niin vaikeasti löydettäviä, ettei niitä koskaan päädy käyttämään.
Miten Kutools auttaa
Mitä tarkoitan? Entä kun yhdistit useita listoja Microsoft Excel -taulukkoon? Osa oli muotoiltu kaikilla isoilla kirjaimilla, osa pienillä kirjaimilla ja osa näytti olevan gremlinien muotoilemia? Halusit vain muuttaa suuraakkoset siten, että jokaisen sanan ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla alkukirjaimella. Word osaa tehdä sen, mutta Excel ei.
Vai oletko koskaan halunnut salata soluryhmän tai laskentataulukon Excelissä? Vai turhauttaako sinua Excelin rajallinen kyky suodattaa tietoja?
Seuraavaksi voi miettiä Microsoft Wordin aiheuttamia turhautumisia. Eikö olisi mukavaa nimetä asiakirja uudelleen tai lisätä valintaruutu yhdellä klikkauksella? Tai ajattele asiakirjoja, joita olet luonut muista ohjelmista ja jotka sisältävät satunnaisia taukoja, sisennyksiä ja muita Wordissa esiintyviä ärsyttävyyksiä. Eikö olisi hyödyllistä pystyä poistamaan kaikki jaksokatkot tai jopa kaikki nämä katkot yhdellä napsautuksella?
Toinen yleinen valitus kaikista Microsoft Officen asiakirjoista on se, että jokainen niistä aukeaa erilliseen ikkunaan, vaikka niiden avaaminen välilehdissä olisi niin paljon helpompaa. Eikö olisi vielä parempi, jos voisit myös muuttaa välilehtien tyyliä niin, että näet välilehdet helpommin?
Nämä ovat vain pieni otos kaikista ExtendOfficen ja Kutoolsin tarjoamista lisätyistä työkaluista ja ominaisuuksista. Lisäksi kun ostat Kutoolsin, se asentaa Excel- ja Word-nauhoihin kaksi välilehteä, joista toisen nimi on Kutools ja toisen Wordissa Enterprise tai Excelissä Kutools Plus.
Kutools-välilehti sisältää ohjelmakohtaiset ominaisuudet. Kuten ExtendOfficen verkkosivustolla kerrotaan, Kutools for Excel yhdistää yli 300 kehittynyttä toimintoa ja työkalua yhteen uskomattoman kätevään lisäohjelmaan, joka säästää aikaa ja vaivaa. Vastaavasti Kutools for Word on yhtä tehokas lisäosa, joka sisältää monia aikaa vieviä toimintoja, joita Word-käyttäjät suorittavat jatkuvasti.
And There’s More
Kutools for Outlook on yhtä hyödyllinen. Esimerkiksi monilla Outlook-käyttäjillä ei ole Exchange Server -palvelinta, joten ”toimiston ulkopuolisten” viestien luominen on vaikeaa. Ei Kutools for Outlookilla, joka tekee siitä helppoa. Kutools for Outlook voi myös luoda automaattisia hiilikopioita tai sokeita hiilikopioita, poistaa päällekkäisiä yhteystietoja ja tehtäviä ja antaa käyttäjille mahdollisuuden vastata useisiin sähköposteihin tai lähettää niitä eteenpäin kerralla.
Jos tämä ei riitä herättämään kiinnostustasi, harkitse Kutools-paneelia, joka laajentaa ja näyttää Wordin automaattisen tekstin, mikä helpottaa automaattisen tekstin, kirjanmerkkien ja kuvatekstien luomista, luokittelua ja käyttöä. Excel-käyttäjille Kutools Navigation -ruutu on täynnä käteviä ominaisuuksia. Työkirja & Sheet -osio näyttää kaikki avoimet työkirjat ja laskentataulukot, kun taas AutoText-osio mahdollistaa kaavioiden, leikekuvien, kaavojen, kuvien ja data-alueiden helpon luomisen. Muut osiot helpottavat koko nimi- ja sarakevalikoiman tarkastelua ja tekevät Etsi ja korvaa -toiminnon käyttämisestä helppoa.
Koska käytämme toimistossamme Wordia ja Outlookia enemmän kuin Exceliä, kommentoimme säännöllisesti sitä, kuinka paljon Kutoolsissa on ominaisuuksia näitä ohjelmia varten. Rakastamme esimerkiksi Muunna lista tekstiksi -ominaisuutta, joka muuntaa luettelon tai numeroidun luettelon (joka voi muuttua automaattisesti, kun lisäät kappaleen) tekstiksi, mikä eliminoi Wordin ärsyttävän taipumuksen numeroida uudelleen kappaleet, joiden haluat pysyvän numeroituina, kuten viimeistellyn tiivistelmän tai sopimuksen osat. Tämä ominaisuus helpottaa myös tekstin lisäämistä numeroitujen otsikoiden alle ilman, että muut kappaleet numeroituvat vahingossa.
Enterprise- tai Kutools Plus -välilehdet sisältävät laajan valikoiman lisäominaisuuksia. Wordissa voit esimerkiksi hallita asiakirjoja, muuntaa yhden tai useamman asiakirjan .doc-muodosta .docx-muotoon, käsitellä ja korjata hyperlinkkiongelmia tai poistaa lyhyitä viimeisiä rivejä, jotka usein aiheuttavat sen, että Word-asiakirjat tulostuvat viimeiselle sivulle, jossa on vain yksi rivi tekstiä. Excelissä Kutools Plus -välilehti sisältää lukuisia Excel-lisävalintoja, muun muassa sellaisia, jotka tekevät taulukkolaskentatietojen suodattamisesta ja analysoinnista paljon yksinkertaisempaa.
ExtendOffice tarjoaa viisi tuotetta: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word ja Classic Menu for Office. Office Tab mahdollistaa välilehtien käytön Microsoft Officessa, jolloin ohjelmat pystyvät näyttämään asiakirjat ja taulukkolaskentaohjelmat verkkoselaimien käyttämässä välilehtimuodossa. Tärkeää on, että voit poistaa tämän vaihtoehdon käytöstä Office-välilehtikeskuksesta tai valita valikoivasti, että aiemmin välilehtinä oleva asiakirja avataan omassa ikkunassaan. Lopuksi käyttäjille, jotka kaipaavat aikaa ennen nauhapalkkia, Classic Menu palauttaa Office 2003:n ulkoasun ja valikot. ExtendOfficen verkkosivuilta löytyy myös hyödyllisiä vinkkejä ja niksejä sekä opetusohjelmia, joissa esitellään monia ohjelmien ominaisuuksia.
Kustannukset
Kutoolsin eri tuotteet lisensoidaan ostettujen käyttölisenssien lukumäärän perusteella, ja suuremmista ostomääristä saa huomattavia alennuksia. Tätä palstaa kirjoitettaessa Kutools for Excel-, Word- tai Outlook-ohjelmien yksittäislisenssit maksavat 39 dollaria kappaleelta, Office Tab 29 dollaria, Office Tab Enterprise 39 dollaria, Classic Menu for Office 29,50 dollaria, Classic Menu for Office Enterprise 35 dollaria ja Classic Menu for Office Home and Business 25 dollaria. Myös usean tuotteen lisensseistä on saatavissa huomattavia alennuksia.
Kunnes Microsoftin suunnittelijat sisällyttävät nämä kipeästi kaivattuja ominaisuuksia tuotteisiinsa, Kutools Suite on erinomainen ja suhteellisen edullinen vaihtoehto, joka säästää aikaa – ja aika on rahaa.