Aikataulun perustaso ja kustannusten perustaso ovat jokaisen projektin kaksi tärkeintä suorituskyvyn mittaamisen perustasoa. Kustannusten perustaso auttaa arvioimaan projektin kustannussuorituskykyä, kun taas aikataulun perustaso liittyy kestoon.
Asiakkaat ovat hyvin kiinnostuneita aikataulusta, koska kaikki viivästykset voivat vaikuttaa heidän liiketoimintaansa. Niinpä projektipäälliköiden tulisi asettaa aikataulun laatiminen etusijalle.
Aikataulun laatiminen on suuri tehtävä, ja se edellyttää aikataulujen verkostokaaviointitekniikoiden perusteellista tuntemusta ja kokemusta.
Muutamia kaaviointitekniikoita ovat:
- Kriittisen polun menetelmä
- Kriittisen ketjun menetelmä
- Ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka
Olen käsitellyt kriittisen polun menetelmää ja kriittisen ketjun menetelmää muissa blogikirjoituksissa. Tässä keskustelemme Program Evaluation and Review Technique -menetelmästä.
Mikä on Program Evaluation and Review Technique (PERT)?
PERT on lyhenne sanoista Program (tai Project) Evaluation and Review Technique. Yhdysvaltain laivasto kehitti tämän tekniikan vuonna 1957. Se auttaa löytämään toimintojen kestoarvion, kun on epävarmuustekijöitä.
Se on tilastollinen työkalu, ja sitä käytetään pääasiassa tutkimushankkeissa, joissa toimintojen kestoa ei voida ennustaa. Siksi työ suunnitellaan välitavoitteiden perusteella. Se auttaa sinua kehittämään projektiaikataulun suurille, monimutkaisille ja kertaluonteisille projekteille, kun tietoja ei ole saatavilla. Tällöin aika on tärkeää.
PERT on kolmen pisteen arviointitekniikka. Tässä tekniikassa käytetään kolmea eri arviota lopullisen arvion saamiseksi. Se on painotettu keskiarvotekniikka, joka vähentää harhaa ja epävarmuutta estimaatista ja parantaa tarkkuutta.
Nämä kolme estimaattia ovat seuraavat:
- Moderni estimaatti
- Optimistinen estimaatti
- Pessimistinen estimaatti
Tämä tekniikka perustuu betajakaumaan.
Todennäköisin arvio (Tm)
Mahdollisuus saada toiminto päätökseen on suurin tämän keston sisällä.
Optimistinen arvio (To)
Tämä on paras mahdollinen skenaario. Tässä arvio määritetään ottamalla huomioon kaikki suotuisat olosuhteet. Tämä on lyhin kesto tehtävän suorittamiseen.
Pessimistinen arvio (Tp)
Tämä on pahimman tapauksen skenaario. Tässä arvio määritetään ottamalla huomioon kaikki epäsuotuisat olosuhteet; pisin aika, joka toiminnon suorittamiseen voi kulua.
PERTin laskentakaava on seuraava:
PERT-arvio = (To + 4Tm + Tp) / 6
Ja
Standardipoikkeama = (Tp – To) / 6
PERT vs. CPM
Ensimmäisellä silmäyksellä saatat luulla, että PERT on samanlainen kuin kriittisten polkujen menetelmä; se ei kuitenkaan ole. Muutamia eroja ovat:
- CPM on aktiviteettipainotteinen, kun taas PERT on tapahtumapainotteinen.
- Kestoarviot ovat lopullisia CPM:ssä, mutta eivät PERT:ssä.
- CPM-kaaviossa aktiviteetti näkyy solmulla, kun taas PERT-kaaviossa aktiviteetti näkyy nuolella. Solmut edustavat välitavoitteita. Siksi monet asiantuntijat kutsuvat sitä Activity on Arrow (AOA) -kaavioksi.
- PERT-kaaviossa on vain ”Finish to Start” -suhde, kun taas CPM-kaaviossa voi olla mikä tahansa riippuvuus: Start to Finish, Finish to Start jne.
- CPM-kaaviossa suorakulmiot kuvaavat solmuja, kun taas PERT-kaaviossa ympyrät kuvaavat solmuja.
Kriittisen polun menetelmä on deterministinen malli, koska aktiviteeteilla on kiinteät arviot. Mikä tahansa viive aktiviteetin kestoarviossa vaikuttaa aikatauluun. Ratkaisu tähän epäkohtaan on sisäänrakennettu PERT-malliin, joka auttaa aikataulun laatimisessa silloin, kun lopullista aika-arviota ei ole saatavilla.
PERTin edut
Seuraavassa on lueteltu muutamia PERTin etuja:
- Suunnittelu on helpompaa.
- Suunnitelman epävarmuus vähenee.
- Se on käyttökelpoinen silloin, kun kirjauksia on vähän tai ei lainkaan.
- Valmistumisajankohta on tarkempi.
- Se auttaa resurssien optimoinnissa.
PERTin rajoitukset
Seuraavassa on muutama PERTin rajoitus:
- PERT edellyttää subjektiivista analyysia aktiviteeteista, ja tarkkuus riippuu näistä arvioinneista. Jos tiimin jäsenet, jotka löytävät nämä arviot, ovat vähemmän kokeneita tai puolueellisia, se saattaa vaikuttaa aikatauluun.
- Kriittisen polun hallinta on PERT:ssä vaikeaa, koska se saattaa muuttua ennen projektin päättymistä.
- Malli on optimistinen malli, jossa oletetaan, että resurssit ovat käytettävissä.
- PERT-kaavion päivittäminen, muuttaminen ja ylläpito voi olla aikaa ja kustannuksia vievää.
Katsotaan nyt esimerkki PERT:stä ja keskihajonnasta.
Kysymys
Tiimisi jäsenet kertovat, että työstämänne aktiviteetti valmistuu todennäköisesti 20 päivässä. Pahimmassa tapauksessa siihen saattaa kuitenkin kulua 30 päivää, ja jos kaikki olosuhteet ovat suotuisat, se saattaa valmistua 15 päivässä.
Määritä PERT-aika-arvio tälle aktiviteetille.
Ratkaisu
Tarvitsemme aktiviteetin Optimistisen ajan, Pessimistisen ajan ja Todennäköisimmän ajan määrittääksemme PERT-arvion.
Kysymyksessä sanotaan, että on todennäköisintä, että tehtävä voidaan suorittaa loppuun 20 päivässä, joten:
Se sanoo myös, että pahimmassa tapauksessa siihen voi kulua 30 päivää, joten: todennäköisin aika = 20 päivää
Se sanoo myös, että pahimmassa tapauksessa siihen voi kulua 30 päivää, joten: todennäköisin aika = 20 päivää: Pessimistinen aika = 30 päivää
Lopuksi sanotaan, että jos kaikki olosuhteet ovat suotuisat, tehtävän suorittamiseen kuluu 15 päivää, siis: Pessimistinen aika = 30 päivää
Lopuksi sanotaan, että jos kaikki olosuhteet ovat suotuisat, tehtävän suorittamiseen kuluu 15 päivää:
Nyt,
PERT-arvio = / 6
= / 6 = / 6 = / 6 = 125 / 6 = 20,83 päivää
Siten PERT-arvio tälle toiminnolle on 20,83 päivää.
Yhteenveto
PERT on verkostokaaviointitekniikka, jota käytetään suurissa projekteissa, joissa epävarmuustekijät ovat suuria ja aika on tärkein rajoitus. Tämä työkalu auttaa projektipäälliköitä kehittämään järkevän aikataulun, kun toimintojen kestosta on vain vähän tietoa. Tässä kaaviossa solmut ovat toiminnan sijasta välitavoitteita. PERTin menestys riippuu sen kehittäneiden ammattilaisten kokemuksesta. Projektipäällikön tehtävänä on poistaa ennakkoarvioinnin ennakkoluulot, sillä ne voivat vaikuttaa PERT-aikatauluun.