If you’ve been in business longer than a month, you’ve probably experienced a payment reversal of some kind. Tietyt maksupalautukset (katson sinua, veloitusten palautukset) ovat niin yleisiä, että yritysten omistajien on budjetoitava ne kuluihinsa joka kuukausi.
Maksupalautusten yleisyys liittyy mielenkiintoiseen tekniikan, lainsäädännön ja tuote-/markkinatyypin risteytymiseen. Jos verkkokauppasi ei tee hyvää työtä kuvaustensa kanssa, saatat olla tekemisissä useampien maksupalautusten kanssa. Tai jos tuotteesi on kallis ja pitkälle räätälöity (ajattele korkealuokkaisia patjoja tai soittimia), palautukset voivat olla yleisempiä.
Joskus maksupalautukset ovat vain normaalia liiketoimintaa. Toiset voivat olla vilpillisten asiakkaiden hyväksikäyttöä, mutta maksupalautusten taakka lankeaa usein yrityksille. Suurilla luottokorttiverkostoilla (Mastercard, Visa jne.) on enemmän kannustimia suosia asiakkaitaan, ja on sinun tehtäväsi taistella vastaan tarvittaessa. Mitä enemmän järjestelmiä ja prosesseja sinulla on käytössäsi, sitä paremmin pystyt todistamaan, milloin peruutus on virheellinen.
Kokemukset jatkuvista maksujen peruutuksista voivat olla erittäin turhauttavia. Onneksi on olemassa keinoja torjua maksujen peruuntumisia, ja eri tyyppien ja niiden syntymisen ymmärtäminen on ensimmäinen askel siihen.
Mitä maksujen peruuntuminen tarkoittaa?
Maksujen peruuntuminen on hieman laaja termi. Siitä käytetään myös monia nimiä: luottokortin peruutus, peruutusmaksu jne.
Maksun peruutus on sitä, että kortinhaltijan transaktiossa käyttämät varat palautetaan kortinhaltijan pankille. Sen voi käynnistää kortinhaltija, kauppias, kortin myöntävä pankki, korttitapahtumia vastaanottava pankki tai korttiyhdistys.
Yleisiä syitä, miksi maksun peruutuksia tapahtuu:
- Tuote päätyi loppuunmyytyyn.
- Asiakas yrittää petosta.
- Asiakas muutti mieltään tilauksen tekemisen jälkeen.
- Tuote ei ollutkaan se, mitä asiakas odotti huonojen kuvausten tai hämäräperäisen myynnin vuoksi.
- Väärä summa veloitettiin.
- Tapahtuma oli päällekkäinen.
Maksun peruutukset jakautuvat kolmeen yleiseen haaraan:
Maksun peruutustyyppi #1 – Valtuutuksen peruutus
Valtuutuksen peruutukset peruuttavat maksun, ennen kuin se virallisesti toteutuu.
Valtuutuksen peruutus on maksun peruutusten pikapalautus. ACH-verkko (automated clearing house) on hidas ja rajallinen, joten on normaalia, että maksutapahtumat valtuutetaan etukäteen. Toisin sanoen maksutapahtuma voidaan käynnistää, vaikka osoite tai muut tiedot olisivat virheellisiä.
Jos sinä tai työntekijäsi huomaat jotain virheellistä valtuutuspyynnön lähettämisen jälkeen, voit soittaa pankkiin ja estää maksutapahtuman toteuttamisen. Tätä kutsutaan valtuutuksen peruuttamiseksi, ja se on erittäin suositeltavampaa kuin tuleva veloitus tai palautus. Mitä pidemmälle maksu etenee matkallaan ja mitä useampien tahojen kanssa se kommunikoi (kortin myöntävä pankki, korttiverkko jne.), sitä vaivalloisempaa sen peruuttaminen on.
Auktorisointiperuutukset ovat asiakkaan kannalta parempia, ne eivät sotke myyntitietojasi ja vähentävät takaisinkirjauksiin liittyviä maksuja pysäyttämällä maksun varhaisessa vaiheessa.
Auktorisointiperuutukset ovat yleensä nopeita, ja niistä on maininta myymälöissä, joissa ne mainitaan asiakkaan kuullen. Jos puutut ongelmaan välittömästi ja kerrot asiakkaalle, että kaikki hänen näkemänsä veloitukset poistuvat pian sen jälkeen, sinulla on paremmat mahdollisuudet siihen, että hän vain pyyhkäisee ja yrittää maksutapahtumaa uudelleen oikeilla tiedoilla. Ole nopea ja kohtelias!
Maksun peruutustyyppi #2 – Palautus
Palautus peruuttaa maksun sen jälkeen, kun maksutapahtuma on suoritettu, mutta ennen kuin asiakas on tehnyt virallisen riitautusilmoituksen.
Me kaikki tunnemme palautukset. Tämä tapahtuu silloin, kun tuotteessa tai ostoksessa on jotain vikaa ja asiakas soittaa yrityksellesi saadakseen rahansa takaisin.
Sen sijaan, että maksutapahtuma vain peruutettaisiin kuten valtuutuspyyntö, palautus suorittaa maksutapahtuman käänteisesti. Se on kuin vastaanottava pankki maksaisi nyt kortinhaltijalle eikä päinvastoin. Sitä käsitellään kuin uutta, erillistä tapahtumaa. Muista, että palautukset eivät ole neutraali sopimus. Sen lisäksi, että menetät yrityksen omistajana tuotteen myynnin, joudut myös maksamaan matkan varrella syntyvät maksut (toimitusmaksut jne.).
Maksun peruutustyyppi #3 – Takaisinkirjaus
Takaisinkirjaus on tilanne, jossa asiakas soittaa pankkiinsa ja riitauttaa tapahtumasi.
Ja nyt voimme keskustella pelätystä maksunpalautuksesta.
Jos valtuutuksen peruuttaminen ja palautukset ovat poissa kuvioista tai jos asiakas vain päättää kääntyä suoraan pankkinsa puoleen, joudut käsittelemään maksunpalautusta. Sen lisäksi, että menetät takaisinkirjausten vuoksi tuloja tuotteesta, maksuista, toimituksesta jne., joudut myös maksamaan ylimääräisiä, takaisinkirjauskohtaisia maksuja.
Takaisinkirjaukset ovat kiistatta monien yritysten omistajien olemassaolon kirous. Niitä vastaan ei ole helppo taistella, ne ovat kalliita, ja prosessi voi olla sekava ja turhauttava. On vaikea hahmottaa, mikä on oikeudenmukainen takaisinkirjaus ja mikä petos, ja sinun vastuullasi on taistella takaisinkirjauksia vastaan.
Yrityksen omistajana joudut käsittelemään:
- Tulojen menettäminen
- Toimituskulujen maksaminen
- Myytyjen tuotteiden takaisin saaminen tai menettäminen
- Petoksen aikana syntyneitä transaktiomaksuja.
- Vahingonkorvausvaatimuksen esittäminen ja luottokorttipalautusten riitauttaminen.
Jos sinulle aiheutuu tarpeeksi luottokorttipalautuksia, korttiverkostot saattavat merkitä sinut ja estää sinua hyväksymästä luottokortteja, joten jokaiseen luottokorttipalautukseen liittyy kestävyys- ja maineuhka.
Parempi vaihtoehtosi on olla ennakoiva ja ryhtyä taisteluun niitä vastaan kehittämällä sisäinen järjestelmä prosesseista ja parhaista käytännöistä, joiden avulla voit vähentää takaisinkirjausten määrää ja tunnistaa helposti, mitkä takaisinkirjaukset ovat vilpillisiä.
10 tapaa vähentää maksupalautuksia
Ei kannata luottaa siihen, että maksupalautukset poistuvat yrityksestäsi, mutta maksupalautusten vähentäminen onnistuu yhdistämällä perusteelliset maksuteknologiat ja työntekijöidesi parhaat käytännöt.
Pelkkä idioottivarma maksujärjestelmä ei riitä, sillä suuri osa maksupalautuksista ja maksupalautuksista johtuu inhimillisistä erehdyksistä.
Tämä mielessä, tässä on kymmenen tapaa, joilla voit tehdä ison loven omaasi. Kuuden ensimmäisen osalta tarkista kassapalveluntarjoajaltasi, että ohjelmistossasi on nämä järjestelmät käytössä.
#1 – Yhdistä valtuutuspyyntösi tuleviin tapahtumaviesteihin
Tapahtumatunniste tai (TID) varmistaa, että tietyt pyynnöt ja niihin liittyvät viestit pysyvät yhteydessä toisiinsa.
#2 – Käytä pintatapahtuman jäljittämisen auditointinumeroa.
Tämä liittää numeron kaikkeen tiettyyn tapahtumaan liittyvään viestintään.
**
#3 – Varmista, että järjestelmäsi toimittaa hakuviitenumerot.**
Tämä sitoo arvioidun myynnin asiakkaan alkuperäiseen valtuutuspyyntöön.
#4 – Varmista, että järjestelmässäsi on valtuutusominaisuuksien tunnus.
Merkitse arvioitu lisäys/arvioitu tapahtuman loppusumma.
#5 – Pidä silmällä kesto-kenttääsi
Tämä on niiden päivien kokonaismäärä, jolloin veloitukset taulukoidaan. Sen avulla pystyt tiedottamaan asiakkaillesi, mitä on odotettavissa ja milloin.
#6 – Toimita tapahtumatiedot ajoissa
Taivuta tapahtumat mahdollisimman pian, jotta et törmää tyhjiin sekkitileihin tai siihen, että ihmiset unohtavat, mitä tietyt veloitukset ovat.
#7 – Käytä selkeitä laskutuksen kuvaajia
Laskutuksen kuvaus näkyy asiakkaan tiliotteella tapahtuman nimenä. Varmista, että omasi on helppolukuinen, esimerkiksi BELGACOFFEE eikä 35030BE.
#8 – Vahvista ennakoitu selvityspäivä
Määritä automaattinen sähköpostiviesti, joka vahvistaa asiakkaan ostoksen ja sen, milloin hän voi odottaa näitä varoja nostettavan. Tämä auttaa asiakasta muistamaan, milloin ja mitä hän on ostanut, ja auttaa häntä valmistautumaan nostoon asianmukaisesti.
#9 – Käytä tarvittaessa inkrementaalisia & arvioituja valtuutuksia
Jos liiketoimintasi on vuokraustoimintaa tai muuta sellaista, jossa lopullinen hinta määräytyy ajan mukaan eikä etukäteen, sinun kannattaa harkita inkrementaalisten valtuutusten käyttöä. Nämä periaatteessa jatkavat tapahtumien perustamista ylitöinä sen sijaan, että odottaisit loppuun asti ison maksun lyömistä kortille – mikä vähentää takaisinkirjauksen aiheuttamaa tuskaa.
#10 – Käsittele valtuutusviittaukset nopeasti
Jos havaitset jonkinlaisen virheen tapahtuman aikana, älä odota takaisinkirjauksen syntymistä. Siirry eteenpäin ja käännä se auktorisointipalautuksena. Tämä auttaa palauttamaan varat asiakkaan tilille nopeasti ja rohkaisee häntä yrittämään maksutapahtumaa uudelleen.
Maksun peruuttaminen tai luottokortin peruuttaminen on taas hieman laaja termi, mutta käsittelitpä sitten valtuutuksen peruuttamista, palautuksia tai veloitusten takaisinperintää, niillä kaikilla on erilaiset sovellukset ja seuraukset yrityksellesi.
Ole ennen kaikkea nopea ja fiksu. Älä odota, että ongelmat tulevat luoksesi!
Tidalissa me itse asiassa omistamme tiimillesi virallisen takaisinkirjausavustajan, kun käytät kauppiaspalveluitamme. Sen sijaan, että levittäisit itsesi erittäin ohueksi ja ottaisit ylimääräistä vastuuta, miksi et hankkisi asiantuntijaa auttamaan sinua taistelussa ja samalla säästäisit jopa 35 % käsittelymaksuista?