Työministeriön palkka- ja tuntiosasto ja Fair Labor Standards Act velvoittavat yrityksiä säilyttämään palkkatietoja ja muita työntekijöiden asiakirjoja. Myös Internal Revenue Service vaatii säilyttämään kaikkien nykyisten työntekijöiden palkkatiedot vähintään kuusi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Työnantajien on pidettävä kirjaa korvauksista ja vapaapäivistä.
What Paycheck Records Are Employers Required to Keep?
Pitäisit normaalisti suurimman osan lain vaatimista rekistereistä liiketoiminnan harjoittamisen yhteydessä, joten noudattamisen ei pitäisi vaatia paljon ylimääräisiä toimenpiteitä. Tarkista jo pitämäsi kirjanpito varmistaaksesi, että noudatat IRS:n ja FLSA:n vaatimuksia.
Tallenteita voidaan ylläpitää missä tahansa muodossa, myös sähköisesti. Kaikkien muiden kuin verovapaiden työntekijöiden ja vähimmäispalkkavaatimusten piiriin kuuluvien työntekijöiden osalta tarvitset:
- Henkilötiedot, mukaan lukien työntekijän nimi, kotiosoite, ammatti, sukupuoli, ja syntymäaika, jos hän on alle 19-vuotias
- Tunti ja päivä, jolloin hänen työviikkonsa alkaa
- Työtuntien kokonaismäärä jokaisena työpäivänä ja jokaisella työviikolla
- Työtuntien päivittäinen tai viikoittainen suoraviivainen kokonaismäärä
- .työansiot
- Säännöllinen tuntipalkka jokaiselta viikolta, jolla tehdään ylityötä
- Ylityökorvausten kokonaismäärä työviikolta
- Kullakin palkanmaksujaksolla maksettujen palkkojen kokonaismäärä
- Palkanmaksupäivä ja palkanmaksujakso.
Vapaasti palkattavat työntekijät
Vapaasti palkattaville työntekijöille on maksettava vähintään vähimmäispalkka ja heille on maksettava ylityökorvaus kaikista yli 40 tuntia viikossa tehdyistä työtunneista. Marraskuun 30. päivästä 2016 alkaen työntekijä saattaa olla vapautettu, jos hänelle maksetaan vähintään 455 dollaria viikossa palkan perusteella ja jos hän suorittaa tiettyjä työtehtäviä. Nämä tehtävät ovat tyypillisesti hallinnollisia, toimeenpanevia tai johtotehtäviä.
Suoraan maksettu palkka on palkka, joka ansaitaan työviikon ensimmäisten 40 tunnin aikana.
Vapautetut työntekijät
Vapautetuilta työntekijöiltä vaadittavat tiedot poikkeavat ei-vapautettuja työntekijöitä koskevista tiedoista, ja erityistietoja vaaditaan kotitaloustyöntekijöistä, työntekijöistä, jotka työskentelevät epätavallisilla palkkausjärjestelyillä, työntekijöistä, joille tarjotaan majoitusta tai muita tiloja, ja työntekijöistä, jotka saavat tukiopetusta. Jos joku työntekijöistäsi kuuluu näihin ryhmiin, ota yhteyttä asianajajaan.
Lomakkeet, jotka sinun on säilytettävä
Palkkakirjanpidon lisäksi sinun on säilytettävä jokaisesta työntekijästä muutama muukin asiakirja.
- Allekirjoitettu kopio hänen W-4-lomakkeestaan, josta käy ilmi liittovaltion ennakonpidätys. Työntekijät voivat muuttaa tätä lomaketta milloin tahansa, joten varmista, että säilytät viimeisimmän lomakkeen päällimmäisenä.
- Kopio kaikista lomakkeista, joilla työntekijä on hyväksynyt palkasta tehtävät vähennykset, mukaan lukien etuudet ja erityiset lahjoitukset, kuten United Way tai muut hyväntekeväisyysjärjestöt.
- Kopio työntekijän alkuperäisestä hakemuslomakkeesta ja mahdollisista tositteista, kuten ansioluettelosta tai opintosuoritusotteesta.
- Tallenteet palkkaluokkien muutoksista, mukaan lukien ylennykset tai alennukset, ja näiden toimien syyt.
Mikä on paras tapa säilyttää palkkatietoja?
Palkkatietueet, mukaan lukien ne, joissa dokumentoidaan kaikki työtunnit, tehdyt työtunnit, palkka-aseman muutokset ja palkkatasot, olisi säilytettävä kunkin työntekijän osalta erillisessä tiedostossa.
Sinun on myös pidettävä kirjaa kaikista työntekijän palkkaan ja etuuksiin tehdyistä muutoksista, mukaan lukien työntekijän suostumukset. Teillä on oltava kirjallinen suostumus, joka koskee kaikkia työntekijän palkasta tehtäviä vähennyksiä lukuun ottamatta FICA-veroja ja ulosmittauksia.
Kuka saa nähdä työntekijätietoja?
Useimmat yritykset säilyttävät työntekijärekisterit suljetulla alueella ja sallivat pääsyn niihin vain henkilöille, joiden saattaa olla tarpeen tutustua niihin asemansa tai asemansa vuoksi. Määritä, ketkä yrityksen työntekijät voivat nähdä työntekijätietoja. Pääsy on yleensä rajoitettu henkilöstöosaston työntekijöihin ja tietyn tason ylittäviin esimiehiin ja johtajiin.
Työntekijäasiakirjoja ei saa koskaan poistaa arkistohuoneesta. Hyvin pienessä yrityksessä saatat haluta säilyttää nämä asiakirjat henkilökohtaisessa toimistossasi tai kirjanpitäjäsi toimistossa, jos hänellä on oma erillinen tila. Työntekijöiden pitäisi saada nähdä omat arkistonsa, mutta saatat haluta, että joku pysyy huoneessa työntekijän kanssa, kun hän katsoo asiakirjojaan.
Jos sinulla on useampi kuin muutama työntekijä, kannattaa ehkä laatia henkilöstötiedostojen käyttöoikeuskäytäntö, jotta henkilöstöhallinnon työntekijät tietävät, miten pyyntöihin on vastattava.
Vaihteleville liittovaltion ja osavaltioiden tilintarkastajille saatetaan sallia pääsy työntekijöiden asiakirjoihin tarkastusta varten. Voit pyytää etsintälupaa ennen kuin sallit tilintarkastajan pääsyn työntekijätiedostoihin.
Työntekijöitä oikeudenkäynneissä edustaville asianajajille saatetaan antaa oikeus tutustua tietoihin tietyissä erityistapauksissa. Ylimmän tason virkamiehen tai yrityksen asianajajan on tarkistettava asianajajan pyyntö ennen kuin asiakirjoihin annetaan tutustua, ja etsintälupa tai haaste saattaa olla tarpeen tässäkin tapauksessa.