Mikä on EDI 850?

Mikä on EDI 850?

EDI 850 on EDI-tekniikkaa käyttävän ANSI X12 -tapahtumasarjan ostotilausasiakirja. Tämä on sähköisen ostotilauksen vakiomuoto, kun käytetään EDI-muotoa. EDI on lyhenne sanoista Electronic Data Interchange. Tätä asiakirjaa käytetään tavaroiden tai palvelujen tilaamiseen. Transaktiosarja sisältää:

• Pyydetyt tuotteet ja niiden hinnat
• Tilausmäärät
• Laskutustiedot
• Lähetysosoitetiedot
• Mahdolliset lähetysohjeet
• Kuljetusyhtiön tiedot

Tiedot on järjestetty elementteihin ja segmentteihin, jotka on määritetty tapahtumasarjassa EDI 850. On erittäin tärkeää noudattaa EDI 850 -eritelmiä, koska tietokone lähettää, vastaanottaa ja tulkitsee ostotilausasiakirjan. Jos näitä eritelmiä ei noudateta hyväksyttyjen standardien mukaisesti, syntyy lähetys- ja vastaanotto-ongelmia, jotka mahdollisesti aiheuttavat virheitä tai estävät asiakirjan saapumisen toimittajalle.

850-ostotilauksen eri tietoelementit ja -segmentit ovat:

• ISA on tiedonsiirron ohjausotsikko. Se merkitsee yhden tai useamman toiminnallisen ryhmän ja ohjaussegmentin alkua.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. Koodi 00 tarkoittaa, että I02:ssa ei ole valtuutustietoja.
• ISA02 – Authorization Information
• ISA03 – Security Information Qualifier. Koodi 00 osoittaa, että kohdassa I01.
• ISA04 – Security Information
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. ”U” tarkoittaa, että ASC X12:n, TDCC:n ja UCS:n muodostama U.S. EDI-yhteisö on vastuussa sanoman käyttämästä ohjausstandardista.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Koodi ”0400” määrittää, että standardi on annettu ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Koodi ”0” tarkoittaa, että kuittausta ei ole pyydetty.
• ISA15 – Usage Indicator. Koodi ”P” osoittaa, että vaihtokuoressa on tuotantotietoja.
• ISA16 – Component Element Separator

GS edustaa toiminnallisen ryhmän otsikkoa. Se merkitsee funktionaalisen ryhmän alkua ja antaa ohjaustietoa.

• GS01 – Functional Code Identifier. Koodi ”PO” tarkoittaa ostotilausta.
• GS02 – Sovelluksen lähettäjän koodi
• GS03 – Sovelluksen vastaanottajan koodi
• GS04 – Päiväys
• GS05 – Aika
• GS06 – Ryhmän ohjausnumero
• GS07 – Vastuullinen virasto Koodi on X, joka edustaa akkreditoitua standardisointikomiteaa X12:ta
• GS08 – Versio- / uusintatiedot / toimialatunnisteen koodi. Koodi 004010 osoittaa, että ASC X12 Procedures Review Board on hyväksynyt standardiluonnokset julkaistavaksi lokakuuhun 1997 mennessä.

ST (transaktiosarjan otsikko) merkitsee transaktiosarjan alkua ja sitä käytetään kontrollinumeron asettamiseen. Esimerkiksi: ST*850*05210 tarkoittaa ostotilausta, jonka valvontanumero on 05210. 850 tarkoittaa ostotilauksen tapahtumasarjaa.

BEG aloittaa ostotilaustapahtuman alun. Se merkitsee kyseisen tapahtumasarjan alkua ja antaa tunnistepäivämäärät ja -numerot. 00 tarkoittaa uutta ostotilausta ja SA tarkoittaa, että kyseessä on itsenäinen tilaus. Se sisältää myös ostotilauksen numeron ja myöntämispäivän.

N9 edustaa viitetunnusta. ”PO” tarkoittaa ostotilausta. Se sisältää myös ostotilauksen numeron.

DTM tarkoittaa päivämäärän/ajan määrittelyä. Tätä käytetään asiaankuuluvien päivämäärien ja kellonaikojen määrittelyyn, mukaan lukien tapahtuman luontipäivämäärä ja -aika.

MSG edustaa sanomatekstiä, joka sisältää lähetysohjeita ja muita erityisohjeita.

N1 edustaa useita tietoelementtejä, mukaan lukien entiteettien tunnistekoodit, nimet, tunnistekoodin määritteet ja tunnistekoodit.

N3 edustaa organisaation osoitetietoja.

N4 on maantieteellinen sijainti ja sisältää kaupungin, osavaltion ja postinumeron.

PER on hallinnollinen yhteyshenkilö.

PO1 edustaa ostotilauksen nimiketietoja, mukaan lukien rivinumeron, tilatun kappalemäärän, yksikkömäärän ja hinnan. IN tarkoittaa nimikkeen numeroa. VC tarkoittaa myyjän luettelonumeroa. SN tarkoittaa sarjanumeroa.

PID-segmentti sisältää tuotteen kuvauksen.

REF-segmentti on viitetunniste, jolla määritetään tunnistetiedot.

SDQ tarkoittaa määräpaikkamäärää, ja sitä käytetään määräpaikkaa ja määrää koskevien yksityiskohtien määrittämiseen.

CTT (tapahtuman loppusummat) ilmaisee tilattujen nimikkeiden määrän ja tilattujen yksiköiden määrän.

SE (transaction set trailer) ilmoittaa yksityiskohtaisesti tilauksen segmenttien lukumäärän ja transaktiokokonaisuuden ohjausnumeron.

GE ilmaisee funktionaalisen ryhmän lopun ja antaa ohjaustietoja.

IEA edustaa vuorovaikutuksen ohjausperävaunua (interchange control traileri), joka ilmoittaa vuorovaikutukseen osallistuvien funktionaalisten ryhmien lukumäärän ja lähettäjän antamat ohjausnumerot.

850 on EDI-muotoinen versio aineellisesta hankintatilauksesta yrityksen ostojärjestelmästä. EDI-viestintäprosessin aikana ostaja valmistelee tilauksen ja saa sen hyväksyttyä. Hyväksymisen jälkeen tapahtuu EDI-käännösprosessi, jossa ostotilaus muunnetaan tietokoneen ymmärtämälle kielelle, ennen kuin se lähetetään toimittajalle.

”EDI 850 -ostotilaus on samanlainen kuin paperinen ostotilausasiakirja. Erona on se, että tietokone hoitaa kaiken lähetyksen toimitusketjun toimintojen tehostamiseksi, eikä tilauksia tarvitse vastaanottaa sähköpostitse tai faksilla ja syöttää tietoja uudelleen useisiin järjestelmiin. Tämä vähentää virheitä ja vapauttaa resursseja.”

Miten EDI-siirto toimii

Kummankin ostajan ja toimittajan on käytettävä samaa EDI-järjestelmää, jotta siirto onnistuisi. Siksi on tärkeää tietää, mitä järjestelmää käytät, ja valita toimittajia, jotka käyttävät samaa järjestelmää.

Ostajan tietokonejärjestelmä lähettää EDI 850:n suoraan kauppakumppanilleen Internetin kautta tiedostonsiirtoprotokollalla (FTP) tai käyttämällä lisäarvoverkkoa (Value-Added Network, VAN). VAN toimii välittäjänä kauppakumppanin välillä viestinnän helpottamiseksi. Ostajan verkkoverkko muodostaa yhteyden toimittajan verkkoverkkoon lähetyksen aloittamiseksi. VAN varmistaa, että EDI 850 lähetetään ja vastaanotetaan. Asiakirja pysyy suojattuna koko siirtoprosessin ajan erilaisten turvaominaisuuksien, kuten salasanojen, salauksen ja käyttäjätunnusten avulla. EDI 850 pysyy autenttisena useiden tarkistusmenettelyjen ja muokkausten avulla koko turvaprosessin ajan.

Lähetys on kriittinen vaihe, ja epäasianmukaisia viestintämenetelmiä käytettäessä voi tapahtua merkittäviä virheitä.

EDI 850 -ostotilauksen työnkulku

Kun ostaja lähettää EDI-ostotilauksen tavarantoimittajalle, se on osoitus siitä, että ostaja haluaa hankkia luetteloidut tavarat ja palvelut tavarantoimittajalta. Kun toimittaja vastaanottaa ostotilauksen, se validoi asiakirjan EDI 850 -spesifikaatioiden perusteella ja vastaa omalla EDI-asiakirjallaan, 855 Purchase Order Acknowledgement -asiakirjalla.

Jos ostaja haluaa tehdä muutoksia ostotilaukseen sen jälkeen, kun toimittaja on lähettänyt ja vastaanottanut sen, mutta ennen kuin tilaus on täytetty, hän voi luoda ja lähettää EDI 860 -asiakirjan: Ostotilauksen muutospyyntö – ostajan aloitteesta. Tähän voivat sisältyä seuraavat asiat:

• Lisäartikkelit
• Artikkeleiden muutos
• Päivämäärien muutos
• Määrän muutos
• Hinnan muutos
• Aikataulun muutos

Kun ostaja on kuitannut ostotilauksen muutostyön, lähetetään vastauksena EDI 865 Ostotilauksen kuittaus muutoksineen. Tämä ilmoittaa ostajalle, että myyjä, että hän hyväksyy tai hylkää ostajan muutokset. Tarvittaessa myyjä voi myös käyttää 865-lomaketta pyytääkseen muutoksia alkuperäiseen ostotilaukseen eri koodilla kuin mitä käytetään tilauksen kuittaamiseen.

Kun myyjä vastaanottaa EDI 850:n, se käännetään käyttökelpoiseen muotoon. EDI-käännösohjelmisto toimii rajapintana asiakirjan ja tietokoneen infrastruktuurin välillä. Käännösohjelmisto ottaa EDI-asiakirjan ja kääntää sen tietokonejärjestelmän käyttökelpoiseen muotoon. Tämän jälkeen kartoittajaa käytetään muuttamaan tiedosto, entinen EDI-asiakirja, muotoon, joka on yhteensopiva toimittajan toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) kanssa. Tässä vaiheessa EDI 850 ei ole enää EDI-asiakirja, vaan se on nyt käyttökelpoinen ostotilaus (aivan kuten se, josta ostaja aloitti ennen kääntämistä EDI-muotoon), jonka yritys voi käsitellä työnkulkujensa mukaisesti.

Ostotilauksen kuittaus (Purchase Order Acknowledgement) ilmoittaa ostajalle, että myyjä on vahvistanut ostotilauksen vastaanottamisen. Tämä asiakirja poistaa ostajan tarpeen soittaa, lähettää sähköpostia tai faksata myyjälle varmistaakseen, että tilaus on vastaanotettu.

Tapauksissa, joissa alkuperäistä ostotilausta ei ole hyväksytty sellaisenaan, esimerkiksi jos tuotteet ovat loppuneet varastosta, ja tavarantoimittaja on tehnyt siihen muutoksia, ostotilauksen kuittaus sisältää nämä muutokset. EDI 855 -asiakirja sisältää:

• Ostotilauksen numero
• Odotettavissa oleva toimituspäivä
• Odotettavissa oleva toimituspäivä
• Toimittajan numero
• Kappalenumerot tai osanumerot
• Kappalekuvaus
• Yksikköhinnat

Tilauksen laadinnan valmistelun jälkeen toimittajan järjestelmä laatii ja lähettää EDI 856:n Ennakkoilmoitus lähetyksestä asiakirjan.

Tämä asiakirja sisältää:

• Lähetystason tiedot, kuten rahdinkuljettajan tiedot ja seurantanumero
• Tilaustason tiedot, kuten ostotilausnumerot
• Erätason tiedot, kuten nimikkeet ja määrät
• Pakkaustason tiedot, kuten nimikepakkausten viivakoodit

Omistaja vastaanottaa nimikkeet vastaanotettavaksi ja tarkastaa tilauksen varmistuakseen siitä, että kaikki on siellä niin kuin sen pitäisi olla.

Toimittaja lähettää EDI 810 -laskun, joka sisältää:

• tilatut tuotteet ja niiden hinta
• tilatut määrät
• Maksuehdot
• Mahdolliset tarjotut alennukset
• Laskutus- ja toimitustiedot

Edi- 810-lasku muunnetaan ostajan ostotilauksenhallinta- ja kirjanpitojärjestelmän käyttökelpoiseksi laskuksi, jonka avulla kirjanpito-osasto voi suorittaa maksun toimittajalle.