Menu

Onko seuraava esityksesi asiakkaille tai kollegoille aivan nurkan takana ja ajattelitko sisällyttää siihen käsiohjelman? Loistava idea! Vaikka monet ihmiset yhdistävät käsikirjoitukset luentoihin, ne ovat yritysympäristössä kokeiltu ja testattu työkalu, jonka avulla yleisösi ymmärtää esityksesi syvällisemmin ja pysyvämmin. Olipa kyseessä liiketapaaminen tai koulutuskurssi, käsimateriaali korostaa asiasisältöäsi ja tukee esitystäsi, kun se tehdään oikein. Voi kuitenkin olla hankalaa päättää, mitä esitykseen sisällytetään, missä muodossa, miten käsiohjelma rakennetaan ja missä vaiheessa esitystä se jaetaan. Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on tuoda valoa pimeyteen; analysoimme, mikä tekee todella hyvästä käsiohjelmasta ja miten luot itsevarmasti oman.

Mikä on käsiohjelma?

Kuten nimestä voi päätellä, käsiohjelma on mikä tahansa asiakirja, jonka puhuja jakaa osallistujille luennon, esityksen, konferenssin tai kokouksen aikana. Sen avulla yleisö saa selkeän yleiskatsauksen pääkohdista tai voi tiivistää kuulemansa jälkikäteen.

Käsikirjoitus ei ole pelkkä tiivistelmä diojen otsikoista, vaan se voi olla paljon yksityiskohtaisempi, tiivistää jokaisen yksittäisen aiheen ja toimia referenssinä keskeisille käsitteille ja keskeisille oivalluksille.

Mikä on käsikirjoituksen olennainen pointti?

Lyhyesti sanottuna käsikirjoituksellasi on oltava lisäarvoa. Se yhdistää esityksesi tärkeimmät näkökohdat kätevään tekstimuotoon. Se voi paitsi tiivistää argumenttisi, myös keventää dioihin kohdistuvaa painetta: tiheät faktat ja luvut voidaan siirtää käsiohjelmaan, jolloin PowerPoint-esityksesi voi olla tyylikäs ja ammattimainen. Käsikirjoitukset tarjoavat yleisöllesi kolme pääetua riippuen siitä, milloin ne jaetaan:

• osallistujat voivat seurata, mitä esityksen aikana sanotaan
• kuulijat voivat lisätä omia muistiinpanojaan
• yleisösi saa pääpiirteittäisen hahmotelman ajatuksistasi

Käsikirjan avulla voit luoda siistin ja selkeän esityksen, ja sen lisäksi yleisösi ymmärtää asiasi helpommin ja voi myös muistaa ne paremmin jälkeenpäin. Se on myös erittäin hyödyllinen, kun haluat välittää argumenttisi kaikille niille, jotka eivät ehkä ole kuulleet varsinaista esitystä.

Tehokkaan käsikirjan luominen

On siis selvää, että käsikirja voi olla erittäin hyödyllinen yleisöllesi, esityksellesi ja itsellesi. Kun tiedät, mitä tehdä, niiden tuottaminen voi olla suhteellisen suoraviivaista. Tietenkin se vie silti aikaa, ja siihen on varattava aikaa. Käsilehden kasaaminen viime hetkellä ei ole vain stressaavaa, vaan se voi olla myös haitallista, sillä se heikentää ammattimaisuuttasi eikä jää koskaan huomaamatta.

VINKKI: Miksi et vaihteeksi aloittaisi esitystäsi käsiohjelmalla? Kun saat ensin olennaiset asiat pois tieltä, voit sitten kehittää esitystäsi askel askeleelta käyttäen käsialaa pohjana. Tämän etuna on, että yleisölläsi on vankka käsitys väitteistäsi ja yksityiskohtaista tekstiä, johon viitata, ja voit pitää selkeän ja ammattimaisen esityksen.

Clear and Concise: How to Structure a Handout

Kuten useimmissa muotoiluun liittyvissä asioissa, motto ”vähemmän on enemmän” pätee hyvin tehokkaasti käsikirjoituksiin. Konkreettisesti tämä tarkoittaa: luovu kokonaisista lauseista ja käytä avainkohtia, lyhenteitä, nuolia ja symboleja. Ihannetapauksessa esitteesi ei saisi olla yli kahden A4-sivun mittainen.

Esityksesi tärkeiden tietojen lisäksi käsiohjelman on sisällettävä seuraavat asiat:

• perustiedot, luultavasti käsiohjelman vasemmassa yläkulmassa, kuten esityksen paikka sekä puhujan nimi ja titteli
• päivämäärä, luultavasti oikeassa yläkulmassa
• tiivis otsikko – mieluiten esityksesi otsikko – keskitetysti
• sivunumerot alatunnisteessa
• selkeä rakenne, joka perustuu esityksen yksittäisiin otsikoihin
• yhtenäinen sivuasettelu, jossa käytetään standardifonttia, kuten Arial tai Times New Roman

Käsikirjoituksen rakenteen tulisi noudattaa esityksesi rakennetta, varsinkin jos jaat käsikirjoituksen esityksesi aikana. Kohdat kannattaa rajata niihin, jotka tukevat pääargumenttiasi. Pidä käsiohjelman alakohdat mahdollisimman yksinkertaisina äläkä mene liian pitkälle yksityiskohtiin. Jotta esitteestäsi tulisi visuaalisesti houkutteleva, on hyvä miettiä fonttia. Sen lisäksi, että käytät selkeitä, tavanomaisia fontteja, kuten edellä mainittiin, pyri pitämään fonttikoko otsikoissa ja alatunnisteissa yhtenäisenä ja pienempänä kuin pääosassa.

VINKKI: Luo alue, jossa yleisösi voi tehdä omia muistiinpanojaan käsiohjelmaasi. Tee joko oikeasta marginaalista leveämpi tai jätä viimeisen kohdan alle muutama rivi tilaa.

Käsikirjoituksen sisältö – Lyhyt ja ytimekäs

Olet päättänyt käsikirjoituksesi ulkoasun, syöttänyt keskeiset kohdat ja luonut karkean hahmotelman. Nyt on aika laajentaa yksittäisiä kohtia ja luoda käsiohjelmasi pääsisältö. Keskity ennen sitä kohderyhmääsi: kuinka paljon taustatietoa voit olettaa heillä olevan esityksesi aiheesta? Kun pidät yleisösi mielessäsi, voit räätälöidä käsiohjelman heidän tasolleen ja välttää teknisiä termejä silloin, kun ne häiritsisivät esityksesi sisältöä, ja sisällyttää niitä silloin, kun kyseessä on tiettyä tieteenalaa tunteva yleisö, On erittäin tärkeää tiivistää esityksesi keskeiset väittämät avainkohtiin sen sijaan, että sisällyttäisit esitykseesi häiritsevää tekstivirtaa. Näin säilytät yleisösi täyden huomion.

VINKKI: Herättääksesi yleisösi uteliaisuuden heti esityksesi alussa voit sisällyttää johdantona piristävän sitaatin, sananlaskun tai kysymyksen (josta voit halutessasi tehdä jokseenkin provosoivan) – tämä voi muodostaa käsikirjoituksesi ensimmäisen kappaleen.

Vaikkakin käsikirjoitusten tärkeintä on se, että niiden on oltava lyhyitä ja ytimekkäitä, niiden on silti oltava ymmärrettäviä myös silloin, kun niitä luetaan esityksesi kontekstin ulkopuolella. Jos tämä unohtuu, ne eivät voi toimia yleisön muistin apuna jälkikäteen.

Lisätietoa käsikirjoitukseen

Yllä käsiteltyjä käsikirjoituksen tärkeimpiä elementtejä voi halutessaan täydentää lisätiedoilla. Tämä voi sisältää jopa kuvia tai grafiikkaa. Aiheesta riippuen visuaalinen elementti voi todella selventää ja täydentää pääargumenttiasi ja sitoa asiat yhteen. Pääsääntöisesti kuvat ja grafiikat kannattaa kuitenkin pitää esitysdioissa, koska ne vievät liikaa tilaa käsiohjelmasta. Kustannukset ja hyödyt on punnittava kussakin yksittäistapauksessa.

Käsitteeseen on myös hyvä liittää yhteystiedot; sähköpostiosoite on minimi. Esityksen tyypistä ja tarkoituksesta riippuen voit antaa myös liikeosoitteesi ja puhelinnumerosi. Jos käsitteesi koostuu useammasta sivusta, on hyödyllistä laittaa yhteystietosi otsikkoon, jotta ne näkyvät jokaisella sivulla. Lyhyen kirjallisuusluettelon liittäminen esitteeseen voi olla hyödyllistä, jos käytät lainauksia tai tietoja muista lähteistä. Näin voit myös linkittää aiheeseen liittyviä verkkosivuja tai aiheeseen liittyvää lisälukemista, joka saattaa kiinnostaa yleisöäsi.

VINKKI: Voit liittää käsikirjoituksesi loppuun kysymyksiä tai ajattelemisen aihetta keskustelun herättämiseksi. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat järjestää kysymys- ja vastaustilaisuuden esityksesi jälkeen.

Simppeli ja nopea: Käsilehden luominen PowerPointilla

Kun aika on kortilla, PowerPointissa on ominaisuus, jonka avulla voit luoda käsiohjelman muutamassa minuutissa. Käsilehden luominen -toiminnon avulla voit siirtää PowerPoint-esityksen Microsoft Wordiin, muokata sitä siellä ja optimoida sen tulostusta varten. Muutamalla napsautuksella voit valita, mitkä esityksen diat näkyvät käsiohjelmassa. Myös diojen määrää voidaan helposti säätää, ja voit leikata tekstiä tai laajentaa sitä tarpeen mukaan. Voit myös päättää, sisällytetäänkö käsikirjoitukseen muistiinpanomarginaali, otsikko ja/tai alatunniste. PowerPoint-esityksesi pysyy koskemattomana koko prosessin ajan. Sen lisäksi, että voit tulostaa käsiohjelman, voit myös tallentaa sen suoraan Wordiin Word- tai PDF-dokumenttina – tämä on yksinkertainen tapa saattaa käsiohjelma digitaalisesti yleisösi saataville.

Milloin on paras aika jakaa käsiohjelma?

Täydellistä aikaa ei ole. Jotta voit päättää oman esityksesi ajankohdan, auttaa ymmärtämään, miten ajankohdat vaikuttavat yleisöön:

• Handout ennen esitystä: Tässä tapauksessa sinun on odotettava, että ainakin osa yleisöstäsi on selannut käsiohjelman ja lukenut sen eteenpäin, eli he tietävät missä vaiheessa tahansa, mitä seuraavaksi tapahtuu. Tämä voi joskus merkitä sitä, että yleisön keskittyminen jakautuu, joten sinun on harkittava tarkkaan, onko tämä vaihtoehto sopiva.
• Handout esityksen aikana: Jaa käsikirjoitus siinä vaiheessa, kun siitä on hyötyä tukena, joko visuaalisena havainnollistamisena tai väitteesi korostamisena.
• Käsikirjoitus esityksen jälkeen: Jos valitset tämän vaihtoehdon, älä unohda liittää mukaan yhteystietojasi. Jos lähetät käsiohjelman sähköisesti, PDF on hyvä valinta. Tilanteesta ja vastaanottajasta riippuen voi olla suositeltavaa lisätä tekijänoikeudet alatunnisteeseen.

Valitsitpa minkälaisen ajankohdan tahansa, hyvin valmisteltu käsikirjoitus voi olla tehokas väline esityksesi tukena ja toimia oppaana ja muistin apuvälineenä sekä sinulle että yleisöllesi. Oikein käytettynä ne voivat lisätä yleisösi kiinnostusta ja huomiota, ja niiden avulla voit pitää selkeän ja ammattimaisen esityksen.

Tarvitsetko apua loistavan käsikirjan tai jopa esityksen laatimisessa? Autamme mielellämme hyödyntämällä pitkää kokemustamme esitystoimistona. Olemme aina mielellämme tukenasi!