Kun Office 365:n käyttöön ottanut organisaatio ottaa sen käyttöön, Microsoft Flow tarjoaa loppukäyttäjille mahdollisuuden luoda automatisoituja työnkulkuja sovellusten ja monien eri palvelujen välille liittimien avulla. Microsoftin sovelluksia ja jatkuvasti kasvava luettelo kolmansien osapuolten palveluita on mahdollista yhdistää toisiinsa. Microsoft Flow’n avulla työntekijät voivat luoda yksinkertaisia tai monimutkaisempia työnkulkuja, jotka voivat tehostaa yritysten työnkulun tarpeita. Se on loppukäyttäjän vaihtoehto, joka useimmissa tapauksissa ei vaadi työnkulkujen kehittäjää.
Tässä blogikirjoituksessa näytän, miten voit käyttää yksinkertaista Microsoft Flow’ta yhdistämään Microsoft Form -lomakkeen, joka kaappaa tietoja, ja sitten täyttää kerätyt tiedot SharePoint-luetteloon. Esimerkkini SharePoint-luettelo on Office 365 -ryhmään kuuluva luettelo. Jos Microsoft Forms ei ole sinulle tuttu, se on erittäin helppokäyttöinen sovellus, joka sisältyy Office 365 -tilaukseesi. Jos se on käytössä organisaatiossasi, voit helposti luoda kyselyitä, kyselyitä ja tietokilpailuja. Haarautumisominaisuuksien avulla voit luoda erittäin ammattimaisen näköisiä tiedonkeruulomakkeita.
Microsoft Formsista saattaa puuttua joitakin edistyneempiä ominaisuuksia; SurveyMonkey tai TypeForm tarjoaa joitain hyödyllisiä ominaisuuksia. Yksi asia, joka on varmaa Office 365:n kanssa, on muutos. Olen varma, että tulemme näkemään Forms-ominaisuuksien lisääntyvän tulevaisuudessa. Microsoft Flow’lla on satoja liittimiä, joten voit liittää SurveyMonkey-lomakkeen tai TypeForm-lomakkeen SharePoint-luetteloosi, jos tarvitset nyt joitakin kehittyneitä ominaisuuksia. Esimerkkilomakkeet, jotka näytän tässä viestissä, täyttyvät kaikki samaan SharePoint-luetteloon.
Korostan usein Office 365 -ryhmien hallinnan merkitystä pk-yrityksissä. Vaikka Office 365 on työkalupakki käyttäjien yhteistyöhön, totaalinen vapaamielisyys ja yleinen mahdollisuus ryhmien luomiseen ei ole paras käytäntö.
Tässä postauksessa käyttämissäni esimerkeissä taustalla on pyyntö Office 365 -ryhmän luomisesta. Lomake kerää tietoja ryhmäpyynnöstä, ja Flow vetää tulokset ja tallentaa ne SharePoint-luetteloon, jonka IT-osasto voi sitten tarkistaa ja hyväksyä.
VINKKI: Suosittelen, että valitset tietyt käyttäjät, jotka voivat tarkastella, hyväksyä ja sitten luoda pyydetyn ryhmän. Microsoft antaa joitakin yksityiskohtia siitä, miksi voit haluta valvoa, kuka luo Office 365 -ryhmiä. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit poistaa oletusarvoisesti keneltä tahansa mahdollisuuden luoda Office 365 -ryhmiä.
Vaihe 1: Microsoft-lomakkeen luominen
Alhaalla olevalla videolla käydään läpi yksinkertainen Microsoft-lomakkeen luomisprosessi. Lomakkeiden on oltava käytössä organisaatiossasi. Kun olemme luoneet Fromin, voimme luoda SharePoint-luettelon, joka on linjassa lomakkeen kenttien kanssa, ja vaiheessa 3 yhdistämme lomakkeen luetteloon Microsoft Flow’n avulla.
Tämä on minun Microsoft Form Embedded.
Linkki esimerkkini Microsoft Formiin.
Microsoft Formin luominen on melko suoraviivaista. Voit lisätä mukautettuja kuvia ja käyttää malleja saadaksesi erittäin ammattimaisen ulkoasun. Seuraava alla näkyvä lomake on TypeForm, joka on myös melko helppo luoda. Olen upottanut version tähän verkkosivuun. Seuraavissa vaiheissa yhdistän sekä Microsoft Formin että TypeFormin SharePoint-luetteloon Microsoft Flow’n avulla.
Linkki esimerkkini TypeFormiin.
Vaihe 2: Luo SharePoint-luettelo
Nyt kun lomakkeesi on valmis, sinun on valmisteltava SharePoint-luettelosi ottamaan vastaan tiedot, jotka Microsoft Flow synkronoi lomakkeestasi luetteloon. Kuten aiemmin tässä viestissä todettiin, aion luoda luettelon, joka sijaitsee olemassa olevan Office 365 Group -sivuston sisällä. Tässä esimerkissäni luon uuden luettelon ja luon sarakkeet, jotka vastaavat lomakkeen kenttiä.
Vaihe 3: Linkitä lomake SharePoint-luetteloon
Nyt kun sinulla on Microsoft Form -lomake, minun tapauksessani myös TypeForm -lomake, ja SharePoint-luettelo Ryhmäsivustossasi, voit liittää lomakkeillasi kerätyt tiedot toisiinsa ja vetää ne SharePoint-luetteloosi Microsoft Flow -virran avulla.
Microsoft Forms ja TypeForm sekä muut lomakepalvelut tarjoavat joitakin vaihtoehtoja kerättyjen tietojen yhdistämiseen, tarkasteluun ja raportointiin, ja ne yleensä mahdollistavat tietojen viennin Exceliin. Tässä esimerkissä siirrämme lomakekenttiin keräämämme tiedot SharePoint-luetteloon prosessin automatisoimiseksi. SharePoint-luetteloni toimii kuin Excel-tiedonsiirto, joka kerää lomakkeiden kysymyksistä saadut tiedot. SharePointin voima on oikeastaan siinä, mitä voit tehdä sen jälkeen, kun tiedot asuvat luettelossa. En mene yksityiskohtiin tässä viestissä, mutta voisin luoda lisävirtoja, jotka käynnistyvät sen jälkeen, kun tiedot on täytetty SharePoint-luetteloon. Ajattele hyväksymisprosessia, tai ehkä kiireelliseksi määritetty kohde siirretään tiimin kanavaan. Vaihtoehtoja on paljon.
Tässä seuraavassa videossa käytän Microsoft Flowta. Microsoft ottaa Flow’n ja PowerAppit oletusarvoisesti käyttöön Office 365 -vuokralaisissa, ja ajatuksena on, että jos käyttäjällä on oikeus luoda lista, miksi ei tarjota hänelle menetelmää, jolla hän voi paremmin työskennellä tuon listan tietojen kanssa, ja parempaa keinoa kerätä ja käsitellä tietojaan muista tietolähteistä.
On mahdollista, että nämä ominaisuudet on poistettu käytöstä organisaatiosi osalta. PowerApps on työkalu mobiilisovellusten luomiseen, ja se tarjoaa keinon muokata SharePoint-lomakkeita. PowerAppsin avulla voit muuttaa ulkoasua, jonka käyttäjät kokevat lisätessään kohteita suoraan SharePoint-luetteloon. PowerAppsia pidetään InfoPath-lomakkeiden korvaajana. Jos sinulla on nykyisiä InfoPath-lomakkeita, jotka haluat muuntaa PowerAppsiksi, suosittelen aloittamaan tästä blogikirjoituksesta. Sinun ei tarvitse käyttää PowerAppsia, enkä tässä postauksessa käytä, mutta jos ajattelet laatikon ulkopuolella, voi olla etuja tai syitä hyödyntää PowerAppsia tässä tai rakentamassasi vastaavassa Flow’ssa.
Näissä kolmessa vaiheessa keräsimme tietoja sekä Microsoft 365 -verkkosovelluksesta (Microsoft Forms) että en näyttänyt, mutta yhdistin myös TypeFormiin, että prosessi oli sama, mutta se alkoi liittimellä TypeFormiin vs. Microsoft Forms. Loimme perus SharePoint-luettelon Office 365 -ryhmäsivustolle ja käytimme Microsoft Flow’ta sekä tietojen keräämiseen että tietojen täyttämiseen SharePoint-luetteloon.
Microsoft Flow tulee muuttamaan sen, miten käyttäjät voivat automatisoida työnkulkujaan yksinkertaisella ja helpolla tavalla. Se ei ole täydellinen, joten haluaisin jakaa rehellistä palautetta joistakin Microsoft Flow -rajoituksista. Flow yhdessä monien Office 365 -työkalujen kanssa paranee edelleen kuukausittain. Jos haluat tulla ammattilaiseksi, muista seurata Microsoft Flow -yhteisön vinkkejä.