Kuittauskirje on sekä kuittaus että suhdetoiminnan väline. Sen tarkoituksena on ilmoittaa lukijalle, että aiemmassa viestinnässä, yleensä kyselyssä tai tilauskirjeessä, pyydetyt asiat on vastaanotettu.
Laajuus voi itse asiassa olla varsin lyhyt, juuri sen verran, että se riittää päättämään liikeviestinnän syklin. Vahvistus siitä, minä päivänä tavara on saapunut, tai kiitoksen ilmaiseminen siitä, että pyyntö on täytetty, voi riittää.
Muista, että ajatus ratkaisee. Kuittauskirje on ammatillinen kohteliaisuus, jota menestyvät ihmiset käyttävät rutiininomaisesti rakentaessaan ja ylläpitäessään tuottavia liikesuhteita.
Tunnista lukijasi
Kuittauskirje tulisi osoittaa henkilölle, joka tarvitsee kuittauksen lähetetystä tavarasta. Jos et tiedä lähettäjän nimeä, saatat löytää sen aikaisemman kirjeen kohteliaisuuskirjeen lopusta; esimerkiksi alkuperäisestä kysely- tai tilauskirjeestä. Kyseinen nimi on sijoitettava kuittauksen sisäiseen otsikkoon ja tervehdykseen. Se on myös kirjekuoren ylimmällä rivillä.
Muista, että ihmiset asioivat ensin ihmisten kanssa ja vasta sitten yritysten kanssa. Kun puhuttelet lukijaasi nimeltä, tunnustat hänen tärkeytensä ja arvonsa yksilöllisenä ihmisenä.
Valmistele tavoitteesi
Kiitoskirjeen tavoitteena on antaa lukijalle tieto siitä, että odotetut asiat on todellakin vastaanotettu. Sinun tulisi olla lyhyt.
Tekstissä kirjoittajan tulisi mainita tietty asia ja selventää lukijalle, että se on tärkeä osa hänen kokonaistavoitettaan, ja kertoa hänelle, että heidän tulevassa tapaamisessaan odotetaan jatkokeskustelua.
Määrittele laajuutesi
Vahvistuskuittauskirjeen laajuus voi olla hyvinkin lyhyt, rivi tai kaksi, ja sen tavoitteena on ilmoittaa lukijalle, että pyyntö on täytetty. Kun tarvitaan jatkokeskustelua, soveltamisalaa voidaan laajentaa niin, että se sisältää uusia tietoja.
Tekstissä kirjoittajan tulisi ilmoittaa avustajansa nimi, toinen yhteyshenkilö, jonka kanssa hän voi puhua, jos hän ei ole tavoitettavissa. Näin luodaan viestintälinja, joka osoittaa, että hän on vakavasti kiinnostunut tutkimaan tulevaa liikesuhdetta.
Organisoi kirjeesi
Organisoimalla kuittauskirjeesi luodaan looginen järjestys, jossa tiedot esitetään. Olet jo aloittanut tämän tehtävän asettamalla tavoitteen ja määrittelemällä laajuuden. Palaa niihin. Yhdessä ne sisältävät suuren osan sisällöstä, josta tulee kirjeesi runko.
Yksinkertainen hahmotelma auttaa sinua järjestäytymään. Aloita laatimalla luettelo asiaankuuluvista kohdista ja sijoita ne sellaiseen järjestykseen, joka auttaa lukijaasi parhaiten. ymmärtämään kiitoksesi. Näistä kohdista tulee luonnoksesi selkäranka; hahmotelmastasi tulee tarkistuslista.
Kirjeen laatiminen
Hahmotelman pohjalta työskentely on yksinkertaisin tapa laatia kiitoskirje. Olet jo järjestänyt itsesi laatimalla luettelon. Palaa siihen ja tee jokaisesta katkelmasta kokonainen ja täydellinen lause, joka ilmaisee yhden ajatuksen tai idean.
Jotta ajatuksesi ja ideasi välittyisivät johdonmukaisesti, kirjoita mahdollisimman luonnollisella äänellä. Kokeile kirjoittaa luonnos nopeasti ja lue se sitten ääneen. Keskity viestimään tavoitteesi lukijalle. Varmista, että kirjeesi laajuus sisältää kaikki olennaiset tiedot, jotka sisältyvät organisaatioluetteloosi.
Pitäkää mielessä, että kirjoitatte karkeaa luonnosta. Voit toistaiseksi sivuuttaa oikeinkirjoituksen, kieliopin, välimerkit sekä lause- ja kappaleiden rakenteen. Nämä ovat teknisiä yksityiskohtia, joihin kiinnität huomiota loppuvaiheessa, kun tarkastat ja tarkistat työtäsi.
Kirjeesi päättäminen
Kiitoskirje tulisi päättää ammattimaisesti. Kun viimeinen kappaleesi on kirjoitettu, allekirjoita kohteliaan lopetuksen, kuten ”Ystävällisin terveisin” tai ”Kiitos”, ja painetun nimesi väliin.
Jos kirjoitat kirjeen virallisen tehtävän yhteydessä, laita tittelisi painetun nimesi alle. Lisätiedot, kuten saneluhuomautukset, ilmoitus liitteistä, liitteistä ja muille henkilöille lähetetyistä kopioista, tulisi sijoittaa otsikkorivin alle.
Kiitoskirjeen tarkastelu ja tarkistaminen
Kiitoskirjeen tarkastelu ja tarkistaminen on viimeinen vaihe kirjoitusprosessissa. Tässä vaiheessa tarkistat luonnoksesi ja varmistat, että tavoitteesi on selkeä ja soveltamisalasi on tiivis. Asetu lukijan asemaan, kun tarkastelet luonnosta. Kysy itseltäsi vastaanottajana, pystytkö ymmärtämään pyynnön nopeasti ja onko siihen sisällytetty riittävästi tietoa, jotta siihen voidaan vastata ajoissa.
Katso ensin ilmeiset virheet. Tarkista oikeinkirjoitus-, lauserakenne- ja kielioppivirheet. Muista, että passiiviääni ei ole yhtä komentava kuin aktiiviääni. Haluat kirjeestäsi vahvan, joten kirjoita aktiivisella äänellä.
Tärkeää on pitää mielessä koko kokonaisuuden yhtenäisyys. Pyri tarkkuuteen, selkeyteen ja täydellisyyden tunteeseen. Kysy itseltäsi, ovatko kappaleiden väliset siirtymät toimivia ja ovatko näkökulmasi, sävysi ja tyylisi johdonmukaisia koko tekstissä.
Tarkastele sanavalintojasi huolellisesti. Epäselvät sanat aiheuttavat sekaannusta. Jargonia ja abstrakteja termejä ei välttämättä ymmärretä lainkaan, ja affektit, kliseet ja banaali kieli eivät palvele mitään todellista tarkoitusta ja hämärtävät tavoitteesi. Haluat auttaa lukijaasi ymmärtämään tarkalleen, mitä haluat, joten poista kaikki, mikä ei ole hyödyllistä.
Ja lopuksi, jos et ole kirjoittanut avausta tai johtopäätöstä, nyt on sen aika. Johdannon on johdettava kirjeesi runkoon, ja siinä on oltava selkeä lausunto tunnustuksesi aiheesta ja riittävästi tukitietoa, jotta lukija pysyy lukemassa. Loppukommentissasi on toistettava tavoitteesi kysymyksellä, joka kehottaa toimintaan.