Maksuviivästykset ovat tavallisia pienyrityksille, mutta johdonmukaisen saatavienhallinnan avulla voit tehdä kaikista asiakkaistasi luotettavia, ajallaan maksavia maksajia. Järjestäytyneisyyden lisäksi se, miten muotoilet erääntyneen kirjeen, on tärkein askel kohti menestystä. Maksujen perinnän ja saatavienhallinnan asiantuntijoina tässä ovat parhaat vinkkimme!
Aktiivinen muistutus
Lähetä asiakkaallesi ystävällinen ja kohtelias muistutus noin 15-7 päivää ennen maksun eräpäivää. Lähesty tätä sähköpostia tai kirjettä ”kohteliaisuuspuheluna”.
Aloita sanoilla ”For your convenience” osoittaaksesi, että kyseessä ei ole nalkuttava sähköpostiviesti, vaan ainoastaan avulias ele. Me kaikki tiedämme, miten kiireistä pienyrittäjien elämä voi olla!
Pitäkää sähköposti henkilökohtaisena ja ystävällisenä ja liittäkää mukaan linkki laskuun ja maksuvaihtoehtoihin.
Esimerkkikieli:
Rakas Jan,
Haluan lähettää sinulle nopean muistutuksen siitä, että lasku 453:n maksu erääntyy pian (päivämäärä).
Voit maksaa verkkosivujemme kautta (linkki) tai PayPalin kautta (linkki).
Toivon sinulle ihanaa loppuviikkoa ja odotan innolla, että pääsemme pian taas tekemään kanssasi kauppaa!
Kaikkea hyvää,
Michael
Ensimmäinen erääntynyt maksukirje
Heti ensimmäisenä maksun erääntymispäivänä lähetä ensimmäinen perintäsähköpostiviesti. On tärkeää kertoa asiakkaalle, että olet tietoinen hänen maksuviivästyksestään ja kaiken kaikkiaan melko hyvin perillä saatavistasi. Ajan myötä tämä välitöntä toimintaa koskeva käytäntö kouluttaa asiakkaasi asettamaan laskusi tärkeysjärjestykseen. Useimmat erääntyneet maksut johtuvat yksinkertaisesti epäjärjestyksestä tai pidempien maksuehtojen suosimisesta – ei ilkeydestä. Ensimmäisen erääntyneen maksukirjeesi tulisi siis olla tiukka, mutta silti ystävällinen. Käytä muodollisempaa kieltä osoittaaksesi vakavaa aikomustasi ja estääksesi viivästyneen maksun muuttumisen henkilökohtaiseksi asiaksi. Välttääksesi puolustautumista tai jännitteitä ota asia esille hienovaraisesti sanomalla ”tilisi on nyt erääntynyt”. Muista liittää mukaan lasku, johon viittaat, eräpäivä ja lyhyt muistutus maksukäytännöistäsi. ”Kuten tiedätte, maksuehtomme on 30 päivää laskun päiväyksestä”. Ensimmäinen erääntynyt kirje on täydellinen hetki ottaa esille mahdolliset viivästysmaksut, joita yrityksesi voi periä loppusummasta. Liitä erääntyneisiin kirjeisiin aina maksuvaihtoehdot, jotta niihin voidaan reagoida mahdollisimman nopeasti. Seuraa tätä maksumuistutusta soittamalla. Jos mahdollista, nauhoita keskustelu tarkkaa kirjanpitoa varten. Jos ensimmäiseen sähköpostiviestiin ei tule vastausta, lähetä se uudelleen 45-50 päivän kohdalla.
Esimerkkikieli:
Rakas Jan,
Tämä on ystävällinen maksumuistutus, koska tilisi meillä on nyt erääntynyt.
Haluaisimme kiinnittää välittömästi huomiosi seuraavaan laskuun tai seuraaviin laskuihin:
Lasku # Päiväys Erääntynyt Määrä
Maksuvaihtoehdot: verkkosivumme (linkki) tai PayPal (linkki)
Olisimme erittäin kiitollisia, jos voisit ilmoittaa meille tämän maksun tilan. Älä epäröi soittaa meille, jos sinulla on kysyttävää tilisi erääntyneestä saldosta.
Kuten tiedät, maksuehtomme on 30 päivää laskun myöntämispäivästä, ja tililtäsi peritään 5 %:n viivästysmaksu, jos maksua ei ole vastaanotettu 40 päivän kuluessa myöntämispäivästä.
Kiitos paljon huomiostanne tätä asiaa kohtaan ja jatkuvasta liiketoiminnastanne.
Ihan sydämellisesti,
Michael
60 päivää erääntynyt kirje
Kun lasku on 60-90 päivää erääntynyt, perinnän onnistumisen todennäköisyys voi laskea dramaattisesti. On erittäin tärkeää lähettää vahva sarja sähköpostiviestejä ja seurata ahkerasti puheluilla tämän ajanjakson aikana. Yli 60 päivää myöhässä oleva lasku ei todennäköisesti johdu pelkästä epäjärjestyksestä, vaan todennäköisemmin taustalla on jokin ongelma. On tärkeää, että tämä erääntynyt kirje on tiukka, sisältää lihavoituja sanoja ja muodollista kieltä. Liitä sähköpostiviestiin yrityksen muita työntekijöitä, mukaan lukien korkea-arvoisin hallintovirkamies, jonka sähköpostiosoitteen löydät. Harkitse myös yksittäisten sähköpostiviestien lähettämistä muille osaston jäsenille.
Osaotsikkosi voi alkaa sanoilla ”TÄRKEÄÄ” tai ”Vaatii välitöntä huomiota” tai ”Toimintaa tarvitaan”.
Varoittavan lähestymistavan sijaan ole suora: ”kirjoitamme ilmoittaaksemme sinulle, että tilisi on nyt 60 päivää myöhässä”. Sisällytä lauseita kuten ”välitön huomio” tai ”kiireellinen asia”.
Tiedota, että soitat ja jatkat seurantaprosessia. On hyödyllistä muistuttaa heitä siitä, että olet myös yritys, joten liitä mukaan sanamuotoja kuten ”neljännesvuosittaiset rahoitustarpeemme edellyttävät, että kaikki tilit on maksettava kokonaisuudessaan”. Muistuta asiakasta siitä, että liiketoimintaperiaatteiden vuoksi et voi jatkaa liiketoimintaa sellaisen asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt tai joka on kahdesti ollut yli 60 päivää erääntyneenä.
Kun otetaan huomioon, että perinnän onnistumisen todennäköisyys on pienentynyt 90 päivän jälkeen, 60 päivää erääntyneen kirjeen seurantasähköpostiviesteihin tulisi sisällyttää tarjouksia maksusuunnitelman laatimisesta tai siitä, että asiakasta autetaan löytämään luottovaihtoehtoja Funderan tai Kabbagen kautta.
Esimerkkikieli
TÄRKEÄ ILMOITUS
Rakas Jan,
Tämän tarkoituksena on ilmoittaa sinulle, että tilisi on nyt 60 päivää MYÖHEMMIN erääntynyt laskun #345 osalta.
Tämä asia vaatii välitöntä huomiota. Pyydämme teitä suorittamaan maksun mahdollisimman pian.
Lasku # Päivämäärä Erääntynyt summa + 5 % myöhästymismaksu, arvioitu päivämäärä
Maksuvaihtoehdot: nettisivumme (linkki) tai PayPal (linkki)
Tiedota meille tämän maksun tämänhetkinen tilanne. Jos sinulla on kysyttävää tästä laskusta tai tilisi erääntyneestä saldosta, soita meille välittömästi.
Olemme edelleen yhteydessä sinuun tämän asian ratkaisemiseksi.
Kuten sopimuksessa on mainittu, maksuehdot ovat netto 30. Huomioithan, että liiketoimintaperiaatteidemme mukaisesti emme voi jatkaa liiketoimintaa sellaisen asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt tai joka on ollut yli 60 päivää erääntyneenä useammin kuin kerran.
Sincerely,
Michael
90 päivää erääntynyt kirje
Laskuja, jotka ovat erääntyneet 90-120 päivää myöhässä, on huomattavasti vaikeampi periä. Tähän luokkaan kuuluvia laskuja koskevien maksumuistutusten tulisi olla melko tiukkoja ja muodollisia, ja niissä tulisi käyttää huomiota herättäviä taktiikoita, kuten lihavoitua tekstiä tai suurennettua fonttia. Mainitse heidän toimiensa seuraukset ja lukuisat yrityksesi ottaa yhteyttä. Liitä sähköpostiin mukaan myös muita yrityksen työntekijöitä, mukaan lukien korkea-arvoisin ylläpitäjä, jonka sähköpostiosoitteen löydät.
Esimerkkikieli:
PYYTÄÄ VÄLITTÖMIÄ TOIMENPITEITÄ
Lähettiläs Jan,
Tämä on tärkeä kirje ja vaatii välitöntä huomiota. Vaikka olemme lähettäneet teille useita muistutuksia, emme ole saaneet teiltä mitään vastausta vakavasti erääntyneeseen tiliinne. Mielestämme olemme antaneet teille runsaasti aikaa ja olleet enemmän kuin kärsivällisiä teitä kohtaan. Tämän vuoksi katsomme, että meillä ei ole muuta keinoa kuin kirjata tämä velka pois kirjanpidostamme ilmoittamalla se ”luottotappioina” I.R.S:lle 1099-C-ilmoituksella. Voitte välttää tämän maksamalla tänään koko erääntyneen summan. Jos emme saa maksuasi seuraavan viiden päivän kuluessa, meidän on ryhdyttävä toimenpiteisiin.
Ota välittömästi yhteyttä, jos haluat laatia takaisinmaksusuunnitelman.
Seuraavat lasku(t) vaativat välitöntä huomiotasi:
Lasku # Päivämäärä Erääntymispäivä Summa + 5 % myöhästymismaksu, arvioitu päivämäärä
Maksuvaihtoehdot: Verkkosivustomme (linkki) tai PayPal (linkki)
Sopimuksen mukaan maksuehto on nettomääräisesti netto 30. Huomaa, että liiketoimintapolitiikkamme mukaisesti emme voi jatkaa liiketoimintaa asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt tai joka on ollut yli 60 päivää erääntynyt useammin kuin kerran. Toivomme vilpittömästi, että harkitsette tätä asiaa vakavasti.
Hyvin terveisin,
Michael
Loppukirje erääntyneille laskuille
Yli 120 päivää erääntyneiden laskujen osalta on vielä jonkinlainen perintämahdollisuus, joten lisäviestien lähettäminen on edelleen kannattavaa. Sisällytä mukaan heidän toimiensa seuraukset (luottotappioiden poistaminen, luottotiedot) sekä kieli, jossa kerrotaan, että ryhdyt asianmukaisiin toimiin ilmoittaaksesi heidän vakavasta maksuhäiriöstään: perintätoimisto ja BBB.
Käytä lihavoitua kielenkäyttöä, kuten ”vakava” ja ”maksuhäiriöinen”. Jatka yrityksen muiden työntekijöiden sisällyttämistä sähköpostiviesteihin.
Esimerkkikieli:
Huomautus: TILINNE ON ERITTÄIN HÄIRIÖLLINEN
Lähettiläs Jan,
Tämä on tärkeä kirje ja vaatii välitöntä huomiotasi. Vaikka olemme lähettäneet sinulle useita muistutuksia, emme ole saaneet sinulta mitään vastausta vakavasti erääntyneestä tilistäsi. Mielestämme olemme antaneet teille runsaasti aikaa ja olleet enemmän kuin kärsivällisiä teitä kohtaan. Siksi:
-
Katsomme, ettei meillä ole muuta keinoa kuin antaa tilinne perintätoimistomme hoidettavaksi.
-
Tämä toimenpide vaikuttaa yrityksenne luottokelpoisuusluokitukseen.
-
Voitamme myös raportoida tästä I.R.S.:lle ”luottotappioina” lomakkeella 1099-C, jos maksua ei saada.
Ota meihin välittömästi yhteyttä, jos haluat laatia takaisinmaksusuunnitelman.
Seuraava(t) lasku(t) on (ovat) vakavasti erääntynyt (erääntyneet):
Lasku # Päivämäärä Erääntymispäivä Summa + 5 % myöhästymismaksu, arvioitu päiväys
Maksuvaihtoehdot: Verkkosivustomme (linkki) tai Paypal (linkki)
Sopimuksessa ilmoitetun mukaisesti maksuehto on nettomääräisesti netto 30. Huomaa, että liiketoimintapolitiikkamme mukaisesti emme voi jatkaa liiketoimintaa asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt tai joka on ollut yli 60 päivää erääntynyt useammin kuin kerran. Toivomme vilpittömästi, että harkitsette tätä asiaa vakavasti.
Sincerely,
Michael
Voit käyttää perintätyökalua, jolla voit lähettää automaattisesti erittäin tehokkaita maksumuistutuksia asiakkaillesi (FG Receivables Manager).
Se seuraa lähettämiäsi sähköpostiviestejä asiakkaan yhteystietohistoriaan ja tallentaa kaikki puhelut. Pystyt näkemään, onko asiakas avannut tai napsauttanut sähköpostisi. FG Receivables Managerin sähköposteissa on myös yksityiskohtaiset laskunäkymät ja mahdollisuus vastaanottaa maksuja.